Жұма күні бухгалтер үш менеджерден «шұғыл төлеу» шоттарын, директордан «бүгін жалға» деген ауызша нұсқауды алады, ал шотта ақша жартысына ғана жетеді. Кімнің маңыздырақ екені телефон арқылы шешіледі. 1С:Управление торговлей для Казахстана жүйесінде бұл үшін қазынашылық ішкі жүйесі бар: әр шығыс өтінімнен басталады, өтінімді жауапты адам келіседі, ал төлем күнтізбесі ақша қай жерде жетпейтінін алдын ала көрсетеді.
Мұның қалай құрылғанын, бірінші кезекте нені баптау керектігін және ең жиі кездесетін қателерді талдайық.
УТ-дағы қазынашылық неден тұрады
| Элемент | Не істейді |
|---|---|
| Ақша қаражатының қозғалыс баптары (АҚҚ) | Әр түсім мен төлемді жіктейді: жеткізушілерге төлем, жалға алу, жалақы, салықтар |
| «Заявка на расходование денежных средств» | Төлеу ниетін тіркейді: кімге, қанша, қашан, қай бап бойынша |
| Өтінімдерді келісу | Жауапты адам өтінімді бекітеді немесе қабылдамайды, барысы мәртебелер бойынша көрінеді |
| Шығыс лимиттері | АҚҚ бабы бойынша кезеңге соманы шектейді — компания, бөлімше немесе ұйым бойынша |
| Төлем күнтізбесі | Клиенттерден түсімдер мен төлемдер жоспарын біріктіріп, әр күнге ақша қалдығын көрсетеді |
| Банк және касса | Нақты төлемдер: «Списание безналичных ДС», «Поступление безналичных ДС», кассалық ордерлер |
Байланыс қарапайым: өтінім → келісу → өтінім негізінде төлем → есептердегі факт. Тыйым бапталмаса, жүйе өтінімсіз төлемге де рұқсат береді — тәртіп дәл осы жерде жиі бұзылады.
АҚҚ баптары: солардан бастау керек
Ақша қаражатының қозғалыс баптары — іргетас. Олар 150 болып, жартысы «Басқа» деп аталса, лимиттер де, есептер де көмектеспейді. Бесеу болса — ақша неге кеткені түсініксіз.
Сауда компаниясына әдетте басшы ақшаға қалай қарайтынына қарай топтастырылған 20–40 бап жеткілікті: тауар сатып алу, логистика, жалға алу және коммуналдық, персонал, салықтар мен бюджетке төлемдер, банк шығыстары, несиелер, клиенттерге қайтару. Лимитпен бақылағыңыз келетін нәрселерге — мысалы, «Жарнама» немесе «Іссапарлар» — жеке баптар жасаңыз.
Жиі қате — тауар сатып алуға да, қызметтерге төлеуге де бір «Жеткізушілерге төлем» бабы. Нәтижесінде тауар қорына қанша ақша кететінін түсіну мүмкін емес.
Ақша жұмсауға өтінімдер: кім, не және қашан
Ақша жұмсауға өтінімді төлем қажет адам жасайды: сатып алу менеджері, кеңсе менеджері, логист. Онда операция түрі — жеткізушіге төлем, есеп беретін тұлғаға беру, клиентке қайтару, несие бойынша төлем, кедендік төлем және басқалар, — алушы, сома, қалаған күн және АҚҚ бабы көрсетіледі.
Өтінімді құжат негізінде: жеткізушіге тапсырыс немесе тауар түсімі негізінде жасау ыңғайлы. Сонда сома мен контрагент өзі толтырылады, ал өтінім сатып алумен байланысты болып қалады. Сатып алу және жеткізушілерге төлем кестесі туралы — «УТ-дағы сатып алу» мақаласында.
Келісу
Келісу қазынашылық баптауларында қосылады. Әрі қарай мәселе техникалық емес, ұйымдастырушылық: қандай төлемдерді кім бекітеді. Жұмыс нұсқалары:
- барлық өтінімді қаржы директоры бекітеді — өтінімдер аптасына 30–40-қа дейін болса жарайды;
- белгілі бір сомаға дейін бөлімше басшысы, одан жоғары — қаржы директоры бекітеді;
- кесте бойынша төлемдер (жалға алу, несие) шарт жасалған кезде бір рет бекітіледі.
Келісуші бір адам болса, демалыс кезіне оған орынбасар тағайындаңыз. Әйтпесе бір аптадан кейін төлемдер тоқтап, өтінімдерді «ескі әдіспен» айналып өте бастайды.
Баптар бойынша лимиттер
Шығыс лимиті АҚҚ бабы бойынша кезеңге — жалпы компанияға, бөлімшеге немесе ұйымға беріледі. Тексеру өтінімді келісу кезінде орындалады: лимит асып кетсе, өтінімге «Сверх лимита» белгісі қойылмайынша ол өтпейді — бұл келісушіге бірден көрінеді.
«Лимиты расхода денежных средств» есебі қанша жоспарланғанын, қанша жұмсалғанын және қай жерде асып кеткенін көрсетеді. Шынымен тежегіңіз келетін екі-үш баптан бастаңыз. Бәріне лимит қою бюрократияға айналады, қызметкерлер өтінімдерді «бөлшектей» бастайды.
Төлем күнтізбесі
Қазынашылықты әдетте дәл осы үшін енгізеді. Төлем күнтізбесі мыналарды жинайды:
- түсімдер — тапсырыстар мен келісімдердегі төлем кестелері бойынша клиенттердің күтілетін төлемдері;
- төлемдер — тапсырыстар бойынша жеткізушілерге төлемдер және келісілген өтінімдер;
- басқа жоспарланған түсімдер мен шығыстар.
