В 1С:Бухгалтерии для Казахстана есть всё, чтобы начислить зарплату, удержать ИПН, посчитать пенсионные и социальные отчисления, сдать форму 200.00 и провести всё по счетам. Поэтому вопрос «нужен ли нам отдельный ЗУП» звучит почти в каждой небольшой компании. Короткий ответ: пока зарплату считает один человек и кадровой работы немного — нет. Дальше — по каким признакам понять, что граница пройдена.
Что умеет зарплатный блок Бухгалтерии
Раздел «Зарплата и кадры» в Бухгалтерии рассчитан на бухгалтера, который ведёт учёт целиком и между делом считает зарплату. В нём есть:
- приём, кадровые перемещения и увольнение сотрудников;
- начисление оклада и типовых видов начислений, удержания;
- расчёт ИПН с вычетами, обязательных пенсионных взносов, социальных отчислений и взносов на медстрахование;
- ведомости на выплату через кассу и банк;
- отражение зарплаты в бухгалтерском учёте и регламентированная отчётность по зарплате.
Для фирмы на 10–30 человек с окладами и редкими отпусками этого обычно достаточно. Начисление делается одним документом в конце месяца, проводки формируются тут же, и сверять две базы не нужно.
Отдельно отметим: настройки учётной политики по персоналу задаются в самой Бухгалтерии, и при первой настройке базы их легко пропустить. Мы разбирали это в статье о первой настройке Бухгалтерии.
Где Бухгалтерия начинает мешать
Зарплатный блок Бухгалтерии — упрощённый. Он не задуман как система управления персоналом, и это чувствуется в нескольких местах.
Учёт времени. Когда у части людей сменный график, суммированный учёт, ночные и сверхурочные, их приходится досчитывать вне программы и вводить суммами. Одна-две такие корректировки в месяц — терпимо. Двадцать — уже источник ошибок, которые всплывают при проверке.
Отпуска, больничные, расчёт среднего. Если таких документов каждый месяц десятки, бухгалтер тратит дни на ручной контроль среднего заработка и пересчёт прошлых периодов.
Кадровое делопроизводство. Штатное расписание, приказы по шаблонам компании, трудовые договоры, отчёты для руководителя по персоналу — это зона 1С:Зарплата и управление персоналом.
Доступ к данным. Зарплата — самые чувствительные данные в базе. В Бухгалтерии их можно закрыть профилями доступа, но оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчётов с персоналом всё равно покажет суммы тому, у кого есть права на бухгалтерские отчёты. Как это настраивается и где пределы — в статье о правах пользователей и дате запрета. Если зарплату должны видеть только расчётчик и директор, отдельная база ЗУП решает вопрос радикально.
Признаки, что пора на ЗУП
Мы не ориентируемся на одну цифру численности. Смотрим на сочетание признаков:
| Признак | Бухгалтерии хватает | Пора на ЗУП |
|---|---|---|
| Кто считает зарплату | Главбух или бухгалтер между делом | Отдельный расчётчик или отдел кадров |
| Графики работы | Пятидневка, оклады | Смены, суммированный учёт, вахта |
| Отпуска и больничные | Единицы в месяц | Десятки в месяц |
| Кадровые документы | Приём, увольнение | Штатное расписание, свои приказы, аналитика по персоналу |
| Доступ к зарплате | Видит вся бухгалтерия — это нормально | Должны видеть только кадры и руководитель |
| Организации | Одна-две | Несколько с общими сотрудниками и совместителями |
Если в правой колонке два-три совпадения, отдельный ЗУП окупится уже временем расчётчика. Подробнее о самом переходе — с какой даты, что переносить, как не задвоить отчётность — в статье когда пора переходить на ЗУП.
Как живут две базы вместе
После перехода зарплата считается в ЗУП, а в Бухгалтерию передаются уже готовые результаты: проводки по начислению, удержаниям и отчислениям, ведомости на выплату. Порядок такой:
- В ЗУП ведутся кадры, начисления, налоги и взносы, формируется отчётность по зарплате.
- Обмен переносит в Бухгалтерию сводные суммы для отражения зарплаты в учёте — с разбивкой по счетам и статьям затрат.
