Менеджер клиентке жұмаға 200 қорап уәде етті, сол уақытта басқа менеджер дәл сол қораптарды басқа клиентке сатты, ал қойма екі тапсырыс туралы да тиеп жөнелту сәтінде білді. Мұндай оқиғалар қайталанса, мәселе адамдарда емес, тауар резерві еш жерде тіркелмейтінінде. 1С:Управление торговлей для Казахстана бағдарламасында бұл үшін резервтеуі бар клиент тапсырысы, ал төлеуді «ұмытатын» клиенттер үшін — тиеп жөнелту сәтінде қарызды бақылау бар.
УТ 3.4-те (УТ 11 негізіндегі Қазақстанға арналған редакция) сатуды клиентке арналған шарттардан тиеп жөнелтуге дейін қалай құруға болатынын қарастырайық.
УТ-дағы сату схемасы
Ең аз тізбек — бір «Реализация товаров и услуг» құжаты. Қоймадан «осы жерде және қазір» тиеп жөнелтетін шағын көтерме саудагерлер осылай жұмыс істейді. Толық тізбек басқаша көрінеді:
- Клиентпен келісім — қандай шарттармен сатамыз: баға түрі, жеңілдіктер, төлем тәртібі.
- Клиент тапсырысы — клиент не қалайды, қай күнге, қалай төлейді.
- Қамтамасыз ету және резерв — бағдарлама тауардың қоймада немесе жолда бар-жоғын тексеріп, оны тапсырысқа бекітеді.
- Тиеп жөнелтуге өкім — ордерлік қоймада қоймашы жинауға тапсырма алады.
- Өткізу — меншік құқығының ауысуы, ЭСФ пен клиент қарызының негізі.
- Төлем — тапсырыстағы кесте немесе шарт бойынша.
Барлық қадам міндетті емес. Шешім сіздің процесіңізге қарай қабылданады: клиенттер алдын ала тапсырыс берсе — тапсырыс керек; қойма үлкен болса — ордерлік схема керек; қарызға сатсаңыз — лимиттері бар шарттар керек.
Келісімдер: қолмен енгізусіз сату шарттары
Келісім — компания клиентке немесе клиенттер тобына сататын шарттар жиынтығы. Олар типтік (мысалы, «Бөлшек сатып алушылар», «Дилерлер») және жеке — өз бағасы мен кейінге қалдыруы бар ірі клиентке арналған болады.
Келісімде мыналар беріледі:
- баға түрі (олардың қалай қалыптасатыны УТ-дағы баға белгілеу туралы мақалада қарастырылған);
- осы шарттар бойынша қолданылатын жеңілдіктер мен үстемелер;
- төлем тәртібі мен кестесі — алдын ала төлем, факт бойынша төлем, кейінге қалдыру немесе кезеңдер;
- қолданылу мерзімі.
Менеджер тапсырыста клиентті таңдағанда шарттар өзі тартылады. Бұл жиі кездесетін мәселені жабады: «жаңа» менеджер дилерге бөлшек бағамен тиеп жіберді немесе берілмеген адамға кейінге қалдыру берді.
Клиент тапсырысы және резервтеу
Клиент тапсырысында әр жол үшін тауардың қалай қамтамасыз етілетіні көрсетіледі. Нұсқалар жалпы алғанда мынадай:
| Нұсқа | Не болады |
|---|---|
| Тиеп жөнелту / қоймада резервтеу | Тауар бар, ол тапсырысқа бекітіледі, басқа менеджерлерге қолжетімсіз |
| Күнге резервтеу | Тауар қазір жоқ, бірақ жеткізушіге тапсырыс бойынша келеді; резерв күтілетін кіріске қойылады |
| Қамтамасыз етуге | Тауарды сатып алу керек — жол сатып алушының қажеттілік есебіне түседі |
| Қамтамасыз етпеу | Жол жай жазылған, қалдықтарға әсер етпейді |
Нақты клиентке арналған тауарлар үшін оқшауланған қамтамасыз ету бар: оның тапсырысы бойынша сатып алынған тауар басқаға кетпейді. Сатып алумен байланыс «УТ-дағы сатып алу» мақаласында сипатталған: «қамтамасыз етуге» жолдарын сатып алушы көріп, олар бойынша жеткізушілерге тапсырыстар қалыптастырады.
