Большинство споров с сотрудниками о зарплате начинаются не с ИПН, а с часов. «Я отработал больше», «почему ночные не доплатили», «где мои сверхурочные». Если графики в ЗУП настроены приблизительно, расчётчик каждый месяц правит табель руками, и каждая правка — повод для спора. Ниже — как настроить графики так, чтобы табель заполнялся сам, а сверхурочные при суммированном учёте считались по закону, а не по ощущениям.
Как ЗУП считает время
В ЗУП два слоя учёта времени:
- График работы — плановое время: сколько часов и в какие дни сотрудник должен работать. Из графика берётся норма для расчёта оклада.
- Фактическое время — отклонения от графика: отпуска, больничные, прогулы, работа в выходной, сверхурочные. Они вводятся документами или табелем.
Если сотрудник работает строго по графику, табель вводить не нужно: программа считает, что он отработал по плану, а отклонения подставит из документов. Табель нужен там, где факт регулярно расходится с планом: сменная работа, сдельщики, объекты.
Отсюда первое правило: чем точнее график, тем меньше ручного ввода.
Пятидневка и шестидневка
Графики пятидневки и шестидневки строятся по производственному календарю: праздники и переносы выходных программа учтёт сама. Нормальная продолжительность рабочего времени по Трудовому кодексу РК — не более 40 часов в неделю, и типовой график это учитывает.
Что проверить:
- Календарь актуален. Он приходит с обновлениями. Если релиз не установлен, перенос праздника пройдёт мимо графика.
- Сокращённые предпраздничные дни заполнены, если они применяются у вас.
- Сокращённое время для отдельных категорий — отдельным графиком, а не правкой общего.
После обновления, меняющего календарь, графики нужно перезаполнить. Пример такой ситуации — в статье о новом календаре в ЗУП.
Сменные графики
Сменный график в ЗУП задаётся циклом: например, «день — ночь — отсыпной — выходной» или «два через два по 12 часов». Программа раскладывает цикл по календарю от даты начала.
На что обращаем внимание:
- Дата отсчёта цикла. У разных бригад циклы сдвинуты — значит, это разные графики или один с разной датой начала. Ошибка в дате отсчёта даёт сотруднику чужие смены.
- Ночные часы внутри смены. Смена с 20:00 до 8:00 содержит ночные часы, и их нужно указать в графике, чтобы доплата начислялась автоматически.
- Смена через полночь. Часы делятся между двумя календарными днями; если смена приходится на праздник, это влияет на оплату.
- Учитывать ли праздники. Для непрерывного производства праздник — обычный рабочий день по графику, но работа в праздник оплачивается в повышенном размере.
Суммированный учёт рабочего времени
При сменной работе соблюсти норму часов каждую неделю невозможно: в одну неделю 48 часов, в другую 36. Поэтому Трудовой кодекс РК позволяет вести суммированный учёт: норма соблюдается в среднем за учётный период.
Ключевые правила, которые нужно отразить в ЗУП:
| Правило | Что это значит для настройки |
|---|---|
| Учётный период — любой календарный период, но не более года, или период выполнения определённой работы | В графике указываем учётный период: месяц, квартал, полугодие, год |
| Порядок и категории работников определяются коллективным договором или актом работодателя | Суммированный учёт — только тем, кому он установлен актом |
| Сверхурочные за период — разница между фактически отработанными часами и нормой по балансу рабочего времени, без часов, отработанных в праздничные и выходные дни | Сверхурочные определяются в конце учётного периода, а работа в праздники оплачивается отдельно |
| Суммированный учёт не применяется для работников с инвалидностью первой группы | Таким сотрудникам — обычный график |
Самая частая ошибка — платить «сверхурочные» каждый месяц при квартальном учётном периоде. В январе сотрудник отработал больше нормы, ему доплатили; в феврале — меньше, а норму за квартал он в итоге выполнил ровно. Компания переплатила. При правильной настройке ЗУП считает переработку только по итогам учётного периода.
Обратная ошибка — забыть про конец периода. Квартал закончился, а документ на оплату переработки никто не ввёл. Сотрудник недополучил, и это обнаружится при первой же жалобе. Мы ставим расчётчику напоминание на последний месяц каждого учётного периода.
Ночные, праздничные, сверхурочные
Каждый вид времени в ЗУП — отдельный вид времени и отдельное начисление:
- Ночные часы берутся из графика или табеля и оплачиваются доплатой. По Трудовому кодексу РК каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере — не ниже 150 % дневной (часовой) ставки. Процент компании указываем в начислении.
- Работа в праздничные и выходные дни вне графика оформляется документом с выбором способа компенсации: повышенная оплата или день отдыха.
- Сверхурочные при обычном учёте — документом по факту, при суммированном — по итогам учётного периода.
