Сатып алушы таңертең жүктеп шығарылған қалдықтары бар Excel-ді ашады, өткен айдағы сатылымдарды қарап, қанша тапсырыс беру керегін «көзбен» шешеді. Екі аптадан кейін бір тауар қоймада жарты жылға жетеді, екіншісі мүлде жоқ, ал клиенттер бәсекелеске кетеді. 1С:Управление торговлей для Казахстана енгізуге бізге келетін көтерме компаниялардың көбінде сатып алу дәл осылай жүреді, дегенмен бағдарламаның өзі қажеттілікті есептеп, жеткізушілерге тапсырыстарды кестесіз қалыптастыра алады.
Төменде — УТ 3.4-тегі (УТ 11 негізіндегі қазақстандық редакция) сатып алу контуры қалай құрылғаны, бір рет нені баптау керегі және әдетте қай жерде қателесетіні.
Сатып алу контуры неден тұрады
«Закупки» бөлімінде ажырата білу керек төрт нәрсе бар:
| Нысан | Не үшін керек |
|---|---|
| Жеткізушімен келісім / шарт | Шарттар: валюта, жеткізуші бағалары, төлем тәртібі, жеткізу мерзімі |
| Жеткізушіге тапсырыс | Жоспар: не, қанша және қай күнге келуі керек, қанша және қашан төлеу керек |
| Қажеттілікті қамтамасыз ету | Бағдарлама нені жетіспейтінін көрсетіп, тапсырыстарды ұсынатын жұмыс орны |
| «Приобретение товаров и услуг» | Факт: шын мәнінде не келді, қандай бағамен — өзіндік құн мен өзара есеп айырысудың негізі |
Компания тапсырыссыз да жұмыс істей алады — бірден кірісті рәсімдейді. Он жеткізушісі бар дүкенге бұл жеткілікті. Бірақ онда бағдарлама тауардың тапсырыс берілгенін және жолда екенін білмейді, сондықтан қажеттілікті кез келген есептеу оны тағы тапсырыс беруді ұсынады.
1-қадам. Жеткізушілер және олардың шарттары
Тапсырыстардан емес, жеткізушілер карточкаларынан бастаймыз. Не толтырамыз:
- Жеткізуші бағалары. Оларды қолмен немесе кіріс кезінде автоматты түрде тіркеуге болады. Сонда тапсырысты рәсімдегенде баға өзі қойылады, ал бағалар есебі прайсты кім көтергенін көрсетеді.
- Жеткізу мерзімі. Ол қажеттілікті есептеуге керек: жеткізуші 14 күнде әкелсе, тапсырыс тауар біткенге дейін кетуі тиіс.
- Төлем тәртібі. Алдын ала төлем, факт бойынша немесе кесте бойынша — қазынашылық кейін көретін төлем жоспары осыған байланысты.
- Номенклатураның негізгі жеткізушісі. Тауардың бір жеткізушісі болса, бағдарлама қажеттілікті тиісті жеткізушілерге тапсырыстарға өзі бөледі.
Типтік қате — «қалай болса солай» шарттарымен бір «әмбебап» жеткізушіні ашу. Кейін жеткізу мерзімдері бойынша есеп пайдасыз екені, ал төлем күнтізбесі шындыққа сәйкес келмейтіні анықталады.
2-қадам. Жеткізушіге тапсырыс
Жеткізушіге тапсырыс — контурдың басты құжаты. Онда тауарлар, саны, бағалары, қалаған кіріс күні және төлем кезеңдері тіркеледі. Келісілгеннен кейін тапсырыс жеткізушіге жіберіп, жеткізуді күтуге болатын мәртебе алады.
Тапсырыс іс жүзінде не береді:
- Күтілетін кіріс сатуға көрінеді. Менеджер клиент тапсырысын рәсімдегенде тек қалдықты ғана емес, күні көрсетілген «жолдағы» тауарды да көреді — және клиентке тиеп жөнелтуді адал уәде ете алады.
- Толық жеткізбеуді бақылау. Кіріс тапсырыс негізінде рәсімделеді, тапсырыс берілген мен әкелінгеннің айырмасы түгендеуде емес, бірден көрінеді.
