Новая база 1С:Бухгалтерии для Казахстана после установки пустая, и первые документы в ней вводить нельзя: пока не заполнены организация, учётная политика и остатки, программа будет считать налоги и проводки «по умолчанию», а исправлять это потом придётся перепроведением. Ниже — порядок, в котором мы настраиваем базу у клиентов, и ошибки, которые встречаем чаще всего.
Порядок важен. Мы идём сверху вниз и не переходим к следующему шагу, пока не закончен предыдущий.
Шаг 1. Обновить программу
Звучит неожиданно, но первым делом проверьте релиз. Дистрибутив, с которого ставили программу, мог выйти несколько месяцев назад, а формы отчётности и правила ЭСФ с тех пор менялись. Обновить пустую базу — дело минут; обновлять базу, в которой уже месяц работы, — дольше и с риском. Для ПРОФ обновления доступны по договору 1С:ИТС ПРОФ.
Шаг 2. Организация
Справочник «Организации» находится в разделе «Главное». Заполняем:
- полное и сокращённое наименование, вид — юрлицо или ИП;
- БИН или ИИН — проверьте дважды, от него зависят ЭСФ и отчётность;
- КБе, юридический и фактический адрес;
- банковский счёт: ИИК и банк по БИК;
- ответственные лица — руководитель и главный бухгалтер, они попадают в печатные формы;
- налоговый орган — код органа госдоходов, в который сдаётся отчётность.
Если организаций несколько и у вас ПРОФ, заводим их сразу все. В Базовой версии одна база — одна организация; почему это важно при выборе версии, мы разбирали в статье «Какую редакцию Бухгалтерии для Казахстана купить».
Шаг 3. Функциональность
Это настройка того, какие разделы и возможности программа показывает. Её смысл — убрать лишнее, чтобы бухгалтер не путался. Включаем то, что реально нужно: валютные операции, если есть внешнеэкономические договоры; учёт по складам; производство; зарплату и кадры, если зарплата считается в этой же базе.
Ошибка: включить «всё на всякий случай». Тогда в документах появляются поля, которые никто не заполняет, а отчёты строятся с пустыми разрезами.
Шаг 4. Учётная политика
Самый важный шаг. Учётная политика задаётся по каждой организации и на каждый год — в ней две части, бухгалтерская и налоговая.
Бухгалтерский учёт:
- способ оценки запасов при списании — средняя стоимость или ФИФО;
- порядок списания общехозяйственных расходов;
- учёт по подразделениям, если он нужен.
Налоговый учёт:
- налоговый режим — общеустановленный или специальный;
- плательщик НДС или нет, способ отнесения НДС в зачёт — при раздельном учёте это особенно важно;
- порядок расчёта КПН и учёта налоговых разниц.
Записи учётной политики не правят задним числом. Если в новом году что-то меняется — например, вы встали на учёт по НДС или сменили режим, — добавляется новая запись с начала периода, а старая остаётся.
Шаг 5. Пользователи и права
Каждому, кто работает в базе, создаётся свой пользователь с паролем. Работать всем под одним «Администратором» — частая и плохая практика: в журнале регистрации не видно, кто изменил документ, и нельзя ограничить права.
Минимум, что настраиваем:
- полные права — только у главного бухгалтера и администратора;
- менеджеру, который выписывает счета, — права на продажи без доступа к банку и зарплате;
- дату запрета изменения данных — чтобы закрытые периоды никто случайно не перепровёл.
Шаг 6. Справочники
До остатков заводим то, на что эти остатки будут ссылаться: контрагентов с договорами, номенклатуру, склады, основные средства, сотрудников. Если переходите с другой программы, справочники лучше загрузить, а не вводить вручную, — способы описаны в статье «Переход в Бухгалтерию 3.0».
Контрагенты без договоров — главный источник проблем на следующем шаге: расчёты в программе ведутся в разрезе договоров, и остаток «просто по контрагенту» не введёшь.
Шаг 7. Ввод начальных остатков
Остатки вводятся на дату, предшествующую началу работы в программе. Если начинаете с 1 января, дата остатков — 31 декабря прошлого года. Для ввода в программе есть помощник ввода начальных остатков, где остатки вносятся по разделам учёта — по счетам.
Порядок, который мы используем:
- Основные средства и НМА — с первоначальной стоимостью и накопленной амортизацией.
- Запасы по складам — количество и сумма.
- Деньги в кассе и на счетах.
- Расчёты с покупателями и поставщиками — по договорам и, если нужно, по документам.
- Расчёты с бюджетом и персоналом.
- Капитал и прочие счета.
В бухгалтерском учёте каждый остаток вводится вместе с налоговым — в одних и тех же документах. Если налоговые остатки не ввести, расчёт КПН в первый же период пойдёт неправильно.
