1С:Документооборот енгізу

Таныс жағдай: бухгалтер Марина өткен жылғы жеткізушімен салыстыру актісін үшінші күн іздеп жүр. Сөреде де папка, шкафта да папка, қосалқы бөлмеде де папка. Әріптестері иығын көтереді: «мүмкін, мұрағатқа тапсырылған шығар?». Ал жеткізуші бесінші рет қоңырау шалып, келісімшартты бұзатынын меңзеп отыр.

Немесе мынадай жағдай: директор шартқа қол қойып, хатшыға береді, хатшы оны заңгердің үстеліне қояды, заңгер демалысқа кетеді — шарт бір апта жатып қалады. Контрагент мазасызданады, мәміле қауіп астында. Ал құжаттың қайда жатқанын, келісудің қай сатысында тұрғанын, мұның бәріне кім жауап беретінін ешкім білмейді.

Осы оқиғалардың біреуі болса да таныс көрінсе — электрондық құжат айналымын әлдеқашан ретке келтіретін уақыты жеткендер клубына қош келдіңіз. Нақтырақ айтсақ — 1С:Документооборот бағдарламасымен.

1С:Документооборот деген не және ол дәл Сізге не үшін қажет

1С:Документооборот — файлдарды сақтауға арналған жай бағдарлама емес. Бұл — компания құжаттарын басқарудың толыққанды жүйесі: құжат жасалған немесе алынған сәттен бастап мұрағатқа тапсырылғанға дейін. Барлық келісулерімен, қолтаңбаларымен, мерзімдерді бақылаумен және кез келген параметр бойынша іздеумен.

Желілік дискіде немесе поштада ретсіз сақтаудан басты айырмашылығы: мұнда әр құжаттың өмірлік циклі бар. Ол жасалады → келісіледі → қол қойылады → орындалады → мұрағатқа жіберіледі. Әр кезеңде жүйе құжаттың кімде екенін, онда қанша уақыт жатқанын, тізбектегі келесі кім екенін біледі.

Қарапайым мысал. Салық органынан — Мемлекеттік кірістер комитетінен (МКК) кіріс хат келді. Кәдімгі компанияда: хатшы қабылдап, директордың үстеліне қояды, директор оқып, бас бухгалтерге береді, ол мәселені шешеді… немесе шешпейді, өйткені хат кабинеттердің арасында бір жерде жоғалып кетті.

1С:Документооборот бар компанияда: хат жүйеде тіркеліп, қарауға автоматты түрде директорға жіберіледі, директор бұрыштама қойып, бас бухгалтерге жолдайды, ол орындау мерзімі көрсетілген тапсырманы көріп, орындайды да, жауабын қоса тіркейді. Мерзімі өтіп бара жатса — жүйе еске салады. Хат бір жерде «тұрып қалса» — бұл есепте көрінеді.

1С:Документооборот кімге енгізу керек

Шынын айтсақ: 15-20 адамнан астам қызметкері және ең болмағанда тұрақты құжат ағындары бар кез келген компанияға. Бірақ бұл мәселе әсіресе мыналар үшін өткір:

Қашықтағы қызметкерлері мен филиалдары бар компаниялар. Бухгалтерия Алматыда, қойма Талғарда, ал өндіріс Шымкентте болғанда, қағаз құжаттар нағыз квестке айналады. Жүкқұжаттар жоғалады, актілерге апталап қол қойылады, шот-фактуралар есепті кезеңге кешігеді.

Құжат айналымына қатаң талаптар қойылатын ұйымдар. Мемлекеттік органдар, квазимемлекеттік компаниялар, лицензияланатын қызметпен айналысатын ұйымдар. Әр құжат өз орнында, дұрыс қолтаңбалармен және белгіленген мерзімде болуы тиіс жерлер.

Шарттар ағыны көп бизнес. Құрылыс компаниялары, дистрибьюторлар, сервистік ұйымдар. Айына 50-100 шарт өтетін болса, жүйесіз бейберекеттік басталады: кім келісті, кім келіспеді, түпнұсқасы қайда, төлем мерзімі қашан.

