У собственника бизнеса редко бывает одно юрлицо. ТОО для опта, ТОО для розницы, ИП на упрощёнке для аренды — и бухгалтер, который ведёт всё это в трёх базах и каждый вечер переключается между ними. 1С:Бухгалтерия для Казахстана позволяет вести несколько организаций в одной информационной базе. Это удобно, но не всегда: ниже — когда стоит объединять, что настроить и где обычно ошибаются.
Какая редакция для этого нужна
Базовая версия рассчитана на одну организацию и одного пользователя: вторую организацию в такую базу ввести не получится, программа выдаст ошибку. Для нескольких организаций нужна версия ПРОФ.
| Базовая | ПРОФ | |
|---|---|---|
| Организаций в базе | одна | несколько |
| Пользователей | один | сколько клиентских лицензий куплено |
| Цена, электронная поставка | 25 900 ₸ | 97 250 ₸ |
Если у вас уже несколько баз Базовой версии и вы хотите их объединить, сначала понадобится переход на ПРОФ. Подробно о различиях редакций — в статье Базовая, ПРОФ или КОРП. А о том, как считать клиентские лицензии, когда в базе работает несколько человек, — в статье Лицензии 1С: как посчитать.
Организаций в одной базе ПРОФ может быть сколько угодно — лицензия считается по пользователям, а не по юрлицам.
Когда объединять, а когда нет
Объединять стоит, если:
- организации ведёт одна бухгалтерия, одни и те же люди;
- у организаций общие контрагенты и номенклатура — их не нужно заводить три раза;
- собственнику нужны сводные отчёты по группе;
- между организациями много операций: одна закупает, другая продаёт, третья сдаёт помещение.
Держать отдельно лучше, если:
- организации ведут разные бухгалтеры или аутсорсеры, и им нельзя видеть чужие данные;
- одна из компаний собирается продаваться или выходить из группы — делить базу потом дороже;
- организации работают в разных конфигурациях: например, у одной торговля в 1С:Управление торговлей, а у другой — только бухгалтерия;
- база одной компании и так большая и медленная.
Наше мнение: для группы из двух-пяти небольших компаний с одной бухгалтерией одна база почти всегда выигрывает. Справочники ведутся один раз, сверка между своими организациями становится тривиальной, а бухгалтер не путает, в какой базе сейчас работает.
Что настроить после добавления организации
Учётная политика — своя у каждой
Учётная политика задаётся по каждой организации отдельно: налоговый режим, плательщик ли НДС, способ оценки запасов, порядок признания курсовых разниц. Типичная ошибка — скопировать карточку первой организации и забыть поменять режим. В итоге ИП на упрощёнке «выписывает» реализации с НДС.
Проверьте в карточке каждой организации реквизиты, банковские счета, ответственных лиц и ЭЦП для ЭСФ — сертификаты у каждой организации свои. Про первичную настройку мы подробно писали в статье о первой настройке Бухгалтерии.
Нумерация документов
Если у документов разных организаций общая нумерация, номера счетов-фактур и накладных будут идти с пропусками. Задайте каждой организации свой префикс — тогда нумерация в каждой будет сплошной, и по номеру сразу видно, чей документ. Делать это лучше в начале года или квартала.
Основная организация у пользователя
В настройках пользователя есть основная организация — она подставляется в новые документы. Бухгалтер, который ведёт ТОО «А», не должен каждый раз вручную менять её на «Б». Назначьте каждому свою основную организацию, а тем, кто работает со всеми, — ту, где документов больше.
Права по организациям
Если отдельным сотрудникам нельзя видеть часть организаций, включите ограничение доступа на уровне записей: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Ограничивать доступ на уровне записей». Затем в группах доступа укажите, какие организации доступны. Система предупреждает, что это может замедлить работу, — на небольших базах заметно не будет. Подробнее — в статье о правах пользователей и дате запрета.
