Собственник торговой компании открывает отчёт «Валовая прибыль», видит по одному клиенту минус 300 тысяч и звонит главбуху. Через час выясняется: себестоимость за прошлый месяц не пересчитана, доставка в область отнесена не туда, а половина «убыточных» продаж — это бонусный товар, оформленный по нулевой цене. Отчёт не врёт, он показывает то, что в базе. Ниже — какие отчёты в 1С:Управление торговлей для Казахстана дают управленческую картину и что сделать, чтобы им можно было доверять.
Сначала — себестоимость, потом аналитика
Почти вся аналитика продаж в УТ опирается на себестоимость. А себестоимость в УТ бывает двух видов:
- предварительная — считается в течение месяца способом средней взвешенной оценки, сразу при продаже;
- фактическая — рассчитывается при закрытии месяца, методом из учётной политики (средняя за месяц или ФИФО), с учётом дополнительных расходов, возвратов и корректировок.
Пока месяц не закрыт, «Валовая прибыль» показывает прикидку. Для оперативного контроля этого хватает, для разговора о премии менеджеру — нет.
Типичная ошибка: закрытие месяца делают раз в квартал «для бухгалтерии», а руководство всё это время смотрит предварительные цифры. Мы советуем закрывать месяц в УТ ежемесячно, в первые дни следующего месяца, и проверять результат по отчёту «Себестоимость товаров» — он раскладывает себестоимость на составляющие, и сразу видно, где её «раздуло».
Отдельный источник искажений — дополнительные расходы: доставка от поставщика, таможня, услуги экспедитора. Если они не распределены на товар, маржа на импортных позициях будет завышена. Как это настроить — в статье «Импорт в УТ: ГТД и себестоимость».
Отчёт «Валовая прибыль»: что из него выжать
Это главный отчёт для собственника. Сам по себе он показывает выручку, себестоимость и валовую прибыль, а ценность появляется в группировках. Варианты, которые мы настраиваем на проектах:
| Вопрос руководителя | Группировка | На что смотреть |
|---|---|---|
| Кто из менеджеров приносит прибыль, а не оборот? | Менеджер → партнёр | Рентабельность, а не сумма продаж |
| Какие клиенты убыточны? | Партнёр → номенклатура | Отрицательная маржа, большие скидки |
| На какой группе товаров мы зарабатываем? | Вид / группа номенклатуры | Доля в прибыли против доли в обороте |
| Окупается ли доставка в регионы? | Зона доставки или регион партнёра | Маржа после отнесения транспорта |
| Что продаём ниже закупки? | Номенклатура, отбор «рентабельность < 0» | Ошибки в ценах, просроченные акции |
Последняя строка — самая полезная на первом прогоне. Почти в каждой базе, которую мы смотрели, находились позиции с отрицательной маржой — и почти всегда причина была не в рынке, а в устаревшем виде цен или забытой скидке. О настройке цен и скидок — в статье «Ценообразование в УТ».
Сохраните настроенные варианты отчёта и дайте им понятные имена: «Прибыль по менеджерам за месяц», «Убыточные продажи». Руководитель не будет каждый раз собирать группировки сам.
ABC/XYZ-классификация
ABC делит номенклатуру или клиентов по вкладу: группа A — то, что даёт основную часть выручки или прибыли, C — длинный хвост. XYZ показывает стабильность спроса: X — продаётся ровно, Z — случайно.
В УТ классификация выполняется сервисной обработкой в разделе «CRM и маркетинг» → «Сервис», отдельно для номенклатуры и для клиентов. Она записывает результат в базу, поэтому класс потом можно использовать как отбор в отчётах и при планировании закупок.
На что обратить внимание:
- критерий ABC — выручка, валовая прибыль или количество. Для закупок полезнее количество и выручка, для ассортиментной политики — прибыль;
- период — слишком короткий период превращает сезонный товар в «Z», слишком длинный не замечает новинки;
- пересчёт — классификацию нужно обновлять регулярно, иначе через полгода она описывает прошлое. Удобно поставить регламентное задание раз в месяц после закрытия.
Как пользоваться результатом, коротко:
- AX, AY — держать в наличии всегда, планировать закупки по статистике;
- AZ — продаётся много, но непредсказуемо: работать под заказ или с повышенным страховым запасом;
- CZ — кандидаты на вывод из ассортимента или продажу только под заказ.
