ЭСФ и СНТ из УТ: что формируется автоматически

Оптовая компания на 1С:Управление торговлей для Казахстана выписывает за месяц сотни электронных счетов-фактур и, если торгует товарами из перечня, — столько же СНТ. Делать их на портале ИС ЭСФ вручную нельзя по объёму, поэтому главный вопрос не «умеет ли УТ», а «что она делает сама, а где нужен человек». Разберём по документам.

Общие правила выписки ЭСФ, сроки и частые ошибки портала мы уже описали в статье «Выписка ЭСФ из 1С», а устройство СНТ и виртуального склада — в статье «СНТ и виртуальный склад». Здесь — только то, что специфично для УТ.

Что связано с чем: документы УТ и документы ИС ЭСФ

Схема простая: каждый документ ИС ЭСФ создаётся на основании документа УТ, а не вводится с нуля. Реквизиты контрагента, номенклатура, единицы, суммы и ставки НДС подставляются из учёта. Человек проверяет, подписывает ЭЦП и отправляет.

Что делается автоматически

• Заполнение. ЭСФ и СНТ заполняются по реализации или перемещению: покупатель, грузополучатель, номенклатура, коды ТН ВЭД, признак происхождения, суммы.
• Пакетное создание. По списку реализаций за период можно создать ЭСФ сразу по всем документам, у которых их ещё нет, и отправить пакетом.
• Получение статусов. Обмен возвращает в базу регистрационный номер и статус: доставлен, отклонён, ошибка с текстом причины.
• Загрузка входящих. Входящие ЭСФ и СНТ поставщиков загружаются из ИС ЭСФ, и их можно сопоставить с поступлениями, не заходя на портал.
• Связка СНТ → ЭСФ. Если по реализации оформлена СНТ, ЭСФ создаётся с её регистрационным номером, как требует порядок для товаров перечня.

Что остаётся человеку

1. Подтверждение входящих СНТ. Пока получатель не подтвердил СНТ поставщика, товар не появится на его виртуальном складе, и дальше продать его по СНТ не получится. Назначьте ответственного — это не формальность.
2. Исправления и корректировки. Исправленный, дополнительный ЭСФ, корректировочная СНТ создаются из базы, но решение, какой документ нужен, принимает бухгалтер.
3. Сверка виртуального склада. Программа не знает, что на портале кто-то провёл документ вручную. Регулярная сверка остатков ИС ЭСФ с учётными — обязательная процедура.
4. Справочники. Пустые единицы измерения, нет кода ТН ВЭД, задвоенная номенклатура — ни один релиз это не исправит.

Что менялось в релизах УТ для Казахстана

Формат документов в ИС ЭСФ меняется несколько раз в год, и каждое изменение приходит в УТ релизом. Несколько примеров из истории версий:

Вывод практический: база, которая не обновлялась полгода, почти гарантированно получит отказы портала. Обновления конфигурации доступны по подписке 1С:ИТС (92 300 ₸). Если в базе есть доработки, обновлять её нужно аккуратно — порядок описан в статье «Обновление 1С с доработками».

С 1 декабря 2026 года товаров СНТ станет больше

Приказом Минфина № 656 перечень товаров, по которым ЭСФ выписывается через «Виртуальный склад» и оформляется СНТ, с 1 декабря 2026 года дополнен товарами с минимальным уровнем цен (молочка, мука, масло, бытовая химия и другие позиции перечня № 658), а также сахаром и дрожжами. Подробно — в статье «СНТ и виртуальный склад».

Для дистрибьютора на УТ это значит: проверить коды ТН ВЭД в номенклатуре, отметить новые товары как товары СНТ, сверить остатки инвентаризацией и обновить конфигурацию до релиза с поддержкой новых правил. Если код в карточке неверный, товар либо не попадёт в перечень там, где должен, либо попадёт лишним.

Типичные проблемы именно в УТ

Несколько организаций в одной базе. УТ часто ведёт учёт по нескольким ТОО или ИП. У каждой — свои сертификаты ЭЦП и свои настройки обмена. Ошибка «не тот ключ» почти всегда отсюда.

Обмен с Бухгалтерией. Если ЭСФ выписывают в Бухгалтерии, а реализации создаются в УТ и приходят обменом, любое изменение документа в УТ после выписки ЭСФ создаёт расхождение. Правило: ЭСФ выписывается в той базе, где документ окончательный, и только одна база отвечает за обмен с ИС ЭСФ. Типовые сбои этой связки — в статье про обмен УТ с Бухгалтерией.