Как проверить остатки
После ввода формируем оборотно-сальдовую ведомость на дату остатков и сверяем с балансом из старой программы или с отчётностью. Признак ошибки — остаток на вспомогательном счёте ввода остатков. Если всё введено верно, этот счёт закрывается в ноль. Ненулевое сальдо показывает, что какой-то раздел введён не полностью или с ошибкой.
Типичные ошибки и как их заметить
| Ошибка | Как проявляется | Где проверить |
|---|---|---|
| Неверный БИН/ИИН организации | ЭСФ не принимаются, в отчётности чужие реквизиты | карточка организации, печатная форма счёта |
| Учётная политика не заведена на год | налоги считаются по умолчанию, в отчётах пустые строки | «Учётная политика» по организации — есть ли запись на текущий год |
| Остатки введены без налогового учёта | расчёт КПН в первом периоде расходится с бухгалтерским | оборотно-сальдовая ведомость по данным налогового учёта |
| Остатки по контрагентам без договоров | в актах сверки «висят» суммы, оплаты не закрывают долг | ведомость по расчётам в разрезе договоров |
| Запасы введены без количества | при первой продаже себестоимость нулевая или завышенная | ведомость по товарам на складах: количество и сумма |
| Неправильная дата остатков | остатки «не видны» в отчётах за первый месяц | дата документов ввода остатков |
Почти все эти ошибки ловятся одним действием: сформировать отчёты на дату остатков и на конец первого месяца и посмотреть на них глазами бухгалтера, а не только на итоговые суммы.
Шаг 8. Банк, ЭСФ и проверочные документы
В конце настраиваем загрузку выписок из клиент-банка и обмен с ИС ЭСФ, а потом проводим по одному документу каждого вида: поступление, реализацию, оплату, выписку ЭСФ. Смотрим проводки и печатные формы. Если что-то не так, исправить сейчас — минуты, после месяца работы — часы. Про ЭСФ подробно — в статье «ЭСФ из 1С».
Чек-лист перед первым рабочим днём
Перед тем как отдать базу бухгалтеру, мы проходим по списку:
- релиз программы актуальный, обновления настроены;
- реквизиты организации, банковский счёт и ответственные лица заполнены, печатная форма счёта выглядит правильно;
- в функциональности включено только нужное;
- учётная политика заведена на текущий год — бухгалтерская и налоговая части;
- у каждого сотрудника свой пользователь, права разграничены, установлена дата запрета изменения;
- справочники загружены, у контрагентов есть договоры;
- остатки введены в бухгалтерском и налоговом учёте, вспомогательный счёт ввода остатков закрыт в ноль;
- выписка из клиент-банка загружается, тестовый ЭСФ уходит;
- проведены тестовые документы, проводки проверены, лишние тестовые документы помечены на удаление;
- настроено резервное копирование базы и проверено, что копию можно восстановить.
Последний пункт часто забывают. Копия, которую ни разу не пробовали развернуть, — это надежда, а не копия.
Частые вопросы
Можно ли начать вводить документы до ввода остатков?
Можно, но не советуем. Документы будут проведены, но себестоимость и взаиморасчёты посчитаются неправильно, и после ввода остатков всё придётся перепроводить.
На какую дату вводить остатки?
На последний день периода перед началом работы. Удобнее всего — начало года или квартала.
Что делать, если учётную политику заполнили неправильно?
Исправьте запись за текущий год и перепроведите документы с начала года. Если период уже закрыт и отчётность сдана, лучше посоветоваться со специалистом — изменение может затронуть сданные декларации.
Можно ли настроить базу самостоятельно?
Да, если бухгалтер уже работал в 1С и знает учётную политику своей организации. Сложнее всего обычно даются ввод остатков и их сверка: здесь нужен и опыт в программе, и понимание, откуда берутся цифры. Частый компромисс — бухгалтер настраивает организацию и справочники сам, а остатки вводим и сверяем вместе.
Сколько времени занимает первая настройка?
Зависит от числа организаций, объёма справочников и того, откуда берутся остатки. Если данные переносятся из другой программы обработкой, а не вводятся руками, настройка идёт заметно быстрее. Точный объём работ мы называем после того, как посмотрим исходные данные.
Нужно ли настраивать зарплату в Бухгалтерии?
Если сотрудников немного — да, в этой же базе. Когда их становится больше, удобнее отдельная программа: 1С:Зарплата и управление персоналом с обменом проводками — схема описана в статье «Обмен ЗУП с Бухгалтерией».
Первую настройку делаем как часть автоматизации бухгалтерского учёта или отдельно в рамках установки и настройки 1С — от 22 000 ₸ в час.
