Директор оптовой компании спрашивает: «Сколько нам должны и сколько из этого просрочено?» Бухгалтер выгружает оборотку, менеджеры сверяют её со своими таблицами, и через два дня появляется ответ, которому никто до конца не верит. В 1С:Управление торговлей для Казахстана этот ответ должен открываться одним отчётом. Если не открывается — значит, расчёты с клиентами настроены так, что программа не знает, когда клиент должен был заплатить.
Разберём, как это исправить: от графика оплаты в документах до ежедневного контроля просрочки.
Почему «долг» и «просроченный долг» — разные цифры
Сумма долга считается просто: отгрузили минус оплатили. А просрочка требует знать срок оплаты по каждой отгрузке. Этот срок УТ берёт из условий оплаты — соглашения, договора или заказа клиента. Если условия не заданы, программа считает, что платить надо сразу, и весь долг выглядит просроченным. Или наоборот — сроков нет вовсе, и просрочки «не бывает».
Поэтому порядок работы такой: сначала условия оплаты, потом отчёты.
График оплаты: где задаётся
| Где | Что задают | Когда удобно |
|---|---|---|
| Соглашение с клиентом | Типовой порядок: предоплата, по факту, отсрочка N дней, этапы | Одинаковые условия для группы клиентов |
| Договор с клиентом | Условия конкретного договора, ограничения по долгу | Работа с крупными клиентами по договорам |
| Заказ клиента | Этапы оплаты под конкретную сделку | Крупный заказ с авансом и доплатой |
Пример: дилер работает по соглашению «Отсрочка 30 дней», но под крупный заказ договорились о 30 % предоплаты и 70 % через 14 дней после отгрузки. Этапы ставятся в заказе — и отчёты покажут именно эти даты.
Детализация расчётов
Второе, что влияет на цифры, — как УТ «привязывает» оплату к долгу. Расчёты можно вести по заказам, по договорам или по накладным. Выбор задаётся в соглашении или договоре.
- По заказам — оплата закрывает конкретный заказ. Удобно, когда клиент платит по счёту на заказ.
- По договорам — всё в одном «котле» договора, оплаты гасят самые старые долги.
- По накладным — оплата относится к конкретной реализации. Точнее всего для просрочки, но требует дисциплины при разнесении оплат.
Частая ситуация на внедрении: клиент платит «общей суммой», а расчёты ведутся по заказам. Оплата повисает как аванс по одному заказу, а по другим растёт просрочка. Решение — либо сменить детализацию, либо разносить оплаты по заказам. Менять детализацию посреди года стоит только после сверки и с пониманием, что старые документы надо будет проверить.
Отчёты, которые закрывают вопрос директора
- Задолженность клиентов — сколько должен каждый клиент, в том числе просрочено. Показывает и плановые суммы — ожидаемые оплаты по графику.
- Задолженность клиентов по срокам — долг, разложенный по интервалам просрочки: до 7 дней, до 30, больше 30 и так далее. Это и есть «старение» дебиторки.
- Расчёты с клиентами — движение по клиенту: отгрузки, оплаты, зачёты.
- Акт сверки взаиморасчётов — документ для клиента; формируется по данным учёта и печатается с подписями.
Совет: сохраните у руководителя продаж вариант отчёта «по срокам» с отбором по своим менеджерам и откройте его раз в неделю на планёрке. Это дешевле любой системы мотивации.
Контроль на входе: кредитный лимит
Лучше не собирать долги, чем не давать им появиться. В договоре с клиентом задаётся допустимая сумма и допустимый срок задолженности, а в настройках продаж включается контроль. Тогда заказ или отгрузку клиенту, который вышел за лимит, программа не проведёт без согласования. Как это настроить и почему контроль иногда «не срабатывает» — в статье «Продажи в УТ».
Работа с должниками
Отчёт показывает долг, но не возвращает деньги. Дальше — процесс:
- Напоминание до срока. За 2–3 дня до даты оплаты менеджер напоминает клиенту. Список берётся из плановых сумм отчёта задолженности.
- Звонок в день просрочки. Не через месяц, а сразу.
- Акт сверки. Если клиент спорит о сумме, отправьте акт — большинство споров — это неразнесённые оплаты или возвраты.
- Стоп-отгрузка. Срабатывает лимит в договоре.
- Претензия. Для долгов, по которым договориться не удалось.
Ручная часть этого процесса — напоминания, учёт обещаний оплаты, претензии — плохо живёт в учётной базе. Для неё мы сделали сервис debitorka.kz: он забирает дебиторскую задолженность из УТ, напоминает должникам в WhatsApp, SMS, Telegram и по email, записывает обещания оплаты и показывает директору старение долгов и прогноз поступлений.
