Финансовый директор группы компаний почти всегда держит в голове несколько версий будущего: «если тенге ослабнет», «если крупный контракт сдвинется на квартал», «если откроем новый филиал». Пока эти версии живут в отдельных файлах Excel, сравнить их между собой и с фактом можно только вручную. В 1С:Управление холдингом для Казахстана (УХ) для этого есть сценарии — отдельные слои данных в одной бюджетной модели. Разберём, как ими пользоваться и где обычно ошибаются.
Что такое сценарий в УХ
Сценарий — это признак, которым помечается каждый набор цифр в системе. Один и тот же показатель «Выручка ТОО “Альфа” за март» может существовать в сценарии «План», «Факт», «Прогноз на июнь» и «Стресс-тест» одновременно. Структура бюджета, статьи, ЦФО и аналитики при этом общие. Отличаются только значения.
Из коробки в УХ есть базовые слои «План» и «Факт», а между ними — промежуточный слой «Резерв». Резерв — это то, что уже обещано, но ещё не случилось: графики начислений и платежей по договорам, заявки на операцию и документы «Резервирование бюджета». Именно резерв делает план-фактный анализ честным: видно не только сколько потрачено, но и сколько уже связано обязательствами.
Свои сценарии пользователь добавляет сам — в справочнике сценариев, без программиста. Обычно к стандартным добавляют:
- Прогноз (rolling forecast) — пересматривается ежемесячно или ежеквартально;
- Оптимистичный и пессимистичный — для совета директоров и банков;
- Целевой — то, что собственник хочет увидеть по итогам года;
- Версии плана — «бюджет v1 от дочерних», «бюджет после защиты», «утверждённый».
Как строится прогноз: три способа
Ручной ввод всех цифр в каждый сценарий — путь, который убивает идею. В УХ сценарии заполняются расчётом из других сценариев. По описанию решения от фирмы «1С», бюджетная модель поддерживает разные варианты расчёта, консолидации и распределения показателей, а также «скользящее планирование» и «планирование от достигнутого».
| Способ | Как работает | Когда подходит |
|---|---|---|
| От достигнутого | Факт прошлого периода × коэффициент | Стабильные статьи: аренда, связь, ФОТ без изменения штата |
| Скользящий прогноз | Факт закрытых месяцев + план оставшихся | Ежемесячный пересмотр годового бюджета |
| Драйверный расчёт | Показатель считается из других: объём × цена, штат × средняя зарплата | Выручка, себестоимость, зарплатный фонд |
Драйверная модель — самая полезная для сценариев. Если выручка считается как объём × цена × курс, то для стресс-сценария достаточно поменять три драйвера, а не переписывать сто строк. Пересчёт зависимых бюджетов УХ делает автоматически: изменили бюджет продаж — пересчитались БДР и БДДС, где эта выручка участвует.
«Сверху вниз» и «снизу вверх» в одном цикле
В холдинге планирование почти всегда встречное. Управляющая компания задаёт целевые ориентиры («EBITDA группы не ниже X»), дочерние компании присылают свои бюджеты, и где-то посередине начинаются переговоры. В УХ можно совмещать оба направления: целевой сценарий заполняется сверху и распределяется по ЦФО, бюджеты дочерних приходят снизу отдельным сценарием, а отчёт сравнения показывает разрыв.
Согласование бюджетов идёт по маршрутам — их настраивают под оргструктуру, а участники процесса получают уведомления. Есть комментирование и управление версиями бюджетов: видно, кто и почему поменял цифру. Подробнее о самом бюджетном цикле — в статье «Бюджетирование группы компаний».
Анализ «что если» в казначействе и проектах
Сценарии нужны не только в годовом бюджете.
Платёжный календарь. Консолидированный платёжный календарь УХ позволяет провести анализ «что если»: оценить, как перенос даты платежа или смена расчётного счёта повлияет на платёжную позицию компании и группы в целом. Система предлагает внутригрупповые платежи для закрытия кассовых разрывов или переброску свободных денег на мастер-счёт группы. Как устроено казначейство целиком — в статье «Казначейство холдинга».
Инвестиционные проекты. По бюджетам проекта УХ рассчитывает NPV, IRR, срок окупаемости и индекс прибыльности, а отчёты подсистемы позволяют сделать план-фактный, сравнительный анализ и анализ «что если». Сравнивать альтернативные проекты можно по заданным критериям, прежде чем включать их в инвестиционную программу — об этом в статье «Инвестиционные проекты в УХ». Если группа кредитуется, тот же прогноз стоит прогонять через расчёт ковенантов банка: проблема видна за квартал до проверки, а не после — подробнее в статье «Ковенанты и отчётность группы для банков-кредиторов».
