Аудит проекта внедрения 1С:ERP нужен, когда проект идёт дольше плана, бюджет растёт, а пользователи по-прежнему считают в Excel. За несколько дней или недель мы проверяем методику учёта, данные, доработки, производительность и права, а на выходе даём письменный отчёт и план: что оставить, что переделать, что запускать первым. Работы – от 22 000 ₸ в час.
Начинать заново почти никогда не нужно. Обычно проект можно сузить до одного-двух участков, довести их до корректного закрытия месяца и уже от этого планировать дальше.
Когда пора звать независимый взгляд
Проекты ERP редко проваливаются громко. Они тихо буксуют, и признаки похожи от компании к компании:
- закрытие месяца не проходит без ручных правок, себестоимость каждый месяц «докручивают»;
- остатки в программе не сходятся со складом после инвентаризации;
- в ТЗ перечислены разделы программы, но нет ни одной проверяемой цели, поэтому непонятно, закончен ли проект;
- подрядчик на каждый вопрос предлагает доработку, и конфигурация давно снята с поддержки;
- обновления не ставились полгода, потому что «всё сломается»;
- решения в компании ждут неделями: руководителем проекта назначен айтишник, который не может решить, как считать себестоимость.
Если совпало два-три пункта, аудит дешевле, чем ещё квартал в том же режиме. Разбор типичных причин – в статье «Почему проекты внедрения 1С:ERP проваливаются».
Когда аудит не нужен: проект только начался и ещё идёт обследование, или претензия одна и конкретная (медленно формируется один отчёт). Во втором случае хватит разовой задачи на оптимизацию 1С.
Что мы проверяем
Порядок проверки идёт от бизнеса к коду, а не наоборот. Половина проблем «в программе» оказывается проблемами в решениях, которые никто не принял.
Методика и цели. Есть ли проектное решение, утверждено ли оно, совпадает ли с тем, что реально настроено. Выбрана ли осознанно методика себестоимости: распределение затрат, оценка запасов, статьи расходов. Мы проходим закрытие месяца по шагам и смотрим, на каком из них появляются ручные операции.
Данные. Дубли в номенклатуре, несколько карточек одного контрагента, остатки, перенесённые без сверки. Проверяем количество и суммы по складам, долги по контрагентам, остатки по счетам. Грязные справочники ломают и себестоимость, и планирование, и никакая доработка этого не исправит.
Доработки. Сравниваем конфигурацию с типовой поставкой той же версии и составляем реестр: что изменено, в каких объектах, зачем, используется ли. Отдельно – расширения, внешние отчёты и обработки. По каждой доработке ставим отметку: оставить, перенести в расширение, заменить типовым механизмом, удалить. Типовая находка – доработка, которую давно закрыл новый релиз ERP, но её продолжают объединять при каждом обновлении.
Производительность. Сколько длится закрытие месяца и расчёт себестоимости, есть ли ожидания на блокировках, хватает ли серверу памяти, на одной ли машине стоят сервер 1С, СУБД и терминальный сервер. ERP в файловом варианте или на сервере «купленном для 1С» с одним диском – находка, которая объясняет многое сразу.
Права и защита периодов. Работают ли ключевые пользователи под полными правами (тогда на запуске окажется, что кладовщику не дали нужный вид документа), настроены ли профили групп доступа под роли, стоит ли дата запрета изменения данных. О том, как это устроено, – статья «Права пользователей и дата запрета».
Тестирование. Были ли сквозные сценарии от заказа клиента до себестоимости, проводилось ли тестовое закрытие месяца на реальных данных, есть ли один реестр замечаний. Как это должно выглядеть – в статье «Тестирование и опытная эксплуатация 1С:ERP».
Как идёт аудит
- Стартовый разговор с руководителем проекта: что должно было заработать, что работает, какие претензии к подрядчику и к системе. После него называем объём в часах.
- Доступы: копия рабочей базы на тестовом контуре, конфигуратор, сервер. Работаем на копии, в рабочей базе ничего не меняем.
- Интервью с ключевыми пользователями по участкам, по часу-два: начальник склада, главный бухгалтер, экономист, технолог.
- Разбор документов проекта: ТЗ, протоколы решений, описание доработок, переписка о спорных вопросах.
- Технический разбор: конфигурация, доработки, замеры производительности, права.
