Декларацияны тапсырдыңыз, ал бір айдан кейін базадағы сандар басқа. Біреу «сатып алушының мекенжайы өзгерді» деп өткен тоқсандағы өткізуді қайта өткізген. Базада бірнеше адам жұмыс істейтін әрбір бухгалтерия дерлік таныс жағдай. Ол екі баптаумен емделеді: пайдаланушы құқықтары және өзгертуге тыйым күні. Екеуі де 1С:Бухгалтерия для Казахстана-да пысықтаусыз, «қораптан» бар.
Бұл қай жерде бапталады
Барлығы бір жерде: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» бөлімі. Онда:
- Пользователи — базаға кіретіндердің тізімі;
- Профили групп доступа — «лауазымға арналған» құқықтар жиынтығы;
- Группы доступа — қандай пайдаланушылардың қандай профильмен және қандай деректерге қолжетімділігі бар;
- Ограничивать доступ на уровне записей — ұйымдар мен басқа деректер бойынша шектеуді қосатын жалауша;
- Даты запрета изменения — өткен кезеңдерді жабу.
Құқықтарды тек толық құқықты пайдаланушы баптай алады. Біз мұндай пайдаланушы базада бір-екеу болуын, және ол күн сайын құжат өткізетін бас бухгалтер емес, әкімші немесе басшы болуын ұсынамыз.
Қолжетімділік топтарының профильдері: «лауазымға арналған» құқықтар
Бағдарламада дайын профильдер бар — мысалы, «Бухгалтер», «Расчетчик зарплаты», «Менеджер по закупкам». Оларды өзгертуге болмайды, бірақ оларға қандай рөлдер кіретінін қарап, соның негізінде өз профиліңізді жасауға болады: «Создать копированием» батырмасы.
Үлгілік міндет — жалақыны көрмеуі тиіс бухгалтер. Шешімі: «Бухгалтер» профилін көшіріп, көшірмеден жалақы мен кадрларға байланысты рөлдерді алып тастап, жаңа профильді қажетті қызметкерге тағайындау.
Мұнда алдын ала білген жөн бір қулық бар. Бухгалтерлік есептер — айналым-сальдо ведомосы, шот талдауы — өткізбелер бойынша құрылады. Қызметкердің оларға қолжетімділігі болса, ол жалақы құжаттарына құқығы болмаса да, персоналмен есеп айырысу шоттары бойынша айналымдарды көреді. Бір база ішінде жалақыны толық жабу қиын. Бұл принципті болса, жалақы бөлек ЗУП базасына шығарылады — бұл туралы Жалақы Бухгалтерияда ма, әлде бөлек ЗУП-та ма мақаласы.
| Кім | Профиль | Не болмауы керек |
|---|---|---|
| Бас бухгалтер | Бухгалтер + есептілік | Әкімшінің толық құқықтары |
| Бастапқы құжаттар бухгалтері | Жалақы мен ай жабусыз «Бухгалтер» көшірмесі | Регламенттік операциялар, есеп саясатын өзгерту |
| Сату менеджері | Сату профилі | Банк, касса, есептілік |
| Директор | Есептерді қарау | Құжат өткізу құқығы — «жай қарап шығу» көбіне өзгертумен аяқталады |
| Әкімші | Толық құқықтар | Есепте күнделікті жұмыс |
Ұйымдар бойынша шектеу
Базада бірнеше ұйым болса және барлық қызметкер барлығын көрмеуі тиіс болса, «Ограничивать доступ на уровне записей» қосыңыз. Осыдан кейін қолжетімділік топтарында қандай ұйымдар қолжетімді екенін көрсету мүмкіндігі пайда болады. Бағдарлама бұл жұмыс жылдамдығын төмендетуі мүмкін екенін ескертеді: ондаған пайдаланушысы бар бірнеше гигабайттық базада айырманы әдетте байқамайды, ірі базаларда тексерген жөн.
Сонда жеке тұлғаларға топтар бойынша қолжетімділікті шектейтін бөлек опция да бар — қызметкерлердің бір бөлігін (мысалы, басшылықты) кадрларды жүргізетіндерден жасыру қажет жағдайлар үшін. Жеке тұлғалар топтары жеке тұлға карточкасының «Прочее» қойындысында беріледі.
Бір базада бірнеше ұйыммен қалай жұмыс істеу керегі туралы — 1С-тің бір базасындағы бірнеше ұйым мақаласында толығырақ.
Өзгертуге тыйым күні
Бұл жабық кезеңдердің басты қорғанысы. Оны орнатқаннан кейін осы күнге дейінгі құжаттарды өзгертуге, қайта өткізуге немесе жоюға болмайды — бағдарлама кезең жабық екенін хабарлайды.
Баптау нұсқалары:
- Барлық пайдаланушыға бір күн — ең қарапайым және ең жиі нұсқа.
- Пайдаланушылар бойынша әртүрлі күндер — мысалы, бухгалтерлер үшін кезең өткен айға дейін жабық, ал бас бухгалтерде — түзетулер енгізе алуы үшін тек өткен тоқсанға дейін.
- Ұйымдар бойынша әртүрлі күндер — ұйымдар есептілікті әртүрлі ырғақпен тапсырса.
Күнді нақты санмен немесе салыстырмалы түрде беруге болады — мысалы, «өткен айдың соңы»: сонда оны ай сайын қолмен жылжытудың қажеті жоқ. Біз көбіне шағын қормен салыстырмалы күн және жылдық есептілікті тапсырғаннан кейін бөлек тіркелген күн қоямыз.
