Орнатқаннан кейін бос ЗУП базасы жұмысқа дайын көрінеді: қызметкерді бірден қабылдап, оған айлықақы есептеуге болады. Жарты жылдан кейін түсіну мүмкін емес базалар дәл осылай пайда болады. ЗУП-та баптау тәртібі маңызды — есеп саясатынан салықтардың қалай есептелетіні, бөлімшелер құрылымынан есептер мен өткізбелердің қалай құрылатыны байланысты. Төменде — әр енгізуде ұстанатын реттілік және бөгде базаларда жиі көретін қателер.
1-қадам. Ұйым
Ұйымның деректемелерінен бастаймыз: атауы, БСН, мекенжайлар, жауапты тұлғалар, банк шоттары. Жауапты тұлғалар бұйрықтар мен есептердің қолтаңбаларына түседі, сондықтан оларды лауазымға кірісу күндерімен бірден толтырған жөн.
Ұйымдар бірнеше болса, бәрін бірден енгізіп, олардың қалай байланысқанын шешеміз: қоса атқарушылар, ұйымдар арасындағы ауыстырулар, ортақ бөлімшелер бар ма. Кейін құрылымды өзгерту бастапқыда дұрыс жасаудан қиынырақ.
2-қадам. Есеп саясаты
Ұйымның есеп саясаты салықтар мен жарналардың қандай ережелер бойынша есептелетінін анықтайды. Мұндағы ең бастысы — ұйымның салық режимі: әлеуметтік салықтың есептелетін-есептелмейтіні соған байланысты. Оңайлатылған режимде әлеуметтік салық бөлек есептелмейді — режим қате көрсетілсе, бағдарлама оны бекер есептейді.
Мұнда — орташа жалақыны есептеу тәртібі, дөңгелектеулер, жарналарды есептеуге әсер ететін белгілер. Есеп саясатын «әдепкі бойынша» емес, бас бухгалтермен бірге толтырамыз: әдепкі мәндер бәріне сәйкес келмейді. Әр жаңартудан кейін тексеру керек мөлшерлемелер мен лимиттерді «Қазақстан ережелері бойынша жалақы: 1С:ЗУП-та нені тексеру керек» мақаласында жинадық.
3-қадам. Бөлімшелер және штат кестесі
ЗУП-тағы бөлімшелер құрылымы — холлдағы плакаттағы ұйымдық сызбаның көшірмесі емес. Оны былай құрған жөн:
- бөлімшелер бойынша шығындарды бухгалтерияда қажетті шоттар мен баптарға көрсетуге болатындай;
- басшыға өз адамдары бойынша есептер көрінетіндей;
- қажет болса, қолжетімділік құқықтарын бөлімшелер бойынша бөлуге болатындай.
Штат кестесі кадрлық есеп баптауларында қосылады. Ол жүргізілсе, кадр маманы қызметкерді штат кестесінің позициясына қабылдайды, ал бағдарлама позициядағы адамдар ставкалардан көп болмауын бақылайды. Бұл бекітілген штаты бар компанияларға пайдалы. Штаты міндеттерге қарай өзгеретін шағын фирмаға бақылаусыз — тек лауазымдармен жұмыс істеу оңай.
Әдеттегі қате: штат кестесін жүргізуді қосты, бірақ оны енгізбеді — және бағдарлама қызметкерді қабылдауға мүмкіндік бермейді. Немесе енгізді, бірақ өзгерістер тарихынсыз, және «күнгі штат кестесі» есебі былтырғының орнына қазіргі жағдайды көрсетеді.
4-қадам. Есептеу және ұстап қалу түрлері
Бұл ең көп еңбекті қажет ететін қадам. ЗУП-та типтік есептеулер бар: айлықақы, демалыс, еңбекке уақытша жарамсыздық, сыйақылар, қосымша төлемдер. Міндет — оларды компанияның барлық төлемдерімен салыстырып, жетіспейтіндерін қосу.
