Қазақстанға арналған ЗУП 3.1-ге көшу: не көшіріледі және деректерді қалай жоғалтпау керек

Ескі жалақы базасы әдетте «жұмыс істеп тұрғанша» жұмыс істейді: релиздер қиындықпен орнатылады, есепші қай құжаттарға тиюге болмайтынын біледі, ал кадр бөлімінің жаңа қызметкері қателерді айналып өтуді бір апта үйренеді. ЗУП 3.1-ге көшуді тарихты жоғалтудан қорқып кейінге қалдырады. Төменде — ескі бағдарламалардан шын мәнінде не көшіріледі, нені қолмен енгізуге тура келеді және бірінші жалақыны есептемес бұрын нәтижені қалай тексеру керек.

Неге көшу керек және 3.1 бұрынғы редакциялардан немен жақсы екенін «Неге ЗУП 3.1-ге шұғыл көшу керек» бетінде сипаттадық. Мұнда — техника.

Қайдан көшеді

2.0 редакциясынан 3.1-ге релизді жаңартқандай «жаңартуға» болмайды. Бұл деректер құрылымы басқа бағдарлама, сондықтан жаңа база құрылады, ал деректер оған көшіріледі. Ескі база мұрағат ретінде қалады — оны кез келген уақытта ашуға болады.

Не көшіріледі, не көшірілмейді

2.0-ден көшіру есепті жалғастыруға қажеттісін алады:

• ұйымдар, бөлімшелер, лауазымдар;
• кадрлық тарихы бар жеке тұлғалар мен қызметкерлер;
• жоспарлы есептеулер мен ұстап қалулар;
• орташа жалақыны есептеуге қажетті көлемдегі өткен кезеңдердің есептеулері;
• демалыс қалдықтары;
• ағымдағы кезеңдегі есептілікке арналған деректер.

Неден үміттенбеу керек: 2.0-дегі әр құжат 3.1-де дәл сондай құжат болып пайда болады деп. Тарих бастапқы деректер ретінде — сомалар мен мәліметтер түрінде көшіріледі, жұмыс жылдарындағы барлық бұйрықтар мен ведомостардың көшірмесі ретінде емес. Нақты ескі құжат керек болса, оны мұрағаттық базадан қарайды.

Бөлек әңгіме — типтік емес пысықтаулар. Егер 2.0-де бағдарламашы өз алгоритмі бар есептеу түрін немесе басшыға арналған есепті қосса, көшіру оларды алмайды. Пысықтаулар тізімін бастамас бұрын жасаймыз және әрқайсысы бойынша шешеміз: 3.1-дің типтік баптауымен ауыстыру, қайта жазу немесе бас тарту. Көбіне пысықтаулардың жартысы 3.1-де бар нәрсені жабатыны анықталады.

Көшу тәртібі қадам бойынша

1. Ескі базаны зерттеу. Релиз, пысықтаулар, ұйымдар мен қызметкерлер саны, типтік емес есептеулер. Нұсқа көшіруге қажеттіден төмен болса — алдымен жаңартамыз.
2. Күнді таңдау. Жыл немесе тоқсан басынан жақсырақ: сонда тоқсандық есептілік толығымен бір бағдарламада қалыптасады.
3. Деректерді тазалау. Жеке тұлғалардың қосарлануы, ЖСН-сіз қызметкерлер, «ілініп тұрған» жабылмаған құжаттар. Көшіру қоқысты да көшіреді, сондықтан оны ескі базада тазалаймыз.
4. Көшірмеге сынақ көшіру. Жаңа 3.1 базасы, көшіру, тексеру. Осы қадамда мәселелердің көбі шығады.
5. 3.1-ді баптау. Есеп саясаты, есептеу түрлері, жұмыс кестелері, пайдаланушылар құқықтары. Толығырақ — «ЗУП-ты алғашқы баптау» мақаласында.
6. Көшу күніне жұмыс көшіруі және ескі базаны енгізу үшін жабу: тек қарау.
7. Бірінші айды қатар есептеу және бұрынғы бағдарламамен салыстыру.

Бәрі көшірілгенін қалай тексеру керек

Біз «көзбен» емес, бақылау нүктелері бойынша тексереміз:

• Саны. 3.1-дегі және ескі базадағы көшу күнгі ұйымдар бойынша жұмыс істейтін қызметкерлер саны сәйкес келеді.
• Айлықақылар. Жоспарлы есептеулер бойынша есепті ескісімен салыстырамыз: айлықақылар мен үстемеақылар бірдей.
• Орташа жалақы. Жақында демалысқа шығатын екі-үш қызметкерді алып, сынақ «Отпуск» құжатын енгіземіз. Есептік кезеңнің барлық айлары ескерілсе — тарих көшірілген.
• Демалыс қалдықтары. Қалдықтар туралы есепті кадр маманының деректерімен салыстырамыз. Адамға бір күннен артық айырмашылық — талдаймыз.
• Бірінші айдың есебі. Есептелді, ЖТС, зейнетақы жарналары, медициналық сақтандыру жарналары және төлеуге — әр қызметкер бойынша ескі бағдарламаға қарсы.

Соңғы қадамдағы әдеттегі табылған қате — ескі базада бір тәсілмен салық салынған, ал 3.1-де көшіруден кейін басқа белгілер алған есептеу түрі. Бұл «есептелді» сәйкес келгенде ЖТС-те айырмашылығы бар бір-екі қызметкерден көрінеді. Қандай белгілерді тексеру керегін «Қазақстан ережелері бойынша жалақы: 1С:ЗУП-та нені тексеру керек» мақаласында тізіп бердік.