Сверхурочная работа допускается, как правило, только с письменного согласия работника. В программе согласие не хранится — это кадровый документ, но приказ на сверхурочные удобно формировать из ЗУП, чтобы даты и часы совпадали с начислением.
Табель: когда и как вводить
Если по сотруднику факт отличается от графика регулярно — вводим табель. В ЗУП его можно:
- заполнить по графику и поправить отклонения;
- загрузить из системы контроля доступа или из Excel;
- вводить по подразделению руководителем участка, если ему дан доступ только к табелю.
Мы советуем вводить табель за месяц до расчёта зарплаты, а не после. Если табель приходит после начисления, расчётчику приходится пересчитывать документ, и ошибки становятся привычными. Как проверить расчёт перед закрытием месяца — в статье о проверке расчёта зарплаты.
Печатная форма табеля формируется из программы — её можно отдавать руководителям на подпись.
Если зарплата в Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии для Казахстана графики и табель упрощённые: смены, суммированный учёт и ночные приходится досчитывать вне программы. Если таких сотрудников много, это один из признаков, что пора на отдельный ЗУП, — подробно в статье «Когда пора переходить с зарплаты в Бухгалтерии на ЗУП».
Графики — часть первой настройки ЗУП, и на сменных производствах это обычно самая трудоёмкая её часть. Программа — на странице 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана. Если у вас старая редакция, посмотрите, что изменилось в 3.1, на странице «Почему нужно срочно перейти на ЗУП 3.1».
Как проверить график до начала месяца
Перед первым расчётом по новому графику откройте отчёт о норме времени за месяц и сравните его с тем, что ожидает руководитель участка: количество смен, часов, ночных часов на одного сотрудника. Если по графику «два через два» у человека выходит пятнадцать смен в тридцатидневном месяце, ошибка в дате отсчёта цикла. Пять минут такой проверки заменяют спор с бригадой в день выплаты.
Типичные ошибки в графиках и как их заметить
| Ошибка | Как проявляется | Что сделать |
|---|---|---|
| Один график на всех сменщиков с разной датой начала цикла | У половины бригады норма не совпадает с реальными сменами | Отдельный график на каждую смену (бригаду) или правильная дата отсчёта |
| Не заполнен производственный календарь на новый год | Праздники попадают в рабочие дни, норма завышена | Обновить календарь до первого расчёта года и перезаполнить графики |
| Суммированный учёт включён, а учётный период не задан | Сверхурочные не появляются вовсе или считаются помесячно | Указать учётный период в графике и проверить приказ работодателя |
| Ночные часы не отмечены в графике | Доплата за ночь не начисляется, хотя смена ночная | Задать время начала и окончания смены, чтобы программа выделила ночные часы |
| Изменили график задним числом | Пересчитываются уже выплаченные месяцы | Новый график вводить с даты изменения кадровым документом |
Самый быстрый способ заметить проблему — сравнить сумму нормы по подразделению с прошлым месяцем. Резкий скачок без изменения штата почти всегда означает ошибку в графике или календаре.
Чек-лист перед запуском графиков
- Производственный календарь на текущий год заполнен и проверен по праздникам.
- Для каждого режима работы — свой график; сменщики разнесены по бригадам.
- Для суммированного учёта есть акт работодателя и указан учётный период.
- Ночные часы, обеды и перерывы заданы в графике, а не досчитываются вручную.
- Сотрудникам назначены графики кадровыми документами с правильной датой.
- Права на ввод табеля выданы тем, кто реально знает факт: мастерам, руководителям участков.
- Отчёт о норме времени за первый месяц сверен с ожиданиями руководителя.
Частые вопросы
Нужно ли вводить табель, если все работают по пятидневке?
Нет. ЗУП считает время по графику, а отпуска и больничные подставит из документов. Табель нужен при регулярных расхождениях с графиком.
Какой учётный период выбрать при суммированном учёте?
Не более года по Трудовому кодексу РК; конкретный период определяется актом работодателя или коллективным договором. Чем короче период, тем чаще считаются сверхурочные, но тем меньше риск накопить переработку.
Как ЗУП считает сверхурочные при суммированном учёте?
По итогам учётного периода: фактически отработанные часы минус норма по балансу рабочего времени, без часов работы в праздничные и выходные дни — они оплачиваются отдельно.
Можно ли загрузить табель из СКУД?
Да, через загрузку из файла или интеграцию. Формат загрузки и сопоставление сотрудников настраиваются один раз.
Что делать, если сотрудник перешёл с одного графика на другой в середине месяца?
Оформить кадровый перевод или документ изменения графика с датой перехода. Норму ЗУП разделит сама: до даты — по старому графику, после — по новому. Править табель вручную в этом случае не нужно.
