1С:Управление торговлей салықтық есептілікті тапсырмайды. Демек, сауда компаниясы бухгалтерияны бір жерде жүргізуі керек, және екі нұсқа бар: УТ-ның қасына 1С:Бухгалтерия для Казахстана қойып, алмасуды баптау — немесе сауда мен бухгалтерия бір базада тұратын 1С:Комплексная автоматизация алу. Біз екі схеманы да енгіздік және әрқайсысы қай жерде ауыра бастайтынын көрдік.
1-схема: синхрондалатын УТ + Бухгалтерия
Менеджерлер мен қойма УТ-да жұмыс істейді. Құжаттар — кірістер, өткізулер, орын ауыстырулар, төлемдер — Бухгалтерияға автоматты түрде көшеді, онда бухгалтер оларды тексеріп, айды жабады және СЕН тапсырады. Анықтамалықтар (номенклатура, контрагенттер, шарттар) да синхрондалады.
Алмасу типтік: екі бағдарламада да ол Администрирование → Синхронизация данных бөлімінде бапталады. Құжаттар қай ұйымдар бойынша және қай күннен бастап берілетінін, алмасу қаншалықты жиі іске қосылатынын — қолмен немесе кесте бойынша — таңдауға болады.
Артықшылықтары:
- бухгалтерия оқшауланған: менеджерлер өткізбелерді көрмейді, бухгалтер сатуға кедергі келтірмейді;
- Бухгалтерияда сауда жасамайтын ұйымдарды жүргізуге болады (мысалы, басқарушы компанияны);
- бухгалтерия аутсорсингте болса, оған бір базаға қолжетімділік жеткілікті;
- бухгалтерлер аз болғанда екі бағдарлама лицензиялар бойынша КА-дан арзанырақ.
Кемшіліктері:
- екі база — екі жаңарту, екі көшірме, екі құқықтар жиынтығы;
- алмасу бұзылады. Ең жиі себептері: біреу құжатты УТ-да емес, Бухгалтерияда түзеткен; контрагенттің қайталанатын көшірмесін енгізген; бір базаны жаңартып, екіншісін жаңартпаған;
- өзіндік құн екі рет есептеледі және сәйкес келмеуі мүмкін: УТ-да — басқарушылық, Бухгалтерияда — бухгалтерлік;
- Бухгалтериядағы жабық кезең менеджерге УТ-да құжатты өткен күнмен түзетуге кедергі болмайды — және алмасу есептік айды қайта жазуға тырысады.
2-схема: Комплексная автоматизация-ның бір базасы
КА УТ-ның сауда функционалын қамтиды және регламенттелген есепті қосады: өткізбелер, салықтар, есептілік, сондай-ақ базалық көлемде өндіріс, жалақы және кадрлар. Бәрі бір базада, алмасу жоқ.
Артықшылықтары:
- бір құжат — әрі басқарушылық, әрі бухгалтерлік есеп;
- базалар арасында айырмашылықтар және «құлаған» алмасулар жоқ;
- бір жаңарту, бір резервтік көшірме;
- құрастыру немесе өндіріс пайда болса — функционал дайын.
Кемшіліктері:
- КА күрделірек: жаңарту ұзағырақ жүреді, оны мұқият тестілеу керек;
- құқықтарды мұқият баптау керек — бір базада сату да, өткізбелер де бар;
- шағын компания үшін КА лицензиялары УТ мен Бухгалтериядан қымбатырақ.
Бағдарлама және оған не кіретіні туралы толығырақ — «1С:Комплексная автоматизация» бетінде.
Қалай таңдау керек: кесте
| Жағдай | Не кеңес береміз |
|---|---|
| Бухгалтерия аутсорсингте, бухгалтер бірнеше клиентті жүргізеді | УТ + Бухгалтерия |
| Бухгалтерия бұрыннан 1С:Бухгалтерия-да жүргізіледі, бәрі реттелген, сатуды автоматтандыру керек | УТ + Бухгалтерия |
| Бірнеше ұйым, олардың бір бөлігі сауда жасамайды | УТ + Бухгалтерия немесе КА — көлемге байланысты |
| Құрастыру, жинақтау, қарапайым өндіріс бар | КА |
| Басқарушылық және бухгалтерлік есеп арасында өзіндік құнның тұрақты айырмашылықтары | КА |
| Сол базада жалақы керек | КА (немесе бөлек ЗУП) |
| Алмасуды қадағалайтын штаттағы маман жоқ | КА |
Алмасуды таңдасаңыз: оны қалай бұзбау керек
Бірнеше ережені сақтасаңыз, алмасу жылдар бойы жұмыс істейді.