Мемлекеттік сатып алуларға қатысушылар. goszakup.gov.kz порталы арқылы жұмыс істесеңіз, нақты құжаттаманың қаншалықты маңызды екенін білесіз. Мерзімді өткізіп алдыңыз, шартты жоғалттыңыз — және Сіз жосықсыз өнім берушілер тізіліміне енесіз.

1С экожүйесінде бұрыннан жұмыс істейтін компаниялар. Егер Сізде 1С:Бухгалтерия для Казахстана, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей болса, құжат айналымы олармен іс жүзінде біртұтас болып біріктіріледі. Құжаттарды үйреншікті бағдарламалардың ішінен тікелей жасауға болады.

Нақты енгізу мысалдары: бұл іс жүзінде қалай жұмыс істейді

1-мысал. «ҚұрылысМонтаж» құрылыс компаниясы

Бұрын: 200 қызметкер, Алматы облысы бойынша 12 құрылыс нысаны. Нысандар мен кеңсе арасындағы құжаттарды жүргізушілер тасыған. Орындалған жұмыстар актілері жоғалып, кешігіп келетін, бухгалтерия кезеңдерді жабып үлгермейтін. Тапсырыс берушілердің наразылықтары жинала берді.

Мәселе: Бір құжатты іздеуге 30 минуттан бірнеше күнге дейін кететін. Қосалқы мердігермен шартты келісу 2-3 аптаға созылатын. Кеңсенің жұмыс уақытының жартысы қағаздарды реттеуге жұмсалатын.

Не енгіздік: 1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасымен интеграцияланған 1С:Документооборот КОРП. Негізгі қызметкерлерге ҚР Ұлттық куәландырушы орталығы (ҚР ҰКО) арқылы электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ). Нысандардағы прорабтарға арналған мобильді қосымша.

Жарты жылдан кейінгі нәтиже:

• Шартты келісу уақыты 2-3 күнге дейін қысқарды
• Орындалған жұмыстар актілері бухгалтерияға қол қойылған күні келеді
• Прорабтар құжаттарды суретке түсіріп, құрылыс алаңынан тікелей жүктейді
• Кез келген құжатты іздеуге бір минуттан аз уақыт кетеді
• Тапсырыс берушілердің наразылықтары 40%-ға азайды

2-мысал. «Денсаулық» медициналық орталығы

Бұрын: 80 қызметкер, Алматы мен Нұр-Сұлтанда 3 филиал. Лицензияланатын қызмет — Тауарлар мен көрсетілетін қызметтердің сапасы мен қауіпсіздігін бақылау комитетінің қатаң талаптары. Жыл сайын тексеру. Бас дәрігер аптасына 2 күнін қағаздарға қол қоюға жұмсайтын.

Мәселе: Тексеру кезінде 3 жылдағы құжаттарды ұсыну керек. Мұрағат тұтас бір кабинетті алып жатты. Нақты бір бұйрықты немесе хаттаманы табу жарты күндік іс еді. Дәрігерлердің сертификаттарының мерзімі байқаусыз өтіп кететін, бұл айыппұлға және лицензияның кері қайтарылуына әкелуі мүмкін еді.

Не енгіздік: Мерзімдерді бақылау модулі бар 1С:Документооборот. Барлық кіріс құжатты сканерлеу. Лицензиялар мен сертификаттардың қолданылу мерзімі аяқталатыны туралы автоматты еске салғыштар.

Нәтиже:

• Тексеруге дайындық бір аптаның орнына 2 сағат алады
• Бас дәрігер құжаттарға электрондық түрде қол қойып, аптасына 8 сағат үнемдейді
• Жүйе сертификаттардың мерзімі аяқталатынын бір ай бұрын ескертеді — бір жылда бірде-бір мерзім өткізіп алынған жоқ
• Мұрағат кабинеті босатылып, қосымша емшара бөлмесіне берілді

3-мысал. «ОптТрейд KZ» сауда компаниясы

Бұрын: 150 қызметкер, Қазақстанның барлық өңіріне көтерме сауда. Айына 300-400 шарт және сонша қосымша келісім. Сату менеджерлері өтінімдерді жоғалтатын, заңгерлер шарттарды тексеріп үлгермейтін, қаржыгерлер қандай төлемдер күтетінін түсінбейтін.

