1С:ЗУП пен Бухгалтерия алмасуы: жалақы бойынша өткізбелер қалай беріледі

Жалақыны ЗУП-та есептеп, есепті Бухгалтерияда жүргізгенде, бас бухгалтерде сұрақ туады: неге 3350 ЗУП есебімен сәйкес келмейді? Он жағдайдың тоғызында себеп бағдарламада емес, біреу Бухгалтериядағы деректерді қолмен түзеткенінде немесе ЗУП-та көрсету тәсілдері бапталмағанында. Алмасу қалай құрылғанын, нені бір рет баптау керегін және ай сайын қалай салыстыру керегін талдайық.

ЗУП-тан Бухгалтерияға не барады, не бармайды

Типтік сызба: ЗУП — қызметкерлер мен есептеулер туралы деректер көзі, Бухгалтерия өткізбелер үшін қорытынды сомаларды алады.

Қағидат қарапайым: есептеуге қатыстының бәрі ЗУП-та; өткізбелер мен ақшаға қатыстының бәрі Бухгалтерияда. Ұйымдар мен бөлімшелер анықтамалықтарын бір бағдарламада жүргізіп, екіншісіне синхрондаған дұрыс, әйтпесе қайталанулар сөзсіз.

Қалай баптау керек

1. Деректерді синхрондау

Екі базада да Администрирование → Синхронизация данных бөлімінде бапталады. Екі бағдарлама да өзекті релиздерде болуы керек — нұсқалары қатты ерекшеленетін бағдарламалар арасындағы алмасу көбіне анықтамалықтарда бұзылады. Бірінші синхрондауда бағдарлама бар объектілерді салыстыруды ұсынады: ұйымдар, бөлімшелер, жеке тұлғалар. Бұл ең маңызды қадам: егер Бухгалтерияда ЖСН-сіз «Иванов И.И.» бар болса, ал ЗУП-та — ЖСН-мен, салыстырусыз екі жеке тұлға шығады.

Біз бірінші синхрондауды әрдайым дерлік базалардың көшірмелерінде жасаймыз, нәтижені тексеріп, содан кейін ғана жұмыс базаларында қосамыз.

2. Жалақыны көрсету тәсілдері

ЗУП-та: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете. Көрсету тәсілі — шығын шоты және аналитика (шығын бабы, бөлімше). Оны мыналар үшін көрсетуге болады:

• жалпы ұйым үшін (әдепкі бойынша);
• бөлімше үшін — мысалы, өндіріс 8110-ға, әкімшілік 7210-ға;
• жекелеген есептеу түрі үшін — мысалы, пайдадан сыйлықақы өз шотына;
• шығындары бөлімшеден басқаша жатқызылатын жекелеген қызметкер үшін кадрлық бұйрықта.

Көрсету тәсіліндегі шоттар ЗУП Бухгалтериядан синхрондау арқылы алатын шоттар жоспарынан таңдалады. Сондықтан алдымен синхрондаймыз, содан кейін тәсілдерді баптаймыз.

3. Ұстаулар және алушылар

Атқару парақтары, қарыздар бойынша ұстаулар, кәсіподақ жарналары Бухгалтерияда нақты контрагенттерге жабылуы керек. ЗУП-та алушы ұстау құжатында көрсетіледі; алмасу кезінде ол Бухгалтерия контрагентімен салыстырылуы керек. Атқару парақтары туралы толығырақ — «ЗУП-тағы атқару парақтары бойынша ұстаулар» мақаласында.

4. Ай регламенті

Бәрі сәйкес келетін тәртіп:

1. ЗУП-та барлық кадрлық құжаттар, табель, ауру парақтары, демалыстар жабылған.
2. Жалақы мен жарналар есептелген.
3. Ай үшін Отражение зарплаты в бухучете құжаты қалыптастырылған.
4. Синхрондау орындалған.
5. Бухгалтерияда құжат өткізілген, персоналмен есеп айырысу шоттары мен салықтар бойынша айналымдар тексерілген.
6. Осыдан кейін ғана — Бухгалтерияда айды жабу.

Егер 4-қадамнан кейін ЗУП-та бірдеңе қайта есептелсе — көрсету құжаты қайта толтырылып, қайта синхрондалады. Оны Бухгалтерияда түзетуге болмайды: келесі алмасуда түзетулер өшіп, алшақтық қайта оралады.

Қалай салыстыру керек

Айына үш салыстыру жеткілікті:

• Есептелді: Бухгалтериядағы 3350 кредиті бойынша айналым = ЗУП-тағы ай жиынтығындағы «Есептелді» қорытындысы.
• Салықтар мен жарналар: ЖТС, МЗЖ, ӘА, МӘМСЖ және МӘМСА шоттары бойынша айналымдар = ЗУП-тағы тиісті салықтар мен жарналар қорытындылары. Әр жарна бойынша нәзік тұстар — «ЗУП-тағы МЗЖ, МЗЖЖ, ӘА, МӘМСЖ және МӘМСА» мақаласында.
• Төленді: төлемдер бойынша 3350 дебеті = төленді деп белгіленген ЗУП ведомостары.

Егер алшақтық бір айда болса — қолмен түзетілген құжатты іздейміз. Егер өткен айлардан созылса — Бухгалтериядағы кезең ЗУП-тан қайта есептеу келгенге дейін тыйым салу күнімен жабылмағанын қараймыз. Тыйым салу күндері туралы — «Пайдаланушы құқықтары және тыйым салу күні» мақаласында.

Жиі қателер

Қайталанатын жеке тұлғалар. Бір адам Бухгалтерияда екі рет бар — бірде қолмен енгізілген, бірде ЗУП-тан келген. ЖСН бойынша салыстыру және біріктіру арқылы, жақсысы бірінші синхрондауға дейін шешіледі.