Көшкеннен кейін Бухгалтериямен байланыс

Егер жалақы 1С:Бухгалтерияда ескі базамен синхрондау арқылы көрсетілсе, оны жаңадан — енді жаңа 3.1 базасымен баптайды. Ескі алмасуды қосулы қалдырмау маңызды: бір бухгалтерияға өткізбе жіберетін екі жалақы базасы екі есе сомалар береді. Синхрондау қалай құрылғаны және қателерді қайдан іздеу керегі — ЗУП пен Бухгалтерия арасындағы алмасу туралы мақалада.

Көшкеннен кейін кадрлық оқиғалар ЕСУТД-ға енді 3.1-ден жіберіледі — электрондық еңбек шарттары сервисі осы редакциямен жұмыс істейді. Толығырақ — «Электрондық еңбек шарттары: ЕСУТД және 1С-тегі кадрлық есеп» мақаласында.

Мерзімдер мен құны

Бір ұйымы бар типтік 2.0 базасын көшіру — апталар емес, күндер. Уақыт пысықтауларға, ұйымдар санына және бастапқы деректердің сапасына қарай өседі. Көлемді зерттеуден кейін бағалаймыз; біздің жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Бюджет туралы толығырақ — «ЗУП енгізу қанша тұрады» мақаласында.

Жаңа лицензия керек пе — қазіргі жеткізіліміңізге байланысты, мұны зерттеу кезінде тексереміз. Бағдарлама және жеткізілім нұсқалары — 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана бетінде.

Көшу жобасында кім не істейді

Көшуді толығымен мердігерге беруге болмайды: деректер мен есептеу ережелерін тек сіздің қызметкерлеріңіз біледі. Жоба тыныш өтетін рөлдер бөлінісі:

Ескі базамен не істеу керек

Көшкеннен кейін ескі база — мұрағат, оған әлі ұзақ уақыт жүгінетін болады: ескі есептеу туралы анықтама, бұйрықтың көшірмесі, жұмыстан шыққан қызметкердің деректері үшін. Сондықтан:

• оны есептеушінің ноутбугында емес, тұрақты көшірмесі жасалатын серверде қалдырыңыз;
• енгізуді жабыңыз: пайдаланушыларға — тек қарау;
• онда Бухгалтериямен алмасуды және регламенттік тапсырмаларды өшіріңіз;
• тізімде базаның мұрағат екені көрінетіндей атын өзгертіңіз — мысалы, атауына көшу жылын қосыңыз.

Мұрағаттың толық жабылмағанының белгісі — онда көшу күнінен кейінгі күнмен құжаттар пайда болады. Мұны құжаттар тізімін күн бойынша қарапайым іріктеумен тексеруге болады.

Көшу кезінде көретін бес қате

1. Сынақ көшірусіз көшіру. Бірден «жұмысқа», ал мәселелер түзетуге уақыт қалмаған жалақы есептейтін күні шығады.
2. Ескі база енгізу үшін ашық қалады. Кадр маманы әдетімен қабылдауды ескі бағдарламада ресімдейді, ал қызметкер жаңасында жоқ.
3. Демалыс қалдықтары тексерілмеген. Айырмашылық қызметкер өтінішпен келгенде, ал бағдарлама басқа күн санын көрсеткенде анықталады.
4. Пайдаланушы құқықтары «бұрынғыдай». 3.1-де рөлдер жүйесі басқа, ескі құқықтарды бірдей көшіру мүмкін болмайды — оларды жаңадан баптайды.
5. Пайдаланушылар оқытылмаған. 3.1 интерфейсі 2.0-ден ерекшеленеді, оқытусыз бірінші айды есепші үйреншікті құжаттарды іздеуге жұмсайды.

Бұл қателердің әрқайсысын түзетуге болады, бірақ олар күндік жұмысқа тұрады. Сынақ көшіру және өз деректеріңіздегі қысқа оқыту арзанға түседі.

Жиі қойылатын сұрақтар

ЗУП 2.0-ді көшірусіз 3.1-ге дейін жаңартуға бола ма?

Жоқ. 3.1-ге көшу 2.0 базасынан жаңа 3.1 базасына деректерді көшіру арқылы жүзеге асады. Бұған дейін 2.0 базасын 2.0.17.7-ден төмен емес нұсқаға дейін жаңартады.

Есептеулер тарихы сақтала ма?

Иә, орташа жалақыны есептеуге және ағымдағы кезеңнің есептілігіне қажетті көлемде. Құжаттардың толық тарихы ескі базада қалады, оны қарау үшін қолжетімді қалдырамыз.

Ескі базаның пысықтауларымен не істеу керек?

Көшірер алдында тізім жасап, әрқайсысы бойынша шешу: ол 3.1-дің типтік мүмкіндіктерімен жабыла ма. Пысықтаулар автоматты түрде көшірілмейді.

Көшу қанша уақытқа созылады?

Бір ұйымы бар типтік база үшін — бірнеше жұмыс күні және бір ай қатар есептеу. Сіздің базаңызға арналған мерзімді зерттеуден кейін айтамыз.

Көшу кезінде жалақы есептеуді тоқтату керек пе?

Жоқ. Сынақ көшіру мен баптау көшірмеде жүреді, ал есептеуші бұл уақытта ескі базада әдеттегідей жұмыс істейді. Жұмыс көшіруін ескі бағдарламадағы соңғы ай жабылғаннан кейін жасаймыз, ал 3.1-дегі бірінші айды ескі базамен қатар есептейміз.

ЗУП 3.1-ге көшуді бағалау