- Құжаттар тек УТ-да түзетіледі. Бухгалтерияда оларды қарауға және өткізуге болады, бірақ өзгертуге болмайды. Әйтпесе келесі алмасуда түзету өшіріледі немесе қайшылық туындайды.
- Анықтамалықтар тек УТ-да жасалады. Бухгалтерияда енгізілген номенклатура мен контрагенттер — қайталанулардың басты көзі.
- Екі базаны бірге жаңарту. Жаңарту алдында алмасуды жүргізу, кейін — ережелер нұсқаларын тексеру. Бір базаны жаңартып, екіншісін жаңартпасаңыз, алмасу қатемен тоқтауы мүмкін.
- УТ-дағы өзгертуге тыйым салу күні Бухгалтериядағы айды жабумен бір мезгілде қойылады. Бұл есептік кезеңдерді өткен күнмен түзетулерден қорғайды.
- Алмасуға біреу жауап береді. Әр іске қосудан кейін УТ-да оның өткені және қай объектілер жүктелмегені көрінеді. Бұған ешкім қарамаса, қателер апталап жиналады.
Синхрондаудың типтік қателерін талдау — «УТ-ның Бухгалтериямен алмасуы: типтік қателер» мақаласында.
Біздің көзқарас
Бухгалтериясы 1С:Бухгалтерия-да реттелген, өндірісі жоқ көтерме компания үшін алмасуы бар байлам — жұмыс істейтін әрі үнемді нұсқа. Ал егер сіз енді бастап жатсаңыз, бірнеше заңды тұлға, құрастыру немесе екі базаны салыстыруға күндерін жұмсайтын өз бухгалтеріңіз болса — ұзақ мерзімде КА арзанырақ болады. Ірі өндіріс үшін — енді ERP, салыстыру «ERP немесе Комплексная автоматизация» мақаласында бар.
Сізге УТ мүлде керек пе, сенімді болмасаңыз — «УТ кімге керек, ал кімге УНФ немесе Розница жеткілікті» материалынан бастаңыз.
Алмасу кезінде нақты не беріледі
Қатені қайдан іздеу керектігін түсіну үшін деректердің қалай қозғалатынын білген пайдалы. УТ-дан Бухгалтерияға әдетте мыналар кетеді:
- анықтамалықтар: ұйымдар, қоймалар, номенклатура, контрагенттер, шарттар, банк шоттары;
- тауар қозғалысы құжаттары: жеткізушілерден кірістер, клиенттерге өткізулер, қайтарулар, қоймалар арасындағы орын ауыстырулар, ішкі тұтыну;
- ақша құжаттары: қолма-қол емес ақшаның түсуі мен есептен шығарылуы, кіріс және шығыс кассалық ордерлері;
- ЭСФ жазу УТ-дан жүргізілсе, ЭСФ бойынша құжаттар.
Бухгалтериядан кері қарай әдетте аз нәрсе келеді — мысалы, банк үзінділері, егер оларды дәл сол жерге жүктесе. Құжаттардың «барлық жаққа» екіжақты алмасуын баптауға кеңес бермейміз: сонда әр құжатты екі жерде өзгертуге болады, ал бір айдан кейін қай нұсқа дұрыс екенін ешкім айта алмайды.
Бөлек мәселе — өзіндік құн. УТ-да ол басқарушылық пайда үшін, Бухгалтерияда — салықтық есеп үшін керек. Ол әр базада өз механизмдерімен есептеледі, сондықтан шағын айырмашылықтар қалыпты. Айырмашылық айдан айға жиналса — қалыпты емес: бұл әрдайым дерлік қандай да бір құжаттардың Бухгалтерияға жетпегенінің немесе сол жерде түзетілгенінің белгісі.
Қызмет көрсетуде бұл қанша тұрады
Екі база байламы бастапқыда арзанырақ, бірақ үнемі назар аударуды талап етеді. Біздің тәжірибемізше, бір-екі бухгалтері және күніне бір рет алмасуы бар компанияда біреу күн сайын синхрондау нәтижесін қарап, айына бір рет базалар арасындағы қалдықтар мен айналымдарды салыстыруы керек. Алмасу жаңартулардан кейін құласа, бұл маманның сағаттары да. КА-ның бір базасында бұл шығындар жоқ, есесіне жаңартудың өзі күрделірек. Тек лицензиялар бағасын емес, осы тұрақты сағаттарды да салыстырыңыз.
