1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасының жаңа базасы орнатқаннан кейін бос болады, оған алғашқы құжаттарды енгізуге болмайды: ұйым, есеп саясаты және қалдықтар толтырылмайынша, бағдарлама салықтар мен өткізбелерді «әдепкі бойынша» есептейді, ал кейін оны қайта өткізу арқылы түзетуге тура келеді. Төменде — клиенттерде базаны қандай тәртіппен баптайтынымыз және жиі кездесетін қателер.
Тәртіп маңызды. Біз жоғарыдан төменге жүреміз және алдыңғы қадам аяқталмайынша келесіге өтпейміз.
1-қадам. Бағдарламаны жаңарту
Күтпеген сияқты, бірақ ең алдымен релизді тексеріңіз. Бағдарлама орнатылған дистрибутив бірнеше ай бұрын шыққан болуы мүмкін, ал есептілік нысандары мен ЭСФ ережелері содан бері өзгерген. Бос базаны жаңарту — бірнеше минуттық іс; бір ай жұмыс істелген базаны жаңарту — ұзағырақ және тәуекелмен. ПРОФ үшін жаңартулар 1С:ИТС ПРОФ шарты бойынша қолжетімді.
2-қадам. Ұйым
«Организации» анықтамалығы «Главное» бөлімінде орналасқан. Толтырамыз:
- толық және қысқартылған атауы, түрі — заңды тұлға немесе ЖК;
- БСН немесе ЖСН — екі рет тексеріңіз, ЭСФ пен есептілік соған байланысты;
- КБе, заңды және нақты мекенжай;
- банк шоты: ЖСК және БСК бойынша банк;
- жауапты тұлғалар — басшы мен бас бухгалтер, олар баспа нысандарына түседі;
- салық органы — есептілік тапсырылатын мемлекеттік кірістер органының коды.
Ұйымдар бірнешеу болып, сізде ПРОФ болса, олардың бәрін бірден енгіземіз. Базовая нұсқасында бір база — бір ұйым; нұсқаны таңдағанда мұның неге маңызды екенін «Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасының қай нұсқасын сатып алу керек» мақаласында талдадық.
3-қадам. Функционалдылық
Бұл бағдарламаның қай бөлімдері мен мүмкіндіктерін көрсететінін баптау. Мәні — бухгалтер шатаспауы үшін артығын алып тастау. Шынымен керегін қосамыз: сыртқы экономикалық шарттар болса — валюталық операциялар; қоймалар бойынша есеп; өндіріс; жалақы осы базада есептелсе — жалақы және кадрлар.
Қате: «қалай болғанда да» бәрін қосу. Сонда құжаттарда ешкім толтырмайтын өрістер пайда болады, ал есептер бос бөліністермен құрылады.
4-қадам. Есеп саясаты
Ең маңызды қадам. Есеп саясаты әр ұйым бойынша және әр жылға беріледі — онда екі бөлік бар: бухгалтерлік және салықтық.
Бухгалтерлік есеп:
- есептен шығару кезінде қорларды бағалау тәсілі — орташа құн немесе ФИФО;
- жалпы шаруашылық шығыстарын есептен шығару тәртібі;
- керек болса, бөлімшелер бойынша есеп.
Салықтық есеп:
- салық режимі — жалпыға бірдей белгіленген немесе арнаулы;
- ҚҚС төлеуші ме, жоқ па, ҚҚС-ты есепке жатқызу тәсілі — бөлек есепте бұл әсіресе маңызды;
- КТС есептеу және салықтық айырмаларды есепке алу тәртібі.
Есеп саясатының жазбаларын өткен күнмен түзетпейді. Жаңа жылы бірдеңе өзгерсе — мысалы, ҚҚС бойынша есепке тұрсаңыз немесе режимді ауыстырсаңыз, — кезең басынан жаңа жазба қосылады, ал ескісі қалады.
5-қадам. Пайдаланушылар мен құқықтар
Базада жұмыс істейтін әр адамға құпиясөзі бар өз пайдаланушысы жасалады. Барлығының бір «Администратор» атынан жұмыс істеуі — жиі кездесетін жаман тәжірибе: тіркеу журналында құжатты кім өзгерткені көрінбейді, құқықтарды шектеу мүмкін емес.