Мәселе: Менеджер клиентпен талаптарды келісіп, заң бөліміне береді. Заңгер бос емес, шарт бір апта жатады. Клиент бәсекелеске кетеді. Немесе шартқа қол қойылды, бірақ менеджер оны бухгалтерияға беруді ұмытып кетті — тиеп жөнелту жүргізілмейді.

Не енгіздік: 1С:Управление торговлей для Казахстана және CRM жүйесімен интеграцияланған 1С:Документооборот. Шарттарды тапсырыстардан автоматты түрде жасау. Шарт сомасына қарай әртүрлі келісу маршруттары.

Нәтиже:

• 2,5 миллион теңгеге дейінгі шарт 1 күнде автоматты түрде келісіледі
• Ірі шарттар толық циклден 3-4 күнде өтеді
• Менеджерлер өз шарттарының мәртебесін нақты уақыт режимінде көреді
• Бухгалтерия қол қойылған құжаттарды автоматты түрде алады
• Тапсырыстан тиеп жөнелтуге дейінгі уақыт 40%-ға қысқарды

Енгізу кезеңдері: бұл іс жүзінде қалай өтеді

1С:Документооборот енгізу — «бағдарламаны орнаттың да, жұмыс істей бер» дегендей емес. Бұл — дайындықты, нақты компанияға бейімдеп баптауды және қызметкерлерді оқытуды талап ететін жоба. Іс жүзінде ол былай көрінеді:

1-кезең. Зерттеу және талдау (2-4 апта)

Бұл кезеңде біз компанияға келіп, мыналарды анықтаймыз: қандай құжаттар айналады, оларды кім жасайды, кім келіседі, қайда сақталады, қазір қандай проблемалар бар.

Бұл жай формальдылық емес. Нақты процестерді түсінбей енгізілген жүйе «мақсатынан тыс» жұмыс істейді. Біз негізгі қызметкерлермен сұхбат өткіземіз: хатшылық, заңгерлер, бухгалтерия, бөлім басшылары. Құжат үлгілерін жинап, келісу схемаларын сызамыз.

Қорытындысында «Техникалық тапсырма» құжаты дайындалады. Онда жүйенің не істейтіні, қандай құжат түрлері, қандай маршруттар, қандай есептер болатыны, қандай бағдарламалармен интеграция жасалатыны сипатталады.

Сізден не қажет: негізгі қызметкерлердің сұхбатқа уақытын бөлу (әрқайсысына 1-2 сағат), типтік құжаттардың үлгілерін ұсыну, проблемалар мен тілектер туралы айтып беру.

2-кезең. Жобалау (1-2 апта)

Зерттеу нәтижелері негізінде жүйенің құрылымын жобалаймыз:

• Құжат түрлері (шарттар, бұйрықтар, қызметтік жазбалар, кіріс және шығыс хаттар…)
• Келісу маршруттары (кім, қандай ретпен)
• Қолжетімділік құқықтары (кім нені көреді және не істей алады)
• Басқа жүйелермен интеграциялар
• Істер номенклатурасының құрылымы

Мұнда асыра сілтемеу маңызды. Жиі кездесетін қате — бәрін бірден автоматтандыруға тырысу. Ең проблемалы учаскелерден бастаған дұрыс: кіріс-шығыс хаттар, шарттар, бұйрықтар. Қалғанын біртіндеп қосуға болады.

3-кезең. Баптау және әзірлеу (2-6 апта)

1С:Документооборот орнатып, оны Сіздің процестеріңізге қарай баптаймыз:

• Құжат түрлерін енгіземіз
• Келісу маршруттарын баптаймыз
• Құжат шаблондарын жасаймыз
• Поштамен және басқа 1С бағдарламаларымен интеграцияны баптаймыз
• Қажет болса, қосымша есептер әзірлейміз

Қатар тестілік сервер дайындаймыз: оған нақты деректердің бір бөлігін көшіріп, бәрі ойлағандай жұмыс істейтінін тексереміз.