Әр есептеу бойынша тексереміз:
| Нені тексеру керек | Неге маңызды |
|---|---|
| ЖТС салынады ма | Қате тек декларацияда көрінеді |
| Зейнетақы жарналарының, әлеуметтік аударымдардың, медициналық сақтандыру жарналарының базасына кіре ме | Жарналарды кем немесе артық төлеу |
| Орташа жалақыда ескеріле ме | Демалыс және еңбекке уақытша жарамсыздық төлемдері қате |
| Бухгалтерияда қалай көрсетіледі | Шығындар басқа шотқа түседі |
| Қалай есептеледі: формула, тұрақты сома, пайыз | Автоматтандыруға болатын жерде қолмен енгізу |
Типтік емес төлемдерді — материалдық көмекті, өтемақыларды, мерекелік сыйақыларды — ерекше мұқият тексереміз. Компаниялар жиі типтік сыйақыны көшіріп «Сыйақы 2» жасайды да, белгілерін өзгертуді ұмытады. Бір жылдан кейін ол орташа жалақыға кірмегені анықталады.
Сыйақылар көрсеткіштер бойынша немесе кесімді ақы болса, олардың формулаларын бірден салған жөн. Толығырақ — кесімді ақы және KPI бойынша сыйақылар туралы мақалада.
5-қадам. Жұмыс кестелері
Аптасына 40 сағаттық бескүндік бір минутта жасалады. Ауысымдық кестелер, жиынтық есеп, түнгі сағаттар — бөлек жұмыс: әр кестені толтырып, нақты табельде тексеру керек. Бұл туралы бөлек мақала жаздық: «ЗУП-тағы табель, кестелер және жиынтық есеп».
ЗУП-тағы өндірістік күнтізбе жаңартулармен келеді. Күнтізбесі өзгерген релиз шыққаннан кейін кестелерді қайта тексерген жөн — осындай жағдайдың мысалын ЗУП-тағы жаңа күнтізбе туралы мақалада талдадық.
6-қадам. Пайдаланушылар және құқықтар
Жалақы — компанияның ең сезімтал деректері. Қызметкерлерді енгізгенге дейін шешеміз:
- жалақы есебін кім көреді, ал кім тек кадр деректерін;
- ұйымдар немесе бөлімшелер бойынша қолжетімділікті шектеу керек пе;
- есептеулер баптауларын кім өзгерте алады;
- кезең өзгерістер үшін қай күнге дейін жабық.
Өзгертуге тыйым салу күні «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Дата запрета изменения» бөлімінде беріледі. Ол есептілікті тапсырғаннан кейін ерекше маңызды: нысан жіберілгеннен кейін ешкім өткен айды «түзетпеуі» керек. 1С-тегі құқықтарға жалпы тәсілді пайдаланушылар құқықтары және тыйым салу күні туралы мақалада сипаттадық — онда Бухгалтерия мысалы, бірақ логика сол.
7-қадам. Қызметкерлер және бастапқы деректер
Тек енді — қызметкерлер. Жаңа есепте оларды кадрлық құжаттармен қабылдаймыз. Басқа бағдарламадан көшкенде бастапқы деректерді көшіреміз: орташа жалақыға арналған өткен айлардың есептеулері, демалыс қалдықтары, ЖТС бойынша шегерімдер. Толығырақ — Бухгалтериядан ЗУП-қа көшу және ЗУП 3.1-ге көшу туралы мақалаларда.
Әр қызметкердің карточкасында ЖСН-ді, азаматтығын, жеңілдікті санаттарын — зейнеткер, мүгедектігі бар адам — тексереміз. Жарналардың құрамы осы белгілерге байланысты, ал бағдарлама оларды «болжамайды».
8-қадам. Бухгалтериямен байланыс және бірінші есептеу
1С:Бухгалтериямен синхрондауды баптаймыз: қандай деректер беріледі, есептеулер қай шоттар бойынша көрсетіледі. Бірінші алмасу алдында қосарланулар болмауы үшін анықтамалықтарды салыстырамыз. Толығырақ — ЗУП пен Бухгалтерия арасындағы алмасу туралы мақалада.
Бірінші есептеуді үш қызметкерде қолмен тексереміз: әдеттегі айлықақы, жоғары табыс және жеңілдікті санат. Үшеуі де қолмен есептеумен сәйкес келсе — айды жабуға болады.
Бұл қанша уақыт алады
Айлықақылары және бескүндігі бар бір ұйым үшін алғашқы баптау — маманның бір-екі жұмыс күні. Ауысымдық кестелер, ондаған типтік емес есептеулер және бірнеше ұйым көлемді арттырады. Біздің жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап, бюджет туралы толығырақ — «ЗУП енгізу қанша тұрады» мақаласында. Бағдарлама — 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана бетінде.