- Защита результатов перед руководством.
От вас нужны доступы, документы проекта и время ключевых пользователей на интервью. Если документов почти нет, аудит займёт дольше: логику восстанавливаем по данным и настройкам.
Что вы получаете
Отчёт без общих слов. По каждой проблеме: что именно не так, где это видно в базе (документ, настройка, объект конфигурации), чем грозит и сколько часов займёт исправление.
Вместе с отчётом – реестр доработок с решением по каждой, список данных на чистку с ответственными и план. В плане проект разбит на очереди: какой участок доводим до закрытия месяца первым, какие доработки убираем, что делаем с обновлениями. Мы бы делали так: первая очередь – не больше двух-трёх контуров, обычно склад, закупки и продажи, критерий завершения – корректное закрытие месяца, а не «документы проводятся».
Отдельным пунктом идут обновления. Если конфигурация снята с поддержки и отстала на несколько релизов, в плане указано, как её вернуть: какие доработки перенести в расширения, какую цепочку релизов пройти и на какой тестовой копии это проверять. Без этого пункта проект после запуска упрётся в первое же изменение законодательства, а форму отчётности придётся заполнять вручную.
На защите результатов мы показываем находки прямо в базе: документ, на котором ломается себестоимость, дубль номенклатуры, пользователя с полными правами. Так руководству проще принять решение, чем по таблице в отчёте.
Отчёт ваш. Работать по нему дальше можно с нами, с прежним подрядчиком или своими силами.
Если меняете подрядчика
Смена подрядчика посреди проекта – нормальная ситуация, но к ней стоит подготовиться, пока прежняя команда на связи. Что запросить:
- проектное решение (ТЗ) и протоколы решений по спорным вопросам;
- описание доработок и расширений, кто и зачем их делал;
- исходники внешних отчётов и обработок;
- учётные записи администратора в базе, доступ к серверу и СУБД;
- реестр замечаний по тестированию, если он вёлся.
Права на доработки и документацию проверьте по договору с прежним подрядчиком: этот пункт лучше выяснить до последнего разговора с ним.
Дальше передача идёт так: аудит, затем наш план, затем работы по первой очереди. Передачу не планируем на закрытие года и сдачу годовой отчётности. Как оценить нового подрядчика, чтобы не повторить историю, – в статье «Как выбрать интегратора 1С:ERP».
Сколько стоит
| Что | Цена |
|---|---|
| Аудит: интервью, разбор базы, отчёт и план | от 22 000 ₸ в час, объём в часах называем после стартового разговора |
| Работы по плану после аудита | от 22 000 ₸ в час, оценка по каждому пункту плана |
Объём аудита зависит от числа участков, доработок и того, сохранилась ли документация проекта. Называть сумму до первого разговора мы не будем: это была бы цифра наугад.
Почему с этим к нам
Мы партнёр фирмы «1С» в Алматы, работаем по всему Казахстану, в том числе удалённо. Знаем казахстанскую ERP с её ЭСФ, СНТ и виртуальным складом, поэтому отличим ошибку настройки от особенности локализации. После аудита можем довести проект до запуска: как мы внедряем ERP – на странице «Внедрение 1С:ERP», а работающую систему берём на сопровождение 1С:ERP и УХ. Похожий разбор для групп компаний – в статье «Ошибки внедрения 1С:Управление холдингом».
Частые вопросы
Прежний подрядчик ещё работает. Вы будете проверять его за его спиной?
Нет. Лучше, если подрядчик знает об аудите и даёт документы: тогда отчёт точнее, и его можно использовать как общий план для обеих сторон.
Проект идёт больше года. Его можно спасти?
Чаще всего да. Фиксируем, что уже работает, сужаем ближайшую очередь и доводим её до закрытия месяца.
Вы скажете, что всё надо переделать, чтобы взять проект себе?
Отчёт содержит конкретные места в базе, их можно проверить без нас. Если большая часть настроек рабочая, так и напишем.
Может быть, нам вообще не нужна ERP?
Бывает. Если нет многоэтапного производства, бюджетирования и группы компаний, иногда хватает 1С:Комплексная автоматизация. Если аудит к этому приведёт, скажем прямо.
Сколько длится аудит?
Обычно от нескольких дней до пары недель, в зависимости от размера проекта и документации. Точный срок называем после стартового разговора.
