Бюджетирование в 1С мы настраиваем на трёх уровнях: в 1С:Комплексная автоматизация – для одной компании, которой нужен БДДС и контроль платежей; в 1С:ERP – когда нужны БДР, бюджетные модели и сценарии внутри одной базы; в 1С:Управление холдингом – когда компании группы ведут учёт в разных базах и нужен свод с исключением внутригрупповых оборотов. Работы – от 22 000 ₸ в час.
Начинаем не с программы, а с вопроса, откуда возьмётся факт. Бюджет, факт к которому разносят вручную, через три-четыре месяца перестают открывать, и неважно, в какой конфигурации он настроен.
Работаем в Алматы и по всему Казахстану, большую часть проекта можно провести удалённо: это встречи с финансовой службой и работа в базах.
Какой уровень вам хватит
Самая дорогая ошибка – купить УХ под задачу, которую закрывает казначейство КА. Обратная тоже встречается: группа из пяти ТОО в разных базах пытается свести бюджет отчётом из одной из них и каждый месяц склеивает Excel. Поэтому сначала сравниваем.
| 1С:КА | 1С:ERP | 1С:УХ | |
|---|---|---|---|
| Для кого | Одна компания или несколько юрлиц в одной базе | Предприятие с производством, несколько организаций в базе | Группа, где у дочек свои базы |
| Бюджеты | Платёжный календарь, заявки, лимиты; БДР – отдельным модулем | БДДС, БДР, модели любой сложности | БДДС, БДР, бюджет движения ресурсов |
| Факт | Из своих документов | Из оперативного и регламентированного учёта | Загрузкой из баз дочерних компаний |
| Свод по группе | Нет | В пределах одной базы | С элиминацией ВГО |
Комплексная автоматизация: деньги под контролем
В типовой 1С:КА для Казахстана полноценного бюджетирования нет. Зато есть платёжный календарь, заявки на расходование денежных средств с согласованием и лимиты по статьям ДДС. Для компании среднего размера этого часто хватает: финансист видит кассовый разрыв за две недели и не пропускает платёж сверх лимита. Для БДР с план-фактом по статьям для КА выпускается отдельный модуль «Бюджетирование». Состав модуля меняется от релиза к релизу, поэтому показываем его на демонстрации, а не по памяти. Подробности – в статье «Бюджетирование в КА».
ERP: бюджетная модель внутри предприятия
В 1С:ERP подсистема «Бюджетирование» входит в типовую поставку. В модель загружаются планы продаж, закупок и производства, а факт приходит из трёх источников: оперативного учёта, регламентированного или международного учёта и произвольных данных по настраиваемой схеме. Есть сценарии, скользящее планирование и три типа лимитов: разрешающий, дополнительно ограничивающий и информационный. Мы обычно включаем информационные на два-три месяца и только потом переводим ключевые статьи на разрешающие – иначе в первую же неделю встанут платежи. Как это устроено вместе с казначейством – в статье «Бюджетирование и казначейство в 1С:ERP».
Управление холдингом: когда баз много
В УХ бюджет – это экземпляр отчёта определённого вида за период и сценарий. Тот же механизм служит для сбора отчётности дочек, поэтому факт для план-факта приходит тем же путём, что и цифры для консолидации. Кроме слоёв «План» и «Факт» есть промежуточный «Резерв»: обязательства по графикам договоров и заявкам, которые ещё не оплачены. Резерв показывает, сколько денег уже связано, а не только сколько потрачено.
Если все компании живут в одной базе КА или ERP, УХ ради бюджета покупать не нужно. Если баз несколько и собственник хочет видеть бюджет группы без двойного счёта внутригрупповых продаж – это задача УХ.
Что входит в проект
Состав зависит от уровня, но последовательность у нас почти всегда одна.
Модель статей и аналитик. Определяем, какие бюджеты нужны: БДДС и БДР почти всегда, прогнозный баланс – если группа следит за долговой нагрузкой, инвестиционный бюджет – если капвложения существенны. Двадцать-тридцать статей БДР, которые реально разбирают, лучше двухсот «для галочки». Аналитики на старте – две-три на бюджет: компания и ЦФО для БДР, статья ДДС и контрагент для крупных платежей в БДДС.
Сопоставление с учётом. В учёте у дочки восемьдесят статей расходов, в бюджете двадцать пять. Учётные статьи не переименовываем, а сворачиваем в бюджетные через сопоставление. Если же бюджетная статья «Маркетинг» разбита на пять подстатей, а в учёте идёт одной строкой, факт по подстатьям не получить – это выявляем до запуска.
Формы ввода и расчёты. Часть строк заполняется формулой: фонд оплаты труда из штатной численности и средней зарплаты, выручка из объёма и цены. Для сценариев это главное: в стресс-варианте меняют курс и объём, а не переписывают сто строк. О сценариях и прогнозах – в статье «Сценарное планирование в УХ», о KPI и связи трёх бюджетов – в «Финансовая модель и KPI группы».
