Менеджер пообещал клиенту 200 коробок к пятнице, другой менеджер в это же время продал те же коробки другому клиенту, а склад узнал об обоих заказах в момент отгрузки. Если такие истории у вас повторяются, проблема не в людях, а в том, что резерв товара нигде не фиксируется. В 1С:Управление торговлей для Казахстана для этого есть заказ клиента с резервированием, а для клиентов, которые «забывают» платить, — контроль задолженности прямо в момент отгрузки.
Разберём, как выстроить продажи в УТ 3.4 (редакция для Казахстана на базе УТ 11): от условий для клиента до отгрузки.
Схема продажи в УТ
Минимальная цепочка — один документ «Реализация товаров и услуг». Так работают небольшие оптовики, которые отгружают со склада «здесь и сейчас». Полная цепочка выглядит иначе:
- Соглашение с клиентом — на каких условиях продаём: вид цен, скидки, порядок оплаты.
- Заказ клиента — что клиент хочет, к какой дате, как платит.
- Обеспечение и резерв — программа проверяет, есть ли товар на складе или в пути, и закрепляет его за заказом.
- Распоряжение на отгрузку — при ордерном складе кладовщик получает задание на сборку.
- Реализация — переход права собственности, основание для ЭСФ и долга клиента.
- Оплата — по графику из заказа или по договору.
Не все шаги обязательны. Решение принимается под ваш процесс: если клиенты заказывают заранее — нужен заказ; если склад большой — нужна ордерная схема; если продаёте в долг — нужны договоры с лимитами.
Соглашения: условия продаж без ручного ввода
Соглашение — это набор условий, по которым компания продаёт клиенту или группе клиентов. Бывают типовые (например, «Розничные покупатели», «Дилеры») и индивидуальные — для крупного клиента со своей ценой и отсрочкой.
В соглашении задаются:
- вид цен (как они формируются, разобрано в статье о ценообразовании в УТ);
- скидки и наценки, которые действуют по этим условиям;
- порядок и график оплаты — предоплата, оплата по факту, отсрочка или этапы;
- срок действия.
Когда менеджер выбирает клиента в заказе, условия подтягиваются сами. Это закрывает частую проблему: «новенький» менеджер отгрузил дилеру по рознице или дал отсрочку тому, кому её не давали.
Заказ клиента и резервирование
В заказе клиента для каждой строки указывается, как товар обеспечивается. Варианты в общих чертах такие:
| Вариант | Что происходит |
|---|---|
| Отгрузить / резервировать на складе | Товар есть, он закрепляется за заказом, другим менеджерам он не доступен |
| Резервировать к дате | Товара сейчас нет, но он придёт по заказу поставщику; резерв ставится на ожидаемое поступление |
| К обеспечению | Товар нужно закупить — строка попадает в расчёт потребности закупщика |
| Не обеспечивать | Строка просто записана, на остатки не влияет |
Для товаров под конкретного клиента есть обособленное обеспечение: закупленный по его заказу товар не уйдёт другому. Связь с закупками описана в статье «Закупки в УТ»: строки «к обеспечению» видит закупщик и формирует по ним заказы поставщикам.
Чем грозит «вечный» резерв
Резерв не снимается сам по себе. Клиент передумал, менеджер забыл закрыть заказ — и товар месяцами числится зарезервированным. На складе он лежит, а продать его нельзя. На аудите баз мы регулярно видим, что заметная часть остатков «съедена» такими резервами.
Решение организационное: правило, по которому заказ закрывается через N дней без оплаты, и еженедельный отчёт по старым резервам у руководителя продаж. Технически можно добавить и автоматическое закрытие — это небольшая доработка.
Отгрузка
Если склад работает по ордерной схеме, отгрузка разделена: менеджер оформляет реализацию, кладовщик — расходный ордер на основании распоряжения. Это удобно, когда товар собирают долго или с ТСД, — сборке посвящена статья «Подбор заказа». При простой схеме одна реализация списывает товар со склада сразу.
Реализация — документ, от которого считаются долг клиента, выручка и себестоимость. Если по товару нужна СНТ, она оформляется до начала отгрузки, а ЭСФ — на её основании.
Кредитный лимит и контроль задолженности
Самое ценное для торговли в долг. В договоре с клиентом можно ограничить допустимую сумму задолженности и допустимый срок просрочки. Если контроль включён, программа не даст провести заказ или отгрузку клиенту, который превысил лимит, — менеджеру придётся либо дождаться оплаты, либо получить согласование.
На что смотреть при настройке:
- Лимит должен быть у правильного договора. Если у клиента несколько договоров, а менеджер выбирает «не тот», лимит не сработает. Это самая частая жалоба «контроль не работает».
- Включите сам контроль в настройках продаж и проверьте, на каком этапе он срабатывает — при заказе или при отгрузке.
