Ай таза болса, 1С-та айды жабу — бір батырма. Таза болмаса — 1330 шоты неге минусқа кеткенін, 7210-да қалдық қайдан шыққанын және өткен тоқсандағы өткізуді кім қайта өткізгенін іздеуге кететін екі күн. Өңдеудің өзі ешқашан дерлік кінәлі емес: ол ай бойы есепте не жиналғанын адал көрсетеді.
Төменде — клиенттердің 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана базасында айды қалай жабатынымыз: іске қосар алдында нені тексеру керек, операциялар қандай ретпен жүреді және қателерді қалай оқу керек.
Бағдарламада қайда
«Закрытие месяца» өңдеуі «Операции» бөлімінде орналасқан. Ол таңдалған ұйым мен ай үшін регламенттік операциялар тізімін көрсетеді, оларды дұрыс ретпен орындайды және әрқайсысының мәртебесін белгілейді: орындалды, қателермен орындалды, қажет емес.
Операциялар құрамы есеп саясатына және айда не болғанына байланысты. Валюталық шоттар болмаса — қайта бағалау болмайды. Негізгі құралдар болмаса — амортизация болмайды. Бұл қалыпты: өңдеу не керек екенін база деректері бойынша өзі шешеді.
Операциялар тәртібі — және оның маңызы неде
Жабу логикасы әрқашан бірдей: алдымен активтер мен міндеттемелердің құнын соңына дейін жеткіземіз, содан кейін шығыстарды есептен шығарамыз, содан кейін нәтижені анықтаймыз.
| Кезең | Не болады | Неге байланысты |
|---|---|---|
| 1. НҚ және МБА амортизациясы | Есепке алынған объектілер бойынша есептеу | Есепке алу құжаттарының дұрыстығы |
| 2. Валютаны қайта бағалау | Валюталық шоттар, касса және есеп айырысулар бойынша бағамдық айырмалар | Айдың соңғы күніне жүктелген валюта бағамдары |
| 3. Болашақ кезең шығыстарын есептен шығару | Сақтандырудың, жазылымдардың, алдын ала жалдаудың ай сайынғы үлесі | БКШ карточкасындағы мерзімдер мен сомалар |
| 4. Өзіндік құнды есептеу | Есептен шығарылған ТМҚ құнын түзету, сатудың өзіндік құны | Түсімдердің толықтығы және құжаттардың күндер бойынша тәртібі |
| 5. Шығындар шоттарын жабу | Үстеме және жанама шығыстарды бөлу және есептен шығару | Есеп саясатындағы бөлу баптаулары |
| 6. Қаржылық нәтиже | Кезеңнің кірістері мен шығыстарын жабу | Жоғарыдағының бәрі |
Операцияларды бөлек-бөлек дұрыс емес ретпен іске қоссаңыз — мысалы, қаржылық нәтижені өзіндік құнды есептеуден бұрын, — сандар қате шығады, және бәрін қайта жасауға тура келеді. Сондықтан жабуды толығымен іске қосыңыз, ал өзгерістер болса — бір нәрсе өзгерген кезеңнен бастап болдырмай, қайта орындаңыз.
Батырманы басар алдында нені тексеру керек
Клиенттерде қысқа тексеру тізімін ұстаймыз. Ол 20–30 минут алады және сағаттарды үнемдейді.
- Барлық бастапқы құжаттар өткізілген. Өткізілмеген өткізу немесе түсім — «оғаш» өзіндік құнның бірінші себебі. Операциялар журналында ай бойынша өткізілмеген құжаттарға іріктеу.
- Банк пен касса салыстырылған. 1010 және 1030 шоттарындағы қалдықтар үзінді көшірмелер мен касса кітабына сәйкес келеді. Бұл учаскені күн сайын қалай тәртіпте ұстау керегі — 1С-тағы банк және касса туралы мақалада.
- Жаңа негізгі құралдар есепке алынған. Әйтпесе амортизация болмайды. Толығырақ — 1С-тағы негізгі құралдар мен МБА туралы мақалада.
- Жалақы есептелген және көрсетілген. Жалақы бөлек бағдарламада есептелсе, оның өткізбелері жабуға дейін жүктелуі керек: шығыстарды бөлу соларға байланысты. Есептеу қалай құрылғаны — 1С:ЗУП-тағы жалақы туралы мақалада.
- Валюталық операциялар болса, айдың соңғы күніне валюта бағамдары жүктелген.
- ТМҚ-ның теріс қалдықтары жоқ. Ай соңындағы қалдықтар бойынша «нөлден аз» іріктеуі бар есеп.
Жабу неге қатемен аяқталады
Тауарлардың теріс қалдықтары
Ең жиі себеп. Тауар 5-інде сатылды, ал түсім 10-ында ресімделді — сату сәтінде қалдық болмаған, өзіндік құн нөлдер бойынша немесе ешқайдан алынған орташа бойынша есептелген. Өңдеу теріс қалдық туралы хабарлайды, ал өзіндік құнда бұрмалау болады.
Қалай табу керек: номенклатура бөлігінде ТМҚ есебі шоттары бойынша АСВ, содан кейін проблемалы позиция бойынша «Анализ счета» — қай құжат минусқа әкеткені көрінеді. Емдеу — қалдықты қолмен операциямен «теңестіру» емес, түсім күнін (тауар шынымен ертерек келген болса) немесе өткізу күнін түзету.
