Біз жобаны бастайтын топтардың көбінде бюджет — жиырма Excel файлы: әр компанияның өз форматы, өз баптары, «әкімшілік шығындарды» өзінше түсінуі бар. Басқарушы компанияның қаржы қызметі оларды апталап ортақ түрге келтіреді, ал топ бойынша жоспар-факт келесі тоқсанның ортасына қарай ғана пайда болады. 1С:Управление холдингом жүйесіндегі бюджеттеу ең алдымен осы мәселені шешеді — барлығына бір модель.
УХ-тағы бюджеттеу не береді
- Бірыңғай модель. Топтың барлық компаниялары үшін бюджеттің бірдей баптары, бірдей аналитикалары, бірдей нысандары. Қажет жерде айырмашылықтар өз файлы арқылы емес, қосымша аналитикалар арқылы беріледі.
- Сценарийлер мен нұсқалар. Бюджет, болжам, оптимистік нұсқа, қайта бекітілген бюджет — файлдардың көшірмелерінсіз, жеке сценарийлермен.
- Келісу. Компания бюджеті маршруттан өтеді: экономист — компания директоры — топтың қаржы қызметі. Оның қай қадамда тұрып қалғаны көрінеді.
- Қолмен салыстырусыз жоспар-факт. Факт еншілес компаниялар шоғырландыру үшін УХ-қа онсыз да беретін деректерден алынады.
- Топ бойынша жиынтық. Компаниялардың бюджеттері топ бюджетіне біріктіріледі, қажет болса — топішілік айналымдарды алып тастаумен.
УХ-та бюджет — белгілі бір түрдегі есептің кезең мен сценарий бойынша данасы. Бұл есептілікті жинаудағы механизммен бірдей, сондықтан бюджетке де, фактіге де арналған нысандар бірдей ережелермен құрылады. Қалған блоктарға шолу — «1С:Управление холдингом деген не» мақаласында.
Бюджеттік модельді қалай құрамыз
1. Баптар мен бюджеттер құрылымы
Бастауға тұрарлық ең аз жиынтық:
| Бюджет | Нені көрсетеді |
|---|---|
| КШБ (кірістер мен шығыстар) | Түсім, өзіндік құн, операциялық шығыстар, қаржылық нәтиже |
| АҚҚБ (ақша қозғалысы) | АҚҚ баптары бойынша түсімдер мен төлемдер, қалдықтар |
| Болжамды баланс | Қарыз жүктемесі мен айналым капиталы маңызды топтар үшін |
| Инвестициялық бюджет | Күрделі салымдар, егер олар елеулі болса |
Бірінші жылдан бастап бәрін егжей-тегжейлі етуге тырыспаңыз. Нақты талданатын жиырма-отыз КШБ бабы «көз үшін» толтырылатын екі жүз баптан жақсы.
2. Аналитикалар
Компания, бөлімше (ҚЖО), жоба, контрагент, номенклатуралық топ — жиынтық топтың бизнесті қалай басқаратынына байланысты. Ереже қарапайым: аналитика бойынша шешім қабылданса, ол керек. «Қай-қайсысы болса да» деген аналитика бюджетті толтыру уақытын екі есе арттырады.
3. Енгізу нысандары
Әр бюджет үшін — компания жоспарды енгізетін нысан. Жолдардың бір бөлігі есеппен толтырылады: мысалы, еңбекақы қоры штаттық сан мен орташа жалақыдан, түсім көлем мен бағадан. Экономист әр өзгеріс сайын қолмен қайта есептемеуі үшін есептеулер УХ ішіндегі ережелермен беріледі.
4. Сценарийлер мен кезеңдер
Сценарийлердің типтік жиынтығы: «Бюджет» (жылға бекітілген), «Болжам» (ай сайын немесе тоқсан сайын қайта бағалау), «Факт». Жоспарлау кезеңділігі — ай, жекелеген баптарда тоқсан болуы мүмкін.
5. Процесс
Бюджетті кім және қай мерзімге енгізеді, кім келіседі, ауытқу болғанда не болады. УХ-та процесс регламентпен беріледі — қандай нысандар, қай кезеңге, кім жауапты, — ал монитор әр компания бойынша мәртебені көрсетеді.
