Бас бухгалтер тоқсанды жауып жатып, Бухгалтериядағы 1310 шотындағы қалдық УТ-дағы қойма қалдықтарымен бірнеше миллионға сәйкес келмейтінін көреді. Бір сатып алушының берешегі екі базада әртүрлі, ал БСН-і бірдей екі контрагент үш данадан бар. Алмасу «жұмыс істеп тұрған сияқты» — журналда қате жоқ. 1С:Управление торговлей для Казахстана мен 1С:Бухгалтерия для Казахстана жүйелерін байланыста жүргізетін компанияларда мұндай көрініс үнемі кездеседі. Төменде — типтік себептер, оларды қалай табу керек және алшақтықтардың қайтып оралуына жол бермейтін ережелер.
Байланыс қалай құрылған
УТ — жедел есеп базасы: тапсырыстар, қойма, сату, сатып алу. Бухгалтерия — регламенттелген есеп және салықтар. Құжаттар УТ-да жасалып, деректерді синхрондау арқылы Бухгалтерияға беріледі (УТ-да — «Администрирование» → «Синхронизация данных»). Алмасу басталу күнімен, ұйымдар бойынша іріктеумен және кестемен бапталады.
Байланыстың басты ережесі: УТ-дан келген құжатты Бухгалтерияда өңдемейді. Түзету керек болса — оны УТ-да жасайды, ол келесі алмасуда келеді. Төмендегі қателердің барлығы дерлік — осы ережені бұзу немесе бастапқы кездегі сәтсіз баптау.
Алмасу сіз үшін тұрақты бас ауруының көзі болса, «Алмасуы бар УТ мен Бухгалтерия немесе бір КА базасы» салыстыруын оқыған жөн: кейде бір база жылдар бойғы салыстырулардан арзанға түседі.
1-қате. УТ деректерінің үстінен Бухгалтериядағы түзетулер
Бухгалтер өткізуден дұрыс емес ҚҚС мөлшерлемесін тауып, оны тікелей Бухгалтерияда түзетеді. Бір күннен кейін менеджер УТ-да сол өткізудегі санды өзгертеді — алмасу кезінде құжат УТ нұсқасымен қайта жазылады, бухгалтердің түзетуі жоғалады. Немесе керісінше: кейбір баптауларда қабылдағышта өзгертілген объект қайта жазылмайды, базалар мәңгі алшақтайды.
Қалай байқауға болады: бір ұйым бойынша бір айға УТ-дағы тауарлар ведомосын және Бухгалтериядағы тауарлар шоты бойынша айналым-сальдо ведомосын салыстырыңыз. Алшақтықты құжаттар бойынша іздеңіз.
Қалай алдын алу керек: құқықтар. Бухгалтерлерге — УТ-дан жүктелген құжаттарды өзгертуге тыйым, немесе кем дегенде түзетулер УТ-дағы жауапты адам арқылы жүретіні туралы келісім.
2-қате. Контрагенттер мен номенклатураның қайталануы
Классика: контрагент УТ-да да, Бухгалтерияда да қолмен жасалған. Алмасу кезінде бағдарлама оларда бір клиентті танымай, үшінші карточканы жасайды. Қазақстан үшін бұл өте маңызды: ЭСФ БСН/ЖСН бойынша жазылады, ал қайталанған карточкада дұрыс деректемелер болмауы мүмкін.
Қалай байқауға болады: Бухгалтериядағы БСН бойынша топтастырылған контрагенттер есебі — бір БСН-ге бірден көп карточка бар жердің бәрін талдау керек.
Қалай алдын алу керек: анықтамалықтар бір базада — УТ-да жүргізіледі. Бухгалтерияда алмасудағы ұйымдар үшін контрагенттер мен номенклатураны қолмен жасау құқықтармен жабылады. Бұрыннан бар қайталанулар қайталануларды іздеу және ауыстыру өңдеуімен біріктіріледі, содан кейін қайта синхрондау орындалады.
3-қате. ЭСФ және СНТ екі базада жазылады
Қазақстандық ерекшелік. ЭСФ мен СНТ-ны УТ-да да, Бухгалтерияда да ресімдеуге болады. Менеджер ЭСФ-ті УТ-дан жазса, ал бухгалтер әдет бойынша — Бухгалтериядан жазса, ЭСФ АЖ-ға бір өткізуге екі құжат кетеді немесе базалардағы мәртебелер алшақтайды.
Қалай байқауға болады: бір айдағы екі базадағы ЭСФ журналы — өткізулер бойынша жазылғандардың саны бір базамен сәйкес келуі керек, ал екіншісінде олар болмауы керек.
Қалай алдын алу керек: ЭСФ АЖ және виртуалды қоймамен қай базада жұмыс істейтінін жазбаша шешіп, екіншісінде бұл функцияны жабу. СНТ қойманың тиеп жөнелтулерімен байланысты болса, біз жиі УТ-ны, ал ЭСФ-ті тек бухгалтерия жазса, Бухгалтерияны таңдаймыз. Толығырақ — «УТ-дан ЭСФ және СНТ» және «1С-тан ЭСФ жазу» мақалаларында.
ЭСФ АЖ-мен синхрондау туралы бөлек: «1С» фирмасы Бухгалтерия 3.0.47.2 және УТ 3.4.4.108 үшін түзету шығарған, оларда ЭСФ АЖ-мен автоматты синхрондау механизмі соңғы синхрондау күнін ескермеген. Релизіңіз ескі болса және ЭСФ «жоғалса», жаңартудан бастаңыз. Пысықтаулары бар базаларды қауіпсіз жаңарту туралы — «Пысықтаулары бар 1С-ты жаңарту» мақаласында.
