Есепші айды бір күннің орнына үш күн жабады, сомалардың жартысын Excel-де есептейді, ал директор жалақыны бүкіл бухгалтерияға көрсетпеуді сұрайды. Бұл 1С:Бухгалтерияның жалақы блогынан асып кеткен компанияның әдеттегі көрінісі. Блоктың өзі жаман емес, бірақ қарапайым жағдайға арналған. Төменде — сәттің келгенін қалай түсінуге болады және 1С:Зарплата и управление персоналом бағдарламасына екі есе есептеусіз және жоғалған демалыстарсыз қалай көшуге болады.
Екі нұсқа арасындағы шекараны жалпы түрде «Жалақы Бухгалтерияда ма, әлде бөлек ЗУП па» мақаласында талдадық. Мұнда — көшудің өзі туралы.
Уақыт келгенінің бес белгісі
Біз қызметкерлер санына емес, есепші бағдарламадан тыс қанша қол жұмысын атқаратынына қараймыз.
- Әр ай сайын қолмен түзетулер. Ауысымдық кесте бойынша үстеме, түнгі сағаттар, мерекедегі жұмыс калькуляторда есептелген сомалармен енгізіледі. Мұндай жолдар ондан асса — қателер сөзсіз.
- Орташа жалақыны қолмен тексереді. Демалыс пен еңбекке уақытша жарамсыздық төлемдерін «бақылау үшін» қайта есептейді, өйткені бағдарламаға сенбейді немесе базада қажетті тарих жоқ.
- Кадр маманы өз Excel-ін жүргізеді. Штат кестесі, демалыс қалдықтары, шарттардың аяқталу күндері бөлек кестеде, ал базада тек қабылдау мен жұмыстан шығару бар.
- Жалақыны санаулы адамдар ғана көруі керек. Бухгалтерияда персоналмен есеп айырысу шоттары бойынша есептер сомаларды бухгалтерлік есептерге қолжетімділігі бар кез келген адамға көрсетеді. Бөлек база мұны күрделі құқық баптауларынсыз шешеді.
- Бірнеше ұйым және қоса атқарушылар. Бір адам топтың екі ЖШС-інде жұмыс істейді, оны екі рет енгізуге тура келеді.
Екі-үш сәйкестік — көшуді есептеуге себеп. Біреуі — қазіргі базада тәртіп орнатуға себеп.
Қай күннен көшу керек
Ең тыныш нұсқа — жыл басынан. Барлық жылдық қорытындылар Бухгалтерияда қалады, ЗУП-та жаңа салық кезеңі басталады, «жартылай» есептер болмайды.
Қаңтарды күту мүмкін болмаса, тоқсан басынан көшеміз. Сонда жалақы бойынша тоқсандық есептілік екі базадан жиналмай, толығымен бір бағдарламадан тапсырылады.
Тоқсан ортасынан көшуге болады, бірақ біз мұны тек қажет болғанда жасаймыз: тоқсан есебі дұрыс қалыптасуы үшін айлардың бір бөлігін ЗУП-қа бастапқы деректер ретінде көшіруге тура келеді және әр сан салыстырылуы керек.
Нақты істемеу керек нәрсе — «ай ортасынан» көшу. Есептеу айы толығымен бір базада болуы керек.
ЗУП-қа не көшіріледі
| Деректер | Қайдан | Не үшін |
|---|---|---|
| Ұйымдар, бөлімшелер, лауазымдар | Бухгалтерия | Кадрлық есептің негізі, екі базада сәйкес болуы керек |
| Жеке тұлғалар мен қызметкерлер: ЖСН, құжаттар, қабылдау күндері | Бухгалтерия | Онсыз есептеу де, есептер де болмайды |
| Ағымдағы айлықақылар және жоспарлы есептеулер | Бухгалтерия, бұйрықтар | Бірінші есептеу қолмен енгізусіз өтуі үшін |
| Өткен айлардағы есептеулер | Бухгалтерия | Демалыс пен еңбекке уақытша жарамсыздық үшін орташа жалақыны есептеу |
| Көшу күнгі демалыс қалдықтары | Кадр маманы, жиі Excel | Әйтпесе ЗУП демалысты қабылдау күнінен бастап қате есептейді |
| ЖТС бойынша шегерімге өтініштер | Бухгалтерия немесе қағаз өтініштер | Бірінші айдағы ЖТС бұрынғымен сәйкес келуі үшін |
| Жеңілдікті санаттардың белгілері | Қызметкерлер карточкалары | Зейнеткерлер, мүгедектігі бар адамдар — жарналардың басқа құрамы |
Ең бағаланбайтын тармақ — есептеулер тарихы. Оны көшірмесеңіз, ЗУП-тағы бірінші демалыс толық емес кезеңнен есептеледі және қызметкер аз алады. Мұны байқау оңай: «Отпуск» құжатында орташа жалақы есебін ашып, онда қанша ай ескерілгенін қараңыз.