4-кезең. Пайдаланушыларды оқыту (1-2 апта)

Ең маңызды кезең. Жүйе мінсіз болуы мүмкін, бірақ адамдар оны пайдалана алмаса — енгізу сәтсіз аяқталады.

Рөлдерге қарай топтап оқытамыз:

• Қатардағы қызметкерлер — құжаттарды қалай жасау, тапсырмалармен қалай жұмыс істеу
• Басшылар — қалай келісу, орындалуын қалай бақылау
• Хатшылық — қалай тіркеу, құжат ағындарымен қалай жұмыс істеу
• Әкімшілер — жүйені қалай қолдау

Әр рөлге суреттері бар нұсқаулықтар дайындаймыз. Ешкім оқымайтын қалың кітаптар емес, 3-5 беттік қысқа жадынамалар.

5-кезең. Тәжірибелік пайдалану (2-4 апта)

Жүйені іске қосамыз, бірақ ескі процестерді де қатар сақтаймыз. Бұл — сақтандыру: бірдеңе дұрыс болмай қалса, бизнес тоқтап қалмайды.

Алғашқы апталар — ең қызу кезең. Қызметкерлер қоңырау шалады, сұрайды, қателеседі. Біз байланыста боламыз: көмектесеміз, проблемаларды тіркеп, жедел түзетеміз.

Қорытындысында тәжірибелік пайдалану хаттамасы жасалады: онда не жұмыс істейтіні және нені пысықтау керектігі сипатталады.

6-кезең. Өнеркәсіптік пайдалану

Жүйеде толыққанды жұмысқа көшеміз. Ескі процестерді жабамыз. Қолдауды жалғастырамыз: сұрақтарға жауап береміз, қателерді түзетеміз, шағын пысықтаулар енгіземіз.

Қазақстанда 1С:Документооборот енгізу қанша тұрады

Шынын айтсақ: бәрі ауқым мен күрделілікке байланысты. Шағын компания үшін 800 мың теңгеден холдинг үшін бірнеше ондаған миллионға дейін.

Құн неден құралады:

Бағдарлама лицензиялары. 1С:Документооборот КОРП базалық нұсқасы — 480 000 теңгеден бастап. Жұмыс орындарына арналған клиенттік лицензиялар — бір пайдаланушыға 35 000 теңгеден бастап. 50 пайдаланушы үшін пакеттерді алған тиімдірек.

Серверлік лицензиялар. Пайдаланушылар 5-тен көп болса, 1С сервері қажет, ал бұл — қосымша лицензиялар.

Енгізу жұмыстары. Зерттеу, баптау, оқыту. Типтік процестері бар 50-100 адамдық компания үшін — 1,5-тен 3,5 миллион теңгеге дейін. Пысықтаулары мен интеграциялары бар күрделі жобалар үшін — 5 миллионнан бастап.

Электрондық цифрлық қолтаңбалар. Заңды тұлғаларға ҚР ҰКО арқылы берілетін ЭЦҚ — тегін. Бірақ кейбір міндеттер үшін коммерциялық сертификаттар қажет болуы мүмкін.

Сүйемелдеу. Ай сайынғы қолдау, жаңартулар, кеңестер. Шағын компаниялар үшін айына 80 000 теңгеден бастап.

70 пайдаланушысы бар компания үшін шамамен есеп

Иә, сома едәуір. Бірақ өзін-өзі ақтау мерзімін есептеп көрейік.

Өзін-өзі ақтау: пайданы теңгемен есептейміз

70 қызметкер. Орташа жалақы — 350 000 теңге (салықтарымен бірге компанияға шығыны — шамамен 420 000).

Құжат іздеуге кететін уақытты үнемдеу. Зерттеулер кеңсе қызметкерлері уақытының 15-20%-ын ақпарат пен құжат іздеуге жұмсайтынын көрсетеді. Қарапайым 10%-ды алайық.

70 адам × 420 000 ₸ × 10% = айына 2 940 000 ₸ ықтимал шығын.

