1С:Управление торговлей не сдаёт налоговую отчётность. Значит, торговой компании нужно где-то вести бухгалтерию, и вариантов два: рядом с УТ поставить 1С:Бухгалтерию для Казахстана и настроить обмен — или взять 1С:Комплексную автоматизацию, где торговля и бухгалтерия живут в одной базе. Мы внедряли обе схемы и видели, где каждая начинает болеть.
Схема 1: УТ + Бухгалтерия с синхронизацией
Менеджеры и склад работают в УТ. Документы — поступления, реализации, перемещения, оплаты — автоматически переносятся в Бухгалтерию, где бухгалтер проверяет их, закрывает месяц и сдаёт ФНО. Справочники (номенклатура, контрагенты, договоры) тоже синхронизируются.
Обмен типовой: в обеих программах он настраивается в разделе Администрирование → Синхронизация данных. Можно выбрать, по каким организациям и с какой даты передаются документы, и как часто запускается обмен — вручную или по расписанию.
Плюсы:
- бухгалтерия изолирована: менеджеры не видят проводок, бухгалтер не мешает продажам;
- можно вести в Бухгалтерии организации, которые не торгуют (например, управляющую компанию);
- если бухгалтерия на аутсорсе, ей достаточно доступа к одной базе;
- обе программы дешевле по лицензиям, чем КА, — при небольшом числе бухгалтеров.
Минусы:
- две базы — два обновления, две копии, два набора прав;
- обмен ломается. Самые частые причины: кто-то исправил документ в Бухгалтерии, а не в УТ; завели дубль контрагента; обновили одну базу и не обновили другую;
- себестоимость считается дважды и может не сходиться: в УТ — управленческая, в Бухгалтерии — бухгалтерская;
- закрытый период в Бухгалтерии не мешает менеджеру поправить документ задним числом в УТ — и обмен попытается перезаписать отчётный месяц.
Схема 2: одна база Комплексной автоматизации
КА включает торговый функционал УТ и добавляет регламентированный учёт: проводки, налоги, отчётность, а также производство, зарплату и кадры в базовом объёме. Всё в одной базе, обмена нет.
Плюсы:
- один документ — и управленческий, и бухгалтерский учёт;
- нет расхождений между базами и нет «упавших» обменов;
- одно обновление, одна резервная копия;
- если появляется производство или сборка — функционал уже есть.
Минусы:
- КА сложнее: обновление идёт дольше, тестировать его надо тщательнее;
- права надо настраивать аккуратнее — в одной базе и продажи, и проводки;
- лицензии КА дороже, чем УТ плюс Бухгалтерия для небольшой компании.
Подробнее о программе и о том, что в неё входит, — на странице «1С:Комплексная автоматизация».
Как выбрать: таблица
| Ситуация | Что советуем |
|---|---|
| Бухгалтерия на аутсорсе, бухгалтер ведёт несколько клиентов | УТ + Бухгалтерия |
| Бухгалтерия уже давно ведётся в 1С:Бухгалтерии, всё налажено, нужно автоматизировать продажи | УТ + Бухгалтерия |
| Несколько организаций, часть из них не торгует | УТ + Бухгалтерия или КА — зависит от объёма |
| Есть сборка, комплектация, простое производство | КА |
| Постоянные расхождения себестоимости между управленческим и бухгалтерским учётом | КА |
| Нужна зарплата в той же базе | КА (или отдельно ЗУП) |
| Нет штатного специалиста, который следит за обменом | КА |
Если выбрали обмен: как не сломать его
Обмен работает годами, если соблюдать несколько правил.
- Документы правятся только в УТ. В Бухгалтерии их можно смотреть и проводить, но не изменять. Иначе при следующем обмене правка затрётся или возникнет конфликт.
- Справочники создаются только в УТ. Номенклатура и контрагенты, заведённые в Бухгалтерии, — главный источник дублей.
- Обновлять обе базы вместе. Перед обновлением провести обмен, после — проверить версии правил. Если одну базу обновили, а вторую нет, обмен может остановиться с ошибкой.
- Дата запрета изменения в УТ ставится одновременно с закрытием месяца в Бухгалтерии. Это защищает отчётные периоды от правок задним числом.
- Кто-то отвечает за обмен. После каждого запуска в УТ видно, прошёл ли он и какие объекты не загрузились. Если на это никто не смотрит, ошибки копятся неделями.
Разбор типовых ошибок синхронизации — в статье «Обмен УТ с Бухгалтерией: типовые ошибки».
Наш взгляд
Для оптовой компании без производства, у которой бухгалтерия уже налажена в 1С:Бухгалтерии, связка с обменом — рабочий и экономичный вариант. Если же вы только начинаете, у вас несколько юрлиц, сборка или собственный бухгалтер, который тратит дни на сверку двух баз, — дешевле в долгую будет КА. Для крупного производства — уже ERP, сравнение есть в статье «ERP или Комплексная автоматизация».
Если не уверены, нужна ли вам вообще УТ, — начните с материала «Кому нужна УТ, а кому хватит УНФ или Розницы».
