1С-тің бір базасындағы бірнеше ұйым: қашан ыңғайлы және қалай баптау керек

Бизнес иесінде бір ғана заңды тұлға сирек болады. Көтерме сауда үшін ЖШС, бөлшек сауда үшін ЖШС, жалға беру үшін оңайлатылған режимдегі ЖК — және мұның бәрін үш базада жүргізіп, әр кеш сайын олардың арасында ауысатын бухгалтер. 1С:Бухгалтерия для Казахстана бір ақпараттық базада бірнеше ұйымды жүргізуге мүмкіндік береді. Бұл ыңғайлы, бірақ әрдайым емес: төменде — қашан біріктіру керек, нені баптау керек және әдетте қай жерде қателеседі.

Бұл үшін қандай редакция керек

Базалық нұсқа бір ұйымға және бір пайдаланушыға арналған: мұндай базаға екінші ұйымды енгізу мүмкін болмайды, бағдарлама қате береді. Бірнеше ұйым үшін ПРОФ нұсқасы керек.

Егер сізде Базалық нұсқаның бірнеше базасы бар болса және оларды біріктіргіңіз келсе, алдымен ПРОФ-қа көшу қажет болады. Редакциялардың айырмашылықтары туралы — Базалық, ПРОФ немесе КОРП мақаласында толығырақ. Ал базада бірнеше адам жұмыс істегенде клиенттік лицензияларды қалай есептеу керегі туралы — 1С лицензиялары: қалай есептеу керек мақаласында.

Бір ПРОФ базасында ұйымдар қанша болса да болады — лицензия заңды тұлғалар бойынша емес, пайдаланушылар бойынша есептеледі.

Қашан біріктіру керек, қашан жоқ

Біріктірген жөн, егер:

• ұйымдарды бір бухгалтерия, бір адамдар жүргізсе;
• ұйымдардың ортақ контрагенттері мен номенклатурасы болса — оларды үш рет енгізудің қажеті жоқ;
• бизнес иесіне топ бойынша жиынтық есептер керек болса;
• ұйымдар арасында операциялар көп болса: біреуі сатып алады, екіншісі сатады, үшіншісі үй-жайды жалға береді.

Бөлек ұстаған дұрыс, егер:

• ұйымдарды әртүрлі бухгалтерлер немесе аутсорсерлер жүргізсе және оларға бөгде деректерді көруге болмаса;
• компаниялардың бірі сатылғалы немесе топтан шыққалы жатса — кейін базаны бөлу қымбатқа түседі;
• ұйымдар әртүрлі конфигурацияларда жұмыс істесе: мысалы, біреуінде сауда 1С:Управление торговлей бағдарламасында, ал екіншісінде — тек бухгалтерия;
• бір компанияның базасы онсыз да үлкен әрі баяу болса.

Біздің пікіріміз: бір бухгалтериясы бар екі-бес шағын компаниядан тұратын топ үшін бір база әрдайым дерлік ұтады. Анықтамалықтар бір рет жүргізіледі, өз ұйымдарыңыз арасындағы салыстыру қарапайым болады, ал бухгалтер қазір қай базада жұмыс істеп отырғанын шатастырмайды.

Ұйымды қосқаннан кейін нені баптау керек

Есеп саясаты — әрқайсысында өз

Есеп саясаты әр ұйым бойынша бөлек беріледі: салық режимі, ҚҚС төлеушісі ме, қорларды бағалау тәсілі, бағамдық айырманы тану тәртібі. Үлгілік қате — бірінші ұйымның карточкасын көшіріп, режимді өзгертуді ұмыту. Нәтижесінде оңайлатылған режимдегі ЖК ҚҚС-пен өткізулер «жазып береді».

Әр ұйымның карточкасында деректемелерді, банк шоттарын, жауапты тұлғаларды және ЭСФ үшін ЭЦҚ-ны тексеріңіз — әр ұйымның сертификаттары өзінікі. Алғашқы баптау туралы Бухгалтерияны алғаш баптау мақаласында егжей-тегжейлі жаздық.

Құжаттарды нөмірлеу

Әртүрлі ұйымдардың құжаттарында нөмірлеу ортақ болса, шот-фактуралар мен жүкқұжаттардың нөмірлері үзілістермен жүреді. Әр ұйымға өз префиксін беріңіз — сонда әрқайсысында нөмірлеу тұтас болады, ал нөмірден құжаттың кімдікі екені бірден көрінеді. Мұны жылдың немесе тоқсанның басында жасаған дұрыс.

Пайдаланушының негізгі ұйымы

Пайдаланушы баптауларында негізгі ұйым бар — ол жаңа құжаттарға қойылады. «А» ЖШС-ны жүргізетін бухгалтер оны әр жолы қолмен «Б»-ға ауыстырмауы керек. Әркімге өз негізгі ұйымын тағайындаңыз, ал барлығымен жұмыс істейтіндерге — құжаттары көбірек ұйымды.

Ұйымдар бойынша құқықтар

Жекелеген қызметкерлерге ұйымдардың бір бөлігін көруге болмаса, жазбалар деңгейінде қолжетімділікті шектеуді қосыңыз: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Ограничивать доступ на уровне записей». Содан кейін қолжетімділік топтарында қандай ұйымдар қолжетімді екенін көрсетіңіз. Жүйе бұл жұмысты баяулатуы мүмкін екенін ескертеді — шағын базаларда бұл байқалмайды. Толығырақ — пайдаланушы құқықтары мен тыйым күні туралы мақалада.