Күнді қашан жылжыту керек
Шағын бухгалтерияға арналған біздің ырғағымыз:
- Айды жаптық — бас бухгалтерден басқаның бәріне күнді өткен айдың соңына жылжыттық. Жабу тәртібі — 1С-те ай жабу мақаласында.
- Тоқсандық есептілікті тапсырдық — бас бухгалтер үшін күнді жылжыттық. Есептілікті қалай дайындау және тапсыру керегі — 1С-тен салық есептілігі мақаласында.
- Негізгі клиентпен салыстыру актісін растадық — ол бойынша кезеңге енді тиіспейді. Бұл туралы — салыстыру актісі туралы мақалада.
Бәрібір түзету керек болса
Қатені жабық кезеңнен табу жағдайы болады. Тыйым күнін барлығы үшін «бір минутқа» алып тастамаңыз. Дұрысы — түзету уақытына бір жауапты адамға өзгерту құқығын беру, түзетуді енгізу және күнді бірден қайтару. Түзету тапсырылған есептілікке әсер етсе — қосымша декларация тапсырылады.
Жүктеуге тыйым күндері
Базаға деректер алмасу арқылы келсе — 1С:Управление торговлей-ден, ЗУП-тан, банктен, — олардың бөлек баптауы бар: жүктеуге тыйым күндері. Онсыз алмасу жабық кезеңдегі құжатты үнсіз өзгертуі мүмкін, ал өзгертуге тыйым күні бұған кедергі болмайды. Бұл «сандар өздігінен өзгерді» дегеннің жиі себебі.
Құқықтардың нашар бапталғанын қалай байқауға болады
- Тіркеу журналында өткен тоқсандардың құжаттарын бас бухгалтерден басқа біреу қайта өткізгені көрінеді.
- Пайдаланушылардың жартысы бір есептік жазбамен жұмыс істейді — онда журнал пайдасыз, ал лицензия шын мәнінде көбірек керек.
- Менеджерлерде банк пен кассаға қолжетімділік бар.
- Тыйым күні өткен жылда тұр, ал неге екенін ешкім есіне түсірмейді.
Ондаған пайдаланушысы бар базада құқықтарды баптау — әдетте бірнеше сағаттық жұмыс: кім не істейтінін талдаймыз, профильдер жасаймыз, әр пайдаланушымен тексереміз. Төлем сағат бойынша — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Базаны тұрақты қадағалау үшін 1С сүйемелдеу бар, ал жалпы тәсіл бухгалтерлік есепті автоматтандыру бетінде сипатталған. Бірнеше пайдаланушының жұмысы үшін ПРОФ нұсқасы керек — қазір бұл электрондық жеткізілім үшін 97 250 ₸, оған қоса клиенттік лицензиялар.
Үш адамнан тұратын бухгалтерияға қадамдық баптау
Әдеттегі шағын бухгалтерия үшін іс жүзінде бұл былай көрінеді: бас бухгалтер, бастапқы құжаттар бухгалтері, директор.
- Әркімге өз есептік жазбасын жасаңыз. «Бухгалтер1» сияқты ортақ логиндер болмауы керек — әйтпесе тіркеу журналы кім не өзгерткенін көрсетпейді.
- Бас бухгалтерге дайын «Бухгалтер» профилін, бастапқы құжаттар бухгалтеріне — жалақы мен регламенттік операцияларсыз осы профильдің өз көшірмесін, директорға — тек есептерді қарауға арналған профильді тағайындаңыз.
- Осы профильдерге қолжетімділік топтарын жасап, оларға пайдаланушыларды қосыңыз. Ұйымдар бірнешеу болса және бухгалтерде тек біреуі болса — жазбалар деңгейінде шектеуді қосып, соны көрсетіңіз.
- Өзгертуге тыйым күнін орнатыңыз: ортақ — өткен айдың соңына, бас бухгалтер үшін — соңғы тапсырылған тоқсанның соңына.
- Базаға деректер алмасу арқылы келсе, әр түйін үшін жүктеуге тыйым күндерін орнатыңыз.
- Әр пайдаланушымен кіріп, оған болмайтынды жасап көріңіз: жалақыны ашу, өткен тоқсанның құжатын қайта өткізу. Шықса — құқықтар соңына дейін бапталмаған.
Соңғы қадамды жиі өткізіп жібереді, ал нақты көріністі көрсететін жалғыз қадам — сол.
Жиі қойылатын сұрақтар
Өзгертуге тек бір пайдаланушыға тыйым салуға бола ма?
Иә. Өзгертуге тыйым күні барлығына немесе нақты пайдаланушылар мен ұйымдарға бөлек беріледі.
Тыйым күнін орнатқаннан кейін алмасу неге бәрібір құжаттарды өзгертеді?
Алмасу үшін бөлек баптау бар — жүктеуге тыйым күндері. Оны әр алмасу түйіні үшін орнату керек.
Бір базада жалақыны бухгалтерден жасыруға бола ма?
Ішінара: жалақы құжаттары мен жеке тұлғаларға қолжетімділікті алып тастауға болады, бірақ өткізбелер бойынша бухгалтерлік есептер айналымдарды бәрібір көрсетеді. Сенімді нұсқа — бөлек ЗУП базасы.
Толық құқықты пайдаланушылар қанша болуы керек?
Бір-екеу. Толық құқықты адамдар неғұрлым аз болса, кім не өзгерткенін түсіну соғұрлым оңай.
