Выписать электронный счёт-фактуру можно двумя способами: руками на портале ИС ЭСФ или прямо из учётной базы. Первый вариант держится на внимательности бухгалтера — данные в портал вбиваются заново, и любая опечатка живёт до следующей сверки. Второй берёт реквизиты из документа реализации, который уже проведён, и возвращает в базу статус и номер ЭСФ.
В конфигурациях для Казахстана обмен с ИС ЭСФ встроен. Проблема обычно не в нём, а в данных: неверный БИН, пустая единица измерения, отсутствующий признак происхождения товара. Ниже — что настроить один раз и что проверять каждый день.
Кто обязан выписывать и в какие сроки
| Кто | Когда обязателен ЭСФ |
|---|---|
| Плательщики НДС | По всем оборотам по реализации |
| Не плательщики НДС | В отдельных случаях: комиссионеры и экспедиторы, международная перевозка грузов, реализация импортированных товаров и товаров из «Виртуального склада», медицинские услуги и лекарства |
Общий срок — не позднее 15 календарных дней после даты совершения оборота. Для отдельных операций сроки другие: например, при реализации коммунальных услуг и услуг связи ЭСФ выписывают по итогам месяца, а при экспорте действует свой порядок. Точный срок для вашей ситуации лучше сверить с действующей редакцией Налогового кодекса или спросить у сопровождающего специалиста.
За нарушение предусмотрена административная ответственность: за первое нарушение обычно выносится предупреждение, за повторное в течение года — штраф, размер которого зависит от категории бизнеса и считается в МРП. Гораздо неприятнее другое последствие: покупатель не получает ЭСФ вовремя и не берёт налог в зачёт, а вместе с этим уходит и желание работать с вами дальше.
Что настроить до первой выписки
- Сертификаты ЭЦП НУЦ РК. Нужен действующий ключ, которым подписывается ЭСФ от имени организации. Проверьте срок действия — просроченный сертификат самая частая причина того, что «вчера работало, а сегодня нет». Заранее пометьте дату окончания в календаре.
- Учётная запись в ИС ЭСФ. Организация должна быть зарегистрирована, а сотрудникам назначены роли. Если счета-фактуры подписывает не первый руководитель, оформляется уполномоченный работник.
- Реквизиты организации в 1С. БИН, адрес, вид деятельности, данные подписантов — то, что уходит в ЭСФ, берётся из карточки организации, а не из головы.
- Настройка обмена в базе. В конфигурации указывается учётная запись, устанавливаются сертификаты и проверяется соединение. После этого в документах реализации появляется команда создания ЭСФ.
- Справочники. Номенклатуру нужно привести в порядок: единицы измерения, коды ТН ВЭД для товаров, по которым они требуются, признак происхождения товара, а для прослеживаемых позиций — связь со складским учётом в ИС ЭСФ.
Пятый пункт занимает больше всего времени, и именно его чаще всего пропускают. Настройку обмена можно сделать за час, а чистку номенклатуры на несколько тысяч позиций — за несколько дней. Если разгребать это некому, мы делаем такую подготовку в рамках установки и настройки 1С.
Как выглядит выписка из 1С
- Проводится документ реализации — обычная отгрузка или акт выполненных работ.
- По кнопке создаётся ЭСФ: реквизиты, номенклатура, суммы и ставки подтягиваются из документа.
- Бухгалтер проверяет данные контрагента и строки товаров. Особое внимание — новым контрагентам и новым позициям номенклатуры.
- Документ подписывается ЭЦП и отправляется в ИС ЭСФ.
- Через некоторое время база получает статус: «Доставлен», «Отклонён», «Ошибка» с текстом причины.
- Входящие ЭСФ от поставщиков загружаются в базу тем же обменом — их можно сверять с поступлениями, не заходя на портал.
Последний пункт часто недооценивают. Сверка входящих ЭСФ с документами поступления в один клик экономит бухгалтеру несколько часов в месяц и снимает расхождения по зачёту НДС до того, как они попадут в декларацию.
