Акт сверки обычно вспоминают, когда клиент не платит или когда аудитор просит подтвердить остатки. И тут выясняется, что у вас покупатель должен 1,2 млн, а у него в акте — 900 тысяч, и никто не помнит, откуда разница. В 1С:Бухгалтерии для Казахстана акт сверки формируется за минуту. Сложнее сделать так, чтобы он сходился, — об этом и поговорим, а заодно о том, как следить за дебиторкой, не дожидаясь конца квартала.
Как сформировать акт сверки
Для этого в программе есть документ «Акт сверки взаиморасчетов». Он живёт в разделе расчётов с покупателями и поставщиками, рядом с документами продаж и покупок. Порядок такой:
- Создайте документ, укажите организацию, контрагента и период.
- При необходимости укажите договор — если сверяетесь не по всему контрагенту, а по одному договору.
- Заполните документ по данным учёта: программа соберёт все операции за период и сальдо на начало и конец.
- Распечатайте форму, подпишите и отправьте контрагенту.
- Когда вернётся экземпляр контрагента, внесите его данные во вторую часть документа и отметьте, что сверка согласована. Расхождения видны сразу.
Последний шаг многие пропускают, и акт остаётся «распечаткой». Мы советуем всё же заносить данные контрагента: через полгода по документу видно, какие сверки подтверждены, а какие нет.
Сверка с головной организацией и филиалами
Если вы работаете с несколькими филиалами одного клиента и каждый заведён отдельным контрагентом, сверяться можно в целом по головной организации. Для этого в карточке каждого контрагента-филиала заполните поле «Головная организация». Тогда акт по головному контрагенту соберёт расчёты и с филиалами.
Почему акт не сходится
По нашему опыту, чаще всего причина у вас, а не у контрагента, — и обычно это одна из пяти вещей.
| Симптом | Причина | Как найти |
|---|---|---|
| Сумма в акте больше, чем считает клиент | Документ реализации проведён, а клиент его не принял: возврат, недопоставка, пересорт | Сравнить построчно реализации за период |
| Оплата есть у клиента, нет у вас | Выписка загружена, но платёж не распознан и висит на «прочих» операциях или на другом контрагенте | Поиск по сумме в банковских выписках |
| Разница ровно на сумму одного документа | Дата документа у вас и у клиента в разных периодах | Посмотреть операции на границе периода |
| Сальдо сходится в целом, но не по договорам | Оплата разнесена не на тот договор | Отчёт по контрагенту с разворотом по договорам |
| Остаток в тенге при расчётах в валюте | Курсовая разница, пропущенная переоценка | Оборотка по счёту с валютными суммами |
Последний пункт — отдельная тема, её мы подробно разобрали в статье о валютных операциях и курсовых разницах.
Частая ошибка с договорами: у клиента три договора, а платёжки в банке приходят без номера договора. Программа подставляет основной, и через год по одному договору висит долг, а по другому — переплата. В целом по контрагенту ноль, и бухгалтер спокоен, пока клиент не попросит сверку по конкретному договору.
Дебиторка: какие отчёты смотреть
Акт сверки отвечает на вопрос «сколько должен один контрагент». Чтобы видеть картину целиком, нужны отчёты.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 1210 (краткосрочная дебиторская задолженность покупателей) с разворотом по контрагентам и договорам. Это основной отчёт: дебетовое сальдо — кто нам должен, кредитовое — кто переплатил. Если у покупателя одновременно долг на 1210 и кредитовое сальдо на счёте полученных авансов, у вас не выполнен зачёт аванса.
Анализ субконто по контрагенту — все счета, на которых он встречается: 1210, 3310, авансы, прочие расчёты. Полезно, когда один и тот же контрагент и покупатель, и поставщик: так видно взаимные долги, которые можно закрыть взаимозачётом.
Карточка счёта с отбором по контрагенту — построчная история, по которой удобно искать конкретную разницу при сверке.
