Когда зарплату считают в ЗУП, а учёт ведут в Бухгалтерии, у главного бухгалтера появляется вопрос: почему 3350 не сходится с отчётом ЗУП? В девяти случаях из десяти причина не в программе, а в том, что кто-то поправил данные в Бухгалтерии руками, или в ЗУП не настроены способы отражения. Разберём, как устроен обмен, что настроить один раз и как сверять каждый месяц.
Что идёт из ЗУП в Бухгалтерию, а что — нет
Типовая схема: ЗУП — источник данных о сотрудниках и начислениях, Бухгалтерия получает итоговые суммы для проводок.
| Передаётся из ЗУП | Не передаётся (или не должно) |
|---|---|
| Физлица и их ИИН | Кадровые приказы и табель |
| Подразделения и организации | Подробный расчёт по видам начислений |
| Документ Отражение зарплаты в бухучёте — начисления, налоги, взносы, удержания в разрезе счетов | Расчёт среднего, графики |
| Сведения для выплаты: ведомости | Настройки видов начислений |
Принцип простой: всё, что касается расчёта, живёт в ЗУП; всё, что касается проводок и денег, — в Бухгалтерии. Справочники организаций и подразделений лучше вести в одной программе и синхронизировать в другую, иначе дубли неизбежны.
Как настроить
1. Синхронизация данных
Настраивается в обеих базах в разделе Администрирование → Синхронизация данных. Обе программы должны быть на актуальных релизах — обмен между сильно разными версиями часто ломается на справочниках. При первой синхронизации программа предложит сопоставить существующие объекты: организации, подразделения, физлиц. Это самый важный шаг: если в Бухгалтерии уже есть «Иванов И.И.» без ИИН, а в ЗУП — с ИИН, без сопоставления получится два физлица.
Мы почти всегда делаем первую синхронизацию на копиях баз, проверяем результат и только потом включаем на рабочих.
2. Способы отражения зарплаты
В ЗУП: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте. Способ отражения — это счёт затрат и аналитика (статья затрат, подразделение). Его можно указать:
- для организации в целом (по умолчанию);
- для подразделения — например, производство на 8110, администрация на 7210;
- для отдельного вида начисления — например, премия из прибыли на свой счёт;
- для отдельного сотрудника в кадровом приказе, если его затраты относятся иначе, чем у подразделения.
Счета в способе отражения выбираются из плана счетов, который ЗУП получает из Бухгалтерии через синхронизацию. Поэтому сначала синхронизируем, потом настраиваем способы.
3. Удержания и получатели
Удержания по исполнительным листам, займам, профсоюзные взносы должны в Бухгалтерии закрываться на конкретных контрагентов. В ЗУП получатель указывается в документе удержания; при обмене он должен сопоставиться с контрагентом Бухгалтерии. Подробно про исполнительные листы — в статье «Удержания по исполнительным листам в ЗУП».
4. Регламент месяца
Порядок, при котором всё сходится:
- В ЗУП закрыты все кадровые документы, табель, больничные, отпуска.
- Начислена зарплата и взносы.
- Сформирован документ Отражение зарплаты в бухучёте за месяц.
- Выполнена синхронизация.
- В Бухгалтерии документ проведён, проверены обороты по счетам расчётов с персоналом и по налогам.
- Только после этого — закрытие месяца в Бухгалтерии.
Если после шага 4 в ЗУП что-то пересчитали — документ отражения перезаполняется и синхронизируется заново. Править его в Бухгалтерии нельзя: при следующем обмене правки затрутся, а расхождение вернётся.
Как сверять
Раз в месяц достаточно трёх сверок:
- Начислено: оборот по кредиту 3350 в Бухгалтерии = итог «Начислено» в своде ЗУП за месяц.
- Налоги и взносы: обороты по счетам ИПН, ОПВ, СО, ВОСМС и ООСМС = итоги по соответствующим налогам и взносам в ЗУП. Тонкости по каждому взносу — в статье «ОПВ, ОПВР, СО, ВОСМС и ООСМС в ЗУП».
- Выплачено: дебет 3350 по выплатам = ведомости ЗУП, отмеченные как выплаченные.
Если расхождение в одном месяце — ищем документ, поправленный вручную. Если тянется с прошлых месяцев — смотрим, не закрыт ли период в Бухгалтерии датой запрета раньше, чем пришёл пересчёт из ЗУП. Про даты запрета — в статье «Права пользователей и дата запрета».