Екіншісі — демалыс қалдықтары. Бухгалтерияда оларды жиі мүлде жүргізбейді, сондықтан көшірер алдында кадр маманы «қызметкер — көшу күнгі пайдаланылмаған күндер» кестесін жасап, басшымен келісуі керек.
Екі базаны қалай байланыстыру керек
Көшкеннен кейін Бухгалтерияда есеп, төлем және компанияның салық есептілігі қалады, ал жалақы ЗУП-тан синхрондау арқылы дайын сомалармен келеді. Жұмыс тәртібі:
- ЗУП-та — кадрлық құжаттар, есептеулер, ұстап қалулар, салықтар мен жарналар, жалақы бойынша есептілік.
- Синхрондау Бухгалтерияға жалақының шоттар мен шығын баптары бойынша есепте көрсетілуін береді.
- Төлем — ЗУП-та ведомость қалыптасады, Бухгалтерияда есеп шоттан немесе кассадан есептен шығару жүргізіледі.
Екі базадағы анықтамалықтар бірдей болуы керек. Бірінші синхрондау алдында жеке тұлғаларды, бөлімшелерді және шығын баптарын салыстырамыз: Бухгалтерияда «Иванов А.» екі рет енгізілсе, алмасу екі карточканы да көшіреді. Өткізбелер туралы толығырақ — ЗУП пен Бухгалтерия арасындағы алмасу туралы мақалада.
Бірінші ай: қатар есептеу
Бірінші айды екі бағдарламада есептейміз. Бухгалтерияда — бұрынғыша, ЗУП-та — жаңаша, және әр қызметкер бойынша салыстырамыз: есептелді, ЖТС, зейнетақы жарналары, медициналық сақтандыру жарналары, төлеуге. Айырмашылықтар әрдайым дерлік үшеуінің бірімен түсіндіріледі:
- шегерімге өтініш көшірілмеген;
- ЗУП-тағы есептеу түрі салық салу белгілерімен басқаша бапталған;
- қызметкерге жеңілдікті санат қойылмаған.
Салыстырудан кейін Бухгалтериядағы есептеуді жоямыз, ал ондағы жалақы есептеу құжаттарына құқықтарды жабамыз. Әйтпесе бірнеше айдан кейін біреу әдетімен «өз» есептеуін жүргізеді және персоналмен есеп айырысу шоты бойынша кредиттік айналым екі есе өседі. Бұл көшуден кейінгі ең жиі қате, оны айналым ведомосынан іздегеннен гөрі құқықтармен алдын алған дұрыс.
Есептеу Қазақстан ережелеріне сәйкес болуы үшін ЗУП баптауларында нені тексеру керек — «Қазақстан ережелері бойынша жалақы: 1С:ЗУП-та нені тексеру керек» мақаласында. Ал бағдарламаның өзін алғашқы баптау тәртібі — «ЗУП-ты алғашқы баптау» материалында.