- Детализация расчётов. Расчёты можно вести по заказам, по договорам или по накладным. От этого зависит, как программа считает просрочку.
- Исключения. Ключевому клиенту иногда разрешают превышение. Лучше дать это право руководителю продаж ролью, чем снимать лимит в договоре «на один раз» — потом его забывают вернуть.
Как работать с уже накопившимися долгами, графиками оплат и отчётами по просрочке — в статье «Дебиторка и график платежей в УТ».
Права менеджеров
Продажи в УТ держатся на дисциплине, а дисциплину проще встроить в права, чем в регламенты. Что обычно ограничиваем: ручное изменение цены ниже вида цен соглашения, ручные скидки сверх допустимого процента, снятие чужих резервов, отгрузку при превышении лимита. Для каждого ограничения назначается роль, которая может его обойти, — руководитель продаж или коммерческий директор. Тогда исключения не исчезают, но каждое из них видно.
Отчёты, которые смотрят каждый день
- Состояние выполнения заказов — что заказано, что отгружено, что ждёт оплаты.
- Задолженность клиентов — кто сколько должен и что уже просрочено.
- Валовая прибыль — по клиентам, менеджерам, товарам.
- Остатки и доступность товаров — свободный остаток с учётом резервов.
Последний отчёт стоит научить смотреть всех менеджеров: «на складе 200» и «свободно 200» — разные вещи.
Типичные ошибки
- Все заказы с вариантом «не обеспечивать». Тогда резервов нет, и двойные продажи продолжаются.
- Индивидуальное соглашение на каждого клиента. Через год их тысячи, и никто не знает, какие условия действуют. Лучше 5–10 типовых соглашений и индивидуальные только для ключевых клиентов.
- Отгрузка без заказа «потому что срочно». Резерв другого клиента может уйти этому, если права менеджеров не ограничены.
- Нет договоров с лимитами. Контроль долга нельзя включить, а дебиторка растёт.
Если продажи и склад у вас уже в УТ, но работают «как в Excel», обычно хватает нескольких дней настройки и обучения. Мы делаем это в рамках автоматизации склада и торговли; работы — от 22 000 ₸ в час. Для тех, кто ещё выбирает программу, есть сравнение УТ, УНФ и Розницы, а сама 1С:Управление торговлей для Казахстана — в каталоге.
Порядок настройки, если продажи уже идут
Перестраивать продажи на ходу лучше по шагам, чтобы менеджеры не остановились:
- Навести порядок в соглашениях. Свести индивидуальные условия к нескольким типовым, проверить виды цен и сроки действия.
- Завести договоры с лимитами для клиентов, которым даёте отсрочку. Начните с крупнейших должников.
- Закрыть старые заказы. Перед включением резервов разберите незакрытые заказы клиентов, иначе первая неделя пройдёт под жалобы «товар есть, а продать нельзя».
- Включить резервирование и договориться о сроке жизни заказа без оплаты.
- Ограничить права: ручные скидки, снятие чужих резервов, отгрузку сверх лимита.
- Включить контроль задолженности — сначала у одного-двух менеджеров, потом у всех.
Между шагами — неделя-две, чтобы новые правила устоялись.
Как заметить, что схема не работает
- Свободный остаток в отчёте о доступности регулярно меньше, чем ожидает склад, — ищите старые резервы.
- Растёт доля реализаций без заказа — менеджеры обходят резервирование.
- Дебиторка растёт при включённом контроле — проверьте, у тех ли договоров стоят лимиты.
- Одна и та же ручная скидка повторяется у многих клиентов — ей место в соглашении.
Частые вопросы
Обязательно ли использовать заказ клиента?
Нет. Можно оформлять сразу реализацию. Заказ нужен, когда отгрузка происходит не в момент продажи и товар надо закрепить за клиентом.
Почему товар есть на складе, а продать его нельзя?
Скорее всего, он зарезервирован под другие заказы. Проверьте свободный остаток и список заказов, в которых стоит резерв, — часто это старые незакрытые заказы.
Как запретить отгрузку должнику?
Задать в договоре с клиентом допустимую сумму и срок задолженности и включить контроль в настройках продаж. Программа не даст провести документ при превышении.
Можно ли продать товар, который ещё не пришёл?
Да. В заказе клиента можно поставить резерв на ожидаемое поступление по заказу поставщику — менеджер видит дату прихода и обещает клиенту реальный срок.
Сколько соглашений нужно на старте?
Обычно хватает нескольких типовых — по группам клиентов вроде «Розница», «Опт», «Дилеры» — и индивидуальных только для ключевых клиентов с особыми ценами или отсрочкой. Новое соглашение заводится, когда условия действительно отличаются, а не под каждую сделку.
