Старая зарплатная база обычно работает «пока работает»: релизы ставятся с трудом, расчётчик знает, какие документы нельзя трогать, а новый сотрудник отдела кадров неделю учится обходить ошибки. Переход на ЗУП 3.1 откладывают, потому что боятся потерять историю. Ниже — что реально переносится из старых программ, что придётся вводить руками и как проверить результат до того, как начислять первую зарплату.
Зачем вообще переходить и чем 3.1 лучше прежних редакций, мы описали на странице «Почему нужно срочно перейти на ЗУП 3.1». Здесь — техника.
Откуда переходят
| Исходная программа | Как переходят в 3.1 | Что важно |
|---|---|---|
| ЗУП для Казахстана ред. 2.0 | Перенос данных в новую пустую базу 3.1 | Исходная база должна быть обновлена до версии не ниже 2.0.17.7 |
| ЗУП для Казахстана ред. 3.0 | По порядку, описанному в документации к релизу | Сначала проверяем на копии базы |
| ЗиК, самописные и нетиповые конфигурации, Excel | Загрузка начальных данных: сотрудники, оклады, начисления для среднего, остатки отпусков | Типового переноса может не быть, объём ручной работы выше |
| Зарплата в 1С:Бухгалтерии | Перенос справочников и начальных данных, дальше синхронизация баз | Описали отдельно в статье о переходе с Бухгалтерии на ЗУП |
С редакции 2.0 нельзя «обновиться» до 3.1, как обновляют релиз. Это другая программа с другой структурой данных, поэтому создаётся новая база, а данные в неё переносятся. Старая база остаётся как архив — открыть её можно в любой момент.
Что переносится, а что нет
Перенос из 2.0 забирает то, что нужно для продолжения учёта:
- организации, подразделения, должности;
- физических лиц и сотрудников с кадровой историей;
- плановые начисления и удержания;
- начисления прошлых периодов в объёме, нужном для расчёта среднего заработка;
- остатки отпусков;
- данные для отчётности за текущий период.
Чего не стоит ждать: что каждый документ 2.0 появится в 3.1 таким же документом. История переносится как начальные данные — суммами и сведениями, а не копиями всех приказов и ведомостей за годы работы. Если нужен конкретный старый документ, его смотрят в архивной базе.
Отдельная история — нетиповые доработки. Если в 2.0 программист добавил свой вид начисления с собственным алгоритмом или отчёт под руководителя, перенос их не заберёт. Список доработок мы составляем до старта и по каждой решаем: заменить типовой настройкой 3.1, переписать или отказаться. Часто оказывается, что половина доработок закрывала то, что в 3.1 уже есть.
Порядок перехода по шагам
- Обследование старой базы. Релиз, доработки, количество организаций и сотрудников, нетиповые начисления. Если версия ниже нужной для переноса — сначала обновляем.
- Выбор даты. Лучше с начала года или квартала: квартальная отчётность тогда целиком формируется в одной программе.
- Чистка данных. Дубли физических лиц, сотрудники без ИИН, «висящие» незакрытые документы. Перенос перенесёт и мусор, поэтому убираем его в старой базе.
- Пробный перенос на копию. Новая база 3.1, перенос, проверка. На этом шаге всплывает большая часть проблем.
- Настройка 3.1. Учётная политика, виды начислений, графики работы, права пользователей. Подробнее — в статье «Первая настройка ЗУП».
- Боевой перенос на дату перехода и закрытие старой базы для ввода: только просмотр.
- Параллельный расчёт первого месяца и сверка с прежней программой.
Как проверить, что всё перенеслось
Мы проверяем не «на глаз», а по контрольным точкам:
- Численность. Количество работающих сотрудников по организациям в 3.1 и в старой базе на дату перехода совпадает.
- Оклады. Отчёт по плановым начислениям сравниваем со старым: оклады и надбавки те же.
- Средний заработок. Берём двух-трёх сотрудников, которые скоро уходят в отпуск, и вводим пробный документ «Отпуск». Учтены все месяцы расчётного периода — значит история перенеслась.
- Остатки отпусков. Отчёт об остатках сравниваем с данными кадровика. Расхождение больше дня на человека — разбираемся.
- Расчёт первого месяца. Начислено, ИПН, пенсионные взносы, взносы на медстрахование и к выплате — по каждому сотруднику против старой программы.
Типичная находка на последнем шаге — вид начисления, который в старой базе облагался одним образом, а в 3.1 после переноса получил другие признаки. Это видно по одному-двум сотрудникам с расхождением в ИПН при совпадающем «начислено». Какие признаки проверить, мы перечислили в статье «Зарплата по правилам Казахстана: что проверить в 1С:ЗУП».
