Бір топтың бес компаниясының базаларында контрагенттер анықтамалығын ашыңыз, сонда бір жеткізушіні бес атаумен табасыз: «ТОО Альфа», «Альфа ТОО», «Альфа (Астана)», «АЛЬФА» және БСН-де қатесі бар тағы бір «Альфа». Шығын баптарымен одан да нашар: әр «еншілестің» он жыл бұрын бас бухгалтер ойлап тапқан өз тізімі бар. Осылай болғанша, топтың жиынтық есептілігі қолмен жиналады, ал топішілік айналымдарды салыстыру детективке айналады.
Нормативтік-анықтамалық ақпарат (НАА немесе мастер-деректер) — кез келген холдингтік жобаның іргетасы. 1С:Управление холдингом бағдарламасында ол үшін жеке ішкі жүйе бар. Оның қандай режимдері бар екенін және сәйкесін қалай таңдау керегін талдайық.
Қандай анықтамалықтарды орталықтандыру керек
Барлығын емес. Орталықтандыру ақша мен тәртіпті талап етеді, сондықтан топтың есептілігі онсыз жиналмайтын анықтамалықтардан бастаймыз:
| Анықтамалық | Неге орталықтандыру керек |
|---|---|
| Топ ұйымдары | Шоғырландыру, ТІА салыстыру, қолжетімділік құқықтары |
| Контрагенттер | Топтың сатып алулары мен сатуларын талдау, тәуекелдерді тексеру, ТІА |
| Кірістер, шығыстар, АҚҚ баптары | Бюджеттеу, басқарушылық есептілік |
| ҚЖО және бөлімшелер | Бюджеттерге, KPI-ге жауапкершілік |
| Шарттар (қаржылық және ірі коммерциялық) | Қазынашылық, лимиттер |
| Номенклатуралық топтар | Топ бойынша сату мен сатып алу аналитикасы |
Компаниялар әртүрлі салаларда жұмыс істесе, номенклатура анықтамалығын тұтастай (ондаған мың позиция) бастапқыда орталықтандыруға кеңес бермейміз. Бірыңғай топтар жеткілікті. Ал топ ұйымдарының анықтамалығын ерекше мұқият жүргізген жөн: иелік ету құрылымы мен үлестер соған сүйенеді, «УХ-тағы корпоративтік басқару» қараңыз.
Екі тәсіл: эталон немесе мэппинг
УХ екеуін де қолдайды, ал олардың арасындағы таңдау — жобаның басты шешімі.
Эталондық жіктеуіштер және орталықтандырылған НАА. УХ бірыңғай дереккөзге айналады: бақыланатын анықтамалықтар есеп базаларында емес, тек УХ-та өзгертіледі. Жаңа элемент НАА-ны өзгерту өтінімі келісілгеннен кейін ғана енгізіледі, өзгертіледі немесе жойылады. Эталондық элементтер содан кейін тұтынушы жүйелерге жүктеп шығарылады.
Мэппинг (салыстыру). Есеп базалары өз анықтамалықтарымен өмір сүреді, ал УХ-та олардың элементтері жіктеуіштердің эталондық элементтерімен салыстырылады. УХ-тағы есептілік аналитика телнұсқаларынсыз алынады, ал сыртқы базалар өзгермейді.
Өндірушінің өзі сипаттайтын және біз көретін артықшылықтар мен кемшіліктер:
| Орталықтандырылған НАА | Мэппинг | |
|---|---|---|
| Есеп базаларындағы тәртіп | Орнатылады | Орнатылмайды |
| «Еншілестерге» жүктеме | Енгізу процесін қайта құру керек | Жоқтың қасы |
| УХ-тағы қол жұмысы | Өтінімдерді келісу | Жаңа элементтерді элемент бойынша салыстыру |
| Бастау жылдамдығы | Баяуырақ | Жылдамырақ |
Іс жүзінде жиі біріктіреміз: топ ұйымдары, баптар мен ҚЖО — орталықтандырылған, контрагенттер — алдымен мэппингпен, ал анықтамалық тазартылғанда орталықтандырылған модельге ауыстырамыз.
НАА-ны өзгерту өтінімдері
Анықтамалық орталықтандырылғанда «еншілестің» бухгалтері жаңа контрагентті жай ғана жасай алмайды. Ол элементті қосуға өтінім ресімдейді, ол келісуден өтеді, тек содан кейін элемент эталонда пайда болып, базаларға жүктеп шығарылады.
