Склад в 1С:Управление торговлей для Казахстана можно вести тремя способами — от «одним документом списали» до адресного хранения по ячейкам с терминалами сбора данных. Ошибка в выборе стоит дорого в обе стороны: маленькому складу ордерная схема добавляет бумажной работы, а большому складу без неё никогда не сойдутся остатки. Эта статья — карта: какие варианты есть, когда какой выбирать и где у нас подробно разобран каждый шаг.
Три уровня складского учёта
| Уровень | Как работает | Кому подходит |
|---|---|---|
| Простой склад | Документ продажи или поступления сразу меняет остаток | Один небольшой склад, кладовщик и менеджер — часто один человек |
| Ордерная схема | Менеджер оформляет документ, кладовщик — приходный или расходный ордер по факту | Склад с отдельным персоналом, приёмка и сборка занимают время |
| Адресное хранение | Ордерная схема + ячейки: товар лежит по адресам, программа подсказывает, куда положить и откуда взять | Большой ассортимент, несколько тысяч позиций, сборка — узкое место |
Схема задаётся в карточке склада, причём отдельно для поступления и отгрузки, а для ордерного склада — с датой начала использования. Это позволяет переходить по шагам: сначала ордерная приёмка, потом ордерная отгрузка, потом ячейки.
Ордерная схема: зачем разделять менеджера и кладовщика
Главная идея — разделить «документальный» и «физический» учёт. Менеджер провёл поступление по накладной поставщика, а кладовщик принял фактически пересчитанное количество. Расхождения не прячутся в одном документе, а видны отдельно и разбираются: недостача, излишек, пересорт.
Что даёт ордерная схема:
- приёмку до документов — товар приехал, накладная ещё нет, но кладовщик уже принял его ордером;
- задания на сборку — склад получает распоряжения на отгрузку и собирает их в порядке очереди;
- контроль ответственности — понятно, кто принял и кто отгрузил;
- основу для ТСД — терминалы работают именно с ордерами и заданиями.
Как принимать товар по ордерной схеме с ТСД — в статье «Приход на склад». Сборка заказа по заданиям и маршруту — в статье «Подбор заказа». Перемещения между складами, в том числе с товаром «в пути», — в статье «Перемещение по складам».
Когда ордерная схема лишняя
Если на складе один человек, который и продаёт, и отгружает, ордера удвоят работу без пользы. То же — для склада, где 50 позиций и пять отгрузок в день. Здесь лучше простой склад и регулярная инвентаризация.
Адресное хранение
Адресный склад в УТ строится поверх ордерной схемы: склад делится на помещения и зоны, в них заводятся ячейки, у товаров — упаковки и правила размещения. При приёмке программа предлагает, в какую ячейку положить товар, при отгрузке — из какой ячейки взять и в каком порядке обходить.
Это сильный инструмент, но он не бесплатен по трудозатратам: ячейки надо разметить, упаковки описать, кладовщиков переучить, а без ТСД адресный склад почти не работает. Поэтому сначала стоит честно ответить, нужен ли он вам, — критерии и расчёт ячеек в статье «Нужен ли вам адресный склад». Пошаговая настройка в УТ 3.4 — в статье «Создание и настройка адресного склада в УТ для Казахстана».
Операции с ячейками разобраны отдельно:
- размещение в ячейках — куда положить принятый товар;
- перемещение по ячейкам — пополнение зоны отбора и наведение порядка;
- остатки в ячейках — проверка, что программа и полка показывают одно и то же.
Терминалы сбора данных
На ордерном и тем более адресном складе ТСД перестаёт быть роскошью. Кладовщик сканирует штрихкод, а не ищет товар в списке, ошибка пересорта видна сразу. С УТ обычно работает Mobile SMARTS: Склад 15 — он получает задания из 1С и возвращает результат. Какой режим связи выбрать — полностью онлайн, полуавтономно через Wi-Fi или автономно, — зависит от покрытия сети на складе. Подбор устройств — в статье «Как выбрать ТСД, сканер и принтер этикеток», а подготовка штрихкодов — в статье о штрихкодировании номенклатуры.
