1С:Управление холдингом жүйесіндегі шоғырландыру, бюджеттік жоспар-факт және KPI оған келетін деректер қанша тұрса, сонша тұрады. УХ-тың кез келген жобасында деректер жинау — ең көп еңбекті қажет ететін кезең, және тосынсыйлардың барлығы дерлік осында жасырынады: «бірдей» болып көрінетін, бірақ әртүрлі болып шығатын шоттар жоспарлары, ескі өздігінен жазылған бағдарламадағы еншілес компания, есепті соңғы күні және басқа форматта тапсыратын бухгалтер. Қандай тәсілдер бар екенін және әр компанияға қолайлысын қалай таңдауға болатынын талдайық.
УХ-тағы деректер қайдан алынады
Еншілес компания УХ-қа беретін барлық нәрсе есеп данасы ретінде ресімделеді: белгілі бір түрдегі, кезең, компания және сценарий бойынша толтырылған нысан. Толтыру тәсілі әр компанияда өзінше болуы мүмкін.
| Көз | УХ-қа қалай түседі | Қашан сәйкес келеді |
|---|---|---|
| Типтік 1С базасы (Қазақстанға арналған Бухгалтерия, УТ, КА, ERP) | Ережелер бойынша жүктеу: шоттар мен аналитикалар бойынша айналымдар мен қалдықтар | Еншілес компаниялардың көпшілігі, ең жақсы нұсқа |
| Типтік емес немесе ескі 1С базасы | Бөлек бапталған ережелер бойынша немесе аралық жүктеп шығару арқылы жүктеу | Еншілес компанияның базасын жаңарту мүмкін болмаса |
| Сыртқы жүйе (1С емес) | ADO технологиясын қолдайтын көзге қосылу немесе файлмен жүктеп шығару | Шетелдік еншілес компаниялар, салалық жүйелер |
| Excel | Нысан үлгісін жүктеу | Шағын компаниялар, бір реттік деректер |
| Қолмен енгізу | Еншілес компанияның бухгалтері нысанды УХ-та толтырады | Қаржылық емес көрсеткіштер, таратып жазулар, түсініктемелер |
Әдетте топта аралас жүйе жұмыс істейді: ірі компаниялар базалардан жүктеледі, шағындары Excel тапсырады, қаржылық емес көрсеткіштер (қызметкерлер саны, аудандар, заттай бірліктегі көлемдер) қолмен енгізіледі.
1С базаларынан жүктеу: не бапталады
Көз-базаға қосылу
Әр еншілес компания үшін оның базасы қайда орналасқаны және оған қалай қосылу керегі көрсетіледі. Базалар УХ-пен бір серверде, басқа серверде немесе бұлтта болады — бұл қосылу тәсіліне және қолжетімділік құқықтарына әсер етеді. Әр базадан деректерді оқуға арналған тіркелгі кімде болатынын IT-мен алдын ала келісіңіз.
Жүктеу ережелері
Ереже көздегі қандай деректер УХ нысанының қай жолдары мен бағандарына түсетінін сипаттайды. Мысалы: «Өткізуден түскен түсім» жолы — өткізуден түсетін кірістер шотының кредиттік айналымы, контрагенттер бөлінісінде, егер контрагент топтың компаниясы болса, онда ТІО блогына бөлек.
Анықтамалықтарды салыстыру
Еншілес компаниялардың базаларындағы және УХ-тағы шоттар, шығын баптары, контрагенттер, номенклатуралық топтар — әртүрлі анықтамалықтар. Олар бір рет салыстырылады, әрі қарай салыстыру әр жүктеуде пайдаланылады. Еншілес компанияның базасында пайда болған жаңа элементтер салыстырылмағандар тізіміне түседі — бақылаушы ай сайын қарауы тиіс жер осы.
Осында НАА-ның басты мәселесі де шешіледі: топтың ортақ анықтамалықтарын орталықтандырып жүргізу керек пе. Егер топ компаниялары-контрагенттер әр базада өзінше енгізілсе, ТІО салыстыруы қол жұмысына айналады. Бұл туралы — «Топтың НАА басқару» мақаласында.
Тапсыруды бақылау
Деректерді жинау — істің жартысы, кім тапсырғанын, кім тапсырмағанын да түсіну керек. Ол үшін УХ-та регламент бапталады: қандай нысандар, қай кезеңге, қай мерзімге дейін, кім жауап береді. Бақылаушы әр компания бойынша әр нысанның мәртебесін көреді: басталмаған, толтырылуда, тапсырылды, бекітілді, пысықтауға қайтарылды.
Бақылау арақатынастарын баптаған пайдалы: мысалы, баланс активі пассивке тең, таратып жазу сомасы баланс жолына тең, кезең басындағы қалдық өткен кезең соңындағы қалдыққа тең. Бақылауы бұзылған есеп бекітуге жіберілмейді — бұл шоғырландыру кезеңінде талдаудың сағаттарын үнемдейді.
Типтік мәселелер және оларды қалай байқауға болады
Еншілес компаниялардың есебі әртүрлі релиздерде. Егер бір Бухгалтерия жаңартылса, ал екіншісі бір жылға артта қалса, жүктеу ережелері әртүрлі жұмыс істеуі мүмкін. Белгісі — жүктеу өтеді, бірақ бір компанияда бұрын толтырылған жолдар бос. Шешімі — еншілес компаниялардың базаларын өзекті релиздерде ұстау; пысықтаулары бар жаңарту тәуекелдері туралы — «Пысықтаулары бар 1С жаңарту» мақаласында.