Электрондық құжат айналымы жүйесін (ЭҚАЖ) енгізгеннен кейін іздеуге кететін уақыт кемінде екі есе қысқарады. Үнемдеу: айына 1 470 000 ₸.

Келісуді жеделдету. Бұрын 2 апта келісілетін шарт енді 3 күнде келісіледі. Мәмілелер тезірек жабылып, ақша ертерек түседі.

Айына әрқайсысы 2,5 млн теңгелік 10 шарт бір апта ерте жабылса — бұл 25 млн теңгенің айналымы бір аптаға жеделдеді деген сөз.

Мерзімді өткізіп алудан болатын шығынды азайту. МКК-ға уақтылы жауап бермегені үшін айыппұлдар, мерзімі өткен төлемдер үшін өсімпұлдар, мемлекеттік сатып алуда жосықсыз өнім берушілер тізіліміне ену — мұның бәрі нақты ақша.

Нақты сандарсыз-ақ айтуға болады: болдырмаған 1-2 айыппұлдың өзі енгізу құнының едәуір бөлігін өтей алады.

Өзін-өзі ақтаудың шынайы мерзімі: орта компания үшін 4-8 ай.

Енгізу кезіндегі типтік қателер және оларды қалай болдырмауға болады

Көп жылғы тәжірибемізде компаниялар қайта-қайта сүрінетін жерлерді талай көрдік. Сіз қайталамас үшін бөлісеміз.

1-қате. «Бәрін бірден автоматтандырайық»

Презентациялардан шабыттанған басшы бір айдың ішінде барлық процесті ЭҚАЖ-ға көшіргісі келеді: құжат айналымын, іс жүргізуді, жобаларды, жиналыстарды, тапсырмаларды, мұрағатты.

Несі жаман: Қызметкерлер бір мезгілде тым көп жаңалыққа тап болады. Қарсылық, қателер, саботаж. Жарты жылдан кейін — «сіздің жүйеңіз жұмыс істемейді».

Дұрысы қалай: Кезең-кезеңімен енгізу. Бірінші кезек — кіріс/шығыс хаттар, базалық келісу. 2-3 айдан кейін — шарттар. Содан соң — бұйрықтар, тапсырмалар. Адамдар біртіндеп үйренеді.

2-қате. Оқытуды елемеу

«Онда бәрі интуитивті түсінікті, қызметкерлер өздері-ақ түсінеді». Жоқ, түсінбейді. Интерфейс қарапайым болса да, адамдар жылдар бойы ескіше жұмыс істеп келді. Оларға логиканы түсіндіріп, жүйенің дәл өздеріне қандай пайдасы барын көрсету керек.

Дұрысы қалай: Оқыту — міндетті. Практикамен, нақты жұмыстан алынған мысалдармен. Алғашқы кезде үстел үстінде жадынамалар тұрсын.

3-қате. Процестерді өзгертпей енгізу

Қағаздағы бейберекеттікті электрондық жүйеге көшірсеңіз — электрондық бейберекеттік аласыз. Бұрын шартты 7 адам келісетін болса (жартысы — жай ғана формальдылық үшін), жүйеде бұл одан да айқын көрінеді.

Дұрысы қалай: Енгізу — процестерді қайта қарауға жақсы себеп. Артық келісулерді алып тастау, маршруттарды жеңілдету, өкілеттіктерді табыстау қажет.

4-қате. Тапсырыс беруші тарапынан жауапты адам жоқ

Мердігер енгізіп жатыр, бірақ компанияда жобаны ешкім қадағаламайды. Сұрақтар айлап шешіледі, баптаулар болжаммен жасалады, нәтижесінде жүйе нақты қажеттіліктерге сәйкес келмейді.

Дұрысы қалай: Өкілеттігі бар жоба кураторын тағайындау. Ол шешім қабылдайды, ақпарат жинайды, мерзімдерді бақылайды. Әдетте бұл — директордың орынбасары, әкімшілік бөлімнің бастығы немесе тәжірибелі хатшы.

