Расчётчик закрывает месяц три дня вместо одного, половину сумм досчитывает в Excel, а директор просит не показывать зарплату всей бухгалтерии. Это типичная картина компании, которая переросла зарплатный блок 1С:Бухгалтерии. Сам по себе он неплох, но рассчитан на простой случай. Ниже — как понять, что момент настал, и как перейти на 1С:Зарплата и управление персоналом без двойных начислений и потерянных отпусков.
Где проходит граница между двумя вариантами в целом, мы разбирали в статье «Зарплата в Бухгалтерии или отдельный ЗУП». Здесь — про сам переход.
Пять признаков, что пора
Мы смотрим не на численность, а на то, сколько ручной работы делает расчётчик вне программы.
- Ручные корректировки каждый месяц. Сверхурочные, ночные, работа в праздники по сменному графику вводятся суммами, посчитанными на калькуляторе. Если таких строк больше десятка — ошибки неизбежны.
- Средний заработок проверяют вручную. Отпускные и больничные пересчитывают «для контроля», потому что не доверяют программе или потому что в базе нет нужной истории.
- Кадровик ведёт свой Excel. Штатное расписание, остатки отпусков, даты окончания договоров живут в отдельной таблице, а в базе — только приём и увольнение.
- Зарплату должны видеть единицы. В Бухгалтерии отчёты по счетам расчётов с персоналом покажут суммы любому, у кого есть доступ к бухгалтерским отчётам. Отдельная база решает это без сложных настроек прав.
- Несколько организаций и совместители. Один человек работает в двух ТОО группы, и его приходится заводить дважды.
Два-три совпадения — повод считать переход. Один — скорее повод навести порядок в текущей базе.
С какой даты переходить
Самый спокойный вариант — с начала года. Все годовые итоги остаются в Бухгалтерии, в ЗУП начинается новый налоговый период, и никаких «половинчатых» отчётов.
Если ждать до января нельзя, переходим с начала квартала. Квартальная отчётность по зарплате тогда целиком сдаётся из одной программы, а не собирается из двух баз.
С середины квартала переходить можно, но мы так делаем только по необходимости: часть месяцев придётся переносить в ЗУП как начальные данные, чтобы отчёт за квартал сформировался корректно, и каждую цифру нужно сверить.
Чего точно не стоит делать — переходить «с середины месяца». Месяц начисления должен быть целиком в одной базе.
Что переносится в ЗУП
| Данные | Откуда | Зачем |
|---|---|---|
| Организации, подразделения, должности | Бухгалтерия | Основа кадрового учёта, должны совпадать в обеих базах |
| Физические лица и сотрудники: ИИН, документы, даты приёма | Бухгалтерия | Без этого не будет ни расчёта, ни отчётов |
| Текущие оклады и плановые начисления | Бухгалтерия, приказы | Чтобы первый расчёт прошёл без ручного ввода |
| Начисления за прошлые месяцы | Бухгалтерия | Расчёт среднего заработка для отпусков и больничных |
| Остатки отпусков на дату перехода | Кадровик, часто Excel | Иначе ЗУП посчитает отпуск «с нуля» от даты приёма неверно |
| Заявления на вычеты по ИПН | Бухгалтерия или бумажные заявления | Чтобы ИПН в первом месяце совпал с прежним |
| Признаки льготных категорий | Карточки сотрудников | Пенсионеры, лица с инвалидностью — другой состав взносов |
Самый недооценённый пункт — история начислений. Если её не перенести, первый же отпуск в ЗУП посчитается от неполного периода, и сотрудник получит меньше. Заметить это просто: откройте расчёт среднего заработка в документе «Отпуск» и посмотрите, сколько месяцев в нём учтено.
Второй — остатки отпусков. В Бухгалтерии их часто не ведут вовсе, поэтому до переноса кадровику нужно свести таблицу «сотрудник — неиспользованные дни на дату перехода» и согласовать её с руководителем.
Как связать две базы
После перехода в Бухгалтерии остаются учёт, выплата и налоговая отчётность компании, а зарплата приходит из ЗУП готовыми суммами через синхронизацию. Порядок работы такой:
- В ЗУП — кадровые документы, начисления, удержания, налоги и взносы, отчётность по зарплате.
- Синхронизация передаёт в Бухгалтерию отражение зарплаты в учёте по счетам и статьям затрат.
- Выплата — в ЗУП формируется ведомость, в Бухгалтерии проводится списание с расчётного счёта или из кассы.
Справочники в обеих базах должны быть одни и те же. Перед первой синхронизацией мы сверяем физических лиц, подразделения и статьи затрат: если в Бухгалтерии «Иванов А.» заведён дважды, обмен перенесёт обе карточки. Подробнее о проводках — в статье об обмене ЗУП с Бухгалтерией.