Шешім алдындағы бес сұрақ
Оларға бас бухгалтермен және сатуға жауапты адаммен бірге жазбаша жауап беріңіз:
- Неше заңды тұлға бар және бір жылдан кейін көбейе ме? Байланыстағы әр жаңа ЖШС — алмасуды тағы бір баптау немесе Бухгалтерияның тағы бір базасы.
- Жинақтау, кешендеу немесе қарапайым өндіріс бар ма? Болса, КА-да бұл сол базада жүргізіледі, ал байланыста оны қайда және қалай көрсету керектігін шешуге тура келеді.
- Қазір базаларды салыстыруға айына неше сағат кетеді? Жауап «білмейміз» болса, бір ай бойы өлшеңіз — бұл ең жақсы дәлел.
- Алмасуға кім жауап береді? Нақты адамды атау мүмкін болмаса, байланыс байқаусыз бұзыла береді.
- Бухгалтерия өз базасына қаншалықты үйренген? Бухгалтерді КА-ға көшіру — интерфейс пен әдеттердің ауысуы, оны оқыту жоспарына енгізу керек.
Екінші және үшінші сұраққа жауаптар «иә» және «көп» болса, көбіне КА ұтады. Заңды тұлға біреу, өндіріс жоқ, ал бухгалтерия әлдеқашан реттелген болса — байланыс.
Схеманы таңдаудағы қателер
Тек лицензиялар бағасын салыстырады. Байланыста бастапқы шығын азырақ, бірақ екі базаны салыстыру мен жаңартуға кететін тұрақты сағаттар уақыт өте келе айырмашылықтан асып кетуі мүмкін.
Процестерді өзгертпей, КА-ны «өсуге» таңдайды. Менеджерлер мен бухгалтерлер бұрынғыша екі түрлі бағдарламадағыдай жұмыс істей берсе, бір базаның пайдасы жоқ, ал күрделілігі бар.
Алмасуды бастапқы салыстырусыз іске қосады. Базалардағы қалдықтар мен анықтамалықтар бірінші күннен алшақтайды, кейін қай қате ескі, қайсысы жаңа екенін түсіну мүмкін болмайды. Бірінші алмасу алдында тауар, ақша және өзара есеп айырысу қалдықтарын салыстырыңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
УТ + Бухгалтерия-дан КА-ға деректерді жоғалтпай көшуге бола ма?
Болады. Әдетте КА-да жұмыс басталатын күнге анықтамалықтарды, қалдықтарды және қарыздарды көшіреді, ал тарихты анықтама үшін ескі базаларда қалдырады. Тарихты толық көшіру мүмкін, бірақ қымбатырақ.
Алмасуды қаншалықты жиі іске қосу керек?
Бухгалтерияның қалай жұмыс істейтініне байланысты. Көбіне сағатына бір рет немесе күніне бір рет кешке кесте қояды. Тым сирек алмасудың — айына бір рет — кемшілігі: қателер бірден топтап табылады.
КА-да менеджерлер бухгалтерлік өткізбелерді көре ме?
Оларға құқық берсеңіз ғана. КА-да рөлдер менеджер сату мен қойманы көретіндей, ал регламенттелген есеп оған қолжетімсіз болатындай бапталады.
Алмасуды кім баптауы керек — бухгалтер ме, әлде бағдарламашы ма?
Типтік алмасу бағдарламалаусыз бапталады, бірақ ондағы шешімдер — бухгалтерлік: қай ұйымдарды беру, қай күннен бастап, құжаттарды қалай көрсету. Сондықтан жұп ең жақсы жұмыс істейді: кеңесші баптайды, бас бухгалтер шешім қабылдап, алғашқы айларды тексереді. Базалардың бірінде берілетін құжаттарға әсер ететін пысықтаулар болса, бағдарламашы керек.
УТ-ның бір базасында бірнеше ұйым жүргізуге бола ма?
Иә. УТ бір базада бірнеше ұйымды қолдайды, ал алмасу кезінде олардың қайсысын Бухгалтерияға беру керектігін таңдауға болады. Сауда ортақ қоймасы бар бірнеше ЖШС немесе ЖК атынан жүргенде ыңғайлы.
Алдымен байланысты іске қосып, кейін КА-ға көшуге бола ма?
Болады, және жиі солай істейді: компания өсіп жатқанда УТ пен Бухгалтерия жұмыс істейді, ал екінші заңды тұлға немесе өндіріс пайда болғанда көшу жоспарланады. Көшу оңайырақ өтуі үшін бірінші күннен анықтамалықтарды тек УТ-да жүргізіп, телнұсқаларға жол бермеңіз — сонда оларды көшіру ұзақ тазалауды қажет етпейді.
