В пятницу бухгалтер получает от трёх менеджеров счета «срочно оплатить», от директора — устное «за аренду сегодня», а на счёте денег хватает на половину. Кто важнее, решается по телефону. В 1С:Управление торговлей для Казахстана для этого есть подсистема казначейства: каждый расход начинается с заявки, заявку согласует ответственный, а платёжный календарь заранее показывает, где денег не хватит.
Разберём, как это устроено, что настроить в первую очередь и какие ошибки встречаются чаще всего.
Из чего состоит казначейство в УТ
| Элемент | Что делает |
|---|---|
| Статьи движения денежных средств | Классифицируют каждое поступление и выплату: оплата поставщикам, аренда, зарплата, налоги |
| Заявка на расходование денежных средств | Фиксирует намерение заплатить: кому, сколько, когда, по какой статье |
| Согласование заявок | Ответственный утверждает или отклоняет заявку, ход виден по статусам |
| Лимиты расхода | Ограничивают сумму по статье ДДС на период — по компании, подразделению или организации |
| Платёжный календарь | Сводит план поступлений от клиентов и выплат, показывает остаток денег на каждый день |
| Банк и касса | Фактические платежи: «Списание безналичных ДС», «Поступление безналичных ДС», кассовые ордера |
Связка простая: заявка → согласование → платёж на основании заявки → факт в отчётах. Платёж без заявки система тоже позволит, если не настроить запрет, — и именно здесь чаще всего ломается дисциплина.
Статьи ДДС: начать с них
Статьи движения денежных средств — фундамент. Если их 150 и половина называется «Прочее», ни лимиты, ни отчёты не помогут. Если их пять — непонятно, на что ушли деньги.
Для торговой компании обычно хватает 20–40 статей, сгруппированных так, как руководитель смотрит на деньги: закупка товара, логистика, аренда и коммунальные, персонал, налоги и платежи в бюджет, банковские расходы, кредиты, возвраты клиентам. Сделайте отдельные статьи для того, что хотите контролировать лимитом, — например, «Реклама» или «Командировки».
Типичная ошибка — одна статья «Оплата поставщикам» для закупки товара и для оплаты услуг. В итоге невозможно понять, сколько денег уходит в товарный запас.
Заявки на расходование: кто, что и когда
Заявка на расходование денежных средств создаётся тем, кому нужен платёж: менеджером по закупкам, офис-менеджером, логистом. В ней указывается вид операции — оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, возврат клиенту, оплата по кредиту, таможенный платёж и другие, — получатель, сумма, желаемая дата и статья ДДС.
Удобно создавать заявку на основании документа: заказа поставщику или поступления товаров. Тогда сумма и контрагент подтягиваются сами, а заявка остаётся связанной с закупкой. Про закупки и график оплат поставщикам — в статье «Закупки в УТ».
Согласование
Согласование включается в настройках казначейства. Дальше вопрос не технический, а организационный: кто утверждает какие платежи. Рабочие варианты:
- все заявки утверждает финансовый директор — подходит, если заявок до 30–40 в неделю;
- до определённой суммы утверждает руководитель подразделения, выше — финансовый директор;
- платежи по графику (аренда, кредит) утверждаются один раз при заключении договора.
Если согласующий — один человек, назначьте ему заместителя на время отпуска. Иначе через неделю оплаты встанут, и заявки начнут обходить «по старинке».
Лимиты по статьям
Лимит расхода задаётся по статье ДДС на период — для компании в целом, подразделения или организации. Проверка выполняется при согласовании заявки: если лимит превышен, заявка не пройдёт, пока не отметить её признаком «Сверх лимита» — это сразу видно согласующему.
Отчёт «Лимиты расхода денежных средств» показывает, сколько было запланировано, сколько потрачено и где превышение. Начните с двух-трёх статей, которые реально хочется сдерживать. Лимиты на всё подряд превращаются в бюрократию, и сотрудники начинают «дробить» заявки.
Платёжный календарь
Это то, ради чего обычно внедряют казначейство. Платёжный календарь собирает:
- поступления — ожидаемые оплаты клиентов по графикам платежей из заказов и соглашений;
- выплаты — оплаты поставщикам по заказам и согласованные заявки;
- прочие планируемые поступления и расходы.