Типичные ошибки
| Ошибка | Симптом | Что сделать |
|---|---|---|
| Нет условий оплаты в соглашениях | Весь долг просрочен с первого дня | Заполнить порядок оплаты в типовых соглашениях |
| Оплаты без привязки | Большие «авансы» и одновременно просрочка у того же клиента | Разнести оплаты или сменить детализацию |
| Один клиент — несколько карточек | Долг «размазан», лимит не срабатывает | Объединить дубли контрагентов |
| Возвраты не оформлены | Клиент говорит, что ничего не должен | Провести возвраты, сверить актом |
| Взаимозачёты «на словах» | Долг и кредиторка по одному контрагенту висят одновременно | Оформить взаимозачёт документом |
Ввод старых долгов при переходе на УТ
Если компания переходит на УТ с другой программы или с Excel, долги клиентов на дату старта вводятся документом ввода начальных остатков по взаиморасчётам. Здесь важно не просто перенести сумму по клиенту, а разложить её так же, как будут вестись расчёты: по договорам, по заказам или по накладным, с датой и сроком оплаты каждой отгрузки. Если ввести одной строкой «клиент должен 3 млн», отчёт по срокам покажет долг как одну просрочку непонятного возраста, а лимиты начнут блокировать отгрузку с первого дня.
Наш порядок: перед стартом сверка с ключевыми клиентами актами, ввод остатков с детализацией, контрольный отчёт «по срокам», который сравнивается с данными старой системы. Это занимает день-два, но избавляет от месяца разбирательств.
УТ и Бухгалтерия: где правильная цифра
Если УТ работает в паре с Бухгалтерией, долг клиента в двух базах может различаться: оплаты загружаются в одну базу, а в другую приходят обменом с задержкой или с ошибками. Для управленческого контроля ориентируйтесь на ту базу, где разносятся оплаты, и следите, чтобы обмен шёл без сбоев, — типичные проблемы описаны в статье про обмен УТ с Бухгалтерией. Платёжный календарь и планирование поступлений — тема статьи о казначействе в УТ.
Настроить условия оплаты, детализацию расчётов и отчёты по просрочке мы можем за несколько дней в рамках сопровождения 1С, работы — от 22 000 ₸ в час. Программа — 1С:Управление торговлей для Казахстана.
Еженедельный разбор долгов: порядок на 30 минут
Отчёты в УТ есть, но долги снижаются только тогда, когда их регулярно разбирают. Мы предлагаем клиентам такой порядок:
- Понедельник, утро. Финансист формирует отчёт по просроченной задолженности на текущую дату с разбивкой по менеджерам.
- Сверка «странных» долгов. Долги, которые выглядят ошибкой (оплата пришла, но не разнесена; отгрузка без заказа), отправляются бухгалтеру на проверку до планёрки, а не обсуждаются на ней.
- Планёрка. Каждый менеджер по своим клиентам называет дату и сумму ожидаемой оплаты. Обещания записываются в события или комментарии к клиенту.
- Через неделю первым делом смотрят, какие обещания не выполнены. По таким клиентам решают: остановить отгрузки, снизить лимит, подключить руководителя.
Ключевое — одна цифра на всех. Если у финансиста свой Excel, а у менеджера своя память, разбор превращается в спор о том, чей список правильный.
Частые вопросы
Кто должен отвечать за дебиторскую задолженность — менеджер или бухгалтер?
За возврат долга обычно отвечает менеджер, который ведёт клиента: он знает контакт и договаривался об условиях. Бухгалтер отвечает за то, чтобы оплаты были правильно разнесены и цифра в отчёте была верной.
Почему в отчёте весь долг просрочен?
Скорее всего, в соглашении или договоре не задан порядок оплаты, и программа считает, что платить нужно в день отгрузки. Заполните условия и проверьте отчёт снова.
Как увидеть старение дебиторской задолженности?
Отчёт «Задолженность клиентов по срокам» раскладывает долг по интервалам просрочки. Интервалы можно настроить под свою политику.
Можно ли задать разный график оплаты для одного клиента?
Да. Типовые условия задаются в соглашении или договоре, а для отдельной сделки этапы оплаты можно изменить в заказе клиента.
Можно ли автоматически напоминать клиентам о долге?
В типовой УТ напоминания делаются вручную по отчёту. Автоматические напоминания в мессенджерах и учёт обещаний оплаты даёт сервис debitorka.kz, который берёт данные из УТ.