Об этих и других отчётах, которые бухгалтер использует реже, чем стоило бы, — в статье 10 отчётов, которые бухгалтер недооценивает.
Как держать дебиторку в порядке
Не нужно ждать конца года. Нам хорошо себя показал простой ритм:
- Ежедневно — загрузка банковской выписки и проверка нераспознанных платежей. Пока платёж висит «непонятно чей», дебиторка неверна.
- Еженедельно — оборотка по 1210 за неделю: новые долги и закрытые. Менеджеру по продажам — список его клиентов с просрочкой.
- Ежеквартально — акты сверки с ключевыми клиентами и поставщиками. Обязательно — перед закрытием года и перед сдачей КПН.
- Раз в год — разбор старых остатков: долги, которые не двигаются больше года, — повод для претензии или для решения о списании.
Поставьте дату запрета изменения после каждой подтверждённой сверки — тогда никто не поправит документ задним числом и не испортит согласованный остаток. Как это настроить — в статье о правах пользователей и дате запрета.
Загрузку выписок и распознавание платежей мы разбирали в статье о банке и кассе в Бухгалтерии — если там порядок, половина проблем со сверками исчезает сама.
Когда нужна помощь
Если расхождения копились годами, их проще разобрать один раз с консультантом, чем закрывать каждый квартал ручной корректировкой. Мы обычно начинаем с самого раннего периода, где сверка ещё сходилась, и идём вперёд по документам. Работы оплачиваются по часам — от 22 000 ₸ в час. О том, как мы помогаем бухгалтериям, читайте на странице автоматизация бухгалтерского учёта.
Взаимозачёт: когда контрагент и покупатель, и поставщик
Частый случай: вы продаёте клиенту товар и одновременно покупаете у него услуги. В учёте у вас дебиторка на 1210 и кредиторка на 3310 по одному и тому же контрагенту, а реальный долг — разница между ними. Пока зачёт не оформлен, акт сверки покажет обе суммы, и клиент удивится.
Решение — документ взаимозачёта задолженности. Он закрывает встречные обязательства на согласованную сумму, и в учёте остаётся только чистый долг. Перед ним обязательно сверьтесь: зачёт должен опираться на подтверждённые обеими сторонами суммы, а основанием для него служит соглашение или заявление о зачёте.
Две ошибки, которые мы встречаем:
- зачёт сделан в программе, но не подписан с контрагентом — при следующей сверке у него остаются обе суммы;
- зачёт проведён по контрагенту в целом, а расчёты ведутся по договорам — в итоге по одному договору появляется переплата, по другому долг.
Отчёт «Анализ субконто» по контрагенту перед зачётом — лучший способ увидеть все встречные суммы сразу.
Частые вопросы
Можно ли сделать акт сверки сразу по нескольким организациям?
Акт формируется по одной своей организации. Если у вас в базе несколько организаций, сверку с одним контрагентом делают отдельно по каждой. Как устроена работа с несколькими организациями — в статье Несколько организаций в одной базе 1С.
Почему в печатной форме не видно сальдо контрагента?
Скорее всего, вторая часть документа — данные контрагента — не заполнена. Внесите туда суммы из его экземпляра акта.
Как часто нужно сверяться?
С ключевыми клиентами и поставщиками — раз в квартал и обязательно перед закрытием года. С остальными — по необходимости, когда есть сомнения в остатке.
Можно ли отправить акт сверки клиенту прямо из 1С?
Да, печатную форму можно сохранить в файл или отправить по электронной почте из формы документа, если в базе настроена учётная запись почты.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?
Зафиксируйте, когда и как акт отправлен: письмо, курьер, ЭДО. Для учёта это не меняет ничего — остаток остаётся по вашим документам. Но если дело дойдёт до претензии или суда, подтверждение отправки и ваша карточка расчётов по договору станут основными доказательствами, поэтому договоры и первичка в 1С должны быть в порядке.
