Закупщик открывает Excel с остатками, выгруженными утром, смотрит продажи за прошлый месяц и «на глаз» решает, сколько заказать. Через две недели одного товара на складе на полгода вперёд, другого нет, а клиенты уходят к конкуренту. Так выглядят закупки в большинстве оптовых компаний, которые приходят к нам на внедрение 1С:Управление торговлей для Казахстана, хотя сама программа умеет считать потребность и формировать заказы поставщикам без таблиц.
Ниже — как устроен контур закупок в УТ 3.4 (казахстанская редакция на базе УТ 11), что настроить один раз и где обычно ошибаются.
Из чего состоит контур закупок
В разделе «Закупки» живут четыре вещи, которые стоит различать:
| Объект | Зачем нужен |
|---|---|
| Соглашение / договор с поставщиком | Условия: валюта, цены поставщика, порядок оплаты, срок поставки |
| Заказ поставщику | План: что, сколько и к какой дате должно приехать, сколько и когда платить |
| Обеспечение потребностей | Рабочее место, где программа показывает, чего не хватает, и предлагает заказы |
| Приобретение товаров и услуг | Факт: что реально приехало, по каким ценам, — основа для себестоимости и взаиморасчётов |
Компания может работать и без заказов — сразу оформлять поступления. Для магазина на десять поставщиков этого хватает. Но тогда программа не знает, что товар уже заказан и едет, и любой расчёт потребности будет предлагать заказать его ещё раз.
Шаг 1. Поставщики и их условия
Начинаем не с заказов, а с карточек поставщиков. Что заполняем:
- Цены поставщика. Их можно регистрировать вручную или автоматически при поступлении. Тогда при оформлении заказа цена подставляется сама, а отчёт по ценам показывает, кто поднял прайс.
- Срок поставки. Он нужен расчёту потребности: если поставщик везёт 14 дней, заказ должен уйти раньше, чем товар закончится.
- Порядок оплаты. Предоплата, оплата по факту или по графику — от этого зависит платёжный план, который потом видит казначейство.
- Основной поставщик номенклатуры. Если у товара один поставщик, программа сама разложит потребность по заказам нужным поставщикам.
Типичная ошибка — завести одного «универсального» поставщика с условиями «как получится». Потом выясняется, что отчёт по срокам поставок бесполезен, а платёжный календарь не совпадает с реальностью.
Шаг 2. Заказ поставщику
Заказ поставщику — главный документ контура. В нём фиксируются товары, количество, цены, желаемая дата поступления и этапы оплаты. После согласования заказ получает статус, при котором его можно отправить поставщику и ждать поставку.
Что даёт заказ на практике:
- Ожидаемый приход виден продажам. Менеджер, оформляя заказ клиента, видит не только остаток, но и товар «в пути» с датой — и может пообещать клиенту отгрузку честно.
- Контроль недопоставок. Поступление оформляется на основании заказа, и разница между заказанным и привезённым видна сразу, а не при инвентаризации.
- Платёжный план. Этапы оплаты из заказа попадают в план платежей, так что финансист заранее знает, сколько денег уйдёт поставщикам на следующей неделе.
- Закрытие заказа. Если поставщик больше не довезёт остаток, заказ закрывают с указанием причины отмены — иначе «висящие» строки годами искажают расчёт потребности.
Последний пункт мы видим почти в каждой базе на аудите: сотни незакрытых заказов двухлетней давности, по которым программа до сих пор «ждёт» товар.
Шаг 3. Обеспечение потребностей
Здесь УТ начинает экономить время закупщика. В программе два варианта обеспечения — упрощённый и расширенный.
Упрощённый подходит большинству оптовиков: программа берёт остатки, резервы под заказы клиентов, уже размещённые заказы поставщикам и настройки запасов, считает, чего не хватает, и предлагает сформировать заказы поставщикам. Закупщик проверяет список, правит количество и одним действием создаёт документы — по одному на каждого поставщика.
Расширенный учитывает графики поставок и сроки, может предлагать не только закупку, но и перемещение с другого склада или сборку комплектов. Он нужен компаниям с несколькими складами и филиалами, где часть потребности закрывается внутренними перемещениями.
Настройки запасов
Для товаров, которые продаются постоянно, задаются параметры поддержания запаса: минимальный и максимальный остаток или расчёт от среднедневного потребления. Тогда программа заказывает товар, когда остаток опускается до точки заказа, и пополняет до максимума.