Ең аз баптайтынымыз:
- толық құқықтар — тек бас бухгалтер мен әкімшіде;
- шот жазатын менеджерге — банк пен жалақыға қолжетімділіксіз сатуға құқықтар;
- деректерді өзгертуге тыйым салу күні — жабылған кезеңдерді ешкім кездейсоқ қайта өткізбеуі үшін.
6-қадам. Анықтамалықтар
Қалдықтарға дейін олар сілтейтін нәрсені енгіземіз: шарттары бар контрагенттер, номенклатура, қоймалар, негізгі құралдар, қызметкерлер. Басқа бағдарламадан көшсеңіз, анықтамалықтарды қолмен енгізбей, жүктеген дұрыс — тәсілдері «Бухгалтерия 3.0-ге көшу» мақаласында сипатталған.
Шарттары жоқ контрагенттер — келесі қадамдағы мәселелердің басты көзі: бағдарламада есеп айырысу шарттар бөлінісінде жүргізіледі, «жай контрагент бойынша» қалдықты енгізе алмайсыз.
7-қадам. Бастапқы қалдықтарды енгізу
Қалдықтар бағдарламада жұмыс басталар алдындағы күнге енгізіледі. 1 қаңтардан бастасаңыз, қалдықтар күні — өткен жылдың 31 желтоқсаны. Енгізу үшін бағдарламада бастапқы қалдықтарды енгізу көмекшісі бар, онда қалдықтар есеп бөлімдері — шоттар бойынша енгізіледі.
Біз қолданатын тәртіп:
- Негізгі құралдар мен МЕА — бастапқы құнымен және жинақталған амортизациясымен.
- Қоймалар бойынша қорлар — саны және сомасы.
- Кассадағы және шоттардағы ақша.
- Сатып алушылармен және жеткізушілермен есеп айырысу — шарттар бойынша және керек болса құжаттар бойынша.
- Бюджетпен және персоналмен есеп айырысу.
- Капитал және басқа шоттар.
Бухгалтерлік есепте әр қалдық салықтықпен бірге — сол құжаттарда енгізіледі. Салықтық қалдықтарды енгізбесеңіз, КТС есебі бірінші кезеңнің өзінде қате кетеді.
Қалдықтарды қалай тексеру керек
Енгізгеннен кейін қалдықтар күніне айналым-сальдо ведомосін жасап, ескі бағдарламадағы баланспен немесе есептілікпен салыстырамыз. Қатенің белгісі — қалдықтарды енгізуге арналған көмекші шоттағы қалдық. Бәрі дұрыс енгізілсе, бұл шот нөлге жабылады. Нөлдік емес сальдо қандай да бір бөлімнің толық емес немесе қатемен енгізілгенін көрсетеді.
Типтік қателер және оларды қалай байқауға болады
| Қате | Қалай көрінеді | Қай жерде тексеру керек |
|---|---|---|
| Ұйымның БСН/ЖСН қате | ЭСФ қабылданбайды, есептілікте бөтен деректемелер | ұйым карточкасы, шоттың баспа нысаны |
| Жылға есеп саясаты енгізілмеген | салықтар әдепкі бойынша есептеледі, есептерде бос жолдар | ұйым бойынша «Учётная политика» — ағымдағы жылға жазба бар ма |
| Қалдықтар салықтық есепсіз енгізілген | бірінші кезеңде КТС есебі бухгалтерлік есептен алшақтайды | салықтық есеп деректері бойынша айналым-сальдо ведомосі |
| Контрагенттер бойынша қалдықтар шартсыз | салыстыру актілерінде сомалар «ілініп» қалады, төлемдер қарызды жаппайды | шарттар бөлінісіндегі есеп айырысу ведомосі |
| Қорлар санысыз енгізілген | алғашқы сатуда өзіндік құн нөлдік немесе асыра көрсетілген | қоймалардағы тауарлар ведомосі: саны мен сомасы |
| Қалдықтар күні қате | алғашқы айдың есептерінде қалдықтар «көрінбейді» | қалдықтарды енгізу құжаттарының күні |
Бұл қателердің барлығы дерлік бір әрекетпен анықталады: есептерді қалдықтар күніне және алғашқы айдың соңына жасап, тек қорытынды сомаларға емес, бухгалтердің көзімен қарау.
