Көтерме компанияның директоры сұрайды: «Бізге қанша қарыз және оның қаншасы мерзімінен өтіп кетті?» Бухгалтер айналым ведомосын жүктеп шығарады, менеджерлер оны өз кестелерімен салыстырады, және екі күннен кейін ешкім толық сенбейтін жауап шығады. 1С:Управление торговлей для Казахстана бағдарламасында бұл жауап бір есеппен ашылуы керек. Ашылмаса — клиенттермен есеп айырысу бағдарлама клиенттің қашан төлеуі тиіс болғанын білмейтіндей бапталған.
Мұны қалай түзетуге болатынын қарастырайық: құжаттардағы төлем кестесінен мерзімі өткен берешекті күнделікті бақылауға дейін.
«Қарыз» бен «мерзімі өткен қарыз» неге әртүрлі сандар
Қарыз сомасы оңай есептеледі: тиеп жөнелтілгені минус төленгені. Ал мерзімі өткен берешек әр тиеп жөнелту бойынша төлем мерзімін білуді талап етеді. Бұл мерзімді УТ төлем шарттарынан — келісімнен, шарттан немесе клиент тапсырысынан алады. Шарттар берілмесе, бағдарлама бірден төлеу керек деп есептейді, және бүкіл қарыз мерзімі өткен болып көрінеді. Немесе керісінше — мерзімдер мүлде жоқ, және мерзімі өткен берешек «болмайды».
Сондықтан жұмыс тәртібі мынадай: алдымен төлем шарттары, содан кейін есептер.
Төлем кестесі: қай жерде беріледі
| Қай жерде | Не береді | Қашан ыңғайлы |
|---|---|---|
| Клиентпен келісім | Типтік тәртіп: алдын ала төлем, факт бойынша, N күнге кейінге қалдыру, кезеңдер | Клиенттер тобына бірдей шарттар |
| Клиентпен шарт | Нақты шарттың шарттары, қарыз бойынша шектеулер | Ірі клиенттермен шарттар бойынша жұмыс |
| Клиент тапсырысы | Нақты мәмілеге арналған төлем кезеңдері | Аванс пен қосымша төлемі бар ірі тапсырыс |
Мысал: дилер «30 күнге кейінге қалдыру» келісімі бойынша жұмыс істейді, бірақ ірі тапсырысқа 30 % алдын ала төлем және тиеп жөнелткеннен кейін 14 күнде 70 % деп келісті. Кезеңдер тапсырыста қойылады — және есептер дәл осы күндерді көрсетеді.
Есеп айырысуларды егжей-тегжейлеу
Сандарға әсер ететін екінші нәрсе — УТ төлемді қарызға қалай «байлайтыны». Есеп айырысуларды тапсырыстар, шарттар немесе жүкқұжаттар бойынша жүргізуге болады. Таңдау келісімде немесе шартта беріледі.
- Тапсырыстар бойынша — төлем нақты тапсырысты жабады. Клиент тапсырысқа шот бойынша төлегенде ыңғайлы.
- Шарттар бойынша — бәрі шарттың бір «қазанында», төлемдер ең ескі қарыздарды өтейді.
- Жүкқұжаттар бойынша — төлем нақты өткізуге жатады. Мерзімі өткен берешек үшін ең дәлі, бірақ төлемдерді бөлуде тәртіпті талап етеді.
Енгізудегі жиі жағдай: клиент «жалпы сомамен» төлейді, ал есеп айырысу тапсырыстар бойынша жүргізіледі. Төлем бір тапсырыс бойынша аванс болып ілініп қалады, ал басқалары бойынша мерзімі өткен берешек өседі. Шешім — не егжей-тегжейлеуді өзгерту, не төлемдерді тапсырыстар бойынша бөлу. Жыл ортасында егжей-тегжейлеуді салыстырудан кейін ғана және ескі құжаттарды тексеру керек болатынын түсініп өзгерткен жөн.
Директордың сұрағын жабатын есептер
- «Задолженность клиентов» — әр клиенттің қанша қарызы бар, соның ішінде мерзімі өткені. Жоспарлы сомаларды да — кесте бойынша күтілетін төлемдерді көрсетеді.
