1С:ERP енгізу жобасының аудиті жоба жоспардан ұзаққа созылып, бюджет өсіп, ал пайдаланушылар әлі де Excel-де есептеп жүргенде қажет. Бірнеше күн немесе апта ішінде есеп әдістемесін, деректерді, пысықтауларды, өнімділік пен құқықтарды тексереміз, нәтижесінде жазбаша есеп пен жоспар береміз: нені қалдыру, нені қайта жасау, нені бірінші іске қосу керек. Жұмыстар – сағатына 22 000 ₸-ден.
Басынан бастау қажеттілігі сирек кездеседі. Әдетте жобаны бір-екі учаскеге дейін тарылтып, оларды айдың дұрыс жабылуына жеткізуге болады, ары қарай соған сүйеніп жоспарлаймыз.
Тәуелсіз көзқарасты қашан шақыру керек
ERP жобалары сирек шулы түрде құлайды. Олар үнсіз тұралап қалады, белгілері компаниядан компанияға ұқсас:
- ай қолмен түзетусіз жабылмайды, өзіндік құнды ай сайын «бұрап» шығарады;
- түгендеуден кейін бағдарламадағы қалдықтар қоймамен сәйкес келмейді;
- ТТ-да бағдарлама бөлімдері санамаланған, бірақ бірде-бір тексерілетін мақсат жоқ, сондықтан жобаның аяқталғаны түсініксіз;
- мердігер әр сұраққа пысықтау ұсынады, конфигурация әлдеқашан қолдаудан алынған;
- жаңартулар жарты жыл орнатылмаған, өйткені «бәрі бұзылады»;
- компания ішінде шешімдер апталап күтіледі: жоба жетекшісі болып өзіндік құнды қалай есептеу керегін шеше алмайтын IT маманы тағайындалған.
Екі-үш тармақ сәйкес келсе, аудит сол режимдегі тағы бір тоқсаннан арзанға түседі. Типтік себептерді талдау – «1С:ERP енгізу жобалары неге сәтсіз аяқталады» мақаласында.
Аудит қажет емес жағдай: жоба жаңа басталып, әлі зерттеу жүріп жатса немесе шағым біреу әрі нақты болса (бір есеп баяу құрылады). Екінші жағдайда 1С оңтайландыру бойынша бір реттік тапсырма жеткілікті.
Нені тексереміз
Тексеру реті кодтан бизнеске емес, бизнестен кодқа қарай жүреді. «Бағдарламадағы» мәселелердің жартысы ешкім қабылдамаған шешімдердегі мәселе болып шығады.
Әдістеме мен мақсаттар. Жобалық шешім бар ма, бекітілген бе, шынымен бапталған нәрсемен сәйкес келе ме. Өзіндік құн әдістемесі саналы түрде таңдалған ба: шығындарды бөлу, қорларды бағалау, шығыс баптары. Айды жабуды қадам бойынша өтіп, қолмен операциялар қай қадамда пайда болатынын қараймыз.
Деректер. Номенклатурадағы қайталанулар, бір контрагенттің бірнеше карточкасы, салыстырусыз көшірілген қалдықтар. Қоймалар бойынша сан мен сомаларды, контрагенттер бойынша қарыздарды, шоттар бойынша қалдықтарды тексереміз. Лас анықтамалықтар өзіндік құнды да, жоспарлауды да бұзады, оны ешқандай пысықтау түзетпейді.
Пысықтаулар. Конфигурацияны сол нұсқадағы типтік жеткізіліммен салыстырып, тізілім жасаймыз: не өзгертілген, қай объектілерде, не үшін, қолданыла ма. Бөлек – кеңейтулер, сыртқы есептер мен өңдеулер. Әр пысықтауға белгі қоямыз: қалдыру, кеңейтуге көшіру, типтік механизммен ауыстыру, жою. Типтік табылым – ERP-дің жаңа релизі әлдеқашан жапқан, бірақ әр жаңартуда біріктіріле беретін пысықтау.
