Если премии в компании считаются в Excel, а в ЗУП попадает уже готовая сумма, программа используется наполовину. Ошибка в формуле таблицы, лишний ноль, премия уволенному — и всё это уходит в расчётный листок без проверки. ЗУП 3.1 умеет считать сделку и KPI сама: нужно один раз описать показатели и формулы, а дальше вводить только исходные цифры. Расскажем, как мы это обычно делаем.
Из чего состоит любая формула в ЗУП
Каждое начисление в ЗУП 3.1 — это вид начисления (Настройка → Начисления) с формулой. Формула собирается из показателей: оклад, отработанные часы, выработка, процент выполнения плана, сумма продаж. Показатели бывают трёх типов, и от выбора зависит, откуда возьмутся данные:
| Тип показателя | Откуда значение | Пример |
|---|---|---|
| Постоянный для сотрудника | Из кадрового приказа или документа изменения оплаты | Оклад, тарифная ставка, процент премии |
| Ежемесячный, вводится документом | Из документа Данные для расчёта зарплаты | Выработка в штуках, % выполнения KPI, продажи менеджера |
| Расчётный | Программа считает сама | Норма часов, отработанное время, база начисления |
Показатели заводятся в Настройке → Показатели расчёта зарплаты. Главное решение — назначение: показатель «для сотрудника» (у каждого своё значение) или «для подразделения/организации» (одно значение на всех, например общий план продаж филиала).
Сдельная оплата
Самый простой вариант — сделка по расценке: штуки × расценка.
- Заводим показатель «Выработка, шт» — ежемесячный, для сотрудника, вводится документом.
- Показатель «Расценка» — постоянный, хранится в кадровых данных, чтобы при изменении расценки не трогать формулу.
- Вид начисления «Сдельный заработок», формула:
Выработка * Расценка. - Создаём шаблон ввода Данных для расчёта зарплаты — таблицу, куда бригадир или мастер раз в месяц вносит выработку.
Если номенклатура изделий большая и расценок десятки, лучше показатель не по штукам, а по сумме: выработка в тенге считается в производственной программе или в Excel по нарядам, а в ЗУП приходит готовая сумма сдельного заработка на человека. Это честный компромисс: ЗУП не превращается в справочник расценок, но сумма всё равно проходит через начисление, табель и проверки.
Бригадная сделка — когда заработок бригады делится по коэффициенту трудового участия или по отработанным часам. Типовой ЗУП делит сумму пропорционально базе: в формуле используется общая сумма бригады (показатель подразделения), часы сотрудника и часы бригады. Это работает, если бригада совпадает с подразделением. Если бригады собираются под каждый заказ, без доработки или внешнего расчёта обычно не обойтись — это стоит обсудить заранее.
Премии по KPI
Типичная схема: у сотрудника есть целевая премия (например, 30 % от оклада), фактическая зависит от выполнения KPI.
- Процент целевой премии — постоянный показатель, вносится приказом о приёме или изменении оплаты.
- % выполнения KPI — ежемесячный показатель, вводится документом.
- Формула:
Оклад * ПроцентПремии / 100 * ВыполнениеKPI / 100.
Если KPI несколько и у каждого свой вес, есть два пути. Простой — руководитель сам сводит итоговый процент и вносит одно число. Точный — завести по показателю на каждый KPI и прописать веса в формуле. Мы чаще советуем первый: веса меняются каждый квартал, а формула в ЗУП должна жить годами.
Полезная мелочь — ограничения. Если премия не может превышать, скажем, 150 % целевой, это пишется прямо в формуле через функцию минимума. Расчётчику не придётся проверять глазами.
Премия за период: месяц, квартал, год
Квартальную и годовую премию лучше начислять отдельным видом начисления с указанием периода, за который она выплачивается. Это влияет на расчёт среднего заработка: ЗУП учитывает такие премии в среднем по своим правилам, а не как обычный доход месяца. Начислять квартальную премию «обычной» разовой суммой — частая ошибка: потом средний для отпуска оказывается завышен или занижен.
Для разовых премий есть документ Премия в разделе Зарплата: в нём можно начислить премию группе сотрудников сразу, в том числе вне основного расчёта.
Процент от продаж
Менеджерам продаж часто платят процент от выручки или маржи. Сами продажи живут в 1С:Управление торговлей, а не в ЗУП. Варианты:
- раз в месяц выгружаем из УТ отчёт по менеджерам и загружаем суммы в Данные для расчёта зарплаты (документ умеет заполняться из таблицы);
- для КА и ERP зарплата и продажи живут в одной базе — там проще, но это отдельный разговор.