Мұнда бәрін жылдамдық шешеді. Жаңа жеткізушіге өтінім үш күн келісілсе, бухгалтерия айналып өтіп «уақытша» контрагенттерді енгізе бастайды. Біздің ережелер:
- НАА келісушісі — «қаржы бөлімі» емес, орынбасары бар нақты рөл;
- өтінімді өңдеу мерзімі — бір жұмыс күні шегінде;
- контрагенттер үшін — телнұсқа жасамау үшін келісуге дейін БСН/ЖСН бойынша міндетті тексеру.
Келісу маршруттары төлем өтінімдері мен шарттар үшін сияқты бапталады — қараңыз: «Төлем өтінімдерін келісу».
Тазарту және телнұсқаларды жою
Анықтамалықты эталондық етпес бұрын оны тазарту керек. УХ-та әртүрлі сыртқы көздерден алынған НАА-ны тазарту және үйлестіру, телнұсқаларды жою автоматтандырылған.
Жобада мұны былай жасаймыз:
- Топтың барлық базаларынан анықтамалықтарды УХ-қа жүктейміз.
- Контрагенттер үшін телнұсқаларды БСН/ЖСН бойынша іздейміз — бұл Қазақстандағы ең сенімді кілт. Әрі қарай — атауы бойынша.
- Даулы жағдайларды (атаулары әртүрлі бір БСН, филиалдар) компаниялардың бухгалтерлерімен талдаймыз.
- Эталонды бекітеміз және тек содан кейін орталықтандырылған жүргізу режимін қосамыз.
Типтік қате — тазарту қадамын өткізіп жіберіп, «лас» анықтамалықта орталықтандыруды қосу. Онда телнұсқалар эталонға көшіп, енді ресми түрде барлық базаларға көбейеді.
Еншілес базалармен синхрондау
УХ-тағы НАА алмасу нұсқалары:
- тікелей қосылым — эталондық элементтерді тұтынушы жүйелерге жүктеп шығару;
- импорт пен экспортқа арналған COM-қосылым және арнайы веб-сервис;
- өніммен бірге жеткізілетін веб-сервис — қашықтағы 1С базалары үшін;
- ADO-ны қолдайтын кез келген жүйелерден импорт;
- EnterpriseData форматында алмасу.
«1С:Предприятие 8.3» платформасындағы базалар үшін (Қазақстанға арналған Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) әдетте типтік тетіктер жеткілікті. 1С-та емес жүйелер үшін нақты бағдарламаға интеграцияны баптау қажет болады. Еншілес базалардан деректерді жүктеудің жалпы тәсілдері «УХ-қа еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында сипатталған.
Синхрондау бұзылғанын қалай байқауға болады: сыртқы база үшін «Требуется синхронизация с эталонными элементами для импорта данных» жалаушасы орнатылса, аналитика элементінің эталонмен сәйкестігі болмағанда есептік деректер импорты хабарламамен үзіледі. Мұндай элементтерді «Интеграция и управление мастер-данными» панеліндегі «Настройка синхронизации эталонных элементов» өңдеуі «Только несинхронизированные» іріктеуімен табуға көмектеседі. Сондықтан құжаттама деректерді үш кезеңмен жүктеуді ұсынады: НАА импорты, элементтерді эталондықтармен тексеру және синхрондау, содан кейін есептік деректер импорты. Біз бұл тізімді әр жабу алдында тексереміз.
НАА-ға кім жауап береді
Ең бағаланбайтын мәселе. УХ-тағы ішкі жүйе — құрал, бірақ деректер иесінсіз ол жұмыс істемейді. Мыналар керек:
- анықтамалық иесі — ережелерді бекітеді (нені телнұсқа деп санау, қандай деректемелер міндетті);
- НАА әкімшісі — өтінімдерді өңдейді, сапаны қадағалайды;
- регламент — кім, не және қандай мерзімде.
Шағын топта бұл жарты ставкадағы бір адам болуы мүмкін. Онсыз жарты жылдан кейін анықтамалықтар бұрынғы күйіне оралады.
Қандай деректемелерді міндетті ету керек
НАА сапасы тетікпен емес, толтыру ережелерімен анықталады. Қазақстандағы контрагенттер үшін біз БСН немесе ЖСН-ді, толық атауын, тіркелген елін және «топішілік» белгісін міндетті етеміз. Шарттар үшін — топ ұйымын, контрагентті, шарт түрін, валютаны және аяқталу күнін. Бюджет баптары үшін — бап түрін (кіріс, шығыс, ақша қаражатының қозғалысы) және жауаптыны.