Совет из практики: не пытайтесь настроить все 5 000 позиций сразу. Начните с группы A — товаров, которые дают основную выручку. Для них параметры считаются аккуратно и пересматриваются раз в квартал. Остальное можно закупать под заказ клиента. Как выделить такие группы, разобрали в статье про ABC/XYZ и аналитику в УТ.
Закупка под заказ клиента
Для дорогих и редких позиций удобнее схема «под заказ»: товар закупается только когда есть заказ клиента, и приходит сразу в обеспечение этого заказа. Тогда на складе не копятся неликвиды, а менеджер видит, что его товар заказан и когда приедет.
Шаг 4. Поступление и расхождения
Поступление («Приобретение товаров и услуг») оформляется на основании заказа поставщику. Если склад работает по ордерной схеме, кладовщик принимает товар отдельным приходным ордером, а менеджер — документ поступления. Расхождения между ними видны в отдельном рабочем месте. Подробно о приёмке с терминалом сбора данных — в статье «Приход на склад», а общая схема склада в УТ — в обзоре складского учёта.
Если поставщик выписал электронный счёт-фактуру или СНТ, их загружают из ИС ЭСФ в базу и сверяют с поступлением. Как это устроено в УТ, разобрали в статье «ЭСФ и СНТ из УТ».
Импорт и дополнительные расходы
Для импортёров себестоимость складывается не только из цены поставщика: доставка, таможенные платежи, услуги брокера. В УТ такие расходы оформляются отдельным документом и распределяются на поступившие товары — по сумме, количеству или весу. Если этого не сделать, валовая прибыль по импортным позициям будет завышена, иногда в разы. Импорту, ГТД и распределению расходов посвящена отдельная статья серии.
Типичные ошибки в закупках
| Ошибка | Как заметить | Что сделать |
|---|---|---|
| Поступления без заказов | Расчёт потребности предлагает заказать то, что уже едет | Ввести правило: закупка — только через заказ поставщику |
| Незакрытые заказы | В отчёте по заказам строки возрастом больше 3 месяцев | Закрыть с причиной отмены, назначить ответственного за ревизию |
| Нет срока поставки у поставщика | Заказы формируются «впритык», товар заканчивается до прихода | Заполнить срок в условиях поставщика |
| Одинаковые параметры запаса для всех | Одних позиций избыток, других дефицит | Настраивать запасы только для ходовых групп, остальное — под заказ |
| Дубли номенклатуры | Одна позиция в двух карточках, потребность считается дважды | Почистить справочник, объединить дубли |
Когда хватает типового, а когда нужна доработка
Типовых механизмов хватает большинству дистрибьюторов. Дорабатывать обычно приходится в трёх случаях: сложные бонусы поставщиков (ретро-бонусы за объём), согласование заказов по нескольким уровням с лимитами бюджета и выгрузка заказа в формат поставщика (EDI, Excel по шаблону). Такие задачи мы оцениваем после короткого обследования, работы — от 22 000 ₸ в час.
Если закупки у вас пока живут в таблицах, начинать стоит с порядка в поставщиках и номенклатуре, а не с автоматического расчёта: программа будет считать ровно так, как заполнены справочники. Этим мы занимаемся в рамках автоматизации склада и торговли на базе 1С:Управление торговлей для Казахстана. А если вы ещё выбираете программу, сравните УТ с УНФ и Розницей в статье «Кому нужна УТ».
Частые вопросы
Можно ли формировать заказы поставщикам автоматически?
Да. В рабочем месте обеспечения потребностей программа считает дефицит по остаткам, резервам, заказам в пути и настройкам запаса и предлагает заказы, разложенные по поставщикам. Закупщик проверяет их и создаёт документы одним действием.
Обязательно ли оформлять заказ поставщику перед поступлением?
Нет, поступление можно провести и без заказа. Но тогда программа не знает о товаре в пути, не контролирует недопоставки и не строит платёжный план по закупкам.
Чем упрощённое обеспечение отличается от расширенного?
Упрощённое считает потребность и формирует заказы поставщикам. Расширенное дополнительно учитывает графики поставок и может закрывать потребность перемещением с другого склада или сборкой. Для одного склада обычно хватает упрощённого.
Как учесть доставку и таможню в себестоимости?
Дополнительные расходы оформляются отдельным документом и распределяются на товары поступления. Без этого себестоимость импортных товаров и валовая прибыль будут искажены.
