Топтың шоғырландырылған есептілігі әрдайым бір себептен кешігеді: еншілес компаниялар бір-біріне қанша қарыз екенін келісе алмайды. «А» ЖШС 120 млн ₸ дебиторлық берешек көрсетеді, «Б» ЖШС — 117 млн кредиторлық берешек, ал холдингтің қаржы директоры айырманың қайда екенін бір апта бойы поштамен анықтайды. Топішілік айналымдар (ТІА) салыстырылмайынша, оларды шоғырландырылған есептіліктен алып тастауға негіз жоқ — ал алып тастамаса, топтың түсімі мен қарызы асыра көрсетіледі.
1С:Управление холдингом бағдарламасында бұл үшін жеке құралдар жиынтығы бар: салыстыру порталы, ТІА салыстыру үлгісінің конструкторы және типтік шоғырландыру түзетулері. Төменде — мұның қалай құрылғаны және жобаларда салыстыруды қалай баптайтынымыз.
Топішілік айналымдарға не жатады
ТІА — бір топ компаниялары арасындағы, шоғырландырылған есептілікте жоғалуға тиіс кез келген операциялар:
- «еншілестер» арасында тауарлар мен қызметтерді сату (біреуінде түсім, екіншісінде өзіндік құн немесе шығыс);
- топішілік қарыздар және олар бойынша пайыздар;
- басқарушы компаниядан мүлікті жалға алу;
- еншілес компаниядан аналық компанияға дивидендтер;
- өзара дебиторлық және кредиторлық берешек.
Әр операцияның өзі заңды және компаниялардың есебінде дұрыс көрсетілген. Мәселе мынада: топ үшін бұл бір қалтадан екінші қалтаға салынған ақша. Оны алып тастамаса, топ «өзіне өзі сатып», болмаған түсімді көрсетеді.
Салыстыру неге бұзылады
ТІА бойынша айырмашылықтар әбден тұрмыстық себептерден туады:
| Себеп | Қалай көрінеді |
|---|---|
| Көрсету күндері әртүрлі | Сатушы 30-ында тиеп жөнелтті, сатып алушы келесі айдың 2-сінде кіріске алды |
| Бағамдар әртүрлі | Шарт долларда, тараптар әртүрлі күнгі бағаммен қайта есептеді |
| Анықтамалықтар әртүрлі | Бір базада контрагент «ТОО Альфа», екіншісінде — енгізу қатесінен басқа БСН-мен «Альфа ТОО» |
| Аналитика әртүрлі | Сатушы қызмет ретінде, сатып алушы жалға алу ретінде есепке алды |
| Жабылмаған құжаттар | Акт жазылған, бірақ екінші тарапта қол қойылмаған және өткізілмеген |
Бұл себептердің бірде-бірін тек қорытынды сальдоны салыстыру арқылы табу мүмкін емес. Операциялар немесе кемінде шарттар деңгейінде салыстыру керек — және екі тарап бірдей сандарды көретін алаң керек.
«Әрқайсысы әрқайсысымен» салыстыру порталы
1С:УХ-та ТІА салыстыру «әрқайсысы әрқайсысымен» режиміндегі порталда жүргізіледі: топтың әр компаниясы өзінің әр топішілік контрагентімен салыстырылады. Салыстыру егжей-тегжейін холдингтің өзі анықтайды — шарттар, операция түрлері, құжаттар бойынша.
Жұмыста бұл былай көрінеді:
- Компаниялардың деректері УХ-қа түседі — есеп УХ-тың өзінде жүргізілсе, оның базасынан, немесе сыртқы есеп жүйелерінен. Еншілес базалардан жүктеуді қалай ұйымдастыру керегін «УХ-қа еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында талдадық.
- Жүйе компаниялар жұптарының қарсы айналымдары мен қалдықтарын салыстырады.
- Айырмашылықтарды екі тарап та көреді. Жауапты бухгалтерлер оларды порталда реттейді: түсініктеме береді, өз есебін түзетеді, деректерді қайта жүктейді.