Факторный анализ. При план-фактном анализе можно разложить отклонение на факторы: сколько дал объём, сколько цена, сколько курс. Это и есть обратная сторона сценарного планирования — понять, какой из сценариев сбылся и почему.
Как настроить: порядок работы
Мы обычно идём в таком порядке:
- Согласовать словарь. Какие сценарии нужны, кто их заполняет, как часто. Пять сценариев, которыми пользуются, лучше пятнадцати, которые никто не обновляет.
- Определить драйверы. Курс, объёмы, цены, штат, ставки по кредитам. Их значения вводятся по сценариям отдельно — это и есть «рычаги» модели.
- Описать правила расчёта. Какие бюджеты из каких драйверов считаются. Здесь главная работа методолога.
- Задать правила копирования. Например, «Прогноз Q2» создаётся из факта января—марта и плана апреля—декабря.
- Настроить отчёты сравнения. Сценарий против сценария, сценарий против факта, с отклонением в сумме и процентах.
Для финансистов, привыкших к таблицам, в УХ есть надстройка для Microsoft Excel: бюджеты и отчёты можно открывать и править прямо в Excel, а данные при этом хранятся в базе УХ. Это заметно снижает сопротивление при переходе со «своих» файлов.
Типичные ошибки
Сценарий как копия. Сценарий «Пессимистичный» создают копией плана и вручную режут цифры на 15 %. Через месяц план поменялся, а пессимистичный — нет. Если сценарий не связан с драйверами, он устаревает в момент создания.
Курс зашит в статьи. Выручку от экспорта вводят сразу в тенге. Потом совет директоров просит сценарий с другим курсом, и выясняется, что валютную часть не выделить. Валютные потоки лучше планировать в валюте договора, а пересчёт делать по курсу сценария.
Нет владельца сценария. Прогноз никто не обновляет, потому что не назначено, кто отвечает за него в каждой дочерней компании. Решается регламентом и маршрутом согласования, а не программой.
Сравнивают несравнимое. Факт собран по одной структуре ЦФО, а план — по старой, до реорганизации. В УХ оргфинструктура ведётся с историей, но её нужно поддерживать — иначе отчёт сравнения покажет мусор. Тема справочников группы разобрана в статье «Управление НСИ группы».
Когда сценарное планирование в УХ избыточно
Если у вас одна-две компании и бюджет — это БДДС на квартал, сценарии из УХ будут пушкой по воробьям. Бюджетирование есть и в 1С:ERP, и для небольшой группы его может хватить — сравнение продуктов в статье «1С:ERP или Комплексная автоматизация» и в обзоре «Что такое 1С:Управление холдингом». УХ раскрывается там, где компаний много, учётные системы у них разные, а решения принимаются на уровне группы.
Стоимость работ по настройке бюджетной модели считаем от 22 000 ₸ в час, лицензии — по карточке 1С:Управление холдингом для Казахстана.
Частые вопросы
Сколько сценариев можно завести в УХ?
Ограничения на практике нет — сценарии добавляются в справочник пользователем. Ограничение организационное: каждый сценарий кто-то должен заполнять и поддерживать.
Можно ли сравнить два сценария в одном отчёте?
Да. Отчёты бюджетной модели строятся с отбором и колонками по сценариям, можно вывести отклонение в сумме и процентах.
Обязательно ли дочерним компаниям работать в УХ, чтобы участвовать в планировании?
Нет. Бюджеты можно собирать формами ввода в веб-клиенте или через надстройку для Excel, а факт — загружать из учётных систем дочерних. Как это устроено — в статье «Сбор данных из дочерних баз в УХ».
Чем «Резерв» отличается от «Плана»?
План — это лимит на период. Резерв — уже принятые обязательства в рамках лимита: подписанные договоры с графиками платежей и одобренные заявки. Упрощённо: свободный остаток лимита — это план минус то, что уже зарезервировано и исполнено.
Можно ли вести сценарии в валюте?
Да, валюта — одна из аналитик бюджетов УХ. Удобнее всего планировать валютные потоки в валюте договора, а курс задавать драйвером по каждому сценарию: тогда стресс-сценарий по курсу считается сменой одного значения.