Өнімділік. Айды жабу мен өзіндік құнды есептеу қанша уақытқа созылады, құлыптауларда күту бар ма, серверге жад жете ме, 1С сервері, ДҚБЖ және терминалдық сервер бір машинада тұр ма. Файлдық нұсқадағы немесе бір дискісі бар «1С үшін сатып алынған» сервердегі ERP – көп нәрсені бірден түсіндіретін табылым.
Құқықтар және кезеңдерді қорғау. Негізгі пайдаланушылар толық құқықпен жұмыс істей ме (онда іске қосқанда қоймашыға қажетті құжат түрі берілмегені анықталады), қолжетімділік топтарының профильдері рөлдерге бапталған ба, деректерді өзгертуге тыйым салу күні қойылған ба. Бұның қалай жасалатыны – «Пайдаланушы құқықтары және тыйым салу күні» мақаласында.
Тестілеу. Клиент тапсырысынан өзіндік құнға дейінгі сквозды сценарийлер болды ма, нақты деректермен айды сынақтан жабу жүргізілді ме, ескертулердің бір тізілімі бар ма. Қалай болуы керегі – «1С:ERP тестілеу және тәжірибелік пайдалану» мақаласында.
Аудит қалай өтеді
- Жоба жетекшісімен бастапқы әңгіме: не жұмыс істеуі тиіс еді, не жұмыс істейді, мердігерге және жүйеге қандай шағымдар бар. Содан кейін көлемді сағатпен атаймыз.
- Қолжетімділік: тест контурындағы жұмыс базасының көшірмесі, конфигуратор, сервер. Көшірмеде жұмыс істейміз, жұмыс базасында ештеңе өзгертпейміз.
- Учаскелер бойынша негізгі пайдаланушылармен сұхбат, бір-екі сағаттан: қойма меңгерушісі, бас бухгалтер, экономист, технолог.
- Жоба құжаттарын талдау: ТТ, шешімдер хаттамалары, пысықтаулар сипаттамасы, даулы мәселелер бойынша хат алмасу.
- Техникалық талдау: конфигурация, пысықтаулар, өнімділік өлшемдері, құқықтар.
- Нәтижелерді басшылық алдында қорғау.
Сізден қолжетімділік, жоба құжаттары және негізгі пайдаланушылардың сұхбатқа уақыты керек. Құжаттар жоқтың қасы болса, аудит ұзағырақ созылады: логиканы деректер мен баптаулар бойынша қалпына келтіреміз.
Не аласыз
Жалпы сөзсіз есеп. Әр мәселе бойынша: нақты не дұрыс емес, базаның қай жерінде көрінеді (құжат, баптау, конфигурация объектісі), неге қауіп төндіреді және түзету қанша сағат алады.
Есеппен бірге – әрқайсысы бойынша шешімі бар пысықтаулар тізілімі, жауаптылары көрсетілген тазалауға арналған деректер тізімі және жоспар. Жоспарда жоба кезектерге бөлінген: қай учаскені айды жабуға дейін бірінші жеткіземіз, қай пысықтауларды алып тастаймыз, жаңартулармен не істейміз. Біз былай істер едік: бірінші кезек – екі-үш контурдан аспайды, әдетте қойма, сатып алу және сату, аяқталу өлшемі – «құжаттар өтеді» емес, айдың дұрыс жабылуы.
Жаңартулар бөлек тармақпен жүреді. Конфигурация қолдаудан алынып, бірнеше релизге артта қалса, жоспарда оны қалай қайтару керегі көрсетіледі: қай пысықтауларды кеңейтулерге көшіру, релиздердің қай тізбегінен өту және мұны қай тест көшірмесінде тексеру. Бұл тармақсыз жоба іске қосылғаннан кейін заңнаманың алғашқы өзгерісіне тіреледі, ал есептілік нысанын қолмен толтыруға тура келеді.
Нәтижелерді қорғауда табылымдарды тікелей базада көрсетеміз: өзіндік құн бұзылатын құжатты, номенклатура қайталанымын, толық құқығы бар пайдаланушыны. Басшылыққа есептегі кестеден гөрі осылай шешім қабылдау оңайырақ.
Есеп – Сіздікі. Ары қарай оны бойынша бізбен, бұрынғы мердігермен немесе өз күшіңізбен жұмыс істеуге болады.
