К нам часто приходят с готовым решением «купить Управление торговлей, потому что все так делают». Через полчаса разговора выясняется, что у компании один склад, три менеджера и магазин при офисе, — и УТ для них будет как грузовик для поездок за хлебом. Бывает и наоборот: дистрибьютор с пятью складами третий год мучается в программе для малого бизнеса и строит отчёты в Excel. Разберём, по каким признакам понять, какая программа нужна именно вам.
Три программы — три разных задачи
Все три программы — 1С:Управление торговлей для Казахстана (УТ), 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) и 1С:Розница — умеют вести товары, склады, цены и продажи. Разница в том, на какой процесс они заточены.
- Розница — программа магазина. Её центр — касса, рабочее место кассира, смена, чек, дисконтные карты. Опт в ней возможен, но неудобен.
- УНФ — программа «всё в одном» для небольшой компании: продажи, закупки, простое производство, услуги, деньги, зарплата, простая CRM. Широко, но неглубоко.
- УТ — программа оптовой и многоскладской торговли. Глубоко прорабатывает именно торговый цикл: соглашения с клиентами, сложное ценообразование, резервы, ордерный и адресный склад, планирование закупок, логистику, казначейство.
Сравнение по задачам
| Задача | Розница | УНФ | УТ |
|---|---|---|---|
| Касса, смены, чеки, РМК | основная задача | есть | есть, но для магазина избыточно |
| Оптовые продажи по заказам | слабо | есть | основная задача |
| Несколько видов цен и правила их расчёта | базово | есть | гибко: формулы, ценовые группы, округления |
| Индивидуальные условия клиентов (соглашения) | нет | упрощённо | есть |
| Резервирование товара под заказ | нет | есть | есть, с обеспечением и графиками |
| Ордерный склад, адресное хранение | нет | нет | есть |
| Планирование закупок по потребности | нет | упрощённо | есть |
| Производство, услуги, зарплата | нет | есть | нет (это КА или ERP) |
| Бухгалтерский и налоговый учёт, ФНО | нет | нет | нет — нужна Бухгалтерия |
Последняя строка удивляет многих. УТ — программа управленческого учёта. Налоговую отчётность в ней не сдают: для этого рядом ставят 1С:Бухгалтерию для Казахстана и настраивают обмен, либо сразу берут Комплексную автоматизацию. Как выбирать между этими вариантами, мы разобрали в статье «УТ и Бухгалтерия с обменом или одна база КА».
Признаки, что вам нужна УТ
Мы смотрим на несколько вещей. Если совпадает три и больше — УТ себя оправдает.
- Больше одного склада, и товар между ними перемещается регулярно. Один склад плюс «машина экспедитора» — ещё не повод.
- Склад работает отдельно от офиса: кладовщики собирают заказы по заданиям, принимают по факту, а не по бумаге менеджера. Это ордерная схема — в УНФ её нет.
- Разные условия для разных клиентов: дилерская цена, цена для сетей, отсрочка 30 дней одному и предоплата другому. В УТ это настраивается соглашениями, а не памятью менеджера.
- Нужно контролировать, сколько и кому продали в долг: кредитные лимиты, просрочка, график оплат.
- Закупка по расчёту, а не «на глаз»: сколько заказать, исходя из продаж, остатков и сроков поставки.
- Отдел продаж от пяти человек, и руководителю нужны воронка, план-факт и маржа по менеджерам.
- Номенклатура в тысячах позиций, с характеристиками, сериями, упаковками.
Подробнее о том, как в УТ устроены цены и скидки, — в статье «Ценообразование в УТ: виды цен, скидки, наценки».
Когда хватит УНФ
УНФ — хороший выбор, если у вас одна-две компании, один-два склада и бизнес смешанный: торгуете и при этом что-то собираете, оказываете услуги, ведёте проекты. Её любят за то, что собственник может разобраться сам за неделю, а не за месяц.