- Төлем жоспары. Тапсырыстағы төлем кезеңдері төлемдер жоспарына түседі, сондықтан қаржыгер келесі аптада жеткізушілерге қанша ақша кететінін алдын ала біледі.
- Тапсырысты жабу. Жеткізуші қалғанын енді әкелмесе, тапсырыс бас тарту себебі көрсетіліп жабылады — әйтпесе «ілулі» жолдар жылдар бойы қажеттілік есебін бұрмалайды.
Соңғы тармақты аудит кезінде әр базада дерлік көреміз: бағдарлама әлі күнге тауар «күтіп» тұрған екі жылдық жүздеген жабылмаған тапсырыс.
3-қадам. Қажеттілікті қамтамасыз ету
Осы жерде УТ сатып алушының уақытын үнемдей бастайды. Бағдарламада қамтамасыз етудің екі нұсқасы бар — жеңілдетілген және кеңейтілген.
Жеңілдетілген көтерме саудагерлердің көбіне жарайды: бағдарлама қалдықтарды, клиент тапсырыстары бойынша резервтерді, орналастырылған жеткізуші тапсырыстарын және қор баптауларын алып, нені жетіспейтінін есептейді де, жеткізушілерге тапсырыстар қалыптастыруды ұсынады. Сатып алушы тізімді тексеріп, санын түзетеді және бір әрекетпен құжаттарды жасайды — әр жеткізушіге біреуден.
Кеңейтілген жеткізу кестелері мен мерзімдерін ескереді, тек сатып алуды ғана емес, басқа қоймадан орын ауыстыруды немесе жиынтықтарды құрастыруды да ұсына алады. Ол қажеттіліктің бір бөлігі ішкі орын ауыстырулармен жабылатын, бірнеше қоймасы мен филиалы бар компанияларға керек.
Қор баптаулары
Үнемі сатылатын тауарлар үшін қорды ұстау параметрлері беріледі: ең аз және ең көп қалдық немесе орташа күндік тұтынудан есептеу. Сонда бағдарлама қалдық тапсырыс нүктесіне дейін түскенде тауарға тапсырыс беріп, максимумға дейін толықтырады.
Тәжірибеден кеңес: 5 000 позицияның бәрін бірден баптауға тырыспаңыз. Негізгі түсімді беретін A тобынан бастаңыз. Олар үшін параметрлер мұқият есептеліп, тоқсанына бір рет қайта қаралады. Қалғанын клиент тапсырысы бойынша сатып алуға болады. Мұндай топтарды қалай бөлуге болатынын УТ-дағы ABC/XYZ және талдау туралы мақалада қарастырдық.
Клиент тапсырысы бойынша сатып алу
Қымбат және сирек позициялар үшін «тапсырыс бойынша» схемасы ыңғайлы: тауар клиент тапсырысы болғанда ғана сатып алынады және бірден сол тапсырысты қамтамасыз етуге келеді. Сонда қоймада өтімсіз тауар жиналмайды, ал менеджер өз тауарына тапсырыс берілгенін және қашан келетінін көреді.
4-қадам. Кіріс және айырмашылықтар
Кіріс («Приобретение товаров и услуг») жеткізушіге тапсырыс негізінде рәсімделеді. Қойма ордерлік схема бойынша жұмыс істесе, қоймашы тауарды жеке кіріс ордерімен, ал менеджер — кіріс құжатымен қабылдайды. Олардың арасындағы айырмашылықтар жеке жұмыс орнында көрінеді. Деректер жинау терминалымен қабылдау туралы толығырақ — «Қоймаға кіріс» мақаласында, ал УТ-дағы қойманың жалпы схемасы — қоймалық есепке шолуда.
Жеткізуші электрондық шот-фактура немесе СНТ жазса, оларды ЭСФ АЖ-дан базаға жүктеп, кіріспен салыстырады. Бұл УТ-да қалай құрылғанын «УТ-дан ЭСФ және СНТ» мақаласында қарастырдық.