Связь с Бухгалтерией после перехода
Если зарплата отражалась в 1С:Бухгалтерии через синхронизацию со старой базой, её настраивают заново — уже с новой базой 3.1. Важно не оставить включённым старый обмен: две зарплатные базы, отправляющие проводки в одну бухгалтерию, дают двойные суммы. Как устроена синхронизация и где искать ошибки — в статье об обмене ЗУП с Бухгалтерией.
Кадровые события после перехода отправляются в ЕСУТД уже из 3.1 — сервис электронных трудовых договоров работает с этой редакцией. Подробности — в статье «Электронные трудовые договоры: ЕСУТД и кадровый учёт в 1С».
Сроки и стоимость
Перенос типовой базы 2.0 с одной организацией — это дни, а не недели. Время растёт от доработок, количества организаций и качества исходных данных. Мы оцениваем объём после обследования; наши работы — от 22 000 ₸ в час. Подробно о бюджете — в статье «Сколько стоит внедрение ЗУП».
Нужна ли новая лицензия, зависит от вашей текущей поставки — это проверяем на обследовании. Программа и варианты поставки — на странице 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана.
Кто что делает в проекте перехода
Переход нельзя целиком отдать подрядчику: данные и правила расчёта знают только ваши сотрудники. Распределение ролей, с которым проект идёт спокойно:
| Роль | Задачи |
|---|---|
| Расчётчик | Список видов начислений и удержаний, сверка первого месяца по каждому сотруднику |
| Кадровик | Чистка дублей, проверка ИИН и кадровой истории, остатки отпусков |
| Главный бухгалтер | Проверка проводок после настройки синхронизации, отключение старого обмена |
| Администратор | Копии баз, новая база 3.1, доступы пользователей, архивная база |
| Консультант | Обследование, пробный и боевой перенос, настройка 3.1, обучение |
Что сделать со старой базой
Старая база после перехода — это архив, и обращаться к ней будут ещё долго: за справкой о старом начислении, копией приказа, данными уволенного сотрудника. Поэтому:
- оставьте её на сервере, где её регулярно копируют, а не на ноутбуке расчётчика;
- закройте ввод: пользователям — только просмотр;
- отключите в ней обмен с Бухгалтерией и регламентные задания;
- переименуйте базу в списке так, чтобы было видно, что это архив, — например, с годом перехода в названии.
Признак того, что архив закрыт не до конца, — в нём появляются документы с датой позже перехода. Проверить это можно простым отбором списка документов по дате.
Пять ошибок, которые мы видим при переходе
- Перенос без пробного прогона. Сразу «в бой», а проблемы всплывают в день расчёта зарплаты, когда исправлять уже некогда.
- Старая база остаётся открытой для ввода. Кадровик по привычке оформляет приём в старой программе, и сотрудника нет в новой.
- Не проверены остатки отпусков. Расхождение обнаруживается, когда сотрудник приходит с заявлением, а программа показывает другое число дней.
- Права пользователей «как было». В 3.1 другая система ролей, и перенести старые права один к одному не получится — их настраивают заново.
- Не обучены пользователи. Интерфейс 3.1 отличается от 2.0, и первый месяц без обучения расчётчик тратит на поиск привычных документов.
Каждая из этих ошибок исправима, но стоит дней работы. Пробный перенос и короткое обучение на своих данных обходятся дешевле.
Частые вопросы
Можно ли обновить ЗУП 2.0 до 3.1 без переноса?
Нет. Переход на 3.1 выполняется переносом данных из базы 2.0 в новую базу 3.1. Перед этим базу 2.0 обновляют до версии не ниже 2.0.17.7.
Сохранится ли история начислений?
Да, в объёме, нужном для расчёта среднего заработка и отчётности текущего периода. Полная история документов остаётся в старой базе, которую мы оставляем доступной для просмотра.
Что делать с доработками старой базы?
Составить список до переноса и по каждой решить: закрывается ли она типовыми возможностями 3.1. Доработки автоматически не переносятся.
Сколько длится переход?
Для типовой базы с одной организацией — несколько рабочих дней и месяц параллельного расчёта. Сроки для вашей базы назовём после обследования.
Нужно ли останавливать расчёт зарплаты на время перехода?
Нет. Пробный перенос и настройка идут на копии, пока расчётчик работает в старой базе как обычно. Боевой перенос делаем после закрытия последнего месяца в старой программе, а первый месяц в 3.1 считаем параллельно со старой базой.