Первый месяц: параллельный расчёт
Первый месяц мы считаем в обеих программах. В Бухгалтерии — по-старому, в ЗУП — по-новому, и сравниваем по каждому сотруднику: начислено, ИПН, пенсионные взносы, взносы на медстрахование, к выплате. Расхождения почти всегда объясняются одним из трёх:
- не перенесено заявление на вычет;
- вид начисления в ЗУП настроен с другими признаками облагаемости;
- у сотрудника не проставлена льготная категория.
После сверки начисление в Бухгалтерии удаляем, а права на документы начисления зарплаты в ней закрываем. Иначе через пару месяцев кто-нибудь по привычке проведёт «своё» начисление, и кредитовый оборот по счёту расчётов с персоналом удвоится. Это самая частая ошибка после перехода, и её лучше предотвратить правами, чем искать в оборотке.
Что именно проверить в настройках ЗУП, чтобы расчёт соответствовал правилам Казахстана, — в статье «Зарплата по правилам Казахстана: что проверить в 1С:ЗУП». А порядок первой настройки самой программы — в материале «Первая настройка ЗУП».
Подготовка: что сделать до первого дня в ЗУП
Большая часть проблем перехода закладывается за месяц до него, когда кажется, что «ещё рано». Список, который мы отдаём клиенту заранее:
- закрыть в Бухгалтерии все месяцы до даты перехода: начисление, выплата, отчётность;
- свести с кадровиком таблицу остатков отпусков и согласовать её с руководителем;
- выписать все нетиповые начисления и удержания: как считаются сейчас, кто и где их вводит;
- проверить ИИН и документы у всех работающих сотрудников;
- решить, кто будет работать в ЗУП и с какими правами, и сколько для этого нужно клиентских лицензий;
- назначить дату, после которой кадровые документы оформляются только в ЗУП.
| Кто | Что делает при переходе |
|---|---|
| Расчётчик | Список начислений, параллельный расчёт, сверка по сотрудникам |
| Кадровик | Остатки отпусков, штатное расписание, проверка карточек |
| Главный бухгалтер | Закрытие периодов в Бухгалтерии, проверка проводок после синхронизации |
| Консультант | Перенос данных, настройка ЗУП и синхронизации, разбор расхождений |
Как заметить проблему раньше расчёта: после загрузки данных сравните численность и сумму окладов по каждому подразделению в двух базах. Если не совпадает хотя бы на одного человека, ищите причину сразу — в день начисления зарплаты на это не будет времени.
Сколько это занимает
Для компании до сотни сотрудников с одной организацией переход укладывается в несколько рабочих дней специалиста плюс месяц параллельного расчёта. Сроки растут от количества нетиповых начислений, сменных графиков и организаций. Наши работы — от 22 000 ₸ в час; из чего складывается бюджет, мы разобрали в статье о стоимости внедрения ЗУП.
Лицензию ЗУП покупают отдельно от Бухгалтерии. Для большинства компаний хватает редакции ПРОФ; когда нужен КОРП — в статье «ЗУП ПРОФ или КОРП». Сама программа — на странице 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана.
Наше мнение
Переход на ЗУП — не вопрос престижа. Если зарплату считает главбух на пятнадцать человек с окладами, Бухгалтерии хватает, и вторая база добавит только синхронизацию, которую надо контролировать. Но как только появляется отдельный расчётчик, сменный график и требование закрыть данные, держаться за Бухгалтерию дороже, чем перейти.
Частые вопросы
Можно ли перейти на ЗУП в середине года?
Можно, лучше с начала квартала. Тогда в ЗУП переносятся начальные данные за прошедшие месяцы года для отчётности и расчёта среднего, а квартальная отчётность сдаётся из одной базы.
Нужно ли покупать отдельную Бухгалтерию после перехода?
Нет, остаётся та же Бухгалтерия. ЗУП — отдельная программа со своей лицензией, а базы связываются синхронизацией.
Кто сдаёт отчётность по зарплате после перехода?
Её формируют в ЗУП: там данные по каждому сотруднику. Остальная налоговая отчётность — в Бухгалтерии, как раньше.
Что будет с данными за прошлые годы?
Они остаются в Бухгалтерии и доступны для справок. В ЗУП переносим то, что нужно для текущих расчётов: сотрудников, начисления за расчётный период, остатки отпусков.
Можно ли вернуться обратно, если ЗУП не устроит?
Пока идёт параллельный расчёт, Бухгалтерия продолжает считать зарплату по-старому, поэтому вернуться можно без потерь. Решение мы принимаем по итогам сверки первого месяца. После того как начисление в Бухгалтерии закрыто и отчётность сдана из ЗУП, возврат обойдётся заметно дороже, чем исправление настроек.