Жоспар-факт: факт қайдан алынады
Ең жиі қате — бюджетті баптап, фактіні ойластырмау. Егер УХ-та фактіні қолмен енгізу керек болса, жоспар-фактіден тез бас тартады.
Факт шоғырландыруға арналған деректер сияқты жолмен келуі керек: еншілес компаниялардың базаларынан жүктеу арқылы. Ол үшін бюджет баптары еншілес компаниялардағы есеп шоттары мен аналитикаларымен салыстырылады. Мысалы, «Кеңсе жалдау» бабы — белгілі бір шығын бабы бар шығыстар шоты бойынша айналымдар. Егер еншілес компаниялардың есебінде шығын баптары әртүрлі енгізілсе, жоспар-факт дәл болмайды — және бұл анықтамалықтарды ретке келтіру керегінің белгісі. Жүктеу қалай құрылғаны «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында сипатталған.
Мәселенің белгісі: жоспар-фактіде «Өзге шығыстар» бабында жоспары жоқ ірі факт сомасы. Демек, салыстыру шоттардың бір бөлігін қамтымайды.
УХ, ERP немесе КА жүйесіндегі бюджеттеу
| КА / ERP | УХ | |
|---|---|---|
| Кім үшін | Бір кәсіпорын немесе бір базадағы бірнеше заңды тұлға | Әртүрлі базалары бар компаниялар тобы |
| Факт | Өз құжаттарынан | Еншілес компаниялардың базаларынан жүктеу арқылы |
| Элиминациясы бар топ бойынша жиынтық | Жоқ | Иә |
| Сценарийлік жоспарлау | Шектеулі | Иә |
Егер барлық компания есепті бір КА-да жүргізсе, ондағы бюджеттеу жеткілікті болуы мүмкін — «КА-да бюджеттеу» қараңыз. Егер компаниялар әртүрлі базаларда болса және жиынтық керек болса — бұл УХ міндеті.
Бастаудағы типтік қателер
- Excel-ді УХ-қа дәлме-дәл көшіру. Ескі нысандарда көбіне тарихи ымыралар болады. Көшіру — модельді қайта құрудың жақсы себебі.
- Ең күрделі компаниядан бастау. Пилотты есебі түсінікті және экономисі ынталы компанияда жасаған дұрыс.
- Бюджетті тек жоғарыдан енгізу. Егер еншілес компаниялар жоспарлауға қатыспаса, бюджет олардың міндеттемесіне айналмайды.
- Бюджетті қазынашылықпен байланыстырмау. Төлемдерді бақылаусыз АҚҚБ — құрал емес, болжам. Төлемге өтінімдердегі АҚҚ баптары бойынша лимиттер — келесі қадам, «Холдинг қазынашылығы» қараңыз.
- Басқарушы компанияның шығыстарын бөлмей қалдыру. Бюджетте еншілес компаниялардың рентабельділігі шын мәніндегіден жақсы көрінеді. Пулдар мен базалары бар әдістеме — «Басқарушы компанияның шығындарын бөлу» мақаласында.
Лицензиялар құны және жоба бюджетінің логикасы — «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында, өнім — 1С:Управление холдингом карточкасында. Жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Жылға арналған бюджеттік цикл
Модель жұмыс істеуі үшін оны топтың күнтізбесіне енгізу керек. Біз баптайтын типтік жылдық цикл:
| Қашан | Не болады | Кім қатысады |
|---|---|---|
| Қыркүйек–қазан | Топтың қаржы қызметі бағдарлар мен сценарийлік болжамдарды береді: бағам, инфляция, нарық өсімі | Топтың қаржы директоры |
| Қазан–қараша | Компаниялар бюджеттерді УХ нысандарына енгізеді | Еншілес компаниялардың экономистері |
| Қараша | Келісу және түзетулер, топ бойынша жиынтық | Компания директорлары, қаржы қызметі |
| Желтоқсан | Жылдық бюджетті бекіту, нұсқаны тіркеу | Меншік иесі, директорлар кеңесі |
| Ай сайын | Фактіні жүктеу, жоспар-факт, ауытқуларға түсініктемелер | Экономистер, бақылаушы |
| Тоқсан сайын | Жыл соңына дейінгі болжам жеке сценариймен | Компаниялар және қаржы қызметі |
Ауытқуларға түсініктемелер — бағаланбай жүрген бөлік. Ауытқу шектен жоғары болса, еншілес компанияның экономисі оны цифрдың жанында түсіндіреді. Бір жылдан кейін топта тек цифрлар ғана емес, шешімдер тарихы да болады.