Дайындық: ЗУП-тағы алғашқы күнге дейін не істеу керек
Көшудегі мәселелердің көбі одан бір ай бұрын, «әлі ерте» болып көрінетін кезде қалыптасады. Клиентке алдын ала беретін тізіміміз:
- Бухгалтерияда көшу күніне дейінгі барлық айларды жабу: есептеу, төлеу, есептілік;
- кадрлар маманымен демалыс қалдықтарының кестесін жинақтап, оны басшымен келісу;
- барлық типтік емес есептеулер мен ұстауларды жазып алу: қазір қалай есептеледі, кім және қайда енгізеді;
- барлық жұмыс істеп жүрген қызметкерлердің ЖСН мен құжаттарын тексеру;
- ЗУП-та кім және қандай құқықпен жұмыс істейтінін, бұл үшін қанша клиенттік лицензия керек екенін шешу;
- кадрлық құжаттар тек ЗУП-та ресімделетін күнді белгілеу.
| Кім | Көшу кезінде не істейді |
|---|---|
| Есептеуші | Есептеулер тізімі, қатар есептеу, қызметкерлер бойынша салыстыру |
| Кадрлар маманы | Демалыс қалдықтары, штат кестесі, карточкаларды тексеру |
| Бас бухгалтер | Бухгалтерияда кезеңдерді жабу, синхрондаудан кейін өткізбелерді тексеру |
| Кеңесші | Деректерді көшіру, ЗУП пен синхрондауды баптау, алшақтықтарды талдау |
Мәселені есептеуге дейін қалай байқауға болады: деректерді жүктегеннен кейін әр бөлімше бойынша екі базадағы қызметкерлер санын және жалақы сомасын салыстырыңыз. Бір адамға болса да сәйкес келмесе, себебін бірден іздеңіз — жалақы есептейтін күні бұған уақыт болмайды.
Бұл қанша уақыт алады
Бір ұйымы бар жүзге дейін қызметкері бар компания үшін көшу маманның бірнеше жұмыс күніне және бір ай қатар есептеуге сыяды. Мерзім типтік емес есептеулердің, ауысымдық кестелердің және ұйымдардың санына қарай өседі. Біздің жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап; бюджет неден тұратынын ЗУП енгізу құны туралы мақалада талдадық.
ЗУП лицензиясы Бухгалтериядан бөлек сатып алынады. Көптеген компанияларға ПРОФ редакциясы жеткілікті; КОРП қашан керек — «ЗУП ПРОФ немесе КОРП» мақаласында. Бағдарламаның өзі — 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана бетінде.
Біздің пікіріміз
ЗУП-қа көшу — бедел мәселесі емес. Егер жалақыны айлықақысы бар он бес адамға бас бухгалтер есептесе, Бухгалтерия жеткілікті, ал екінші база тек бақылау керек синхрондауды қосады. Бірақ бөлек есепші, ауысымдық кесте және деректерді жабу талабы пайда болысымен Бухгалтерияда қалу көшуден қымбатқа түседі.
Жиі қойылатын сұрақтар
Жыл ортасында ЗУП-қа көшуге бола ма?
Болады, тоқсан басынан жақсырақ. Сонда ЗУП-қа есептілік пен орташа жалақыны есептеу үшін жылдың өткен айлары бойынша бастапқы деректер көшіріледі, ал тоқсандық есептілік бір базадан тапсырылады.
Көшкеннен кейін бөлек Бухгалтерия сатып алу керек пе?
Жоқ, сол Бухгалтерия қалады. ЗУП — өз лицензиясы бар бөлек бағдарлама, ал базалар синхрондау арқылы байланысады.
Көшкеннен кейін жалақы бойынша есептілікті кім тапсырады?
Оны ЗУП-та қалыптастырады: онда әр қызметкер бойынша деректер бар. Қалған салық есептілігі бұрынғыдай Бухгалтерияда.
Өткен жылдардағы деректер не болады?
Олар Бухгалтерияда қалады және анықтама үшін қолжетімді. ЗУП-қа ағымдағы есептеулерге қажеттісін көшіреміз: қызметкерлер, есептік кезеңдегі есептеулер, демалыс қалдықтары.
ЗУП ұнамаса, кері қайтуға бола ма?
Қатар есептеу жүріп жатқанда Бухгалтерия жалақыны бұрынғыша есептей береді, сондықтан шығынсыз қайтуға болады. Шешімді бірінші айдағы салыстыру нәтижесі бойынша қабылдаймыз. Бухгалтериядағы есептеу жабылып, есептілік ЗУП-тан тапсырылғаннан кейін кері қайту баптауларды түзетуден әлдеқайда қымбатқа түседі.
