Компаниялар тобының қаржы директоры әрдайым болашақтың бірнеше нұсқасын ойда ұстайды: «теңге әлсіресе», «ірі келісімшарт бір тоқсанға жылжыса», «жаңа филиал ашсақ». Бұл нұсқалар бөлек Excel файлдарында тұрғанда, оларды бір-бірімен және фактімен тек қолмен салыстыруға болады. Қазақстанға арналған 1С:Управление холдингом (УХ) бағдарламасында бұл үшін сценарийлер бар — бір бюджеттік модельдегі бөлек деректер қабаттары. Оларды қалай пайдалану керегін және қай жерде жиі қателесетінін талдаймыз.
УХ-тағы сценарий деген не
Сценарий — жүйедегі әр сандар жиынтығы белгіленетін белгі. «“Альфа” ЖШС-ның наурыздағы түсімі» деген бір көрсеткіш бір мезгілде «Жоспар», «Факт», «Маусымға болжам» және «Стресс-тест» сценарийлерінде бола алады. Бюджет құрылымы, баптар, ҚЖО (қаржылық жауапкершілік орталықтары) және аналитикалар ортақ. Тек мәндері ғана ерекшеленеді.
УХ-та «Жоспар» және «Факт» базалық қабаттары бар, ал олардың арасында — «Резерв» аралық қабаты. Резерв — уәде етілген, бірақ әлі болмаған нәрсе: шарттар бойынша есептеу және төлем кестелері, операцияға өтінімдер және «Резервирование бюджета» құжаттары. Дәл резерв жоспар-факт талдауын шынайы етеді: қанша жұмсалғаны ғана емес, міндеттемелермен қанша байланғаны да көрінеді.
Өз сценарийлерін пайдаланушы бағдарламашысыз, сценарийлер анықтамалығында өзі қосады. Әдетте стандарттыларға мыналарды қосады:
- Болжам (rolling forecast) — ай сайын немесе тоқсан сайын қайта қаралады;
- Оптимистік және пессимистік — директорлар кеңесі мен банктер үшін;
- Мақсатты — меншік иесі жыл қорытындысында көргісі келетін нәтиже;
- Жоспар нұсқалары — «еншілестерден келген v1 бюджет», «қорғаудан кейінгі бюджет», «бекітілген».
Болжам қалай құрылады: үш тәсіл
Әр сценарийге барлық сандарды қолмен енгізу — идеяны құртатын жол. УХ-та сценарийлер басқа сценарийлерден есептеу арқылы толтырылады. «1С» фирмасының шешім сипаттамасы бойынша бюджеттік модель көрсеткіштерді есептеудің, шоғырландырудың және бөлудің әртүрлі нұсқаларын, сондай-ақ «жылжымалы жоспарлауды» және «қол жеткізілгеннен жоспарлауды» қолдайды.
| Тәсіл | Қалай жұмыс істейді | Қашан жарайды |
|---|---|---|
| Қол жеткізілгеннен | Өткен кезең фактісі × коэффициент | Тұрақты баптар: жалдау, байланыс, штат өзгермеген ЕТҚ |
| Жылжымалы болжам | Жабылған айлар фактісі + қалған айлар жоспары | Жылдық бюджетті ай сайын қайта қарау |
| Драйверлік есептеу | Көрсеткіш басқалардан есептеледі: көлем × баға, штат × орташа жалақы | Түсім, өзіндік құн, жалақы қоры |
Сценарийлер үшін драйверлік модель ең пайдалы. Егер түсім көлем × баға × бағам ретінде есептелсе, стресс-сценарий үшін жүз жолды қайта жазудың орнына үш драйверді өзгерту жеткілікті. Тәуелді бюджеттерді УХ автоматты түрде қайта есептейді: сату бюджетін өзгерттіңіз — осы түсім қатысатын БДР және БДДС қайта есептелді.