- Жұптар салыстырылғаннан кейін деректер шоғырландыруға өтеді.
Басты пайда автоматты салыстыруда емес, «бізде 120, сізде 117» деген хат алмасу поштадан жүйеге көшетінінде және әр айырмашылықтың жауаптысы мен мәртебесі пайда болатынында.
ТІА салыстыру үлгісі
Нені және қалай салыстыру керегі ТІА салыстыру үлгісінде сипатталады. Оны құру үшін УХ-та конструктор бар. Үлгіде мыналар беріледі:
- қандай көрсеткіштер салыстырылады (мысалы, сатушының түсімі сатып алушының шығысына қарсы, дебиторлық берешек кредиторлыққа қарсы);
- қандай қимада (шарт, операция түрі, валюта);
- салыстырылған деректерге элиминациялық түзетудің қай нұсқасы қолданылады.
Өндіруші конструктор элиминациялық түзетулердің бес стандартты нұсқасын қолдайтынын көрсетеді. Іс жүзінде бұл типтік жағдайлардың басым бөлігі — өзара есеп айырысу, топішілік түсім мен шығыстар, қарыздар мен пайыздар — бағдарламалаусыз, баптау арқылы жабылады дегенді білдіреді.
Біздің кеңес: үлгіні бірден операцияның барлық түріне құруға тырыспаңыз. Ең ірі екі-үш ағыннан бастаңыз — әдетте бұл өндірістік және сауда компаниялары арасындағы сату мен басқарушы компанияның қарыздары. Әдетте ТІА сомасының негізгі бөлігі соларға тиесілі. Қалғанын алғашқы жабулар тосынсыйсыз өткенде қосыңыз.
Элиминация және шоғырландыру түзетулері
Салыстырудан кейін топішілік айналымдар шоғырландырылған есептіліктен алынып тасталады. Есеп айырысуларды алып тастаудан бөлек, 1С:УХ-та басқа шоғырландыру түзетулері де автоматтандырылған:
- топішілік есеп айырысулар мен іске асырылмаған пайданы алып тастау;
- инвестицияларды капиталға қарсы алып тастау;
- қарсы және жанама инвестицияларды ескере отырып, иеліктің тиімді үлестерін есептеу;
- гудвилл мен бақыланбайтын қатысу үлестерін есептеу;
- функционалдық валютасы басқа компаниялар үшін трансляциялық резервті есептеу.
Іске асырылмаған пайда — ең жиі қателесетін жер. Өндірістік «еншілес» сауда компаниясына тауарды 20 % үстеме бағамен сатса, ал сауда компаниясы оны әлі сыртқа сатпаса, топтың қалдықтарында бұл тауар үстеме бағаға асырылған. Түсім мен өзіндік құнды ғана емес, қалдықтардағы пайданы да алып тастау керек. Ол үшін УХ-та сатып алушыдағы топішілік қорлардың қалдықтары туралы деректер болуы тиіс — оларды жинауды алғашқы жабуда еске алмай, нысандарда алдын ала қарастырған дұрыс. Ал егер тізбекте бейрезиденттер болса, мұндай топішілік сатудың бағасы салық органын да қызықтырады, қараңыз: «Топ ішіндегі мәмілелер және Қазақстандағы ТББ».
Шоғырландырудың өзі және есептілік жиынтығы туралы толығырақ — «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру» мақаласында.
«Шахматка ВГО»
Талдау үшін 1С:УХ-та «Шахматка ВГО» есебі бар — жолдары мен бағандарында топ компаниялары, ал ұяшықтарында олардың арасындағы айналымдар немесе қалдықтар тұрған матрица. Қаржы директоры бір қарағанда қай жұптар салыстырылғанын, қайда айырмашылықтар тұрғанын көреді.
Әдетте біз жабу кезеңінде «шахматканы» шоғырландыруға жауапты адамның жұмыс үстеліне шығарамыз. Бұл әр жұпты жеке ашқаннан жылдамырақ.