- «Задолженность клиентов по срокам» — мерзімі өту аралықтары бойынша бөлінген қарыз: 7 күнге дейін, 30 күнге дейін, 30-дан көп және т.б. Бұл дебиторлық берешектің «қартаюы».
- «Расчеты с клиентами» — клиент бойынша қозғалыс: тиеп жөнелтулер, төлемдер, есепке алулар.
- Өзара есеп айырысуды салыстыру актісі — клиентке арналған құжат; есеп деректері бойынша қалыптасып, қолдарымен басып шығарылады.
Кеңес: сату басшысында өз менеджерлері бойынша іріктеуі бар «мерзімдер бойынша» есеп нұсқасын сақтап, оны аптасына бір рет жоспарлау жиналысында ашыңыз. Бұл кез келген ынталандыру жүйесінен арзан.
Кірістегі бақылау: кредиттік лимит
Қарыздарды жинағаннан гөрі олардың пайда болуына жол бермеген жақсы. Клиентпен шартта берешектің рұқсат етілген сомасы мен мерзімі беріліп, сату баптауларында бақылау қосылады. Сонда лимиттен шыққан клиентке тапсырысты немесе тиеп жөнелтуді бағдарлама келісімсіз өткізбейді. Мұны қалай баптау керегі және бақылау неге кейде «іске қоспайтыны» — «УТ-дағы сату» мақаласында.
Қарыздарлармен жұмыс
Есеп қарызды көрсетеді, бірақ ақшаны қайтармайды. Әрі қарай — процесс:
- Мерзімге дейін еске салу. Төлем күніне 2–3 күн қалғанда менеджер клиентке еске салады. Тізім берешек есебінің жоспарлы сомаларынан алынады.
- Мерзімі өткен күні қоңырау. Бір айдан кейін емес, бірден.
- Салыстыру актісі. Клиент сома туралы дауласса, акт жіберіңіз — даулардың көбі бөлінбеген төлемдер немесе қайтарулар.
- Тиеп жөнелтуді тоқтату. Шарттағы лимит іске қосылады.
- Наразылық. Келісу мүмкін болмаған қарыздар үшін.
Бұл процестің қолмен жасалатын бөлігі — еске салулар, төлем уәделерін есепке алу, наразылықтар — есеп базасында нашар жүреді. Ол үшін біз debitorka.kz сервисін жасадық: ол дебиторлық берешекті УТ-дан алып, қарыздарларға WhatsApp, SMS, Telegram және email арқылы еске салады, төлем уәделерін жазып, директорға қарыздардың қартаюы мен түсімдер болжамын көрсетеді.
Типтік қателер
| Қате | Белгісі | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Келісімдерде төлем шарттары жоқ | Бүкіл қарыз бірінші күннен мерзімі өткен | Типтік келісімдерде төлем тәртібін толтыру |
| Байланыссыз төлемдер | Бір клиентте үлкен «аванстар» және қатар мерзімі өткен берешек | Төлемдерді бөлу немесе егжей-тегжейлеуді өзгерту |
| Бір клиент — бірнеше карточка | Қарыз «жайылған», лимит іске қоспайды | Контрагенттер телнұсқаларын біріктіру |
| Қайтарулар рәсімделмеген | Клиент ештеңе қарыз емеспін дейді | Қайтаруларды өткізіп, актімен салыстыру |
| «Ауызша» өзара есепке алулар | Бір контрагент бойынша қарыз бен кредиторлық берешек қатар тұр | Өзара есепке алуды құжатпен рәсімдеу |
УТ-ға көшкенде ескі қарыздарды енгізу
Компания УТ-ға басқа бағдарламадан немесе Excel-ден көшсе, бастау күніндегі клиенттер қарыздары өзара есеп айырысу бойынша бастапқы қалдықтарды енгізу құжатымен енгізіледі. Мұнда клиент бойынша соманы жай көшіру емес, оны есеп айырысу қалай жүргізілсе, солай бөлу маңызды: шарттар, тапсырыстар немесе жүкқұжаттар бойынша, әр тиеп жөнелтудің күні мен төлем мерзімімен. «Клиент 3 млн қарыз» деп бір жолмен енгізсе, мерзімдер бойынша есеп қарызды жасы белгісіз бір мерзімі өткен берешек ретінде көрсетеді, ал лимиттер бірінші күннен тиеп жөнелтуді бұғаттай бастайды.