Импорт және қосымша шығындар
Импорттаушылар үшін өзіндік құн тек жеткізуші бағасынан тұрмайды: жеткізу, кедендік төлемдер, брокер қызметтері. УТ-да мұндай шығындар жеке құжатпен рәсімделіп, түскен тауарларға — сомасы, саны немесе салмағы бойынша бөлінеді. Мұны жасамаса, импорттық позициялар бойынша жалпы пайда асыра көрсетіледі, кейде бірнеше есе. Импортқа, ЖКД-ға және шығындарды бөлуге сериядағы жеке мақала арналған.
Сатып алудағы типтік қателер
| Қате | Қалай байқауға болады | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Тапсырыссыз кірістер | Қажеттілік есебі жолдағы тауарды тапсырыс беруді ұсынады | Ереже енгізу: сатып алу — тек жеткізушіге тапсырыс арқылы |
| Жабылмаған тапсырыстар | Тапсырыстар есебінде 3 айдан асқан жолдар | Бас тарту себебімен жабу, тексеруге жауапты тағайындау |
| Жеткізушіде жеткізу мерзімі жоқ | Тапсырыстар «тап-тұйнақтай» қалыптасады, тауар келгенге дейін бітеді | Жеткізуші шарттарында мерзімді толтыру |
| Барлығына бірдей қор параметрлері | Бір позициялар артық, екіншілері тапшы | Қорды тек жүрісті топтарға баптау, қалғаны — тапсырыс бойынша |
| Номенклатура телнұсқалары | Бір позиция екі карточкада, қажеттілік екі рет есептеледі | Анықтамалықты тазалап, телнұсқаларды біріктіру |
Типтік жеткілікті болғанда және пысықтау керек болғанда
Типтік механизмдер дистрибьюторлардың көбіне жеткілікті. Әдетте үш жағдайда пысықтау керек: жеткізушілердің күрделі бонустары (көлем үшін ретро-бонустар), бюджет лимиттерімен бірнеше деңгейде тапсырыстарды келісу және тапсырысты жеткізуші форматына (EDI, үлгі бойынша Excel) жүктеп шығару. Мұндай міндеттерді қысқа зерттеуден кейін бағалаймыз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Егер сатып алуыңыз әзірге кестелерде болса, автоматты есептеуден емес, жеткізушілер мен номенклатурадағы тәртіптен бастау керек: бағдарлама анықтамалықтар қалай толтырылса, дәл солай есептейді. Мұнымен 1С:Управление торговлей для Казахстана негізінде қойма мен сауданы автоматтандыру аясында айналысамыз. Ал егер бағдарламаны әлі таңдап жатсаңыз, УТ-ны УНФ және Розницамен «УТ кімге керек» мақаласында салыстырыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Жеткізушілерге тапсырыстарды автоматты түрде қалыптастыруға бола ма?
Иә. Қажеттілікті қамтамасыз ету жұмыс орнында бағдарлама тапшылықты қалдықтар, резервтер, жолдағы тапсырыстар және қор баптаулары бойынша есептеп, жеткізушілерге бөлінген тапсырыстарды ұсынады. Сатып алушы оларды тексеріп, құжаттарды бір әрекетпен жасайды.
Кіріс алдында жеткізушіге тапсырыс рәсімдеу міндетті ме?
Жоқ, кірісті тапсырыссыз да өткізуге болады. Бірақ онда бағдарлама жолдағы тауар туралы білмейді, толық жеткізбеуді бақыламайды және сатып алу бойынша төлем жоспарын құрмайды.
Жеңілдетілген қамтамасыз ету кеңейтілгеннен немен ерекшеленеді?
Жеңілдетілгені қажеттілікті есептеп, жеткізушілерге тапсырыстар қалыптастырады. Кеңейтілгені қосымша жеткізу кестелерін ескереді және қажеттілікті басқа қоймадан орын ауыстырумен немесе құрастырумен жаба алады. Бір қойма үшін әдетте жеңілдетілгені жеткілікті.
Жеткізу мен кеденді өзіндік құнда қалай ескеруге болады?
Қосымша шығындар жеке құжатпен рәсімделіп, кіріс тауарларына бөлінеді. Онсыз импорттық тауарлардың өзіндік құны мен жалпы пайда бұрмаланады.