Салыстыру жұмыс істеуі үшін қалай баптау керек
Жобаларда көретініміз бойынша, ТІА салыстыру үш шарт орындалғанда жүреді.
Топ компаниялары мен шарттардың бірыңғай анықтамалығы. Бір базада «еншілес» екі рет енгізілсе, ал екіншісінде қарыз шарты «басқа есеп айырысулар» ретінде тұрса, ешқандай портал көмектеспейді. Алдымен НАА-да тәртіп орнатамыз: ұйымдардың эталондық тізімі, ТІА-ны шарттарға міндетті түрде байланыстыру. Мұны қалай ұйымдастыру керегі «Топтың НАА-сын басқару» мақаласында сипатталған.
Мерзімдер регламенті. Кім қай күнге дейін деректерді жүктейді, кім қай күнге дейін айырмашылықтарды реттейді, реттелмегендермен не істеледі. Регламентсіз портал ешкім кірмейтін тағы бір орынға айналады.
Рұқсат етілген шек. Бірнеше мың теңгелік бағам айырмашылықтары жабуды тоқтатпауы керек. Маңыздылық шегі алдын ала келісіледі, ал ұсақ айырмашылықтар ереже бойынша есептен шығарылады.
Оңай байқалатын типтік қате: элиминациядан кейін шоғырландырылған баланста топішілік есеп айырысу шоттарында сома қалса, қандай да бір жұп үлгіге кірмеген немесе салыстыру барлық шарт бойынша жүргізілмеген. Мұндай «қалдық» нөл немесе шек шегінде болуы керек.
Excel қашан жетеді, УХ қашан керек
Екі-үш компания және ондаған топішілік шарт болғанда Excel-дегі салыстыру әбден жұмыс істейді. Компаниялар бес және одан көп болса, валюталық шарттар, қарыздар және «еншілестер» арасында тұрақты сауда болса, Excel лицензиядан қымбатқа түсе бастайды: ай сайын бірнеше адам бір нәрсеге күндер жұмсайды. Егер сіз осы нүктеде болсаңыз, «УХ кімге керек: белгілері» мақаласын да қараңыз.
Операциялық есеп бір 1С:ERP-да жүргізілетін топтар үшін ТІА-ның бір бөлігін сонда да жабуға болады — жүйелер арасындағы айырманы «ERP немесе Комплексная автоматизация» мақаласында талдадық.
Жиі қойылатын сұрақтар
«Еншілестер» 1С-та жұмыс істемесе, ТІА-ны салыстыруға бола ма?
Иә. Сыртқы жүйелердің деректері УХ-қа деректер жинау нысандары, Excel немесе интеграция арқылы жүктеледі, содан кейін 1С деректері сияқты салыстырылады. Айырмашылығы тек мынада: сыртқы жүйедегі бастапқы құжатқа дейін соманы ашып көру мүмкін болмайды.
Еншілес компаниялардың есебін УХ-тың өзінде жүргізу керек пе?
Жоқ. УХ қолданыстағы есеп базаларының үстінде қондырма ретінде жұмыс істей алады. УХ-та есеп жүргізу егжей-тегжейді көбейтеді, бірақ салыстыру мен элиминация үшін деректерді жүктеу жеткілікті.
ТІА салыстыруды баптау қанша тұрады?
1С енгізу жұмыстары сағат бойынша төленеді — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Көлемі компаниялар санына, операция түрлеріне және анықтамалықтардың қаншалықты реттелгеніне байланысты. Бағалауды қысқа зерттеуден кейін береміз.
Жабуға дейін реттеп үлгермеген айырмашылықтармен не істеу керек?
Ережені алдын ала анықтаңыз: шектен төмен болса — есептен шығару, жоғары болса — жауаптының белгісімен келесі кезеңге көшіру. Ең бастысы — ереже ай сайын ойлап табылмай, регламентте жазылуы керек.