Шығындар шоттарындағы қалдықтар
Жабудан кейін кезең шығыстары шоттарында қалдық қалды — демек, өңдеу оны қайда бөлу керегін таппаған. Әдетте бөлу ережелері толтырылмаған немесе шығындар бөлу базасы жоқ бөлімшеге түскен.
Бағамдық айырмалар «басқа жерге»
Қайта бағалау есептелді, бірақ валюталық контрагент бойынша оғаш сома ілініп тұр. Көбіне шартта өзара есеп айырысу валютасы қате көрсетілген немесе төлем басқа шартқа таратылған. Толығырақ — валюталық операциялар мен бағамдық айырмалар туралы мақалада.
«Орындалды», бірақ сандар оғаш
Жабу қатесіз өтті, ал айдағы жалпы пайда әдеттегіден екі есе өзгеше. Мұнда есепті экспресс-тексеру және негізгі шоттар бойынша АСВ-ны өткен аймен салыстыру көмектеседі. Ауытқуларды іздеңіз: бір тауар тобы бойынша өзіндік құнның күрт секіруі әрдайым дерлік бір түсім құжатындағы қатені көрсетеді.
Жаптыңыз — кезеңді қорғаңыз
Жабық айды қайта «ашу» оңай: біреудің құжатты өткен күнмен қайта өткізуі жеткілікті. Осыдан кейін регламенттік операциялар өзектілігін жояды, ал тапсырылып қойған есептер базамен алшақтайды.
Қорғаныс — деректерді өзгертуге тыйым салу күні. Айды жапқаннан кейін оны жабық кезеңнің соңғы күніне жылжытады, ал ерекше құқығы жоқ пайдаланушылар осы күнге дейінгі құжаттарды өзгерте алмайды. Құқықтарды қалай бөлу керегін және түзету мүмкіндігін кімге қалдыру керегін пайдаланушы құқықтары және тыйым салу күні туралы мақалада талдаймыз.
Клиенттердегі біздің тәртіп:
- айды жабу — келесі айдың 5–10-ына дейін;
- бірден кейін — тыйым салу күнін жылжыту;
- жабық кезеңді түзету керек болса — түзетуді бір жауапты адам жасайды, одан кейін жабу қажетті кезеңнен қайта іске қосылады, тыйым салу күні қайтарылады.
Ай мен жыл — бір нәрсе емес
Ай сайынғы жабу — бұл бухгалтерлік есеп: амортизация, өзіндік құн, қаржылық нәтиже. Жылды жабу кезінде салықтық есеп операциялары қосылады: тіркелген активтер бойынша шегерімдер, салықтық айырмалар, КТС есептеу және балансты реформациялау. Жылдық жабуға алдын ала — наурыздың соңғы аптасында емес, қарашадан бастап дайындалған жөн. Салықтық бөлігі туралы — КТС және салықтық айырмалар және 1С-тан салықтық есептілік туралы мақалаларда.
Бір базадағы бірнеше ұйым
Базада бірнеше ұйымның есебі жүргізілсе, жабу әрқайсысы бойынша бөлек орындалады — өңдеуде ұйым таңдалады. Әдеттегі тұзақ: негізгі фирманы жапты, ал «ештеңе дерлік болмайтын» қосалқысын ұмытып кетті. Жарты жылдан кейін онда жарты жыл бойы амортизация есептелмегені және болашақ кезең шығыстары есептен шығарылмағаны анықталады. Ереже енгізіңіз: базаның барлық ұйымдары жабылып, әрқайсысы үшін тыйым салу күні жылжытылғанда ғана жабу орындалды деп саналады.
Маманды қашан шақырған жөн
Айды жабу әр жолы тергеуге айналса, мәселе бухгалтерде емес, процесте: құжаттар дұрыс емес ретпен енгізіледі, анықтамалықтар ретсіз, құқықтар бөлінбеген. Процесті бір рет құру салдарын ай сайын түзетуден арзанырақ.
Базаларды талдап, жабуды 1С сүйемелдеу және бухгалтерлік есепті автоматтандыру қызметтері аясында құрамыз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Бағдарлама — 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана, ПРОФ — 97 250 ₸.
Жиі қойылатын сұрақтар
Қателер қалса, айды жабуға бола ма?
Техникалық тұрғыдан — иә, өңдеу операцияларды «қателермен» деп белгілейді. Бірақ сандар қате болады, ал қате келесі айға өтеді. Себебін түзетіп, жабуды қайта іске қосқан дұрыс.
Операциялар болмаған айды жабу керек пе?
Негізгі құралдар немесе болашақ кезең шығыстары болса — иә: амортизация мен БКШ-ны есептен шығару сатылымға қарамастан ай сайын есептеледі.
Өткен айдың құжатын өзгертуге тура келсе, не істеу керек?
Өзгерісті енгізіп, содан кейін «Закрытие месяца» өңдеуінде осы айдың операцияларын болдырмай, оларды қайта орындаңыз. Өзгеріс бірнеше айға әсер етсе, оларды ең ертесінен бастап ретімен қайта жабыңыз.
Айды қайта жапқан сайын өзіндік құн неге өзгеріп отырады?
Демек, жабулар арасында құжаттар өзгерген: түсімдер қосылған, күндер немесе сомалар өзгерген. Құжаттар өзгермесе, ал сандар «жүзсе» — теріс қалдықтарды және уақыты бірдей құжаттарды іздеңіз.