Баптау қателері және оларды қалай байқауға болады
Бірінші баптау қателерінің көбі есептеу күні көрінбейді — олар бір-екі айдан кейін есептілікте немесе бірінші демалыста шығады. Басқа орындаушыдан кейін бізге келген базаларда мынаны тексереміз:
| Белгі | Ықтимал себеп | Қай жерден қарау керек |
|---|---|---|
| Есеп парағындағы ЖТС қолмен есептеумен сәйкес келмейді | Шегерімге өтініш жоқ немесе есептеуде салық салу белгісі қате | Қызметкер карточкасы, есептеу түрін баптау |
| Демалыс ақысы әдеттегі жалақыдан айтарлықтай төмен | Сыйлықақылардың бір бөлігі орташа жалақыға кірмейді | Есептеуді орташа жалақыда ескеру белгісі |
| Оңайлатылған режимде әлеуметтік салық есептелген | Есеп саясатында салық режимі қате | Ұйым карточкасы, «Учетная политика и другие настройки» қойындысы |
| Бухгалтерияда барлық бөлімшелердің жалақысы бір шығын шотында | Көрсету тәсілдері берілмеген | Ұйым мен бөлімшелер карточкалары («Бухучет и выплата зарплаты» бөлігі), есептеу түрлері |
| Алмасудан кейін Бухгалтерияда қызметкерлердің телнұсқалары пайда болды | Анықтамалықтар бірінші синхрондауға дейін салыстырылмаған | Екі базадағы жеке тұлғалар |
| Кадр маманы басқалардың есеп парақтарын көреді | Қолжетімділік профилі «артығымен» берілген | Пайдаланушылар және қолжетімділік топтары |
Есептеу белгілеріндегі қателерді салыстыру жақсы ұстайды: жалақыны есептеп, есептегі жарналар базасын әр қызметкер бойынша күткеніңізбен салыстырыңыз. Мұндай тексеру әдістемесін «Жалақы есебін қалай тексеруге болады» мақаласында сипаттадық.
Бірінші есептеу алдындағы чек-парақ
Бірінші жалақыны есептемес бұрын тізім бойынша өтеміз:
- ұйымның деректемелері мен жауапты тұлғалар толтырылған;
- есеп саясатындағы салық режимі шындыққа сәйкес;
- әр есептеу түрінің салық салу және орташа жалақыда ескеру белгілері тексерілген;
- барлық қызметкерлерге дұрыс кесте тағайындалған;
- карточкаларда ЖСН мен жеңілдікті санаттар қойылған;
- ЖТС бойынша шегерімдерге өтініштер енгізілген;
- пайдаланушылар құқықтары бапталған, тыйым салу күні берілген;
- Бухгалтериямен синхрондау сынақ алмасуда тексерілген.
Ең болмағанда бір тармақ орындалмаса, бірінші есептеуді қайта жасауға тура келетіні сөзсіз дерлік.
Жиі қойылатын сұрақтар
ЗУП-та штат кестесін жүргізу міндетті ме?
Жоқ, бұл баптауларда қосылады. Компанияда бекітілген штат болып, ставкаларды бақылау керек болса — қосыңыз. Штат икемді болса, тек лауазымдармен жұмыс істеуге болады.
Жұмыс басталғаннан кейін есеп саясатын өзгертуге бола ма?
Болады, өзгерту күнінен бастап. Бірақ бағдарлама өткен айларды жаңа ережелер бойынша қайта есептемейді — сондықтан бірден дұрыс баптаған жөн.
Неге қызметкерге жұмыс берушінің зейнетақы жарналары есептелмейді?
Көбіне карточкада жарналар есептелмейтін жеңілдікті санат белгісі тұр немесе туған күні қате көрсетілген. Жеке тұлғаның карточкасын тексеріңіз.
Әр жаңартудан кейін баптау керек пе?
Толық — жоқ. Бірақ мөлшерлемелерді, лимиттерді немесе күнтізбені өзгертетін жаңартулардан кейін есептеуді бірнеше қызметкерде тексерген жөн.
Баптау қатесі бірнеше ай жабылғаннан кейін табылса, не істеу керек?
Баптауды ағымдағы күннен түзетіп, өткен кезеңдермен бөлек айналысу керек: зардап шеккен есептеулерді қайта есептеу немесе сторнолау, қосымша есептілік тапсыру қажет пе екенін тексеру. Өткен айлар бойынша шешімді бас бухгалтермен бірге қабылдаңыз — механикалық қайта есептеу бұрын тапсырылған нысандарды өзгертуі мүмкін.