Что именно передаётся при обмене
Чтобы понимать, где искать ошибку, полезно знать, как движутся данные. Из УТ в Бухгалтерию обычно уходят:
- справочники: организации, склады, номенклатура, контрагенты, договоры, банковские счета;
- документы движения товаров: поступления от поставщиков, реализации клиентам, возвраты, перемещения между складами, внутреннее потребление;
- денежные документы: поступления и списания безналичных денег, приходные и расходные кассовые ордера;
- документы по ЭСФ, если выписка ведётся из УТ.
Обратно из Бухгалтерии, как правило, приходит немногое — например, банковские выписки, если их загружают именно туда. Настраивать двусторонний обмен документов «во все стороны» мы не советуем: тогда каждый документ можно изменить в двух местах, и через месяц уже никто не скажет, какая версия правильная.
Отдельный вопрос — себестоимость. В УТ она нужна для управленческой прибыли, в Бухгалтерии — для налогового учёта. Считается она в каждой базе своими механизмами, поэтому небольшие расхождения нормальны. Ненормально, когда разница копится месяц к месяцу: это почти всегда признак того, что какие-то документы в Бухгалтерию не дошли или были там исправлены.
Сколько это стоит в обслуживании
Связка двух баз дешевле на старте, но требует внимания постоянно. По нашему опыту, в компании с одним-двумя бухгалтерами и обменом раз в день кто-то должен каждый день смотреть результат синхронизации и раз в месяц — сверять остатки и обороты между базами. Если обмен падает после обновлений, это ещё и часы специалиста. В одной базе КА этих расходов нет, зато само обновление сложнее. Сравнивайте не только цену лицензий, но и эти регулярные часы.
Пять вопросов перед решением
Ответьте на них письменно — вместе с главным бухгалтером и тем, кто отвечает за продажи:
- Сколько юрлиц и будет ли больше через год? Каждое новое ТОО в связке — это ещё одна настройка обмена или ещё одна база Бухгалтерии.
- Есть ли сборка, комплектация или простое производство? Если есть, в КА это ведётся в той же базе, а в связке придётся решать, где и как это отражать.
- Сколько часов в месяц уходит на сверку баз сейчас? Если ответ «не знаем», замерьте за один месяц — это лучший аргумент.
- Кто будет отвечать за обмен? Если конкретного человека назвать нельзя, связка будет ломаться незаметно.
- Насколько бухгалтерия привыкла к своей базе? Перевод бухгалтера в КА — это смена интерфейса и привычек, её нужно закладывать в план обучения.
Если на второй и третий вопрос ответы «да» и «много», чаще выигрывает КА. Если юрлицо одно, производства нет, а бухгалтерия давно отлажена, — связка.
Ошибки при выборе схемы
Сравнивают только цену лицензий. В связке затраты на старте меньше, но регулярные часы на сверку и обновление двух баз со временем могут перевесить разницу.
Выбирают КА «на вырост», не меняя процессов. Если менеджеры и бухгалтеры продолжают работать как в двух разных программах, выгоды одной базы нет, а сложность есть.
Запускают обмен без начальной сверки. Остатки и справочники в базах расходятся с первого дня, и потом невозможно понять, какая ошибка старая, а какая новая. Перед первым обменом сверьте остатки товаров, денег и взаиморасчётов.
Частые вопросы
Можно ли перейти с УТ + Бухгалтерия на КА без потери данных?
Можно. Обычно переносят справочники, остатки и долги на дату начала работы в КА, а историю оставляют в старых базах для справки. Полный перенос истории возможен, но дороже.
Как часто запускать обмен?
Зависит от того, как работает бухгалтерия. Часто ставят расписание раз в час или раз в день вечером. Совсем редкий обмен — раз в месяц — плох тем, что ошибки находятся сразу пачкой.
Видят ли менеджеры в КА бухгалтерские проводки?
Только если им дать права. В КА роли настраиваются так, что менеджер видит продажи и склад, а регламентированный учёт ему недоступен.
Кто должен настраивать обмен — бухгалтер или программист?
Типовой обмен настраивается без программирования, но решения в нём — бухгалтерские: какие организации передавать, с какой даты, как отражать документы. Поэтому лучше всего работает пара: консультант настраивает, главный бухгалтер принимает решения и проверяет первые месяцы. Программист нужен, если в одной из баз есть доработки, которые затрагивают передаваемые документы.
Можно ли вести в одной базе УТ несколько организаций?
Да. УТ поддерживает несколько организаций в одной базе, и при обмене можно выбрать, какие из них передавать в Бухгалтерию. Удобно, когда торговля идёт от нескольких ТОО или ИП с общим складом.
Можно ли сначала запустить связку, а потом перейти на КА?
Можно, и так делают часто: УТ и Бухгалтерия работают, пока компания растёт, а переход планируют, когда появляется второе юрлицо или производство. Чтобы переход прошёл проще, с первого дня ведите справочники только в УТ и не допускайте дублей — тогда их перенос не потребует долгой чистки.