Жабылған айды ашады. Еншілес компанияның бухгалтері УХ-қа жүктегеннен кейін өткен күнмен түзету жасайды. УХ-тағы және базадағы деректер алшақтайды. Шешімі — еншілес компаниялардың базаларында өзгертуге тыйым салу күні және нұсқаны тіркей отырып қайта жүктеу.
«Жақсартулары бар» Excel. Еншілес компания үлгіге жол қосады немесе бағандар ретін өзгертеді, жүктеу бұзылады. Шешімі — қорғалған үлгілер және үлгімен жұмыс істей алмайтындар үшін қолмен енгізу.
Топішілік контрагенттер бөлінбеген. Егер еншілес компанияның базасында топ компаниясы белгісіз қарапайым контрагент ретінде енгізілсе, онымен айналымдар ТІО блогына түспейді. Бұл кейін шоғырландыруда сәйкес келмейтін элиминация ретінде көрінеді — толығырақ «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру» мақаласында.
Неден бастау керек
- Кесте жасаңыз: компания — бағдарлама мен релиз — база қайда — бухгалтер кім.
- Іске қосуға дейін типтік конфигурацияларға көшіруге болатын компанияларды белгілеңіз — бұл жобаны жеңілдетудің ең арзан тәсілі.
- Бірінші кезеңге арналған есептіліктің ең аз пакетін анықтаңыз: баланс, ПШЕ, ТІО.
- Жинауды екі-үш компанияда іске қосыңыз, содан кейін таратыңыз.
Егер еншілес компаниялар есепті бірнеше типтік базада жүргізсе және олар өзара нашар алмасса, алдымен сонда тәртіп орнатқан жөн — «УТ мен Бухгалтерия алмасуының қателері» қараңыз. УХ-қа шолу — «1С:Управление холдингом деген не» мақаласында, жоба бюджеті — «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында, өнім — 1С:Управление холдингом карточкасында. Жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Рөлдер мен жауапкершілік
Деректер жинау техникадан емес, жауапкершіліктен бұзылады. Біз рөлдерді іске қосуға дейін бекітеміз:
| Рөл | Неге жауап береді |
|---|---|
| Еншілес компанияның бухгалтері | Өз базасында айды мерзімінде жабу, жаңа шоттар мен баптарды салыстыру, жүктелген есепті бекіту |
| Топ бақылаушысы | Тапсыру регламенті, бақылау арақатынастары, есептерді пысықтауға қайтару |
| УХ әкімшісі | Базаларға қосылу, жүктеу кестесі, қолжетімділік құқықтары |
| Еншілес компанияның IT | Базаның қолжетімділігі, оқуға арналған тіркелгі, жаңартулар туралы хабарлау |
Еншілес компанияның базасын жаңарту туралы кім хабарлайтынын бөлек келісіңіз. Егер бухгалтерия жаңартылса, ал УХ әкімшісі бұл туралы білмесе, қате шоғырландыру күні шығады. Осы адамдардың қайсысы УХ-тың өзінде нені көретінін қалай бөлу керегі — «УХ-тағы рөлдер мен қолжетімділік құқықтары» мақаласында.
Бірінші жүктеу алдындағы чек-парақ
- еншілес компанияның базасында кезең жабылған және өзгертуге тыйым салу күні орнатылған;
- еншілес компанияның базасында топ компаниялары топішілік контрагенттер ретінде белгіленген;
- айналымдары бар барлық шоттар мен баптар УХ-та салыстырылған;
- нысан үшін бақылау арақатынастары бапталған;
- жүктеу нәтижесі еншілес компанияның айналым-сальдо ведомосімен кемінде қорытындылар бойынша салыстырылған.
Соңғы тармақ анық болып көрінеді, бірақ дәл соны жиі өткізіп алады. Бірінші кезеңде АСВ-мен салыстыру — осы деректерге шоғырландыру құрылғанға дейін жүктеу ережелеріндегі қатені ұстаудың ең жақсы тәсілі.
Бір компания бойынша баптау қанша уақыт алады
Нақты санды атау мүмкін емес, бірақ тәуелділік тәртібі түсінікті. Ең жылдам анықтамалықтары ұқыпты, 1С-тың өзекті типтік конфигурациясындағы компания қосылады. Ұзағырақ — ескі релиздегі немесе пысықталған шоттар жоспары бар компания. Ең ұзақ — қолжетімділік алып, құрылымын түсіну керек сыртқы жүйе. Сондықтан бағалауды «топқа» бір сомамен емес, зерттеуден кейін әр компания бойынша бөлек береміз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Еншілес компаниялардың базаларына бірдеңе орнату керек пе?
Типтік 1С базалары үшін әдетте жоқ: УХ деректерді жүктеу ережелері бойынша оқиды. Типтік емес және қатты пысықталған базалар үшін кейде жүктеп шығаруды пысықтау керек, бұл зерттеуде бағаланады.
Деректерді қаншалықты жиі жүктеу керек?
Шоғырландыру үшін — ай жабылғаннан кейін есепті кезеңде бір рет. Жедел көрсеткіштер мен қазынашылық үшін — жиірек, кесте бойынша күнделікті жүктеуге дейін.
Өткен жылдардың тарихын жүктеуге бола ма?
Иә, егер сол кезеңдердегі көз-базалар қолжетімді болса. Есептілік пен бюджеттерге салыстырмалы деректер болуы үшін әдетте бір-екі жылды жүктейді.
Шетелдік есеп жүйесіндегі еншілес компаниямен не істеу керек?
Нұсқалар: егер ол ADO қолдаса, оның базасына тікелей қосылу, файлға тұрақты жүктеп шығару немесе УХ үлгісі бойынша Excel-де пакет тапсыру. Деректер көлемі мен жүйеге қолжетімділікке қарай таңдаймыз.