Из-за чего ЭСФ не проходит
| Симптом | Причина | Что сделать |
|---|---|---|
| Ошибка по контрагенту | Неверный или несуществующий БИН/ИИН, устаревшее наименование | Сверить реквизиты по справочнику налогоплательщиков, обновить карточку |
| Ошибка по строке товара | Пустая или неподходящая единица измерения, нет кода ТН ВЭД там, где он нужен | Заполнить реквизиты в карточке номенклатуры, а не в самом ЭСФ |
| Ошибка признака происхождения | Не указано, произведён товар в Казахстане, импортирован или приобретён на внутреннем рынке | Проставить признак у позиции и проверить цепочку поступления |
| Требуется СНТ | Товар из перечня, по которому счёт-фактура выписывается на основании сопроводительной накладной | Сначала оформить СНТ, затем ЭСФ на её основании |
| Не хватает остатка | По товарам «Виртуального склада» списывается больше, чем числится в ИС ЭСФ | Сверить остатки виртуального склада с учётными |
| Ошибка подписи | Просрочен или не тот сертификат, подписант без полномочий | Обновить ЭЦП, проверить роль сотрудника в ИС ЭСФ |
| Старая ставка НДС | Значение зашито во внешней обработке или не обновлено в номенклатуре | Проверить настройки по шагам из статьи о Налоговом кодексе 2026 |
Закономерность простая: почти все отказы — это отражение беспорядка в справочниках. Чем чище номенклатура и контрагенты, тем реже бухгалтер вообще вспоминает про ИС ЭСФ.
Исправления, возвраты и другие особые случаи
- Исправленный ЭСФ выписывают, когда в первичном документе ошибка: неверные реквизиты, не та номенклатура, не та сумма. Он полностью заменяет прежний.
- Дополнительный ЭСФ используют при изменении цены или количества после совершения оборота — например, при скидке за объём.
- Возврат товара оформляется в связке с первичной реализацией и по её ставке.
- ЭСФ за нерезидента выписывает налоговый агент — здесь свои сроки и свой порядок заполнения.
- Несколько организаций в одной базе требуют отдельных настроек обмена и отдельных сертификатов для каждой.
Если в вашей отрасли есть нестандартные ситуации — комиссия, давальческое сырьё, экспорт, розница с последующей выпиской, — их обычно закрывают доработкой: добавляют проверки перед отправкой, автозаполнение реквизитов, отчёт по невыписанным ЭСФ. Такие задачи берём в работу как доработку 1С.
Как не пропустить срок
Простая привычка, которая экономит нервы: раз в неделю открывать список реализаций без ЭСФ. В типовых конфигурациях для этого есть отбор по статусу, а если его не хватает — делается отчёт под себя.
Второй контроль — журнал обмена. Статус «Отправлен» ещё не означает «Принят»: если ответ не пришёл, документ мог зависнуть. Ошибку лучше увидеть на второй день, чем на пятнадцатый.
Третье — назначьте ответственного. В компаниях, где ЭСФ выписывает «кто успел», к концу месяца всегда находится десяток документов, про которые все были уверены, что их сделал кто-то другой.
Короткие ответы
Обязательно ли выписывать ЭСФ из 1С, а не на портале? Не обязательно. Но при оборотах больше нескольких десятков документов в месяц ручной ввод на портале становится дороже: время бухгалтера и ошибки перепечатки стоят больше, чем настройка обмена.
Мы не плательщики НДС. Нам это нужно? Проверьте перечень случаев в таблице выше. Импорт, комиссия, товары из «Виртуального склада», медицинские услуги и лекарства — самые распространённые ситуации, когда ЭСФ обязателен и для неплательщика.
Можно ли выписать ЭСФ задним числом? Дата выписки фиксируется системой. Документ за пределами срока выписать можно, но нарушение срока останется видимым, поэтому лучше контролировать очередь заранее.
Что делать, если ЭСФ уже отправлен с ошибкой? Оформить исправленный или дополнительный ЭСФ в зависимости от характера ошибки. Удалить отправленный документ нельзя.
Настроим обмен с ИС ЭСФ в вашей базе, приведём справочники в порядок и покажем бухгалтеру, как работать с исходящими и входящими счетами-фактурами, — оставьте заявку или напишите в WhatsApp. Если база уже у нас на сопровождении, настройка входит в договор.