Нәтиже — алдағы әр күнге ақша қалдығы. Қандай да бір күні ол минусқа кетсе, бұл кассалық алшақтық: оны төлемді жылжыту, клиентпен алдын ала төлем туралы келісу немесе несие тарту арқылы жабады.
Күнтізбе төлем кестелері қаншалықты дәл болса, соншалықты дәл. Менеджерлер тапсырыстарда «бүгін төлеу» деп қойса, ал клиенттер 30 күннен кейін төлесе, түсімдер болжамы тым оптимистік болады. Сондықтан қазынашылық дебиторлық берешекті бақылаумен тығыз байланысты: клиенттермен келісімдердегі төлем шарттары және мерзімі өткен берешек бойынша тәртіп. Толығырақ — «УТ-дағы дебиторлық берешек және төлем кестесі» мақаласында, ал қарыздарды жүйелі өндіріп алу үшін жеке debitorka.kz қызметі бар.
Банк және касса
Нақты төлемдер «Списание безналичных ДС» және «Поступление безналичных ДС» құжаттарымен, қолма-қол ақша — кіріс және шығыс кассалық ордерлерімен өткізіледі. Үзінділер клиент-банктен алмасу файлымен жүктеледі, сондықтан оларды қолмен теру қажет емес.
«Проведено банком» белгісін төлем тапсырмасын жасаған кезде емес, үзінді бойынша қойған жөн. Сонда күнтізбедегі қалдық нақты шотпен сәйкес келеді.
Есеп екі базада — УТ және Бухгалтерияда жүргізілсе, банк қайсысына жүктелетінін алдын ала шешіңіз. Үзінділерді екі рет жүктеу — синхрондаудың классикалық мәселелерінің бірі, ол туралы «УТ мен Бухгалтерия алмасуы: типтік қателер» мақаласында.
УТ қазынашылығында не жоқ
УТ қазынашылығы — ақшаны жедел басқару: өтінімдер, келісу, лимиттер, күнтізбе. Толыққанды бюджеттеу — кірістер мен шығыстар бюджеті, бюджет нұсқаларымен барлық баптар бойынша жоспар-факт — УТ-да жоқ. Бұл үшін бюджеттеу жеке ішкі жүйе болып табылатын 1С:Комплексная автоматизация немесе 1С:ERP жүйесіне көшеді.
Енгізу тәртібі
- Қаржыгермен АҚҚ баптарының тізімін бекіту.
- Өтінімдерді кім жасайтынын және кім келісетінін анықтау.
- Қазынашылық пен келісуді қосып, құқықтарды баптау: келісілген өтінімсіз төлем тапсырмасын тек қазынашы жасайды.
- Клиенттермен және жеткізушілермен келісімдердегі төлем кестелерін толтыру.
- Бір ай бойы күнтізбені қазіргі кестемен қатар жүргізіп, болжамды фактімен салыстыру.
- Тек осыдан кейін лимиттерді қосу.
Бағдарлама — 1С:Управление торговлей для Казахстана. Қазынашылық бір мезгілде бірнеше пайдаланушымен жұмыс істейді, сондықтан ПРОФ редакциясы керек — 136 250 ₸. УТ-ны қойма мен сатып алуға жалпы баптауды біз қойманы автоматтандыру аясында жасаймыз.
Апта сайын қандай есептерді қарау керек
Қазынашылық оған қараған жағдайда ғана пайда әкеледі. Қаржыгерге арналған ең аз апталық жиынтық:
| Есеп | Нені көрсетеді | Қандай сұраққа жауап береді |
|---|---|---|
| Төлем күнтізбесі | Алдағы күндер бойынша ақша қалдығы | Ең жақын кассалық алшақтық қай жерде? |
| «Лимиты расхода денежных средств» | Баптар бойынша жоспар, факт және асып кету | Қай баптар шектен шықты? |
| «Задолженность клиентов по срокам» | Мерзімі өтуі бойынша бөлінген клиенттер қарыздары | Кім уақытында төлемеді және қанша күтеміз? |
| «Задолженность поставщикам по срокам» | Төлем мерзімдері бойынша біздің қарыздар | Жақын күндері нені төлеу керек? |
| «Контроль операций с денежными средствами» | Төлем құжаттарындағы сәйкессіздіктер | Не дұрыс емес өткізілді? |
Экранда осы бес есеппен аптасына бір рет 20 минуттық ақша жиналысы «бүгін төлеуге бола ма?» деген қоңыраулардың басым бөлігін алмастырады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Өтінімсіз төлеуге тыйым салуға бола ма?
Иә, бұл құқықтар мен жұмыс тәртібі арқылы шешіледі: төлем құжаттарын тек қазынашы және тек келісілген өтінім негізінде жасайды. Мұндай шектеусіз қазынашылық міндетті емес журналға айналады.
Бізде бірнеше ұйым болса, УТ қазынашылығы жарай ма?
Иә. Лимиттерді ұйымдар бойынша беруге, ал төлем күнтізбесін барлық ұйым бойынша немесе әрқайсысы бойынша бөлек құруға болады.
УТ-да кірістер мен шығыстар бюджеті бар ма?
Жоқ, УТ-да — ақшаны жедел басқару. Бюджеттеу Комплексная автоматизация және ERP жүйелерінде бар.
Баптау қанша тұрады?
Жұмыстар сағат бойынша төленеді — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Негізгі бөлігі — баптар мен келісу тәртібі туралы келісу; одан кейін техникалық баптау көп уақыт алмайды.