5-қате. Мердігерді таңдауда үнемдеу

«Студент алайық, құжаттамаға қарап баптай салсын». Құжаттама бар, бірақ нақты енгізу тәжірибесі жоқ студент барлық қатені Сіздің жобаңызда жасап үйренеді.

Дұрысы қалай: Дәл 1С:Документооборот бойынша тәжірибесі бар мердігерді таңдау. Ұсынымдар мен клиенттердің байланыс деректерін сұрау. 1С серіктесінің мәртебесін тексеру.

Бәсекелестермен салыстыру: неліктен дәл 1С:Документооборот

Нарықта баламалар бар: Directum, ELMA, Docsvision, Битрикс24 және басқалары. Неге 1С?

1С экожүйесімен интеграция. Егер Сізде 1С:Бухгалтерия для Казахстана, 1С:ЗУП, 1С:УТ болса, құжат айналымы олармен қосымша әзірлеусіз-ақ интеграцияланады. Ортақ анықтамалықтар, бірыңғай авторизация, құжаттар таныс бағдарламалардан жасалады.

Нарықтағы мамандар. Қазақстанда 1С мамандары басқа ЭҚАЖ бойынша мамандардан әлдеқайда көп. Бұл қолдау мен пысықтау құнына, проблемаларды шешу жылдамдығына әсер етеді. Кез келген қаладан 1С маманын табасыз.

Баға мен сапа арақатынасы. Қазақстандық орта компаниялар үшін 1С:Документооборот — лицензиялар мен енгізу құны жағынан оңтайлы таңдау.

Локализация. Жүйе Қазақстан Республикасының заңнамасына бейімделген, ҚР ҰКО ЭЦҚ-сын қолдайды, 1С-тің қазақстандық есеп жүйелерімен интеграцияланады.

Масштабталу. Шағын компанияларға (ПРОФ) және ірі холдингтерге (КОРП) арналған нұсқалары бар. Базалық нұсқадан бастап, кейін дамыта беруге болады.

1С:Документооборот қай кезде сәйкес келмейді:

• Компания толығымен шетелдік бағдарламалық қамтамасыз етуде жұмыс істейді және 1С пайдаланбайды — бұл жағдайда интеграция қымбатқа түседі
• 1С-те жоқ ерекше функционалдық қажет (мысалы, бизнес-процестерді күрделі басқару) — BPM-жүйелерді қарастырыңыз
• Компания өте шағын (10 адамға дейін) — мүмкін, қарапайымырақ бұлттық шешім де жеткілікті

Енгізу алдында нені дайындау керек

Енгізуге шешім қабылдасаңыз, міне, дайындықтың тексеру тізімі:

Инфрақұрылым:

• Деректер базасына арналған сервер (немесе бұлтта орналастыру туралы шешім)
• Барлық кеңседе тұрақты интернет
• Ең төменгі талаптарға сай жұмыс орындары (Windows 10/11, 4 ГБ RAM)

Ұйымдастыру жағы:

• Жоба кураторын тағайындау
• Оқытуға негізгі пайдаланушыларды анықтау (кейін олар әріптестеріне көмектеседі)
• Қызметкерлерге алдағы өзгерістер туралы алдын ала ескерту

Құжаттар:

• Типтік құжаттардың үлгілерін жинау (шарттар, бұйрықтар, хаттар)
• Қазіргі келісу маршруттарын сипаттау (ең болмағанда ауызша)
• Қандай қолтаңбалар қажет екенін анықтау (факсимиле, электрондық, заңдық маңызы бар)

Деректер:

• Ескі құжаттар мұрағатын көшіру керек пе, соны шешу
• Ұйымдық құрылымды өзектендіру (кім кімге бағынады)
• 1С-тегі контрагенттер анықтамалығының өзектілігін тексеру

ЭЦҚ:

• Басшылар мен жауапты тұлғаларға ҚР ҰКО-да электрондық қолтаңба алу немесе оны жаңарту
• Жұмыс орындарына NCALayer орнату

Енгізу туралы жиі қойылатын сұрақтар

Енгізу қанша уақытқа созылады?

