Пустая база ЗУП после установки выглядит готовой к работе: можно сразу принять сотрудника и начислить ему оклад. Именно так и появляются базы, в которых через полгода невозможно разобраться. Порядок настройки в ЗУП важен — от учётной политики зависит, как посчитаются налоги, от структуры подразделений — как построятся отчёты и проводки. Ниже — последовательность, которой мы придерживаемся на каждом внедрении, и ошибки, которые видим в чужих базах чаще всего.
Шаг 1. Организация
Начинаем с реквизитов организации: наименование, БИН, адреса, ответственные лица, банковские счета. Ответственные лица попадут в подписи приказов и отчётов, поэтому их стоит заполнить сразу, с датами вступления в должность.
Если организаций несколько, заводим все сразу и решаем, как они связаны: есть ли совместители, переводы между организациями, общие подразделения. Позже менять структуру сложнее, чем сделать правильно сначала.
Шаг 2. Учётная политика
Учётная политика организации определяет, по каким правилам считаются налоги и взносы. Главное здесь — налоговый режим организации: от него зависит, исчисляется ли социальный налог. На упрощённом режиме социальный налог отдельно не считается — если режим указан неверно, программа начислит его зря.
Здесь же — порядок расчёта среднего заработка, округления, признаки, влияющие на расчёт взносов. Мы заполняем учётную политику вместе с главным бухгалтером, а не «по умолчанию»: значения по умолчанию подходят не всем. Ставки и лимиты, которые стоит проверить после каждого обновления, мы собрали в статье «Зарплата по правилам Казахстана: что проверить в 1С:ЗУП».
Шаг 3. Подразделения и штатное расписание
Структура подразделений в ЗУП — не копия организационной схемы с плаката в холле. Её стоит строить так, чтобы:
- по подразделениям можно было отражать затраты в бухгалтерии на нужные счета и статьи;
- руководителю были видны отчёты по своим людям;
- права доступа можно было разграничить по подразделениям, если это нужно.
Штатное расписание включается в настройках кадрового учёта. Если оно ведётся, кадровик принимает сотрудника на позицию штатного расписания, и программа контролирует, что людей на позиции не больше, чем ставок. Это полезно компаниям с утверждённым штатом. Маленькой фирме, где штат меняется под задачи, проще работать без контроля — только с должностями.
Типичная ошибка: включили ведение штатного расписания, но не ввели его, — и программа не даёт принять сотрудника. Или ввели, но без истории изменений, и отчёт «штатное расписание на дату» показывает нынешнее состояние вместо прошлогоднего.
Шаг 4. Виды начислений и удержаний
Это самый трудоёмкий шаг. В ЗУП уже есть типовые начисления: оклад, отпуск, больничный, премии, доплаты. Задача — сверить их со всеми выплатами компании и добавить недостающие.
По каждому начислению проверяем:
| Что проверить | Почему важно |
|---|---|
| Облагается ли ИПН | Ошибка видна только в декларации |
| Входит ли в базу пенсионных взносов, социальных отчислений, взносов на медстрахование | Недоплата или переплата взносов |
| Учитывается ли в среднем заработке | Неверные отпускные и больничные |
| Как отражается в бухгалтерии | Затраты попадут не на тот счёт |
| Как рассчитывается: формула, фиксированная сумма, процент | Ручной ввод там, где можно автоматизировать |
Нетиповые выплаты — материальная помощь, компенсации, премии к праздникам — проверяем особенно внимательно. Компании часто создают «Премию 2» копированием типовой и забывают поменять признаки. Через год оказывается, что она не входила в средний заработок.
Если у вас премии по показателям или сдельная оплата, их формулы стоит закладывать сразу. Подробно — в статье о сдельной оплате и премиях по KPI.
Шаг 5. Графики работы
Пятидневка на 40 часов в неделю создаётся за минуту. Сменные графики, суммированный учёт, ночные часы — отдельная работа: каждый график нужно заполнить и проверить на реальном табеле. Об этом мы написали отдельную статью: «Табель, графики и суммированный учёт в ЗУП».
Производственный календарь в ЗУП приходит с обновлениями. После выхода релиза с изменённым календарём стоит перепроверить графики — пример такой ситуации мы разбирали в статье о новом календаре в ЗУП.
Шаг 6. Пользователи и права
Зарплата — самые чувствительные данные компании. До ввода сотрудников решаем:
- кто видит расчёт зарплаты, а кто только кадровые данные;
- нужно ли ограничивать доступ по организациям или подразделениям;
- кто может менять настройки начислений;
- до какой даты закрыт период для изменений.
Дата запрета изменения задаётся в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Дата запрета изменения». Она особенно важна после сдачи отчётности: никто не должен «поправить» прошлый месяц после отправки формы. Общий подход к правам в 1С мы описали в статье о правах пользователей и дате запрета — там пример Бухгалтерии, но логика та же.