Әр міндетті өріс — телнұсқалар мен қоқысқа қарсы сүзгі. Бірақ асыра сілтеудің де қажеті жоқ: жаңа контрагент үшін жиырма деректеме толтыру керек болса, бухгалтерлер айналма жол табады. Бес-жеті міндетті өріс — ақылға қонымды теңгерім.
Шоғырландыру кезінде уақыт үнемдейтін тағы бір ереже: топішілік контрагент белгісі әр базада бөлек емес, эталонда қойылады. Сонда есептер мен салыстыру үлгілеріндегі ТІА сүзгісі барлық компаниялар үшін бірдей жұмыс істейді.
Соңында, кодтар туралы келісіңіз. Эталондық элементтер УХ-та код алса, ал есеп базаларында сол элементтердің өз кодтары болса, алмасу кезінде сәйкестік кестесі керек. Эталондық код немесе бірегей идентификатор элементпен бірге базаларға беріліп, салыстыру кілті болғаны қарапайымырақ. Контрагенттер үшін мұндай табиғи кілт БСН/ЖСН болып қала береді.
Егер сіз тек жүйені таңдап жатсаңыз және топқа УХ керек пе, әлде барлығына бір ERP жете ме деп күмәндансаңыз, «ERP немесе Комплексная автоматизация» және «УХ кімге керек: белгілері» мақалаларын қараңыз. НАА-да тәртіп орнату жұмыстарын 1С енгізу аясында жүргіземіз — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Типтік қателер және оларды қалай байқауға болады
| Қате | Қалай көрінеді | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Бәрін бірден орталықтандырды | Өтінімдер апталап жиналады, бухгалтерлер элементтерді айналып өтіп енгізеді | Контрагенттер мен баптардан бастау, қалғанын екінші кезеңге қалдыру |
| Анықтамалық иесі жоқ | Даулы телнұсқаларды ешкім шешпейді, ережелер жағдайға қарай өзгереді | Иесін тағайындап, ережелерді регламентке жазу |
| Эталон мен есеп базалары сәйкес келмейді | Шоғырландыруда «салыстырылмаған» элементтер пайда болады | Әр НАА импортынан кейін «Настройка синхронизации эталонных элементов» өңдеуінде «Только несинхронизированные» іріктеуімен тексеру |
| Телнұсқа ережелері жазылмаған | Бір контрагент бір жағдайда біріктіріліп, басқасында біріктірілмейді | Критерийлерді бекіту: БСН/ЖСН, атауы, елі сәйкестігі |
Іске қосу алдындағы тексеру тізімі
- әр анықтамалық үшін тәсіл таңдалған: эталон немесе мэппинг;
- анықтамалық иесі мен НАА әкімшісі тағайындалған;
- міндетті деректемелер тізімі бекітілген;
- өтінімді кім береді және ол қандай мерзімде өңделетіні сипатталған;
- кемінде контрагенттер бойынша телнұсқалар алғашқы тазартудан өткен;
- әр еншілес базамен алмасу сынақ элементтерінде тексерілген;
- есеп базаларының пайдаланушылары жаңа элемент үшін қайда жүгіну керегін біледі.
Жиі қойылатын сұрақтар
Компаниялардың бір бөлігі 1С-та жұмыс істемесе, НАА-ны орталықтандыруға бола ма?
Иә. Мұндай жүйелер үшін ADO немесе веб-сервистер арқылы импорт, ал эталонды кері жүктеп шығару қиын болса — мэппинг режимі сәйкес келеді.
Телнұсқаларды біріктіргенде тарихи деректермен не істеу керек?
Өткен кезеңдердің құжаттары сол күйінде қалады, ал есептілік үшін телнұсқа элементтер бір эталондықпен салыстырылады. Ескі элементтерді есеп базаларынан кері күнмен жоюдың қажеті жоқ.
Контрагенттер анықтамалығын тазарту қанша уақыт алады?
Базалар мен жазбалар санына байланысты. БСН бойынша автоматты іздеу басым бөлігін жабады, бірақ даулы жағдайларды бәрібір адамдар талдайды. Бағалауды анықтамалықтарды жүктеп, алғашқы талдаудан кейін береміз.
НАА үшін жеке өнім керек пе?
Жоқ. Топтың мастер-деректерін басқару 1С:Управление холдингом құрамына кіреді.
НАА ережелерін қаншалықты жиі қайта қарау керек?
Әдетте жарты жылда бір рет немесе ірі өзгеріс кезінде: топқа жаңа компания қосылғанда, жаңа есеп жүйесі пайда болғанда, шоттар жоспары ауысқанда. Қайталанатын даулы өтінімдер де себеп болады — демек, ереже анық тұжырымдалмаған.