Өз ұйымдарыңыз арасындағы операциялар

Өз ұйымыңыздың бірінен екіншісіне сату кез келген контрагентпен сияқты ресімделеді: сатушыда — өткізу, сатып алушыда — түсім. Ол үшін әр ұйым контрагент ретінде де енгізіледі.

Есте ұстаған жөн екі нәрсе:

• ЭСФ әдеттегідей жазылады. Екі ұйымның бір базада болуы ЭСФ АЖ алдындағы міндеттемелерді жоймайды. Тәртібі мен жиі қателер — 1С-тен ЭСФ жазу мақаласында.
• Өз ұйымдарыңыз арасындағы салыстыру. Салыстыру актісі әр ұйым бойынша бөлек жасалады, бірақ бір базада оны екі жағынан тексеру оңай. Мұны қалай жасау керегі — салыстыру актісі және дебиторлық берешек туралы мақалада.

Салық есептілігі әр ұйым бойынша бөлек қалыптасады және тапсырылады — есеп нысанында ұйым таңдалады.

Бар базаларды қалай біріктіруге болады

Екі жұмыс базасын «бір батырмамен» біріктіру мүмкін емес. Біз былай жасаймыз:

1. Негізгі болатын базаны таңдаймыз — әдетте деректері көбірек және анықтамалықтары ұқыптырақ базаны.
2. Егер ол Базалық нұсқада болса, ПРОФ-қа көшіреміз.
3. Ұйымды қосып, екінші базаның анықтамалықтарын көшіреміз, контрагенттер мен номенклатура телнұсқаларын БСН және артикулдар бойынша салыстырамыз.
4. Көшу күнгі қалдықтарды көшіреміз — жылдың немесе тоқсанның басы. Өткен кезеңдер тарихын екінші базада қалдырамыз, оны жоймайды: ол өткен кезеңдер үшін түзетілген есептер мен ЭСФ үшін керек.
5. Көшу күнгі әр ұйым бойынша оборотты ескі базамен салыстырамыз.

Жұмыс көлемі анықтамалықтардың көлеміне және деректер сапасына байланысты, сағат бойынша төленеді — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Қажет болса, көшіруді де өзімізге аламыз — 1С деректерін көшіру бетін қараңыз, ал есепке жалпы тәсіл бухгалтерлік есепті автоматтандыру бетінде сипатталған.

Бірінші айдағы үлгілік қателер

Біріктіргеннен немесе ұйымды қосқаннан кейін қателер клиенттен клиентке қайталанады. Біз ең алдымен мыналарды тексереміз:

• Құжат басқа ұйымда. Бухгалтер қандай ұйым қойылғанын байқамады, «Б» ЖШС-ның өткізуі «А» ЖШС атынан кетті. Пайдаланушының негізгі ұйымымен және құжаттар журналдарындағы іріктеумен емделеді.
• Екі ұйымдағы ортақ банк шоты. Шот бір заңды тұлғаға тиесілі; оны басқа ұйымның құжатында таңдаса, үзінді қате бөлінеді.
• Бір ұйым бойынша ай жабу. Регламенттік операциялар әр ұйым бойынша бөлек орындалады. Айды «А» бойынша жауып, «Б»-ны ұмытсаңыз — «Б» бойынша есептілік қате болады.
• Есеп саясатындағы салық режимі. Оны бірінші кезекте тексереді — бағдарлама ұйым үшін салықтарды қалай есептейтіні соған байланысты.
• Іріктеусіз есептер. Бір ұйымның орнына бүкіл база бойынша АСВ — «декларациямен сәйкес келмейді» дегеннің жиі себебі.

Бұл қателердің ешқайсысы бағдарламаның өзімен байланысты емес: бұл тәртіп мәселесі. Бір базада бір-екі ай жұмыс істегеннен кейін олар әдетте жойылады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Бір ПРОФ базасында қанша ұйым жүргізуге болады?

Ұйымдар санына шектеу жоқ. Бір мезгілде жұмыс істейтін пайдаланушылар саны шектеулі — клиенттік лицензиялар саны бойынша.

Бір базада жалпы белгіленген режимдегі ЖШС пен оңайлатылған режимдегі ЖК-ны жүргізуге бола ма?

Иә. Салық режимі әр ұйымның есеп саясатында беріледі, бағдарлама әрқайсысына өз ережелерін қолданады.

Барлық ұйым бойынша бірден есептер бола ма?

Бухгалтерлік есептердің көбін барлық ұйым бойынша немесе біреуі бойынша іріктеп құруға болады. Регламенттелген есептілік — тек әр ұйым бойынша бөлек.

Бір компания топтан шықса, базаны қалай бөлуге болады?

Жаңа база жасалады, оған шығатын ұйымның анықтамалықтары мен шығу күнгі қалдықтары көшіріледі. Ортақ базада ұйым осы күнге дейінгі тарихымен қалады.

Әр ұйымға бөлек лицензия сатып алу керек пе?

Жоқ. 1С лицензиялары ұйымдар бойынша емес, жұмыс орындары бойынша — бір мезгілде жұмыс істейтін пайдаланушылар саны бойынша есептеледі. Үш бухгалтер бір ПРОФ базасында бес ұйымды жүргізсе, негізгі жеткізілім мен жиынтығы үш пайдаланушыға лицензиялар керек, он беске емес. Дәлірек қалай есептеу керегі — 1С лицензиялары туралы мақалада.

Базалар сызбасын талқылау