Регламент и согласование. Кто вводит бюджет, к какому сроку, кто согласует. В ERP и УХ процесс задаётся этапами с ответственными, а монитор показывает, какая компания опаздывает.
Связь с казначейством. Утверждённый БДДС становится лимитами в заявках на оплату. Без этого шага бюджет остаётся прогнозом. Если группе нужен общий платёжный календарь и контроль платежей всех компаний, это отдельный контур – автоматизация казначейства холдинга.
Отчёты для собственника. План-факт по компании и группе, комментарии к отклонениям выше порога. Что показывать и как часто – в статье «Отчётность для собственника группы». Для групп с капитальными проектами в УХ есть бюджеты проектов с расчётом NPV и IRR – см. «Инвестиционные проекты в УХ».
Как идёт проект
- Обследование. Смотрим текущие бюджетные файлы, учёт статей у компаний и то, как сейчас согласуются платежи. От вас – текущий бюджет, список баз и человек из финансовой службы, который будет владельцем модели.
- Методика на бумаге. Статьи, аналитики, ЦФО, сценарии, календарь бюджетного цикла. Это документ, который утверждает финансовый директор, а не мы.
- Пилот на одной-двух компаниях. Выбираем компанию с типовой базой и понятным учётом затрат: тогда найденные проблемы относятся к модели, а не к беспорядку в первичке. Проводим хотя бы прогноз на квартал.
- Правка модели и тиражирование. После пилота модель почти всегда меняется. Это дешевле, чем переделывать её после подключения всех компаний.
- Первый полный цикл и сопровождение. Загрузка факта, план-факт, разбор отклонений. Дальше помогаем менять настройки, но решения о статьях и лимитах остаются за группой.
На что смотрим после запуска: если в план-факте растёт статья «Прочие расходы» с крупным фактом без плана, сопоставление не покрывает часть счетов. Если финансисты параллельно ведут бюджет в Excel, модель кому-то неудобна, и разбираться нужно с регламентом, а не с кнопками.
Сколько стоит
Работы – от 22 000 ₸ в час консультанта или программиста. Оценку в часах даём после обследования: объём зависит от числа компаний, бюджетов и глубины аналитики, и называть сумму до этого было бы гаданием.
| Лицензия | Цена |
|---|---|
| 1С:Управление холдингом, основная поставка | 9 652 500 ₸ |
| 1С:Управление холдингом, лицензия для дочерних обществ и филиалов | 1 462 500 ₸ |
| 1С:ERP для Казахстана, электронная поставка | 3 750 000 ₸ |
| 1С:Комплексная автоматизация, электронная поставка | 630 000 ₸ |
Если у вас уже есть КА или ERP, лицензии на бюджетирование может не понадобиться вовсе, и это первое, что мы проверим. Для УХ дочерним компаниям не обязательно переходить на новую программу: учёт остаётся в их базах. Как УХ внедряется целиком, со сбором данных и НСИ, описано на странице внедрения 1С:Управление холдингом. Бюджет на уровне одного предприятия – часть проекта внедрения 1С:ERP для Казахстана. Подробнее о программе – в карточке 1С:Управление холдингом.
Почему с этим к нам
Мы официальный партнёр фирмы «1С» в Казахстане и работаем с казахстанскими редакциями: «1С:Управление холдингом 8 для Казахстана», ERP и КА для Казахстана, а не с российскими версиями. После запуска остаёмся на сопровождении: бюджетная модель живёт, и через год в ней почти всегда появляются новые статьи, ЦФО или сценарий для банка.
Бюджетирование в УХ часто соседствует с консолидацией. Если факт для план-факта всё равно загружается из баз дочек, следующий шаг – консолидированная отчётность по МСФО на тех же данных. Ещё одна статья о самой модели – «Бюджетирование группы компаний в УХ».
Частые вопросы
У нас одна компания, нам нужна УХ?
Нет. Для одной компании или нескольких юрлиц в одной базе хватит КА с казначейством и модулем «Бюджетирование» или ERP. УХ нужна, когда баз несколько и нужен свод по группе.
Можно оставить бюджет в Excel, а факт брать из 1С?
Можно, для начала это разумно. Условие одно: статьи в Excel должны совпадать со статьями учёта или однозначно на них ложиться. В УХ формы тоже можно выгрузить в Excel и загрузить заполненными обратно.
Сколько сценариев заводить?
На старте два-три: бюджет, прогноз, факт. Оптимистичный и пессимистичный добавляют, когда их действительно будут сравнивать на совете директоров.
Дочкам придётся работать в УХ?
Вводить бюджет в формы УХ – да, если они участвуют в планировании. Вести учёт в УХ – нет: факт загружается из их баз.
Сколько времени займёт запуск?
Зависит от числа компаний и бюджетов. Быстрее всего путь через пилот на одной-двух компаниях с последующим тиражированием. Точный срок называем после обследования.