«Мәңгілік» резерв неге қауіпті
Резерв өздігінен алынбайды. Клиент райынан қайтты, менеджер тапсырысты жабуды ұмытты — және тауар айлар бойы резервтелген болып тұрады. Қоймада ол жатыр, бірақ оны сату мүмкін емес. Базалар аудитінде қалдықтардың едәуір бөлігін осындай резервтер «жеп» қойғанын үнемі көреміз.
Шешім ұйымдастырушылық: төлемсіз N күннен кейін тапсырыс жабылатын ереже және сату басшысында ескі резервтер бойынша апталық есеп. Техникалық тұрғыдан автоматты жабуды да қосуға болады — бұл шағын пысықтау.
Тиеп жөнелту
Қойма ордерлік схема бойынша жұмыс істесе, тиеп жөнелту бөлінген: менеджер өткізуді, қоймашы — өкім негізінде шығыс ордерін рәсімдейді. Тауар ұзақ немесе ТСД-мен жиналғанда бұл ыңғайлы — жинауға «Тапсырысты іріктеу» мақаласы арналған. Қарапайым схемада бір өткізу тауарды қоймадан бірден есептен шығарады.
Өткізу — клиент қарызы, түсім және өзіндік құн есептелетін құжат. Тауар бойынша СНТ керек болса, ол тиеп жөнелту басталғанға дейін, ал ЭСФ — оның негізінде рәсімделеді.
Кредиттік лимит және қарызды бақылау
Қарызға сауда үшін ең құндысы. Клиентпен шартта берешектің рұқсат етілген сомасы мен мерзімі өткен берешектің рұқсат етілген мерзімін шектеуге болады. Бақылау қосулы болса, бағдарлама лимиттен асқан клиентке тапсырысты немесе тиеп жөнелтуді өткізуге жол бермейді — менеджер не төлемді күтуі, не келісім алуы керек.
Баптау кезінде неге қарау керек:
- Лимит дұрыс шартта болуы керек. Клиенттің бірнеше шарты болса, ал менеджер «басқасын» таңдаса, лимит іске қоспайды. Бұл «бақылау жұмыс істемейді» деген ең жиі шағым.
- Бақылаудың өзін қосыңыз сату баптауларында және оның қай кезеңде — тапсырыста ма, әлде тиеп жөнелтуде ме — іске қосылатынын тексеріңіз.
- Есеп айырысуларды егжей-тегжейлеу. Есеп айырысуларды тапсырыстар, шарттар немесе жүкқұжаттар бойынша жүргізуге болады. Бағдарламаның мерзімі өткенді қалай есептейтіні осыған байланысты.
- Ерекшеліктер. Негізгі клиентке кейде асып кетуге рұқсат етіледі. Бұл құқықты шарттағы лимитті «бір ретке» алып тастағаннан гөрі сату басшысына рөлмен берген дұрыс — кейін оны қайтаруды ұмытып кетеді.
Жиналып қалған қарыздармен, төлем кестелерімен және мерзімі өткен берешек есептерімен қалай жұмыс істеу керегі — «УТ-дағы дебиторлық берешек және төлем кестесі» мақаласында.
Менеджерлердің құқықтары
УТ-дағы сату тәртіпке сүйенеді, ал тәртіпті регламенттерге қарағанда құқықтарға енгізу оңайырақ. Әдетте нені шектейміз: бағаны келісімдегі баға түрінен төмен қолмен өзгерту, рұқсат етілген пайыздан асатын қолмен жеңілдіктер, басқалардың резервтерін алу, лимит асқанда тиеп жөнелту. Әр шектеу үшін оны айналып өте алатын рөл тағайындалады — сату басшысы немесе коммерциялық директор. Сонда ерекшеліктер жоғалмайды, бірақ әрқайсысы көрінеді.
Күн сайын қаралатын есептер
- Тапсырыстардың орындалу жағдайы — не тапсырыс берілді, не тиеп жөнелтілді, не төлемді күтуде.
- Клиенттердің берешегі — кім қанша қарыз және не мерзімінен өтіп кетті.
- Жалпы пайда — клиенттер, менеджерлер, тауарлар бойынша.
- Тауарлардың қалдықтары мен қолжетімділігі — резервтерді ескергендегі бос қалдық.
Соңғы есепті барлық менеджерге қарауды үйреткен жөн: «қоймада 200» және «бос 200» — әртүрлі нәрселер.
Типтік қателер
- Барлық тапсырыс «қамтамасыз етпеу» нұсқасымен. Онда резервтер жоқ, ал қос сату жалғаса береді.