- Выплата проходит в Бухгалтерии банком или кассой со ссылкой на ведомость.
В Бухгалтерии при этом договариваются и закрепляют правами, что начислять зарплату здесь больше никто не будет, — чтобы тот же месяц не начислили второй раз. Это самая частая ошибка первого месяца: начисление пришло из ЗУП, а кто-то по привычке провёл ещё и своё. Заметить её просто — в оборотке по счёту расчётов с персоналом кредитовый оборот за месяц вдвое больше обычного.
Вторая типичная ошибка — справочники. Физические лица, подразделения и статьи затрат должны совпадать в обеих базах, иначе обмен создаёт дубли. Перед первым обменом мы выгружаем справочники из Бухгалтерии в ЗУП, а не заводим их заново руками.
Отчётность: где её сдавать
Если зарплата считается в ЗУП, форму 200.00 и отчётность по взносам готовят там же — там все исходные данные по каждому сотруднику. Сдавать «зарплатную» отчётность из Бухгалтерии на данных, пришедших сводной проводкой, нельзя: в ней нет нужной детализации. Остальная налоговая отчётность остаётся в Бухгалтерии. Общий порядок мы описали в статье о налоговой отчётности из 1С.
О расчёте зарплаты по правилам Казахстана в самом ЗУП — что проверить в настройках и где чаще всего ошибаются — читайте в отдельной статье: зарплата по правилам РК в 1С:ЗУП.
Наше мнение
Начинать с зарплаты в Бухгалтерии — правильно для маленькой компании: меньше программ, меньше обменов, всё в одном месте. Ошибка — держаться за неё, когда расчётчик уже вторую неделю месяца сидит над табелем в Excel. В этот момент дешевле поставить ЗУП, чем платить за часы ручного труда и исправленные декларации.
Если вы на распутье, мы посмотрим вашу базу и штат и честно скажем, нужен ли переход. Чаще всего это одна консультация; работы по настройке обмена и переносу оплачиваются по часам — от 22 000 ₸ в час. Общий подход к автоматизации учёта — на странице автоматизация бухгалтерского учёта.
Что проверить, если остаётесь в Бухгалтерии
Решили, что ЗУП пока не нужен, — хорошо. Тогда стоит один раз навести порядок в зарплатном блоке, чтобы он не подвёл в отчётный период.
- Карточки физических лиц. ИИН, дата рождения, признак резидентства, пенсионный статус. От них зависят вычеты и то, с кого удерживаются взносы. Ошибка в одной карточке всплывает только в форме 200.00 — через квартал.
- Виды начислений. Каждое начисление должно облагаться ровно теми налогами и взносами, которыми облагается по закону. Если кто-то когда-то завёл «Премию разовую» копированием и не проверил флажки, программа годами считает неправильно — и правильно с её точки зрения.
- Способы отражения. На какие счета и статьи затрат уходит зарплата каждого подразделения. Без этого вся зарплата падает на один счёт, и себестоимость по подразделениям не видна.
- Права. Кто может проводить начисление, а кто только смотреть ведомости.
Мы обычно проводим такую проверку перед началом года или после выхода изменений в законодательстве: ставки и правила обновляются релизом, а настройки начислений и карточек остаются вашими. Если хотите, чтобы это делал кто-то со стороны регулярно, посмотрите сопровождение 1С.
Частые вопросы
Можно ли считать зарплату в Бухгалтерии одной организации, а в ЗУП — другой?
Технически да, но это путаница: две схемы обмена, разные правила для одного бухгалтера. Если ЗУП уже куплен, проще перевести в него все организации.
Сколько сотрудников «тянет» Бухгалтерия?
Жёсткого предела нет. Ограничение не в количестве, а в сложности: 40 человек на окладе считаются легко, а 15 сменщиков с суммированным учётом уже неудобно.
Нужно ли переносить историю зарплаты в ЗУП?
Для расчёта среднего заработка нужны данные за предшествующие месяцы, поэтому начисления за прошлый период переносят. Кадровые документы — только текущее состояние: кто работает, где и на каком окладе.
Можно ли вернуться обратно из ЗУП в Бухгалтерию?
Можно, но так почти никто не делает: если компания доросла до ЗУП, причины перехода обычно никуда не уходят.