Мердігерді ауыстырсаңыз
Жобаның ортасында мердігерді ауыстыру – қалыпты жағдай, бірақ оған бұрынғы команда байланыста тұрғанда дайындалған жөн. Нені сұрату керек:
- жобалық шешім (ТТ) және даулы мәселелер бойынша шешімдер хаттамалары;
- пысықтаулар мен кеңейтулердің сипаттамасы, оларды кім және не үшін жасағаны;
- сыртқы есептер мен өңдеулердің бастапқы кодтары;
- базадағы әкімші есептік жазбалары, серверге және ДҚБЖ-ға қолжетімділік;
- тестілеу бойынша ескертулер тізілімі, егер ол жүргізілсе.
Пысықтаулар мен құжаттамаға құқықтарды бұрынғы мердігермен жасалған шарт бойынша тексеріңіз: бұл тармақты онымен соңғы әңгімеге дейін анықтаған дұрыс.
Ары қарай беру былай жүреді: аудит, содан кейін біздің жоспар, содан кейін бірінші кезек бойынша жұмыстар. Беруді жылды жабуға және жылдық есептілікті тапсыруға жоспарламаймыз. Тарих қайталанбауы үшін жаңа мердігерді қалай бағалау керегі – «1С:ERP интеграторын қалай таңдау керек» мақаласында.
Қанша тұрады
| Не | Бағасы |
|---|---|
| Аудит: сұхбаттар, базаны талдау, есеп пен жоспар | сағатына 22 000 ₸-ден, сағат көлемін бастапқы әңгімеден кейін атаймыз |
| Аудиттен кейінгі жоспар бойынша жұмыстар | сағатына 22 000 ₸-ден, жоспардың әр тармағы бойынша бағалау |
Аудит көлемі учаскелер мен пысықтаулар санына және жоба құжаттамасының сақталғанына байланысты. Бірінші әңгімеге дейін сома атамаймыз: ол кездейсоқ цифр болар еді.
Неге бізге
Біз Алматыдағы «1С» фирмасының серіктесіміз, бүкіл Қазақстан бойынша, соның ішінде қашықтан жұмыс істейміз. Қазақстандық ERP-ді оның ЭСФ, СНТ және виртуалды қоймасымен білеміз, сондықтан баптау қатесін локализация ерекшелігінен ажырата аламыз. Аудиттен кейін жобаны іске қосуға дейін жеткізе аламыз: ERP-ді қалай енгізетініміз – «1С:ERP енгізу» бетінде, ал жұмыс істеп тұрған жүйені 1С:ERP және УХ сүйемелдеуге аламыз. Компаниялар тобы үшін ұқсас талдау – «1С:Управление холдингом енгізу қателері» мақаласында.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бұрынғы мердігер әлі жұмыс істеп жатыр. Оны жасырын тексересіздер ме?
Жоқ. Мердігер аудит туралы біліп, құжаттарды бергені жақсы: онда есеп дәлірек болады, оны екі тарапқа ортақ жоспар ретінде пайдалануға болады.
Жоба бір жылдан астам жүріп жатыр. Оны құтқаруға бола ма?
Көбіне иә. Жұмыс істеп тұрғанын бекітеміз, жақын кезекті тарылтамыз және оны айды жабуға дейін жеткіземіз.
Жобаны өзіңізге алу үшін бәрін қайта жасау керек дейсіздер ме?
Есепте базадағы нақты жерлер көрсетіледі, оларды бізсіз тексеруге болады. Баптаулардың көбі жұмыс істеп тұрса, солай жазамыз.
Бәлкім, бізге ERP мүлде керек емес шығар?
Болады. Көп кезеңді өндіріс, бюджеттеу және компаниялар тобы болмаса, кейде 1С:Комплексная автоматизация жеткілікті. Аудит осыған әкелсе, тура айтамыз.
Аудит қанша уақытқа созылады?
Жоба мен құжаттаманың көлеміне қарай, әдетте бірнеше күннен екі аптаға дейін. Нақты мерзімді бастапқы әңгімеден кейін атаймыз.