- Әр клиентке жеке келісім. Бір жылдан кейін олар мыңдаған, және қандай шарттар қолданылатынын ешкім білмейді. 5–10 типтік келісім және тек негізгі клиенттерге жеке келісім жасаған дұрыс.
- «Шұғыл болғандықтан» тапсырыссыз тиеп жөнелту. Менеджерлердің құқықтары шектелмесе, басқа клиенттің резерві осыған кетуі мүмкін.
- Лимиттері бар шарттар жоқ. Қарызды бақылауды қосу мүмкін емес, ал дебиторлық берешек өседі.
Егер сату мен қойма сізде УТ-да болса, бірақ «Excel-дегідей» жұмыс істесе, әдетте бірнеше күндік баптау мен оқыту жеткілікті. Мұны қойма мен сауданы автоматтандыру аясында жасаймыз; жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Бағдарламаны әлі таңдап жүргендер үшін УТ, УНФ және Розница салыстыруы бар, ал 1С:Управление торговлей для Казахстана бағдарламасының өзі — каталогта.
Сату жүріп жатса, баптау тәртібі
Сатуды жұмыс барысында қайта құруды менеджерлер тоқтап қалмас үшін қадаммен жасаған дұрыс:
- Келісімдерді ретке келтіру. Жеке шарттарды бірнеше типтік шартқа жинақтап, баға түрлері мен әрекет ету мерзімдерін тексеріңіз.
- Кейінге қалдыру беретін клиенттер үшін лимиттері бар шарттар енгізу. Ең ірі борышкерлерден бастаңыз.
- Ескі тапсырыстарды жабу. Резервтерді қоспас бұрын жабылмаған клиент тапсырыстарын талдаңыз, әйтпесе алғашқы апта «тауар бар, бірақ сату мүмкін емес» деген шағымдармен өтеді.
- Резервтеуді қосу және төленбеген тапсырыстың қанша күн тұратынын келісу.
- Құқықтарды шектеу: қолмен берілетін жеңілдіктер, бөтен резервтерді алып тастау, лимиттен тыс тиеп жөнелту.
- Берешекті бақылауды қосу — алдымен бір-екі менеджерде, содан кейін барлығында.
Жаңа ережелер орнығуы үшін қадамдар арасында бір-екі апта өтсін.
Сызбаның жұмыс істемейтінін қалай байқауға болады
- Қолжетімділік есебіндегі бос қалдық қойма күткеннен үнемі аз — ескі резервтерді іздеңіз.
- Тапсырыссыз өткізулердің үлесі өсуде — менеджерлер резервтеуді айналып өтіп жүр.
- Бақылау қосулы тұрса да дебиторлық берешек өсуде — лимиттер дұрыс шарттарда тұрғанын тексеріңіз.
- Бір қолмен берілетін жеңілдік көп клиентте қайталанады — оның орны келісімде.
Жиі қойылатын сұрақтар
Клиент тапсырысын пайдалану міндетті ме?
Жоқ. Бірден өткізуді рәсімдеуге болады. Тиеп жөнелту сату сәтінде болмаса және тауарды клиентке бекіту керек болса, тапсырыс қажет.
Тауар қоймада бар, бірақ оны неге сатуға болмайды?
Сірә, ол басқа тапсырыстарға резервтелген. Бос қалдықты және резерв тұрған тапсырыстар тізімін тексеріңіз — көбіне бұл ескі жабылмаған тапсырыстар.
Қарыздарға тиеп жөнелтуге қалай тыйым салуға болады?
Клиентпен шартта берешектің рұқсат етілген сомасы мен мерзімін беріп, сату баптауларында бақылауды қосу керек. Асып кеткенде бағдарлама құжатты өткізуге жол бермейді.
Әлі келмеген тауарды сатуға бола ма?
Иә. Клиент тапсырысында жеткізушіге тапсырыс бойынша күтілетін кіріске резерв қоюға болады — менеджер кіріс күнін көріп, клиентке нақты мерзімді уәде етеді.
Бастапқыда қанша келісім керек?
Әдетте клиенттер топтары бойынша бірнеше типтік келісім — «Бөлшек», «Көтерме», «Дилерлер» сияқты — және ерекше бағасы немесе кейінге қалдыруы бар негізгі клиенттер үшін ғана жеке келісімдер жеткілікті. Жаңа келісім әр мәмілеге емес, шарттар шынымен өзгеше болғанда енгізіледі.