Операции между своими организациями
Продажа от одной своей организации другой оформляется так же, как с любым контрагентом: у продавца — реализация, у покупателя — поступление. Для этого каждая организация заводится ещё и контрагентом.
Две вещи, о которых стоит помнить:
- ЭСФ выписывается как обычно. То, что обе организации в одной базе, не отменяет обязательств перед ИС ЭСФ. Порядок и частые ошибки — в статье Выписка ЭСФ из 1С.
- Сверка между своими. Акт сверки делается по каждой организации отдельно, но в одной базе его легко проверить с обеих сторон. Как это делать — в статье об акте сверки и дебиторке.
Налоговая отчётность формируется и сдаётся по каждой организации отдельно — в форме отчёта выбирается организация.
Как объединить существующие базы
Слить две живые базы «одной кнопкой» не получится. Мы делаем так:
- Выбираем базу, которая станет основной, — обычно ту, где больше данных и аккуратнее справочники.
- Переводим её на ПРОФ, если она на Базовой.
- Добавляем организацию и переносим справочники второй базы, сопоставляя дубли контрагентов и номенклатуры по БИН и артикулам.
- Переносим остатки на дату перехода — начало года или квартала. Историю за прошлые периоды оставляем во второй базе, её не удаляют: она нужна для исправленных отчётов и ЭСФ за прошлые периоды.
- Проверяем оборотку по каждой организации на дату перехода против старой базы.
Объём работы зависит от размера справочников и качества данных, оплачивается по часам — от 22 000 ₸ в час. Если нужно, мы берём на себя и перенос — см. перенос данных 1С, а общий подход к учёту описан на странице автоматизация бухгалтерского учёта.
Типичные ошибки первого месяца
После объединения или добавления организации ошибки повторяются от клиента к клиенту. Вот что мы проверяем в первую очередь:
- Документ не в той организации. Бухгалтер не заметил, какая организация подставилась, и реализация ТОО «Б» ушла от имени ТОО «А». Лечится основной организацией у пользователя и отбором в журналах документов.
- Общий банковский счёт в двух организациях. Счёт принадлежит одному юрлицу; если его выбрали в документе другой организации, выписка разнесётся неправильно.
- Закрытие месяца по одной организации. Регламентные операции выполняются по каждой организации отдельно. Закрыли месяц по «А» и забыли про «Б» — отчётность по «Б» будет неверной.
- Налоговый режим в учётной политике. Его проверяют в первую очередь — от него зависит, как программа считает налоги для организации.
- Отчёты без отбора. ОСВ по всей базе вместо одной организации — частая причина «не сходится с декларацией».
Ни одна из этих ошибок не связана с программой как таковой: это вопрос дисциплины. Через месяц-два работы в одной базе они обычно уходят.
Частые вопросы
Сколько организаций можно вести в одной базе ПРОФ?
Ограничения на количество организаций нет. Ограничено количество одновременно работающих пользователей — по числу клиентских лицензий.
Можно ли в одной базе вести ТОО на общеустановленном режиме и ИП на упрощёнке?
Да. Налоговый режим задаётся в учётной политике каждой организации, и программа применяет свои правила к каждой.
Будут ли отчёты по всем организациям сразу?
Большинство бухгалтерских отчётов можно построить по всем организациям или с отбором по одной. Регламентированная отчётность — только по каждой организации отдельно.
Как разделить базу, если одна компания уходит из группы?
Создаётся новая база, в неё переносятся справочники и остатки уходящей организации на дату выхода. В общей базе организация остаётся с историей до этой даты.
Нужно ли покупать отдельную лицензию на каждую организацию?
Нет. Лицензии 1С считаются по рабочим местам — по числу одновременно работающих пользователей, — а не по организациям. Если трое бухгалтеров ведут пять организаций в одной базе ПРОФ, нужны основная поставка и лицензии на трёх пользователей в сумме, а не на пятнадцать. Как посчитать точнее — в статье Лицензии 1С: как посчитать.
