Отпускные — самый частый повод для звонка расчётчику от сотрудника. «Почему в этот раз меньше, чем в прошлый?» Ответ почти всегда кроется в среднем заработке: какие начисления в него попали, какие месяцы взяты, учтена ли премия. Разберём, как это устроено в 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана и что проверить, чтобы отпускные можно было объяснить за минуту.
Что говорит Трудовой кодекс
Базовые правила задаёт Трудовой кодекс РК, и программа на них опирается:
| Правило | Норма |
|---|---|
| Основной ежегодный отпуск — 24 календарных дня, если договором или актами не предусмотрено больше | ст. 88 ТК РК |
| Отпуск можно делить на части, одна из частей — не менее 14 календарных дней | п. 3 ст. 92 ТК РК |
| Отпускные выплачиваются не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска; вне графика — не позднее трёх рабочих дней со дня предоставления | п. 4 ст. 92 ТК РК |
| При увольнении — компенсация за неиспользованные дни, из средней заработной платы | п. 2 ст. 96 ТК РК |
| Средняя зарплата — за 12 календарных месяцев перед событием, с постоянными доплатами, надбавками и премиями; при стаже меньше года — за фактически отработанное время | ст. 114 ТК РК |
Срок выплаты — тот пункт, на котором чаще всего спотыкаются. Если отпуск оформили «задним числом» или расчётчик узнал о нём в последний день, трёхдневный срок уже нарушен. Поэтому график отпусков в программе нужен не для галочки.
Где в ЗУП живут отпуска
Путь у отпуска в базе такой:
- График отпусков (раздел «Кадры»). Планируемые даты на год вперёд. Из графика удобно создавать документы отпуска и видеть, кто уходит в ближайшие недели.
- Документ «Отпуск». Кадровая и расчётная часть сразу: вид отпуска, даты, средний заработок, сумма отпускных. Документ можно провести заранее, а выплатить — с межрасчётной ведомостью, не дожидаясь конца месяца.
- Остатки отпусков. Программа ведёт право на отпуск по рабочим годам. Отчёт по остаткам — первое, что стоит посмотреть перед увольнением сотрудника.
Важная мелочь: рабочий год считается с первого дня работы сотрудника (п. 2 ст. 92 ТК РК), а не с 1 января. Если при переносе данных из старой программы даты приёма заведены неверно, остатки отпусков в ЗУП будут неправильными у всех.
Средний заработок: откуда берутся цифры
В документе «Отпуск» сумма отпускных = средний дневной заработок × количество дней. Средний дневной считается из начислений за 12 месяцев, предшествующих отпуску, и отработанного времени за этот период.
Что влияет на результат:
- Какие начисления входят в базу. У каждого вида начисления в ЗУП есть настройка, учитывается ли оно при расчёте среднего заработка. Оклад, постоянные доплаты и надбавки — да. Разовая материальная помощь — обычно нет. Ошибка чаще всего в нетиповых начислениях, которые заводили копированием: скопировали «Премию» как «Компенсацию за проезд» и забыли снять флажок.
- Премии. ТК РК говорит о премиях, «носящих постоянный характер». Как программа учитывает квартальные и годовые премии — зависит от настройки вида начисления. Это решение лучше принять один раз вместе с главным бухгалтером и записать.
- Отработанное время. Больничный, отпуск без содержания, простой — исключаются из периода. Если табель за какие-то месяцы не закрыт, средний заработок посчитается неправильно.
- Данные до начала учёта в ЗУП. Если программу внедрили полгода назад, начислений за остальные месяцы в базе нет. Их вводят документом ввода данных для расчёта среднего заработка. Без этого первые отпуска после перехода считаются по неполной базе — классическая жалоба «в первый год в новой программе отпускные упали».
Посмотреть, из чего сложился средний заработок, можно прямо из документа «Отпуск»: по ссылке со средним заработком открывается расшифровка по месяцам. Это первый экран, который мы открываем, когда сотрудник спорит с суммой.
Подробные правила исчисления средней заработной платы утверждает уполномоченный орган по труду (п. 3 ст. 114 ТК РК). Программа их реализует, но то, что попадает в базу, задают ваши настройки начислений.