Төлем ведомостары екі бағдарламада да жасалады. Бухгалтер Бухгалтериядағы ведомость бойынша банкке төлем тапсырмасын жасайды, есепші ЗУП-та өзінікін белгілейді — төлемдер екі еселенеді. Ведомость қай жерде туатынын келісіп алыңыз.

Жаңа бөлімшеде көрсету тәсілі жоқ. Жаңа бөлімнің жалақысы әдепкі шотқа кетеді, ал есептіліктегі шығындар «жылжиды». Құрылым әр өзгерген сайын тәсілдерді тексеріңіз.

Жабудан кейін өткен айды қайта есептеу. ЗУП ағымдағы айда сторно есептеді — бұл қалыпты, бірақ бухгалтер соманың қайдан келгенін түсінуі керек. ЗУП-тан қайта есептеулер туралы есепті жабу пакетіне қоса беру керек.

ЗУП + Бухгалтерия байланысының өзі — жалақы «айлықақы мен салықтардан» күрделірек компаниялар үшін классикалық таңдау. Шекара қай жерде, бөлек ЗУП қашан ақталатынын «Жалақы Бухгалтерияда ма, әлде бөлек ЗУП па» мақаласында талдадық. Ал Бухгалтерия жағындағы айды жабу — «1С-та айды жабу» материалында. Егер сіздегі ЗУП әлі ескі редакцияда болса, Бухгалтерия 3.0-мен алмасу — ЗУП 3.1-ге көшуге тағы бір себеп.

Егер ЗУП пен Бухгалтерия әртүрлі адамдарда болса

Жиі жағдай: жалақыны штаттағы есепші есептейді, ал бухгалтерияны аутсорсинг немесе бас бухгалтер басқа серверде басқа базада жүргізеді. Алмасу бәрібір жұмыс істейді — ортақ каталог, FTP немесе бұлт арқылы, бірақ ұйымдастырушылық сұрақтар туады:

• Синхрондауды кім іске қосады. Оны Бухгалтерияда айды жабатын адам іске қосқаны ыңғайлы — сонда ол деректердің қай нұсқасы келгенін нақты біледі.
• Анықтамалықтардың иесі кім. Жаңа бөлімше Бухгалтерияда емес, ЗУП-та ашылады — әйтпесе екі бірдей бөлімше сөзсіз.
• Қайта есептеу туралы қалай хабарланады. Егер есепші синхрондаудан кейін өткен айды қайта есептесе, бухгалтер бұл туралы есептіліктегі алшақтықтан білмеуі керек. Сомалары бар қысқа хабарлама жеткілікті.

Таратылған базаларда біз әрдайым дерлік кесте бойынша синхрондауды және жабу күні қолмен іске қосуды баптаймыз. Кесте анықтамалықтарды өзекті күйде ұстайды, ал қолмен іске қосу соңғы есептеулердің кеткеніне кепілдік береді.

Жұмыс істеп тұрған базаларда алмасуды алғаш іске қосу

Ең тәуекелді сәт — екі бағдарлама да өз өмірімен өмір сүріп жатқанда, ал алмасу алғаш рет қосылғанда. Біз пайдаланатын тәртіп:

1. Екі базаның да сақтық көшірмелерін жасаймыз.
2. Жеке тұлғалар анықтамалығын салыстырамыз: Бухгалтериядан және ЗУП-тан тізімді түсіріп, ЖСН бойынша салыстырамыз, қайталанғандарды алдын ала біріктіреміз.
3. ЗУП қай айдан бастап өткізбелер көзі болатынын шешеміз. Бұған дейінгінің бәрі Бухгалтерияда сол күйінде қалады; өткен айлардың көрсету құжаттарын көшірмейміз.
4. Көшірмелерде тексереміз: синхрондау, бірінші айдың көрсету құжаты, 3350 айналымдары.
5. Жұмыс базаларында жабу күні емес, ай басында қосамыз.

Кез келген қадамда анықтамалықтардың қатты алшақтайтыны көрінсе, кейін бір ай бойы қайталанғандарды талдағаннан гөрі оларды тазалауға бір күн жұмсаған дұрыс. Бухгалтериядағы көрсету құжатына құқықтарды әдетте шектейміз: бухгалтер оны өткізе алады, бірақ өңдей алмайды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Әр қызметкер бойынша өткізбелерді беруге бола ма?

Көрсету құжаты деректерді қызметкерлер бөлінісінде сақтайды, ал Бухгалтерияда персоналмен есеп айырысу шоттарында қызметкерлер бойынша аналитика бар. Шығындардың егжей-тегжейі көрсету тәсілімен анықталады.

Жаңартудан кейін алмасу тоқтап қалса не істеу керек?

Әдетте базалардың бірі жаңартылған, ал екіншісі — жоқ. Екеуін де үйлесімді релиздерге дейін жаңартыңыз. Егер алмасу нақты объектіде тоқтаса, синхрондау журналында қайсысында екені көрсетіледі.

Синхрондаусыз файл жүктеуге бола ма?

Синхрондау түптеп келгенде файл немесе каталог арқылы алмасу, тек автоматтандырылған. Сомаларды өткізбелермен қолмен көшіруге кеңес бермейміз: алшақтықтардың басты көзі дәл осы.

Алмасуға бөлек лицензия керек пе?

Жоқ. Алмасу типтік конфигурацияларға кіреді. Бағдарламалардың өзі керек: 1С:ЗУП ПРОФ — 136 250 ₸, 1С:Бухгалтерия ПРОФ — 97 250 ₸.

Алмасуды баптау