Типичная ошибка — взять УНФ «на вырост» и через два года упереться в потолок: склад не успевает, цены считаются вручную, менеджеры обходят ограничения. Переход с УНФ на УТ возможен, но это отдельный проект с переносом данных. Если рост в три-пять раз на горизонте двух лет реален, лучше сразу смотреть в сторону УТ.
Когда хватит Розницы
Если основная выручка идёт через кассу — магазин, сеть магазинов, аптека, бутик, — берите Розницу. Она проще для кассира, быстрее работает на кассе, лучше держит офлайн. Оптовые отгрузки из Розницы делают, но обычно это несколько документов в месяц.
У сети магазинов с центральным складом часто встречается связка: УТ в офисе и на складе, Розница в магазинах, между ними обмен. Это штатная схема, правила обмена есть в обеих программах.
Когда УТ — уже мало
УТ не ведёт производство и зарплату. Если вы что-то производите, фасуете с учётом себестоимости по рецептуре или вам нужен расчёт зарплаты в той же базе — смотрите на 1С:Комплексную автоматизацию или ERP. Сравнение этих двух программ — в статье «ERP или Комплексная автоматизация». Общий обзор всех линеек 1С — в материале «Какую 1С выбрать».
Редакции УТ: Базовая и ПРОФ
У УТ две редакции. Базовая рассчитана на одного пользователя, работает в файловом режиме и не дорабатывается. ПРОФ — многопользовательская, работает и в файловом, и в клиент-серверном варианте, её можно дорабатывать под себя. Для торговой компании с отделом продаж почти всегда нужна ПРОФ плюс клиентские лицензии по числу одновременно работающих сотрудников. Как считать лицензии — в статье «Лицензии 1С: как посчитать», а из чего складывается бюджет проекта — в материале «Сколько стоит внедрение Управления торговлей».
Чек-лист перед выбором
Ответьте на вопросы — и выбор станет очевиден:
- Сколько складов сейчас и сколько будет через два года?
- Кладовщик работает по документам менеджера или по своим заданиям?
- Сколько человек одновременно будут работать в программе?
- Есть ли производство, сборка, услуги?
- Нужны ли разные цены и условия оплаты для разных клиентов?
- Где сейчас ведётся бухгалтерия и кто сдаёт отчётность?
- Через что идёт основная выручка: касса или накладные?
Если сомневаетесь, проще всего показать нам ваши процессы. Мы занимаемся автоматизацией склада и торговли и честно скажем, если УТ вам рано.
Как проверить выбор до покупки
Самый надёжный способ — прогнать на демо-базе один свой типичный день. Возьмите реальный заказ крупного клиента и пройдите его целиком: заказ, резерв, сборка на складе, отгрузка, оплата, возврат части товара. Если в программе на каждом шаге приходится что-то «обходить» — это не ваша программа. Если шагов, наоборот, слишком много и половина полей вам не нужна — вы смотрите на слишком тяжёлую систему.
Второй тест — отчёт, ради которого всё затевается. Обычно это валовая прибыль по клиентам и менеджерам или остатки с оборачиваемостью. Спросите себя: смогу ли я получить его в этой программе без Excel? Для оптовой компании с несколькими складами ответ «да» чаще всего даёт именно УТ.
Частые вопросы
Можно ли в УТ вести бухгалтерию и сдавать отчётность?
Нет. УТ — программа управленческого учёта. Бухгалтерию ведут в 1С:Бухгалтерии для Казахстана с обменом данными или в Комплексной автоматизации, где всё в одной базе.
Подходит ли УТ для интернет-магазина?
Да, если за интернет-магазином стоит склад и логистика. Заказы с сайта и маркетплейсов загружаются в УТ как заказы клиентов. Пример — интеграция с Kaspi, описанная в статье «Kaspi-магазин и 1С».
Можно ли начать с УНФ, а потом перейти на УТ?
Можно, но это отдельный проект: перенос справочников, остатков и долгов, перенастройка процессов, переобучение. Если рост очевиден, дешевле сразу начать с УТ.
Нужна ли УТ, если у нас один магазин и небольшой опт?
Чаще всего нет. Для одного магазина с периодическими оптовыми отгрузками достаточно Розницы или УНФ.