4-қате. Банк пен касса екі рет жүктеледі
Үзіндіні УТ-ға (қазынашылық пен клиенттермен өзара есеп айырысу үшін) және Бухгалтерияға (әдет бойынша) жүктеді. Алмасудан кейін Бухгалтерияда бір төлемге екі түсім, клиентте «артық төлем».
Қалай алдын алу керек: банк бір базаға жүктеледі. Қазынашылық пен дебиторлық берешекті бақылау УТ-да жүргізілсе — УТ-ға, ал Бухгалтерияға төлемдер алмасумен келеді. УТ-дағы қазынашылық туралы — «УТ-дағы қазынашылық және төлем күнтізбесі» мақаласында.
5-қате. Құжаттар келеді, бірақ өткізілмейді
Құжат жүктелді, бірақ өткізілмей қалды: онда Бухгалтерияға керек, ал УТ-да міндетті емес деректеме жетіспейді — есеп шоты, ҚҚС мөлшерлемесі, өлшем бірлігінің коэффициенті, бөлімше. Алмасу журналында бұл қате емес, ескерту сияқты көрінуі мүмкін, оны ешкім оқымайды.
Қалай байқауға болады: аптасына бір рет — Бухгалтериядағы ағымдағы кезеңдегі өткізілмеген құжаттарды іріктеу. Олар нөлден көп болса және УТ-дан келсе, неменің жетіспейтінін қараңыз.
Қалай алдын алу керек: УТ-да Бухгалтерияда өткізу үшін талап етілетіннің бәрін — өлшем бірліктері мен қаптама коэффициенттерін, номенклатураның салық параметрлерін, бөлімшелерді; Бухгалтерияда — әдепкі номенклатураны есепке алу шоттарын толтыру.
6-қате. Жабық кезең және алмасудың басталу күні
Бухгалтерия тоқсанды жауып, өзгертуге тыйым салу күнін орнатты. Бір аптадан кейін УТ-да құжат өткен күнмен өткізілді — ол жабық кезеңге жүктеле алмайды. Немесе керісінше: алмасудың басталу күнін «жыл басынан» қойды да, алғашқы синхрондауда Бухгалтерияға онда бұрыннан қолмен енгізілген құжаттар келді.
Қалай алдын алу керек:
- жабық кезеңді өзгертуге тыйымды екі базада да бір мезгілде орнату;
- алмасудың басталу күнін Бухгалтерияда деректер қолмен енгізілген күннен кейін таңдап, іске қосқанға дейін бастапқы қалдықтарды салыстыру;
- УТ-дағы өткен күнмен өзгертулерді бухгалтериямен келісу.
7-қате. Алмасу релиздерден қалып қойды
УТ жаңартылды, ал Бухгалтерия — жоқ (немесе керісінше). Нұсқалар арасындағы синхрондау алмасу форматы үйлесімді болғанша жұмыс істейді; бір базада жаңа деректеме немесе құжат пайда болып, екіншісінде болмаса, деректер үнсіз жоғалады.
Қалай алдын алу керек: екі базаны бір терезеде жаңартып, нұсқалардың бір-бірін қолдайтынын салыстыру (бұл релиздер сипаттамасында көрсетіледі). Базаларда пысықтаулар болса, алмасуды жұмыс базаларын жаңартқанға дейін көшірмелерде тексеру.
Тұрақты салыстыру: аптасына 15 минут
Біз клиенттерге қарапайым регламент ұсынамыз:
- Бухгалтериядағы өткізілмеген құжаттар — аптасына бір рет.
- Тауар қалдықтары: УТ мен Бухгалтериядағы тауарлар шоты — айына бір рет, жабуға дейін.
- Ірі клиенттермен және жеткізушілермен өзара есеп айырысулар — айына бір рет.
- БСН бойынша контрагенттер қайталанулары — тоқсанына бір рет.
- Синхрондау журналы — аптадағы қателер мен ескертулер.
Бұл жыл соңында алшақтықты іздеуден аз уақыт алады.
Бағдарламалар — 1С:Управление торговлей для Казахстана (ПРОФ — 136 250 ₸) және 1С:Бухгалтерия для Казахстана (ПРОФ — 97 250 ₸). Алмасуды баптау мен жөндеуді біз 1С интеграциясы қызметі аясында, ал УТ-ның қойма бөлігін — қойманы автоматтандыру аясында жасаймыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Алмасуды екі жақты етуге бола ма?
Техникалық тұрғыдан — иә, бірақ құжаттарды екі жақты алмасу қақтығыстар қаупін айтарлықтай арттырады. Әдетте құжаттар УТ-дан Бухгалтерияға барады, ал кері — тек Бухгалтерияда ғана енгізілетіндер, егер бұл мүлде қажет болса.
Алмасу жұмыс істейді, бірақ қалдықтар сәйкес келмейді. Неден бастау керек?
Бір ұйым мен бір айдан: тауар қалдықтарын салыстырып, олар алшақтайтын алғашқы құжатты табу. Себебі көбіне — Бухгалтериядағы түзету немесе өткізілмеген құжат.
Алмасу тұрақты жұмыс істеуі үшін сүйемелдеу керек пе?
Алмасу көбіне жаңартулардан кейін және бухгалтериядағы адамдар ауысқанда бұзылады. Жоғарыдағы регламент бойынша тұрақты салыстыру және екі базаны бірге жаңарту мәселелердің басым бөлігін шешеді; күрделі жағдайларды сағат бойынша талдаймыз — сағатына 22 000 ₸-ден бастап.
Не жақсы — алмасуды түзету ме, әлде бір базаға көшу ме?
Пайдаланушылар саны мен құжаттар көлеміне байланысты. Алшақтықтар ай сайын пайда болса, ал бухгалтерия мен қойма бір компанияда жұмыс істесе, Комплексная автоматизация нұсқасын есептеп көріңіз.