50-100 пайдаланушыға арналған типтік жоба үшін — бастаудан өнеркәсіптік пайдалануға дейін 2-3 ай. Интеграциялары мен пысықтаулары бар күрделі жобалар — 4-6 ай.

Өз бетімізше енгізуге бола ма?

Техникалық тұрғыдан — иә, егер 1С-те жұмыс тәжірибесі және бос уақыты бар қызметкер болса. Іс жүзінде бұл сирек жақсы нәтиже береді. Ішкі маманның әдетте дәл құжат айналымы бойынша тәжірибесі болмайды: ол типтік қателер жіберіп, көп уақыт жұмсайды.

Ескі құжаттар не болады?

Үш нұсқа бар:

1. Ескі жүйеде қалдыру (ең қарапайымы)
2. Құжат карточкаларын файлдарсыз көшіру (іздеу — жаңа жүйеде, файлдар — мұрағатта)
3. Цифрландыра отырып толық көшіру (қымбат, бірақ ыңғайлы)

Әдетте аралас нұсқаны ұсынамыз: ағымдағы жыл толық көшіріледі, алдыңғы жылдар — тек карточкалар.

Қашықтан жұмыс істеуге бола ма?

Иә. Веб-клиент те, мобильді қосымша да бар. Қашықтағы қызметкерлер кеңседегілер сияқты жұмыс істейді. Тек интернет қажет.

Жүйе ҚР ҰКО ЭЦҚ-сымен жұмыс істей ме?

Иә. 1С:Документооборот NCALayer-мен интеграцияланады және қазақстандық электрондық қолтаңбаларды қолдайды. Құжаттарға жүйенің ішінде қол қоюға болады.

Электрондық шот-фактураларды жіберуге бола ма?

Иә, 1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасымен интеграцияланып, ЭСФ АЖ-ға қосылған жағдайда. Құжаттарды құжат айналымы жүйесінің өзінен қалыптастырып, жіберуге болады.

Қызметкерлер жүйеге қарсылық танытса, не істеу керек?

Бұл — қалыпты жағдай. Шешу жолдары:

• Жүйенің олардың өздеріне қандай пайдасы барын түсіндіру (қағаз көтеріп жүгіру азаяды)
• Әкімшілік ресурс (тапсырмалар тек жүйе арқылы беріледі)
• Сабыр (бір айдан кейін үйренеді)
• «Чемпиондарды» — жүйе ұнаған қызметкерлерді анықтау: олар әріптестеріне көрсетсін

Келесі қадам

Осы жерге дейін оқыған болсаңыз, тақырып Сіз үшін өзекті. Құжат айналымы — бизнестің ең қызықты бөлігі емес, бірақ онсыз қалғанының бәрі тежеледі.

Біз 1С:Документооборот бағдарламасын Қазақстанда 2015 жылдан бері енгізіп келеміз. Осы уақыт ішінде шағын сауда компанияларынан бастап ірі өндірістік холдингтерге дейін 60-тан астам жоба іске асырдық. Типтік қиындықтарды да, оларды айналып өту жолдарын да білеміз. Жергілікті ерекшеліктерді — ЭЦҚ-дан бастап мемлекеттік сервистермен интеграцияға дейін — жақсы түсінеміз.

Не ұсынамыз:

Тегін кеңес. Жарты сағат телефонмен сөйлесіп, жағдайыңызды талқылаймыз. 1С:Документооборот Сізге сәйкес келетін-келмейтінін айтып, бюджеттің шамасын бағалаймыз. Ешқандай міндеттемесіз.

Экспресс-зерттеу. Бір күнге Сізге келіп, процестерді қарап шығамыз да, ұсыныстар береміз. Құны — 150 000 теңге; кейін бірге жұмыс істесек, бұл сома жоба құнына есептеледі.

Пилоттық жоба. Бір бөлімде немесе бір құжат түрі бойынша енгіземіз. Сіз мұның шын мәнінде қалай жұмыс істейтінін көріп, толық енгізу туралы шешім қабылдайсыз.

Жазыңыз немесе қоңырау шалыңыз — қағаздарыңызды бірге ретке келтірейік.