Кадровик в казахстанской компании работает сразу в двух местах: в учётной базе, где приказы, отпуска и табель, и в государственной системе учёта трудовых договоров. Приняли человека — приказ в 1С и сведения в ЕСУТД. Изменили оклад — снова два действия. Уволили — то же самое.
Пока в компании пять сотрудников, это терпимо. При двадцати приёмах в месяц двойной ввод превращается в отдельную работу, а пропущенный срок — в штраф. Дальше — что требует закон и как убрать двойной ввод.
Что такое ЕСУТД и что туда передают
ЕСУТД — единая система учёта трудовых договоров. Работодатель обязан вносить в неё сведения:
- о заключении трудового договора;
- об изменениях и дополнениях к нему;
- о прекращении трудового договора.
Сведения попадают в личный кабинет работника — он видит свою трудовую историю без бумажной трудовой книжки. После отправки данные отражаются в кабинете в течение одного рабочего дня.
Сроки и ответственность
| Действие | Срок |
|---|---|
| Внести сведения о заключённом трудовом договоре | Не позднее 5 рабочих дней со дня подписания договора обеими сторонами |
| Исправить ошибку в ранее внесённых сведениях | 30 рабочих дней |
За нарушение порядка и сроков внесения сведений предусмотрена административная ответственность — размер зависит от характера нарушения и категории субъекта. Практический вывод простой: отправка сведений должна быть частью процедуры оформления, а не задачей «сделаю, когда будет время».
В 2026 году правила обновили: приказом от 30 апреля 2026 года внесены изменения, часть норм заработала с 17 мая, часть — с 12 июля 2026 года. Обновилась терминология, уточнён порядок работы через цифровые системы, а для регистрации через платформу занятости требуется ЭЦП работодателя и предварительное согласие работника, оформленное с использованием ЭЦП.
Три способа вносить сведения
- Через цифровую платформу занятости («Электронная биржа труда»). Подходит небольшим компаниям с редкими приёмами: заходите, заполняете, подписываете ЭЦП.
- Интеграция кадровой системы с ЕСУТД. Сведения уходят прямо из программы, где вы и так оформляете приказы.
- Другие автоматизированные системы, интегрированные с ЕСУТД.
Выбор между первым и вторым вариантом — это вопрос количества операций. Десять кадровых событий в год спокойно обрабатываются руками. Сто событий в год руками обрабатываются с ошибками.
Как это делается из 1С
Для программ 1С есть сервис «1С:ЭТД» — электронные трудовые договоры для Казахстана. Он отправляет в ЕСУТД сведения о заключении, изменении и прекращении трудовых договоров прямо из знакомой программы, без отдельной загрузки документов на портал.
Сервис работает в типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия для Казахстана (ред. 3.0), 1С:Зарплата и Управление Персоналом для Казахстана (ред. 3.1), 1С:Комплексная автоматизация (ред. 2.4), 1С:ERP Управление предприятием 2 (ред. 2.4). Тарифицируется он по количеству отправляемых сведений, поэтому тариф подбирается под численность и текучесть персонала.
Если у вас нетиповая конфигурация или самописная кадровая система, обмен делается отдельной интеграцией — это обычная задача на доработку 1С.
Что должно быть в порядке в кадровом учёте
Любая интеграция передаёт то, что лежит в базе. Поэтому перед подключением стоит навести порядок в данных:
- ИИН сотрудников заполнены и корректны — по ним система идентифицирует работника;
- даты приказов совпадают с датами договоров, а не «оформили задним числом»;
- дополнительные соглашения оформляются документами, а не правкой оклада прошлым месяцем;
- основания прекращения указаны корректно: статья и формулировка имеют значение;
- один справочник сотрудников на все базы компании, без дублей.
Отдельная больная тема — переводы и совмещения. Если кадровик оформляет их «как получится», расхождение между базой и ЕСУТД появится в первый же месяц.
Частые ошибки
- Сведения вносят раз в месяц «пачкой» — и регулярно выпадают из пятидневного срока.
- Приказ в базе есть, в ЕСУТД сведений нет: оформлением занимаются разные люди без общего регламента.
- Ошибку в данных замечают позже 30 рабочих дней, когда простое исправление уже не проходит.
- Работника оформляют в базе, а согласие на работу с электронными документами не получают.
- Кадры ведут в Excel, а в 1С заносят только начисления. При проверке подтвердить историю сложно.
Частые вопросы
Нужно ли вести бумажные трудовые книжки? Трудовая история фиксируется в системе учёта трудовых договоров, и работник видит её в личном кабинете. Оформление кадровых документов у работодателя при этом никто не отменял.
Кто должен вносить сведения — бухгалтер или кадровик? Закон говорит о работодателе, а не о должности. На практике важно закрепить ответственного приказом и описать порядок на время его отсутствия.
Что делать, если сотрудник уже уволился, а сведения не внесены? Внести их нужно всё равно, а затем проверить остальные периоды: обычно такая ситуация бывает не единичной.
Работает ли обмен с ЕСУТД в старых редакциях 1С? Сервис рассчитан на актуальные редакции конфигураций. Если у вас старая версия, начинать придётся с обновления — как это делается, описано в статье об обновлении 1С с доработками.
Подключим отправку сведений в ЕСУТД из вашей базы, приведём кадровый учёт в порядок и настроим расчёт зарплаты по правилам Казахстана — оставьте заявку. Если нужен полный порядок в зарплатном блоке, начните со статьи о настройке 1С:ЗУП.