8-қадам. Банк, ЭСФ және тексеру құжаттары
Соңында клиент-банктен үзінділерді жүктеуді және ЭСФ АЖ-мен алмасуды баптаймыз, содан кейін әр түрдегі бір құжаттан өткіземіз: кіріс, өткізу, төлем, ЭСФ жазып беру. Өткізбелер мен баспа нысандарын қараймыз. Бірдеңе дұрыс болмаса, қазір түзету — минуттар, бір ай жұмыстан кейін — сағаттар. ЭСФ туралы толық — «1С-тен ЭСФ» мақаласында.
Алғашқы жұмыс күніне дейінгі тексеру тізімі
Базаны бухгалтерге берер алдында тізім бойынша өтеміз:
- бағдарлама релизі өзекті, жаңартулар бапталған;
- ұйым деректемелері, банк шоты және жауапты тұлғалар толтырылған, шоттың баспа нысаны дұрыс көрінеді;
- функционалдылықта тек керегі қосылған;
- ағымдағы жылға есеп саясаты енгізілген — бухгалтерлік және салықтық бөліктері;
- әр қызметкердің өз пайдаланушысы бар, құқықтар бөлінген, өзгертуге тыйым салу күні орнатылған;
- анықтамалықтар жүктелген, контрагенттердің шарттары бар;
- қалдықтар бухгалтерлік және салықтық есепте енгізілген, қалдықтарды енгізудің көмекші шоты нөлге жабылған;
- клиент-банктен үзінді жүктеледі, сынақ ЭСФ жіберіледі;
- сынақ құжаттары өткізілген, өткізбелер тексерілген, артық сынақ құжаттары жоюға белгіленген;
- базаның резервтік көшірмесі бапталған және көшірмені қалпына келтіруге болатыны тексерілген.
Соңғы тармақты жиі ұмытады. Бір рет те ашып көрмеген көшірме — көшірме емес, үміт қана.
Жиі қойылатын сұрақтар
Қалдықтарды енгізгенге дейін құжаттарды енгізуге бола ма?
Болады, бірақ кеңес бермейміз. Құжаттар өткізіледі, бірақ өзіндік құн мен өзара есеп айырысулар қате есептеледі, қалдықтарды енгізгеннен кейін бәрін қайта өткізуге тура келеді.
Қалдықтарды қай күнге енгізу керек?
Жұмыс басталар алдындағы кезеңнің соңғы күніне. Ең ыңғайлысы — жылдың немесе тоқсанның басы.
Есеп саясаты қате толтырылса, не істеу керек?
Ағымдағы жылғы жазбаны түзетіп, құжаттарды жыл басынан қайта өткізіңіз. Кезең жабылып, есептілік тапсырылған болса, маманмен кеңескен жөн — өзгеріс тапсырылған декларацияларға әсер етуі мүмкін.
Базаны өзіміз баптай аламыз ба?
Иә, егер бухгалтер 1С-те бұрын жұмыс істеген болса және өз ұйымының есеп саясатын білсе. Әдетте ең қиыны — қалдықтарды енгізу және оларды салыстыру: мұнда бағдарламадағы тәжірибе де, сандардың қайдан алынатынын түсіну де керек. Жиі кездесетін ымыра — бухгалтер ұйым мен анықтамалықтарды өзі баптайды, ал қалдықтарды бірге енгізіп, салыстырамыз.
Алғашқы баптау қанша уақыт алады?
Ұйымдар санына, анықтамалықтар көлеміне және қалдықтардың қайдан алынатынына байланысты. Деректер басқа бағдарламадан қолмен емес, өңдеумен көшірілсе, баптау айтарлықтай тезірек жүреді. Жұмыстың нақты көлемін бастапқы деректерді көргеннен кейін айтамыз.
Бухгалтерияда жалақыны баптау керек пе?
Қызметкерлер аз болса — иә, осы базада. Олар көбейгенде бөлек бағдарлама ыңғайлырақ: өткізбелермен алмасатын 1С:Зарплата и управление персоналом — схема «ЗУП-тың Бухгалтериямен алмасуы» мақаласында сипатталған.
Алғашқы баптауды бухгалтерлік есепті автоматтандыру бөлігі ретінде немесе 1С орнату және баптау шеңберінде бөлек жасаймыз — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