Бастауда қанша аналитика керек
Практикалық бағдар: бір бюджетке екі-үш аналитика. КШБ үшін — компания және ҚЖО, кейде жоба. АҚҚБ үшін — компания, АҚҚ бабы, ірі баптар үшін контрагент. Қалғанын топ кемінде бір толық циклден өтіп, бюджетке шын мәнінде қандай сұрақтар туындайтынын түсінгенде қосқан жөн.
Бір компаниядағы пилот
Біз әрдайым дерлік пилоттан бастаймыз: бір-екі компания, бір бюджеттік цикл немесе кемінде тоқсанға болжам. Пилотта баптар моделі, нысандардың экономистерге ыңғайлылығы және базалардан алынған фактінің бюджет баптарына қаншалықты дәл түсетіні тексеріледі. Пилоттан кейін модель әдетте түзетіледі — және бұл оны жиырма компанияға таратқаннан кейін түзетуден арзан.
Пилот үшін типтік 1С базасы және шығындар есебі түсінікті компанияны таңдаңыз: сонда пилотта табылған мәселелер есептегі ретсіздікке емес, бюджеттік модельге қатысты болады.
Бюджеттің жұмыс істемей қалғанын қалай байқауға болады
Бюджеттік модель мінсіз бапталуы мүмкін, бірақ жарты жылдан кейін бәрібір формальдылыққа айналады. Мұны көрсететін белгілер:
- Жоспар-фактіні тек тоқсан соңында қарайды. Ауытқулар үш айда бір рет талқыланса, бюджет шығыстарды енді басқармайды — оларды кейін тіркейді.
- Бюджет түзетулері келісусіз өтеді. Лимит бітті — оны жай ғана ұлғайтты. Бірнеше айдан кейін жоспар фактіге тең, салыстыратын ештеңе жоқ.
- Еншілес компаниялар бюджетті соңғы күні тапсырады. Демек, олар үшін бұл құрал емес, басқарушы компанияға арналған есеп. Олар өздері қандай сандарды көргісі келетінін сұраған жөн.
- «Прочие» бабы өсіп келеді. Шығыстарды ережелер бойынша бөлу тоқтады, баптар бойынша жоспар-факті мағынасын жоғалтады.
- Қаржыгерлер бюджетті қатар Excel-де жүргізеді. Ең сенімді белгі: УХ-тағы модель біреуге ыңғайсыз немесе керекті сұрақтарға жауап бермейді.
Бұл белгілердің әрқайсысы бағдарлама баптауларына емес, бюджеттік процестің регламентіне қайтуға себеп.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бюджетті Excel-де енгізіп, УХ-қа жүктеуге бола ма?
Иә, нысандарды Excel-ге жүктеп шығарып, толтырылғанын қайта жүктеуге болады. Бірақ келісу мен нұсқаларды бақылауды тікелей УХ-та жүргізу ыңғайлырақ.
Қанша сценарий керек?
Бастауда — екі-үш: бюджет, болжам, факт. Қосымша сценарийлер нұсқаларды салыстырудың нақты міндеті пайда болғанда қосылады.
УХ-та бюджеттерді жүргізу үшін шоғырландыру керек пе?
Жоқ, бюджеттеуді бөлек іске қосуға болады. Бірақ жоспар-факт үшін фактіні бәрібір жүктеуге тура келеді, сондықтан еншілес компаниялардың базаларынан деректер жинау кез келген жағдайда бапталады.
Бюджеттеуді іске қосу қанша уақыт алады?
Компаниялар, бюджеттер саны мен аналитика тереңдігіне байланысты. Бір-екі компаниядағы пилот, одан кейін тарату — ең жылдам жол.
Іске қосқаннан кейін бюджеттік модельге кім иелік етуі керек?
Басқарушы компанияның қаржы қызметі — әдетте бюджеттеу бөлімінің немесе жоспарлы-экономикалық бөлімнің басшысы. Мердігер баптауларды өзгертуге көмектеседі, бірақ баптар, ЖОО және лимиттер туралы шешімдер топта қалады.