Как в УТ разрезать продажи по менеджерам, чтобы потом не спорить о бонусах, — в статье «Аналитика продаж в УТ».
Как проверить до выплаты
- Заполните Данные для расчёта зарплаты до документа Начисление зарплаты и взносов — иначе премии не посчитаются, а документ придётся перезаполнять.
- В самом документе начисления откройте показатели по строке сотрудника: видно, какие значения подставились в формулу.
- Отчёт Анализ начислений и удержаний по виду начисления «Премия» за месяц и за прошлый месяц. Резкий рост у одного человека — повод открыть исходные данные.
- Если премия зависит от отработанного времени, проверьте, что табель закрыт: больничные и отпуска уменьшают базу.
Полный чек-лист проверки перед закрытием — в статье «Как проверить расчёт зарплаты».
Типичные ошибки
Показатель «ежемесячный», а забыли ввести. Формула считает с нулём, премия не начислена, никто не заметил до жалобы сотрудника. Лечится шаблоном ввода, в котором есть все сотрудники с этим показателем, — пустые строки видно сразу.
Изменили формулу задним числом. В ЗУП 3.1 вид начисления один на всё время; если поменять формулу, при перерасчёте прошлых месяцев она применится и к ним. Новую систему премирования лучше оформить новым видом начисления с даты.
Премия начислена уволенному. Шаблон ввода заполняется по списку сотрудников на начало месяца. Перед загрузкой из Excel сверяйте список с кадровыми событиями — увольнения видно в кадровых отчётах.
Систему мотивации мы настраиваем как часть внедрения ЗУП — подробнее о переходе на 3.1 на странице «Почему нужно срочно перейти на ЗУП 3.1».
С чего начать перенос из Excel
Мы обычно идём в таком порядке:
- Собираем все действующие положения о премировании и таблицы, по которым реально считают. Часто это не одно и то же — в таблице живут исключения, о которых в положении ни слова.
- Для каждой схемы выписываем: что вводится руками, что берётся из кадровых данных, что считается. Это и есть будущие показатели.
- Заводим показатели и виды начислений в копии базы, считаем прошлый месяц параллельно с Excel.
- Расхождения разбираем построчно. Обычно они показывают либо ошибку в старой таблице, либо неописанное правило.
- Только после совпадения переводим расчёт в рабочую базу.
Параллельный месяц — обязательный шаг. Без него первые расхождения обнаружат сотрудники, а не вы.
Премии и средний заработок
Отдельно стоит продумать, как премии влияют на отпускные, командировки и компенсацию при увольнении. В ЗУП у каждого вида начисления есть настройка участия в расчёте среднего, и для премий она особенно важна:
- ежемесячная премия по KPI обычно входит в средний как обычная часть заработка;
- квартальная и годовая — по своим правилам, с учётом периода, за который начислены;
- разовая премия к празднику или юбилею может вообще не входить в средний, если это так закреплено в положении компании и подтверждено консультантом.
Если эту настройку не продумать на старте, ошибка будет тихой: никто не заметит её в месяце начисления премии, она проявится через полгода в отпускных. Поэтому при внедрении мы проверяем расчёт среднего на 2–3 сотрудниках с разными премиями — так же, как проверяем саму премию. Подробнее про средний — в статье «Отпуска в ЗУП», а про оплату командировок по среднему — в статье «Командировки и суточные в ЗУП».
Частые вопросы
Можно ли загрузить выработку из Excel?
Да. Табличная часть документа Данные для расчёта зарплаты заполняется вставкой из буфера или загрузкой из файла. Важно, чтобы в файле был табельный номер или ИИН, а не только ФИО.
Где хранить расценки, если их сотни?
В производственной системе или в отдельном справочнике, а в ЗУП передавать сумму сдельного заработка. ЗУП хорошо считает зарплату, но плохо подходит как справочник норм и расценок.
Как сделать премию, зависящую от отработанных дней?
В формуле использовать расчётные показатели отработанного и нормативного времени: Премия * ОтработаноДней / НормаДней. Тогда отпуск или больничный автоматически уменьшат сумму.
Подойдёт ли ПРОФ или нужен КОРП?
Показатели, формулы и документ Данные для расчёта зарплаты есть в ПРОФ. Лицензия 1С:ЗУП ПРОФ стоит 136 250 ₸. Чем отличается КОРП, разбираем в статье «ЗУП ПРОФ и КОРП».
