Электрондық шот-фактураны екі тәсілмен жазып беруге болады: ЭСФ АЖ порталында қолмен немесе тікелей есеп базасынан. Бірінші нұсқа бухгалтердің мұқияттығына сүйенеді — деректер порталға қайтадан теріледі, ал кез келген қате келесі салыстыруға дейін өмір сүреді. Екіншісі деректемелерді бұрыннан өткізілген сатылым құжатынан алады және базаға ЭСФ мәртебесі мен нөмірін қайтарады.
Қазақстанға арналған конфигурацияларда ЭСФ АЖ-мен алмасу кіріктірілген. Мәселе әдетте онда емес, деректерде: қате БСН, бос өлшем бірлігі, тауардың шығу тегі белгісінің болмауы. Төменде — бір рет нені баптау керегі және күн сайын нені тексеру керегі.
Кім жазып беруге міндетті және қандай мерзімде
| Кім | ЭСФ қашан міндетті |
|---|---|
| ҚҚС төлеушілері | Сатылым бойынша барлық айналымдар бойынша |
| ҚҚС төлеушісі еместер | Жекелеген жағдайларда: комиссионерлер мен экспедиторлар, жүктерді халықаралық тасымалдау, импортталған тауарларды және «Виртуалды қойма» тауарларын сату, медициналық қызметтер мен дәрілер |
Жалпы мерзім — айналым жасалған күннен кейін күнтізбелік 15 күннен кешіктірмей. Жекелеген операциялар үшін мерзімдер басқаша: мысалы, коммуналдық қызметтер мен байланыс қызметтерін сатқанда ЭСФ ай қорытындысы бойынша жазып беріледі, ал экспортта өз тәртібі бар. Өз жағдайыңыз үшін нақты мерзімді Салық кодексінің қолданыстағы редакциясымен салыстырған немесе сүйемелдеуші маманнан сұраған жөн.
Бұзушылық үшін әкімшілік жауапкершілік көзделген: алғашқы бұзушылық үшін әдетте ескерту жасалады, жыл ішінде қайталанғаны үшін — айыппұл, оның мөлшері бизнес санатына байланысты және АЕК-пен есептеледі. Бірақ одан да жағымсыз салдар бар: сатып алушы ЭСФ-ті уақытында алмайды, салықты есепке жатқыза алмайды, онымен бірге сізбен әрі қарай жұмыс істеу ниеті де кетеді.
Алғашқы жазып беру алдында нені баптау керек
- ҚР ҰКО ЭЦҚ сертификаттары. Ұйым атынан ЭСФ қол қойылатын қолданыстағы кілт қажет. Қолданылу мерзімін тексеріңіз — мерзімі өткен сертификат «кеше жұмыс істеп еді, бүгін істемейді» дегеннің ең жиі себебі. Аяқталу күнін күнтізбеде алдын ала белгілеп қойыңыз.
- ЭСФ АЖ-дағы есептік жазба. Ұйым тіркелген, қызметкерлерге рөлдер берілген болуы тиіс. Шот-фактураға бірінші басшы қол қоймаса, уәкілетті қызметкер ресімделеді.
- 1С-тегі ұйым деректемелері. БСН, мекенжай, қызмет түрі, қол қоюшылар туралы мәліметтер — ЭСФ-қа кететін нәрсе ұйым карточкасынан алынады.
- Базадағы алмасу баптауы. Конфигурацияда есептік жазба көрсетіледі, сертификаттар орнатылады және байланыс тексеріледі. Осыдан кейін сатылым құжаттарында ЭСФ жасау командасы пайда болады.
- Анықтамалықтар. Номенклатураны ретке келтіру керек: өлшем бірліктері, талап етілетін тауарлар бойынша СЭҚ ТН кодтары, тауардың шығу тегі белгісі, ал қадағаланатын позициялар үшін — ЭСФ АЖ-дағы қойма есебімен байланыс.
Бесінші тармақ ең көп уақыт алады және дәл соны жиі өткізіп жібереді. Алмасуды баптауды бір сағатта жасауға болады, ал бірнеше мың позициядан тұратын номенклатураны тазалауды — бірнеше күнде. Мұны реттейтін адам болмаса, біз мұндай дайындықты 1С орнату және баптау аясында жасаймыз.
1С-тен жазып беру қалай көрінеді
- Сатылым құжаты өткізіледі — әдеттегі тиеп жөнелту немесе орындалған жұмыстар актісі.
- Батырма арқылы ЭСФ жасалады: деректемелер, номенклатура, сомалар мен мөлшерлемелер құжаттан тартылады.
- Бухгалтер контрагент деректерін және тауар жолдарын тексереді. Ерекше назар — жаңа контрагенттер мен жаңа номенклатура позицияларына.
- Құжатқа ЭЦҚ қойылып, ЭСФ АЖ-ға жіберіледі.
- Біраз уақыттан кейін база мәртебені алады: «Жеткізілді», «Қабылданбады» немесе себебі жазылған «Қате».
- Жеткізушілерден келген кіріс ЭСФ-тер базаға сол алмасумен жүктеледі — оларды порталға кірмей-ақ кірістермен салыстыруға болады.
Соңғы тармақты жиі бағаламайды. Кіріс ЭСФ-терді кіріс құжаттарымен бір рет басып салыстыру бухгалтерге айына бірнеше сағат үнемдейді және ҚҚС есепке жатқызу бойынша алшақтықтарды декларацияға түскенге дейін жояды.