Бір циклдегі «жоғарыдан төмен» және «төменнен жоғары»
Холдингте жоспарлау әрдайым дерлік қарсы бағытта жүреді. Басқарушы компания мақсатты бағдарларды береді («топтың EBITDA-сы X-тен кем емес»), еншілес компаниялар өз бюджеттерін жібереді, ал ортасында келіссөздер басталады. УХ-та екі бағытты біріктіруге болады: мақсатты сценарий жоғарыдан толтырылып, ҚЖО бойынша бөлінеді, еншілестердің бюджеттері төменнен бөлек сценариймен келеді, ал салыстыру есебі алшақтықты көрсетеді.
Бюджеттерді келісу маршруттар бойынша жүреді — оларды ұйымдық құрылымға сай баптайды, ал процеске қатысушылар хабарлама алады. Бюджеттерге түсініктеме беру және нұсқаларды басқару бар: санды кім және неге өзгерткені көрінеді. Бюджеттік циклдің өзі туралы толығырақ — «Компаниялар тобын бюджеттеу» мақаласында.
Қазынашылық пен жобалардағы «егер былай болса» талдауы
Сценарийлер тек жылдық бюджетте ғана керек емес.
Төлем күнтізбесі. УХ-тың шоғырландырылған төлем күнтізбесі «егер былай болса» талдауын жүргізуге мүмкіндік береді: төлем күнін ауыстыру немесе есеп шотын өзгерту компанияның және жалпы топтың төлем позициясына қалай әсер ететінін бағалауға болады. Жүйе кассалық алшақтықтарды жабу үшін топішілік төлемдерді немесе бос ақшаны топтың мастер-шотына аударуды ұсынады. Қазынашылық толығымен қалай құрылғаны — «Холдинг қазынашылығы» мақаласында.
Инвестициялық жобалар. Жоба бюджеттері бойынша УХ NPV, IRR, өтелу мерзімін және табыстылық индексін есептейді, ал ішкі жүйе есептері жоспар-факт, салыстырмалы және «егер былай болса» талдауын жасауға мүмкіндік береді. Баламалы жобаларды инвестициялық бағдарламаға қоспас бұрын берілген өлшемдер бойынша салыстыруға болады — бұл туралы «УХ-тағы инвестициялық жобалар» мақаласында. Егер топ несие алса, сол болжамды банк ковенанттарының есебінен өткізген жөн: мәселе тексеруден кейін емес, бір тоқсан бұрын көрінеді — толығырақ «Ковенанттар және несие беруші банктерге арналған топ есептілігі» мақаласында.
Факторлық талдау. Жоспар-факт талдауында ауытқуды факторларға жіктеуге болады: көлем қанша берді, баға қанша, бағам қанша. Бұл сценарийлік жоспарлаудың екінші жағы — қай сценарий жүзеге асқанын және неге екенін түсіну.
Қалай баптау керек: жұмыс тәртібі
Біз әдетте мына тәртіппен жүреміз:
- Сөздікті келісу. Қандай сценарийлер керек, оларды кім толтырады, қаншалықты жиі. Ешкім жаңартпайтын он бес сценарийден гөрі пайдаланылатын бесеуі жақсы.
- Драйверлерді анықтау. Бағам, көлемдер, бағалар, штат, несие мөлшерлемелері. Олардың мәндері сценарийлер бойынша бөлек енгізіледі — бұл модельдің «тетіктері».
- Есептеу ережелерін сипаттау. Қандай бюджеттер қандай драйверлерден есептеледі. Мұнда әдіскердің негізгі жұмысы.
- Көшіру ережелерін беру. Мысалы, «Q2 болжамы» қаңтар—наурыз фактісінен және сәуір—желтоқсан жоспарынан құрылады.
- Салыстыру есептерін баптау. Сценарий сценарийге қарсы, сценарий фактіге қарсы, ауытқу сомамен және пайызбен.
Кестелерге үйренген қаржыгерлер үшін УХ-та Microsoft Excel-ге арналған қондырма бар: бюджеттер мен есептерді тікелей Excel-де ашып, түзетуге болады, ал деректер УХ базасында сақталады. Бұл «өз» файлдарынан көшкен кездегі қарсылықты едәуір азайтады.