Типичные ошибки
Дублирующиеся физлица. Один человек есть в Бухгалтерии дважды — раз заведён вручную, раз пришёл из ЗУП. Лечится сопоставлением по ИИН и объединением, лучше до первой синхронизации.
Ведомости выплаты делаются в обеих программах. Бухгалтер делает платёжку в банк по ведомости из Бухгалтерии, расчётчик в ЗУП отмечает свою — выплаты задваиваются. Договоритесь, где ведомость рождается.
Нет способа отражения у нового подразделения. Зарплата нового отдела уходит на счёт по умолчанию, и затраты в отчётности «плывут». Проверяйте способы при каждом изменении структуры.
Перерасчёт прошлого месяца после закрытия. ЗУП посчитала сторно в текущем месяце — это нормально, но бухгалтер должен понимать, откуда сумма. Отчёт о перерасчётах из ЗУП стоит прикладывать к пакету закрытия.
Сама связка ЗУП + Бухгалтерия — классический выбор для компаний, где зарплата сложнее, чем «оклад и налоги». Где граница, когда отдельный ЗУП оправдан, мы разбирали в статье «Зарплата в Бухгалтерии или отдельный ЗУП». А закрытие месяца на стороне Бухгалтерии — в материале «Закрытие месяца в 1С». Если ЗУП у вас ещё старой редакции, обмен с Бухгалтерией 3.0 — лишний повод перейти на ЗУП 3.1.
Если ЗУП и Бухгалтерия у разных людей
Частая ситуация: зарплату считает штатный расчётчик, а бухгалтерию ведёт аутсорсинг или главный бухгалтер в другой базе на другом сервере. Обмен всё равно работает — через общий каталог, FTP или облако, но появляются организационные вопросы:
- Кто запускает синхронизацию. Удобнее, если её запускает тот, кто закрывает месяц в Бухгалтерии, — тогда он точно знает, какая версия данных пришла.
- Кто владеет справочниками. Новое подразделение создаётся в ЗУП, а не в Бухгалтерии, — иначе два одинаковых подразделения неизбежны.
- Как сообщается о перерасчёте. Если расчётчик пересчитал прошлый месяц после синхронизации, бухгалтер должен узнать об этом не из расхождения в отчётности. Достаточно короткого сообщения с суммами.
В распределённых базах мы почти всегда настраиваем синхронизацию по расписанию плюс ручной запуск в день закрытия. Расписание поддерживает справочники в актуальном состоянии, а ручной запуск гарантирует, что последние начисления ушли.
Первый запуск обмена на работающих базах
Самый рискованный момент — когда обе программы уже живут своей жизнью, а обмен включают впервые. Порядок, который мы используем:
- Делаем резервные копии обеих баз.
- Сверяем справочник физлиц: выгружаем список из Бухгалтерии и из ЗУП, сопоставляем по ИИН, дубли объединяем заранее.
- Решаем, с какого месяца ЗУП становится источником проводок. Всё, что раньше, остаётся в Бухгалтерии как есть; документы отражения за прошлые месяцы не переносим.
- Проверяем на копиях: синхронизация, документ отражения за первый месяц, обороты 3350.
- Включаем на рабочих базах в начале месяца, а не в день закрытия.
Если на любом шаге видно, что справочники сильно расходятся, лучше потратить день на их чистку, чем потом месяц разбирать дубли. Права на документ отражения в Бухгалтерии мы обычно ограничиваем: бухгалтер может его провести, но не редактировать.
Частые вопросы
Можно ли передавать проводки по каждому сотруднику?
Документ отражения хранит данные в разрезе сотрудников, и в Бухгалтерии аналитика по работникам на счетах расчётов с персоналом есть. Подробность затрат определяется способом отражения.
Что делать, если обмен перестал работать после обновления?
Обычно одна из баз обновлена, а другая — нет. Обновите обе до совместимых релизов. Если обмен остановился на конкретном объекте, в журнале синхронизации будет указано, на каком.
Можно ли обойтись без синхронизации и загружать файл?
Синхронизация в итоге и есть обмен через файл или каталог, просто автоматизированный. Ручной перенос сумм проводками мы не советуем: это и есть главный источник расхождений.
Нужна ли отдельная лицензия на обмен?
Нет. Обмен входит в типовые конфигурации. Нужны сами программы: 1С:ЗУП ПРОФ — 136 250 ₸, 1С:Бухгалтерия ПРОФ — 97 250 ₸.