Біздің тәртіп: бастар алдында негізгі клиенттермен актілер арқылы салыстыру, қалдықтарды егжей-тегжейлеп енгізу, ескі жүйенің деректерімен салыстырылатын бақылау «мерзімдер бойынша» есебі. Бұл бір-екі күн алады, бірақ бір айлық талдаудан құтқарады.
УТ және Бухгалтерия: дұрыс сан қайда
УТ Бухгалтериямен жұпта жұмыс істесе, екі базадағы клиент қарызы әртүрлі болуы мүмкін: төлемдер бір базаға жүктеледі, ал екіншісіне алмасумен кешігіп немесе қателермен келеді. Басқарушылық бақылау үшін төлемдер бөлінетін базаға сүйеніп, алмасудың іркіліссіз жүруін қадағалаңыз — типтік мәселелер УТ мен Бухгалтерияның алмасуы туралы мақалада сипатталған. Төлем күнтізбесі мен түсімдерді жоспарлау — УТ-дағы қазынашылық туралы мақаланың тақырыбы.
Төлем шарттарын, есеп айырысуды егжей-тегжейлеуді және мерзімі өткен берешек есептерін 1С сүйемелдеу аясында бірнеше күнде баптай аламыз, жұмыстар — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Бағдарлама — 1С:Управление торговлей для Казахстана.
Қарыздарды апта сайын талдау: 30 минуттық тәртіп
УТ-та есептер бар, бірақ қарыздар оларды тұрақты талдағанда ғана азаяды. Біз клиенттерге мынадай тәртіп ұсынамыз:
- Дүйсенбі, таң. Қаржыгер ағымдағы күнге мерзімі өткен берешек бойынша менеджерлерге бөлінген есепті қалыптастырады.
- «Түсініксіз» қарыздарды салыстыру. Қате сияқты көрінетін қарыздар (төлем келген, бірақ таратылмаған; тапсырыссыз тиеп жөнелту) жиналыста талқыланбай, оған дейін бухгалтерге тексеруге жіберіледі.
- Жиналыс. Әр менеджер өз клиенттері бойынша күтілетін төлемнің күні мен сомасын айтады. Уәделер оқиғаларға немесе клиент туралы түсініктемелерге жазылады.
- Бір аптадан кейін алдымен қандай уәделер орындалмағанын қарайды. Мұндай клиенттер бойынша шешеді: тиеп жөнелтуді тоқтату, лимитті төмендету, басшыны қосу.
Ең бастысы — барлығына бір сан. Қаржыгердің өз Excel-і, ал менеджердің өз есте сақтауы болса, талдау кімнің тізімі дұрыс деген дауға айналады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Дебиторлық берешекке кім жауап беруі керек — менеджер ме, бухгалтер ме?
Қарызды қайтаруға әдетте клиентті жүргізетін менеджер жауап береді: ол байланыс адамын біледі және шарттар туралы келіскен. Бухгалтер төлемдердің дұрыс таратылуына және есептегі санның дұрыс болуына жауап береді.
Есепте неге бүкіл қарыз мерзімі өткен?
Сірә, келісімде немесе шартта төлем тәртібі берілмеген, және бағдарлама тиеп жөнелту күні төлеу керек деп есептейді. Шарттарды толтырып, есепті қайта тексеріңіз.
Дебиторлық берешектің қартаюын қалай көруге болады?
«Задолженность клиентов по срокам» есебі қарызды мерзімі өту аралықтары бойынша бөледі. Аралықтарды өз саясатыңызға қарай баптауға болады.
Бір клиентке әртүрлі төлем кестесін беруге бола ма?
Иә. Типтік шарттар келісімде немесе шартта беріледі, ал жеке мәміле үшін төлем кезеңдерін клиент тапсырысында өзгертуге болады.
Клиенттерге қарыз туралы автоматты түрде еске салуға бола ма?
Типтік УТ-да еске салулар есеп бойынша қолмен жасалады. Мессенджерлердегі автоматты еске салулар мен төлем уәделерін есепке алуды деректерді УТ-дан алатын debitorka.kz сервисі береді.