Жиі қателер
Сценарий көшірме ретінде. «Пессимистік» сценарийді жоспардың көшірмесімен жасап, сандарды қолмен 15 %-ға қысқартады. Бір айдан кейін жоспар өзгерді, ал пессимистік — жоқ. Сценарий драйверлермен байланыспаса, ол жасалған сәтте ескіреді.
Бағам баптарға тігілген. Экспорттан түсетін түсімді бірден теңгемен енгізеді. Кейін директорлар кеңесі басқа бағаммен сценарий сұрайды, ал валюталық бөлікті бөліп алу мүмкін емес екені анықталады. Валюталық ағындарды шарт валютасында жоспарлап, қайта есептеуді сценарий бағамы бойынша жасаған дұрыс.
Сценарийдің иесі жоқ. Болжамды ешкім жаңартпайды, өйткені әр еншілес компанияда оған кім жауапты екені тағайындалмаған. Бұл бағдарламамен емес, регламентпен және келісу маршрутымен шешіледі.
Салыстыруға келмейтінді салыстырады. Факт ҚЖО-ның бір құрылымымен жиналған, ал жоспар — қайта ұйымдастыруға дейінгі ескі құрылыммен. УХ-та ұйымдық-қаржылық құрылым тарихымен жүргізіледі, бірақ оны қолдап отыру керек — әйтпесе салыстыру есебі қоқыс көрсетеді. Топ анықтамалықтары тақырыбы «Топтың НАА басқаруы» мақаласында талданған.
УХ-тағы сценарийлік жоспарлау қашан артық
Егер Сізде бір-екі компания болса, ал бюджет — тоқсанға арналған БДДС болса, УХ сценарийлері торғайға зеңбірек атқандай болады. Бюджеттеу 1С:ERP-де де бар, шағын топқа ол жеткілікті болуы мүмкін — өнімдерді салыстыру «1С:ERP ме, әлде Комплексная автоматизация ма» мақаласында және «1С:Управление холдингом деген не» шолуында. УХ компаниялар көп, олардың есеп жүйелері әртүрлі, ал шешімдер топ деңгейінде қабылданатын жерде ашылады.
Бюджеттік модельді баптау жұмыстарының құнын сағатына 22 000 ₸-ден бастап есептейміз, лицензиялар — 1С:Управление холдингом для Казахстана карточкасы бойынша.
Жиі қойылатын сұрақтар
УХ-та қанша сценарий ашуға болады?
Іс жүзінде шектеу жоқ — сценарийлерді анықтамалыққа пайдаланушы қосады. Шектеу ұйымдастырушылық: әр сценарийді біреу толтырып, қолдап отыруы керек.
Екі сценарийді бір есепте салыстыруға бола ма?
Иә. Бюджеттік модель есептері сценарийлер бойынша іріктеумен және бағандармен құрылады, ауытқуды сомамен және пайызбен шығаруға болады.
Жоспарлауға қатысу үшін еншілес компаниялардың УХ-та жұмыс істеуі міндетті ме?
Жоқ. Бюджеттерді веб-клиенттегі енгізу нысандарымен немесе Excel қондырмасы арқылы жинауға, ал фактіні еншілестердің есеп жүйелерінен жүктеуге болады. Бұл қалай құрылғаны — «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында.
«Резерв» «Жоспардан» немен ерекшеленеді?
Жоспар — кезеңге арналған лимит. Резерв — лимит шегінде қабылданған міндеттемелер: төлем кестелері бар қол қойылған шарттар және мақұлданған өтінімдер. Қарапайым айтқанда: лимиттің бос қалдығы — жоспардан резервтелген және орындалған сома шегерілгені.
Сценарийлерді валютамен жүргізуге бола ма?
Иә, валюта — УХ бюджеттерінің аналитикаларының бірі. Валюталық ағындарды шарт валютасында жоспарлап, бағамды әр сценарий бойынша драйвер ретінде берген ыңғайлы: сонда бағам бойынша стресс-сценарий бір мәнді ауыстыру арқылы есептеледі.