Перерасчёт и отпуск на стыке месяцев
Отпуск с 25-го числа по 10-е следующего месяца — обычная история. ЗУП делит отпускные по месяцам сам, и это видно в документе. Важно другое: если после проведения отпуска изменились начисления в расчётном периоде (например, задним числом начислили премию), программа предложит перерасчёт. Не игнорируйте это предупреждение — иначе сумма в документе и в расчётном листке разойдутся.
Компенсация при увольнении
При увольнении ЗУП берёт остаток дней из учёта отпусков и считает компенсацию по среднему заработку (ст. 96 ТК РК). Две проверки перед проведением увольнения:
- Откройте остатки отпусков сотрудника и сверьте с кадровым делом. Если остаток странный — например, 70 дней у человека со стажем два года, — где-то не внесён отпуск или задвоены начальные остатки.
- Проверьте, что все рабочие годы закрыты. Неиспользованные дни за прошлые годы тоже компенсируются.
Выплата при увольнении — не позднее трёх рабочих дней после прекращения договора (п. 4 ст. 113 ТК РК), так что проверять остатки нужно до последнего дня, а не после.
Резерв по отпускам
Если компания создаёт резерв (оценочное обязательство) по неиспользованным отпускам, ЗУП может считать его сам. Механизм включается в разделе «Настройки» → «Расчёт зарплаты» флажком «Использовать резервы по оплате труда», а параметры задаются в карточке организации, в учётной политике — по ссылке «Резервы по оплате труда». Там выбирают вид резерва, способ формирования и расчётную базу.
Дальше резерв начисляется ежемесячно и вместе с зарплатой уходит в бухгалтерию документом отражения зарплаты в учёте. Как суммы попадают в проводки, разберём в статье об обмене ЗУП с Бухгалтерией.
Что мы видим у клиентов чаще всего: резерв включили, но методику с бухгалтером не согласовали. ЗУП считает по одной логике, бухгалтерия ожидает другую, и каждый месяц кто-то правит проводки вручную. Сначала договоритесь, по какому методу считается резерв и списывается ли отпуск за его счёт, — потом включайте флажок.
Типичные ошибки
- Нет графика отпусков — о начале отпуска расчётчик узнаёт поздно, срок выплаты нарушен.
- Не введены начисления за период до начала учёта в ЗУП — средний заработок занижен.
- Нетиповое начисление попало в базу среднего или, наоборот, премия выпала из неё.
- Неверные даты приёма при переносе — рабочие годы и остатки отпусков сдвинуты у всех.
- Перерасчёт отпуска после изменения начислений отложили «на потом».
Отпуск часто совпадает с другими событиями: заболел в отпуске, ушёл в отпуск после больничного. Как работает документ больничного листа и что с пересечением дат, читайте в статье «Больничные и пособия в ЗУП». Ставки налогов и взносов, которые удерживаются с отпускных, собраны в обзоре «Зарплата по правилам Казахстана».
Частые вопросы
Почему отпускные в этом году меньше, чем в прошлом?
Чаще всего в расчётный период попали месяцы с больничным или отпуском без содержания, либо разовая премия прошлого года выпала из 12-месячного окна. Откройте расшифровку среднего заработка в документе «Отпуск» — там видно начисления и время по каждому месяцу.
Можно ли выплатить отпускные до конца месяца?
Да, и это нужно делать: срок — за три рабочих дня до отпуска. В ЗУП отпускные выплачиваются межрасчётной ведомостью сразу после проведения документа «Отпуск».
Как учесть зарплату из старой программы при расчёте среднего?
Ввести начисления и отработанное время за прошлые месяцы специальным документом ввода данных для среднего заработка. При переходе на ЗУП это делается в рамках переноса начальных данных.
Нужно ли включать резерв по отпускам?
Это решение учётной политики компании, а не программы. Если резерв создаётся, удобнее считать его в ЗУП: программа знает остатки дней и средний заработок по каждому сотруднику.
Внедрим 1С:ЗУП или наведём порядок в уже работающей базе — от 22 000 ₸ в час. Подробнее о том, зачем переходить на актуальную редакцию, — на странице «Почему нужно перейти на ЗУП 3.1», лицензии — в карточке 1С:Зарплата и управление персоналом.