Инвентаризация
На ордерном складе пересчёт ведёт кладовщик заданиями на пересчёт, а излишки и недостачи потом оформляются документами. На адресном — можно пересчитывать отдельные ячейки, не останавливая весь склад. Порядок, документы и типичные ошибки — в статье «Инвентаризация на складе».
Склад и требования Казахстана
Складской учёт в УТ связан с государственными системами в двух местах:
- СНТ и виртуальный склад. По товарам из перечня перемещение и отгрузка требуют СНТ, а остатки должны сходиться с ИС ЭСФ. Что УТ делает автоматически — в статье «ЭСФ и СНТ из УТ».
- Маркировка. Маркированный товар принимают и отгружают с кодами, а агрегированные короба удобно обрабатывать на ТСД. Обзор — в статье «Маркировка в УТ».
Несколько складов и филиалов
Когда складов больше одного, к выбору схемы добавляется вопрос перемещений. Товар, отправленный из Алматы в Астану, несколько дней едет в машине: со склада-отправителя он уже списан, а на складе-получателе ещё не принят. В УТ это решается перемещением через ордерные склады — товар числится «в пути», пока получатель не примет его ордером. Если обе стороны работают по простой схеме, перемещение проводится одним документом, и «в пути» не видно.
Схему можно выбирать для каждого склада свою. Центральный склад работает по ордерной схеме с ячейками и ТСД, а маленький склад филиала — по простой. Ошибка, которую мы встречаем: «раз уж внедряем, включим ордера везде». В итоге в филиале, где один кладовщик и один менеджер, документы удваиваются, а дисциплина падает, потому что ордера начинают проводить «задним числом».
Ещё один практический момент — права. На ордерном складе кладовщик не должен проводить реализации, а менеджер — ордера. Если роли не разделены, смысл схемы теряется: один человек снова отвечает и за документ, и за факт.
Типичные ошибки при запуске
- Включили ордерную схему без инвентаризации. Старые расхождения переезжают в новую схему, и непонятно, откуда они.
- Не описали упаковки. Товар приходит коробками, а учёт в штуках — кладовщик пересчитывает вручную.
- Нет штрихкодов у части номенклатуры. ТСД бесполезен, пока у каждой позиции нет кода.
- Не закрывают ордера. Незавершённые задания копятся и искажают свободный остаток.
Как выбрать: короткий чек-лист
- Кладовщик и менеджер — разные люди? Если да, смотрите на ордерную схему.
- Приёмка или сборка занимает больше часа? Ордерная схема и ТСД.
- Больше нескольких тысяч позиций и сборщики тратят время на поиск? Адресное хранение.
- Остатки расходятся после каждой инвентаризации? Сначала порядок в штрихкодах и упаковках, потом всё остальное.
- Несколько складов и филиалов? Отдельно решите, как идут перемещения и кто их подтверждает.
Мы внедряем складской учёт в УТ поэтапно: сначала ордерная приёмка, потом отгрузка, потом ячейки — так склад не останавливается. Это делается в рамках автоматизации склада на 1С:Управление торговлей для Казахстана, работы — от 22 000 ₸ в час. Как с этим связаны закупки и продажи, читайте в статьях «Закупки в УТ» и «Продажи в УТ».
Частые вопросы
Можно ли включить ордерную схему только для приёмки?
Да. Схема задаётся отдельно для поступления и отгрузки, поэтому можно начать с ордерной приёмки, а отгружать по-прежнему одним документом.
Нужен ли ТСД для адресного склада?
Формально нет, но без него кладовщику придётся работать по бумажным листам и вручную вносить результат. На практике адресный склад без ТСД быстро превращается в обычный.
Можно ли перейти на ордерную схему посреди года?
Да, у склада задаётся дата начала использования ордерной схемы. Перед переходом лучше провести инвентаризацию и закрыть незавершённые документы.
Чем адресный склад в УТ отличается от отдельной WMS?
Адресное хранение в УТ закрывает потребности большинства оптовых складов. Отдельная WMS нужна при очень больших объёмах, сложной логистике и зонах с разными правилами, — это решается после обследования.