ЭСФ неге өтпейді
| Белгісі | Себебі | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Контрагент бойынша қате | Қате немесе жоқ БСН/ЖСН, ескірген атау | Деректемелерді салық төлеушілер анықтамалығы бойынша салыстырып, карточканы жаңарту |
| Тауар жолы бойынша қате | Бос немесе жарамсыз өлшем бірлігі, қажет жерде СЭҚ ТН коды жоқ | Деректемелерді ЭСФ-та емес, номенклатура карточкасында толтыру |
| Шығу тегі белгісінің қатесі | Тауардың Қазақстанда өндірілгені, импортталғаны немесе ішкі нарықтан алынғаны көрсетілмеген | Позицияға белгі қойып, кіріс тізбегін тексеру |
| СНТ талап етіледі | Тауар шот-фактура ілеспе жүкқұжат негізінде жазып берілетін тізбеден | Алдымен СНТ ресімдеу, содан кейін оның негізінде ЭСФ |
| Қалдық жетпейді | «Виртуалды қойма» тауарлары бойынша ЭСФ АЖ-да тұрғаннан көбі есептен шығарылады | Виртуалды қойма қалдықтарын есеп қалдықтарымен салыстыру |
| Қол қою қатесі | Сертификаттың мерзімі өткен немесе басқа сертификат, қол қоюшының өкілеттігі жоқ | ЭЦҚ-ны жаңарту, қызметкердің ЭСФ АЖ-дағы рөлін тексеру |
| Ескі ҚҚС мөлшерлемесі | Мән сыртқы өңдеуге тігілген немесе номенклатурада жаңартылмаған | Баптауларды 2026 жылғы Салық кодексі туралы мақаладағы қадамдар бойынша тексеру |
Заңдылық қарапайым: бас тартулардың барлығы дерлік — анықтамалықтардағы тәртіпсіздіктің көрінісі. Номенклатура мен контрагенттер неғұрлым таза болса, бухгалтер ЭСФ АЖ туралы соғұрлым сирек ойлайды.
Түзетулер, қайтарымдар және басқа ерекше жағдайлар
- Түзетілген ЭСФ бастапқы құжатта қате болғанда жазып беріледі: қате деректемелер, басқа номенклатура, басқа сома. Ол бұрынғысын толық ауыстырады.
- Қосымша ЭСФ айналым жасалғаннан кейін баға немесе сан өзгергенде қолданылады — мысалы, көлем үшін жеңілдік берілгенде.
- Тауар қайтарымы бастапқы сатылыммен байланыста және оның мөлшерлемесімен ресімделеді.
- Бейрезидент үшін ЭСФ-ті салық агенті жазып береді — мұнда өз мерзімдері мен толтыру тәртібі бар.
- Бір базадағы бірнеше ұйым әрқайсысы үшін бөлек алмасу баптауын және бөлек сертификаттарды талап етеді.
Саладағы стандартты емес жағдайлар болса — комиссия, давальчестволық шикізат, экспорт, кейін жазып берілетін бөлшек сауда — оларды әдетте пысықтаумен жабады: жөнелту алдындағы тексерулер, деректемелерді автотолтыру, жазып берілмеген ЭСФ бойынша есеп қосылады. Мұндай міндеттерді 1С пысықтау ретінде жұмысқа аламыз.
Мерзімді өткізіп алмау үшін
Жүйкеңізді сақтайтын қарапайым әдет: аптасына бір рет ЭСФ-сіз сатылымдар тізімін ашу. Типтік конфигурацияларда ол үшін мәртебе бойынша іріктеу бар, ал ол жетпесе — өзіңізге арналған есеп жасалады.
Екінші бақылау — алмасу журналы. «Жіберілді» мәртебесі әлі «Қабылданды» дегенді білдірмейді: жауап келмесе, құжат ілініп қалуы мүмкін. Қатені он бесінші күні емес, екінші күні көрген жақсы.
Үшіншісі — жауапты адам тағайындаңыз. ЭСФ-ті «кім үлгерсе сол» жазып беретін компанияларда ай соңында әрқашан ондаған құжат табылады, оларды басқа біреу жасады деп бәрі сенімді болған.
Қысқа жауаптар
ЭСФ-ті порталда емес, 1С-тен жазып беру міндетті ме? Міндетті емес. Бірақ айына бірнеше ондаған құжаттан асатын айналымда порталға қолмен енгізу қымбатырақ болады: бухгалтердің уақыты мен қайта теру қателері алмасуды баптаудан қымбатқа түседі.
Біз ҚҚС төлеушісі емеспіз. Бізге бұл керек пе? Жоғарыдағы кестедегі жағдайлар тізбесін тексеріңіз. Импорт, комиссия, «Виртуалды қойма» тауарлары, медициналық қызметтер мен дәрілер — ЭСФ төлеуші емеске де міндетті болатын ең жиі жағдайлар.
ЭСФ-ті өткен күнмен жазып беруге бола ма? Жазып берілген күнді жүйе тіркейді. Мерзімнен тыс құжатты жазып беруге болады, бірақ мерзімнің бұзылғаны көрініп тұрады, сондықтан кезекті алдын ала бақылаған дұрыс.
ЭСФ қатемен жіберіліп қойса не істеу керек? Қатенің сипатына қарай түзетілген немесе қосымша ЭСФ ресімдеу керек. Жіберілген құжатты жою мүмкін емес.
Базаңызда ЭСФ АЖ-мен алмасуды баптаймыз, анықтамалықтарды ретке келтіреміз және бухгалтерге шығыс пен кіріс шот-фактураларымен қалай жұмыс істеу керегін көрсетеміз — өтінім қалдырыңыз немесе WhatsApp-қа жазыңыз. База бізде сүйемелдеуде болса, баптау шартқа кіреді.