Шаг 7. Сотрудники и начальные данные
Только теперь — сотрудники. При новом учёте принимаем их кадровыми документами. При переходе из другой программы переносим начальные данные: начисления прошлых месяцев для среднего заработка, остатки отпусков, вычеты по ИПН. Подробно — в статьях о переходе с Бухгалтерии на ЗУП и о переходе на ЗУП 3.1.
В карточке каждого сотрудника проверяем ИИН, гражданство, льготные категории — пенсионер, лицо с инвалидностью. От этих признаков зависит состав взносов, и программа их «не угадает».
Шаг 8. Связь с Бухгалтерией и первый расчёт
Настраиваем синхронизацию с 1С:Бухгалтерией: какие данные передаются, по каким счетам отражаются начисления. Перед первым обменом сверяем справочники, чтобы не получить дубли. Подробно — в статье об обмене ЗУП с Бухгалтерией.
Первый расчёт проверяем на трёх сотрудниках вручную: типичный оклад, высокий доход и льготная категория. Если все три совпали с ручным расчётом — можно закрывать месяц.
Сколько это занимает
Для одной организации с окладами и пятидневкой первая настройка — это один-два рабочих дня специалиста. Сменные графики, десятки нетиповых начислений и несколько организаций увеличивают объём. Наши работы — от 22 000 ₸ в час, подробнее о бюджете — в статье «Сколько стоит внедрение ЗУП». Программа — на странице 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана.
Ошибки настройки и как их заметить
Большинство ошибок первой настройки не видны в день расчёта — они всплывают через месяц-два в отчётности или при первом отпуске. Вот что мы проверяем в базах, которые достались нам после другого исполнителя:
| Симптом | Вероятная причина | Где смотреть |
|---|---|---|
| ИПН в расчётном листке не совпадает с ручным расчётом | Нет заявления на вычет или неверный признак облагаемости у начисления | Карточка сотрудника, настройка вида начисления |
| Отпускные заметно ниже обычной зарплаты | Часть премий не входит в средний заработок | Признак учёта начисления в среднем |
| Начислен социальный налог на упрощённом режиме | Неверный налоговый режим в учётной политике | Карточка организации, вкладка «Учетная политика и другие настройки» |
| В Бухгалтерии зарплата всех подразделений на одном счёте затрат | Не заданы способы отражения | Карточки организации и подразделений (раздел «Бухучет и выплата зарплаты»), виды начислений |
| После обмена в Бухгалтерии появились дубли сотрудников | Справочники не сверили до первой синхронизации | Физические лица в обеих базах |
| Кадровик видит чужие расчётные листки | Профиль доступа выдан «с запасом» | Пользователи и группы доступа |
Ошибки в признаках начислений лучше всего ловит сверка: начислить зарплату, затем сравнить базу взносов в отчёте с тем, что вы ожидаете по каждому сотруднику. Методику такой проверки мы описали в статье «Как проверить расчёт зарплаты».
Чек-лист перед первым расчётом
Перед тем как начислить первую зарплату, мы проходим по списку:
- реквизиты организации и ответственные лица заполнены;
- налоговый режим в учётной политике соответствует действительности;
- у каждого вида начисления проверены признаки облагаемости и учёта в среднем;
- у всех сотрудников назначен правильный график;
- в карточках проставлены ИИН и льготные категории;
- заявления на вычеты по ИПН введены;
- права пользователей настроены, дата запрета задана;
- синхронизация с Бухгалтерией проверена на тестовом обмене.
Если хотя бы один пункт не выполнен, первый расчёт почти наверняка придётся переделывать.
Частые вопросы
Обязательно ли вести штатное расписание в ЗУП?
Нет, это включается в настройках. Если в компании есть утверждённый штат и нужен контроль ставок — включайте. Если штат гибкий, можно работать только с должностями.
Можно ли изменить учётную политику после начала работы?
Можно, с даты изменения. Но пересчитывать прошлые месяцы по новым правилам программа не будет — поэтому лучше настроить правильно сразу.
Почему у сотрудника не начисляются пенсионные взносы работодателя?
Чаще всего в карточке стоит признак льготной категории, по которой взносы не начисляются, или неверно указана дата рождения. Проверьте карточку физического лица.
Нужна ли настройка после каждого обновления?
Полная — нет. Но после обновлений, меняющих ставки, лимиты или календарь, стоит проверить расчёт на нескольких сотрудниках.
Что делать, если ошибку настройки нашли после закрытия нескольких месяцев?
Исправить настройку с текущей даты и разобраться с прошлыми периодами отдельно: пересчитать или сторнировать затронутые начисления, проверить, не нужно ли подавать дополнительную отчётность. Решение по прошлым месяцам принимайте вместе с главным бухгалтером — механический пересчёт может изменить уже сданные формы.