Классификация клиентов отвечает на другой вопрос: на кого тратить время менеджеров и агентов. Клиенты группы A с падающей динамикой — первые в списке на звонок.
Остатки и оборачиваемость
Деньги в торговле чаще всего «застревают» на складе. В УТ для этого есть отчёты по остаткам и их стоимости, а также анализ оборачиваемости запасов: сколько дней товар лежит, прежде чем продаться.
Практический подход:
- Сформировать оборачиваемость по группам номенклатуры за последние 3–6 месяцев.
- Найти позиции, где запас больше, чем продаётся за 90 дней (порог выберите под свою отрасль).
- Сопоставить с ABC: если это группа C — распродавать; если A — проверить, не сделали ли лишнюю закупку.
- Отдельно посмотреть товары с остатком и без продаж за период — «мертвый» запас.
Результат напрямую идёт в закупки: правильные параметры обеспечения запасов и классы ABC/XYZ позволяют УТ предлагать заказ поставщику автоматически. Подробнее — в статье «Закупки в УТ».
Монитор целевых показателей
Руководителю не нужно открывать пять отчётов каждое утро. В УТ есть монитор целевых показателей — панель, где собраны ключевые цифры: выручка, валовая прибыль, дебиторка, остатки, с целевыми значениями и отклонениями. Монитор можно рассылать по расписанию на почту. По каждому показателю открывается расшифровка.
Совет из практики: не выводите в монитор больше 8–10 показателей. Остальное никто не смотрит. Хороший набор для дистрибьютора — выручка, валовая прибыль и рентабельность, просроченная дебиторка, остаток товаров в днях продаж, количество активных клиентов. Про дебиторку — в статье «Дебиторка и график платежей в УТ».
Где аналитики УТ уже не хватает
УТ хорошо показывает торговую прибыль, но это не полный финансовый результат. Зарплата, аренда, налоги в ней видны только частично. Если собственнику нужна полная картина — прибыль по направлениям после всех расходов, бюджетирование, — смотрят в сторону 1С:Комплексная автоматизация или отдельного решения по бюджетированию. Для движения денег в самой УТ есть казначейство и платёжный календарь — см. статью «Казначейство в УТ».
Какая редакция нужна
Отчёты, о которых шла речь, есть в типовой 1С:Управление торговлей для Казахстана. Базовая версия — 36 300 ₸ — рассчитана на одного пользователя; если с аналитикой работает руководитель параллельно с менеджерами, нужна ПРОФ — 136 250 ₸ и клиентские лицензии. Настройка склада и запасов, от которых зависит оборачиваемость, — в услуге автоматизации склада.
Чек-лист перед тем, как показывать отчёты собственнику
- месяц закрыт, отчёт «Себестоимость товаров» не показывает позиций с нулевой себестоимостью;
- дополнительные расходы (доставка, таможня) распределены на товар;
- бонусный и бесплатный товар оформлен так, что его видно отдельно, а не как убыточную продажу;
- у каждого клиента назначен менеджер — иначе группировка «по менеджерам» покажет большую строку «не указан»;
- возвраты от клиентов проведены в том же периоде, что и продажа, или их влияние понятно;
- варианты отчётов сохранены и названы так, чтобы руководитель нашёл их без помощи.
Если хотя бы один пункт не выполнен, лучше сначала навести порядок: один неверный отчёт подрывает доверие ко всей системе надолго.
Частые вопросы
Почему валовая прибыль за прошлый месяц изменилась?
Скорее всего, после просмотра отчёта закрыли месяц или провели документы задним числом: предварительная себестоимость заменилась фактической. Чтобы цифры не «плавали», закрывайте месяц регулярно и запретите изменение закрытого периода.
По какому критерию строить ABC — выручке или прибыли?
Для закупок и наличия — по выручке или количеству. Для решений об ассортименте и скидках — по валовой прибыли. Удобно иметь обе классификации.
Можно ли получать отчёты на телефон?
Монитор целевых показателей и варианты отчётов можно рассылать по почте по расписанию — их удобно открывать с телефона.
Сколько стоит настроить аналитику?
Работы оплачиваются по часам — от 22 000 ₸ в час. Обычно основное время уходит не на отчёты, а на проверку себестоимости и закрытия месяца.