Итог — остаток денег на каждый день вперёд. Если в какой-то день он уходит в минус, это кассовый разрыв: его закрывают, сдвигая платёж, договариваясь о предоплате с клиентом или привлекая кредит.
Календарь ровно настолько точен, насколько точны графики оплат. Если менеджеры ставят в заказах «оплата сегодня», а клиенты платят через 30 дней, прогноз поступлений будет оптимистичным. Поэтому казначейство неразрывно связано с контролем дебиторки: условия оплаты в соглашениях с клиентами и дисциплина по просрочке. Подробно — в статье «Дебиторка и график платежей в УТ», а для системного взыскания долгов есть отдельная услуга debitorka.kz.
Банк и касса
Фактические платежи проводятся документами «Списание безналичных ДС» и «Поступление безналичных ДС», наличные — приходными и расходными кассовыми ордерами. Выписки загружаются из клиент-банка файлом обмена, так что вручную их набирать не нужно.
Признак «Проведено банком» стоит отмечать по выписке, а не при создании платёжки. Тогда остаток в календаре совпадает с реальным счётом.
Если учёт ведётся в двух базах — УТ и Бухгалтерия, — заранее решите, в какой из них загружается банк. Двойная загрузка выписок — одна из классических проблем синхронизации, о ней в статье «Обмен УТ с Бухгалтерией: типовые ошибки».
Чего нет в казначействе УТ
Казначейство УТ — это оперативное управление деньгами: заявки, согласование, лимиты, календарь. Полноценного бюджетирования — бюджета доходов и расходов, план-факта по всем статьям с версиями бюджетов — в УТ нет. Для этого переходят на 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP, где бюджетирование — отдельная подсистема.
Порядок внедрения
- Утвердить список статей ДДС с финансистом.
- Определить, кто создаёт заявки и кто их согласует.
- Включить казначейство и согласование, настроить права: платёжку без согласованной заявки создаёт только казначей.
- Заполнить графики оплат в соглашениях с клиентами и поставщиками.
- Месяц вести календарь параллельно с текущей таблицей и сравнивать прогноз с фактом.
- Только после этого добавлять лимиты.
Программа — 1С:Управление торговлей для Казахстана. Казначейство работает с несколькими пользователями одновременно, поэтому нужна редакция ПРОФ — 136 250 ₸. Общую настройку УТ под склад и закупки мы делаем в рамках автоматизации склада.
Какие отчёты смотреть каждую неделю
Казначейство приносит пользу, только если на него смотрят. Минимальный еженедельный набор для финансиста:
| Отчёт | Что показывает | Вопрос, на который отвечает |
|---|---|---|
| Платёжный календарь | Остаток денег по дням вперёд | Где ближайший кассовый разрыв? |
| Лимиты расхода денежных средств | План, факт и превышение по статьям | Какие статьи вышли за рамки? |
| Задолженность клиентов по срокам | Долги клиентов с разбивкой по просрочке | Кто не заплатил вовремя и сколько ждём? |
| Задолженность поставщикам по срокам | Наши долги по срокам оплаты | Что нужно оплатить в ближайшие дни? |
| Контроль операций с денежными средствами | Нестыковки в документах оплат | Что проведено неправильно? |
Совещание по деньгам раз в неделю на 20 минут с этими пятью отчётами на экране заменяет большую часть звонков «а можно оплатить сегодня?».
Частые вопросы
Можно ли запретить оплату без заявки?
Да, это решается правами и порядком работы: платёжные документы создаёт только казначей и только на основании согласованной заявки. Без такого ограничения казначейство превращается в необязательный журнал.
Подходит ли казначейство УТ, если у нас несколько организаций?
Да. Лимиты можно задавать по организациям, а платёжный календарь строить по всем организациям или по каждой отдельно.
Есть ли в УТ бюджет доходов и расходов?
Нет, в УТ — оперативное управление деньгами. Бюджетирование есть в Комплексной автоматизации и ERP.
Сколько стоит настройка?
Работы оплачиваются по часам — от 22 000 ₸ в час. Основная часть — договориться о статьях и порядке согласования; техническая настройка после этого занимает немного времени.