Комиссия и экспедирование. У комиссионеров свой порядок заполнения раздела G — разбор в статье «ЭСФ экспедитора и комиссионера».

Перемещения между своими складами. По товарам перечня может понадобиться СНТ и на внутреннее перемещение. Если склад в УТ ордерный, документы ИС ЭСФ создаются от документа перемещения, а не от ордеров. Общая схема склада — в обзоре складского учёта в УТ.

Кто отвечает за ЭСФ в торговой компании

В оптовой компании на УТ реализации оформляют менеджеры, а ЭСФ и СНТ — бухгалтер или отдельный оператор. Это нормально, но нужны два правила. Первое: менеджер не меняет проведённую реализацию после выписки ЭСФ — исправление идёт через бухгалтера и исправленный счёт-фактуру. Второе: СНТ по товарам перечня оформляется до отгрузки, поэтому оператор должен видеть распоряжения на отгрузку заранее, а не постфактум. Иначе машина стоит у ворот, пока ищут, кто выпишет СНТ.

С чего начать, если ЭСФ «не идут»

1. Проверьте версию конфигурации и обновите её до актуального релиза.
2. Проверьте сертификаты ЭЦП каждой организации и роли сотрудников в ИС ЭСФ.
3. Откройте список реализаций без ЭСФ и разберите отказы по тексту ошибки.
4. Почистите номенклатуру: единицы, коды ТН ВЭД, признак товара СНТ.
5. Сверьте виртуальный склад с остатками.

Если на это нет времени, подключим специалиста по сопровождению 1С: разберём ошибки, обновим базу и настроим обмен, работы — от 22 000 ₸ в час. Сама программа — 1С:Управление торговлей для Казахстана в каталоге.

Регламент оператора: что делать каждый день и каждый месяц

Каждый день:

• разобрать реализации без ЭСФ и документы со статусом «ошибка» или «отклонён»;
• загрузить входящие ЭСФ и СНТ и подтвердить СНТ поставщиков по пришедшему товару;
• просмотреть распоряжения на отгрузку товаров перечня — СНТ должна быть готова до приезда машины.

Каждую неделю:

• посмотреть исправленные и дополнительные ЭСФ: почему они понадобились и не повторяется ли причина;
• проверить сроки действия сертификатов ЭЦП всех организаций в базе.

Каждый месяц, до закрытия:

• сверить выписанные ЭСФ с реализациями за месяц по количеству и сумме;
• сверить остатки виртуального склада с учётными;
• проверить, вышел ли новый релиз УТ, и запланировать обновление.

Такой список занимает у оператора немного времени в день, но снимает аврал в конце месяца.

Как заметить проблему до отказа портала

• в списке реализаций копятся документы без ЭСФ старше нескольких дней;
• входящие СНТ висят неподтверждёнными;
• остатки виртуального склада по товару расходятся с учётными;
• сотрудники выписывают документы на портале вручную «чтобы быстрее» — база перестаёт о них знать.

Частые вопросы

Может ли УТ выписывать ЭСФ без Бухгалтерии?

Да. Обмен с ИС ЭСФ встроен в УТ для Казахстана. Если параллельно есть Бухгалтерия, договоритесь, какая из баз отвечает за ЭСФ, — двух источников быть не должно.

Создаёт ли УТ СНТ на перемещение между своими складами?

Да, СНТ можно оформить на основании документа перемещения. Нужна ли она в вашем случае, зависит от товара и вида перемещения по правилам ИС ЭСФ.

Почему ЭСФ отклонён, хотя вчера такие же уходили?

Чаще всего изменился формат на портале, а конфигурация не обновлена, либо истёк сертификат ЭЦП. Сначала проверьте версию релиза и ключи.

Нужно ли подтверждать входящие СНТ?

Да. Без подтверждения товар не появится на вашем виртуальном складе, и следующую продажу этого товара по СНТ оформить не получится.

Кто подписывает ЭСФ, если организаций в базе несколько?

Сотрудник, у которого есть роль в ИС ЭСФ по этой организации и её ЭЦП. Перед отправкой пакета проверьте, что выбран сертификат нужного ТОО или ИП, — иначе портал вернёт ошибку по всему пакету.

Разобрать ЭСФ и СНТ в УТ