ERP жобасы сирек «шулы» сәтсіздікке ұшырайды. Әдетте ол үнсіз тұрып қалады: мерзімдер жылжиды, бюджет өседі, пайдаланушылар Excel-де жұмыс істей береді, ал ERP қымбат бухгалтерияға айналады. Себептері әрдайым дерлік бірдей және олардың барлығы дерлік техникалық емес, ұйымдастырушылық. Төменде — ең жиі кездесетін он себеп, оларды алдын ала көрсететін белгілер және олармен не істеу керек.
1. Жобаның компанияда иесі жоқ
Енгізуді «IT маманына тапсырды» немесе «мердігер жасай берсін». Бірақ қойманың қалай жұмыс істейтінін немесе өзіндік құнды қалай есептеуді бизнес нәтижесіне жауап беретін адам ғана шеше алады.
Белгісі: кеңесшілердің сұрақтарына ешкім түпкілікті жауап бере алмайды, шешімдер апталап күтіледі.
Не істеу керек: компаниядан шешім қабылдауға құқығы бар жоба жетекшісін тағайындау — қаржы директорын, операциялық директорды немесе басшының орынбасарын. Оның уақыты — жоба бюджетінің бөлігі.
2. Мақсат — мәселені шешу емес, «ERP енгізу»
Іске қосқаннан кейін не өзгеру керек екенін тұжырымдау мүмкін болмаса, жобаның аяқталғанын да түсіну мүмкін емес.
Белгісі: шарт пен ТТ-да бағдарлама бөлімдері тізілген, бірақ бірде-бір өлшенетін нәтиже жоқ.
Не істеу керек: тексеруге болатын 3–5 мақсатты жазу: «әр тапсырыс бойынша өзіндік құн айдың 5-іне дейін есептеледі», «бағдарламадағы қалдықтар түгендеу кезінде фактімен сәйкес келеді», «сатып алу жоспары Excel-сіз сату жоспарынан құрылады».
3. Бәрі бір мезгілде іске қосылады
Қойма, өндіріс, өзіндік құн, бюджеттеу және жөндеу — бір күннен. Әр контурдағы қателер бір-біріне қабаттасады, себебін табу мүмкін болмай қалады.
Не істеу керек: кезектерге бөлу — алдымен қойма, сатып алу және сату, кейін өндіріс пен өзіндік құн, содан соң бюджеттеу. Толығырақ — «1С:ERP енгізу кезеңдері мен мерзімдері» мақаласында.
4. Ескі бағдарлама жаңасына көшіріледі
«Бұрынғыдай жасаңыз» — жобадағы ең қымбат сөз. Әр үйреншікті пішін мен есеп пысықтауға айналады, ал ERP-ді сатып алуға себеп болған типтік механизмдер қолданылмайды.
Не істеу керек: жобалау кезінде алдымен процестің типтік ERP-де қалай шешілетінін қарап, бизнес онсыз шынымен жұмыс істей алмайтын нәрсені ғана пысықтау.
5. Пысықтау тым көп
Пысықтау — жобаның қалыпты бөлігі, бірақ әрқайсысының әр жаңартуда бағасы бар. Конфигурацияны іштей қайта жазса, жаңарту жеке жобаға айналады, ал бірнеше жылдан кейін базаны мүлде жаңартпай қояды.
Не істеу керек: пысықтауларды конфигурацияны қолдаудан шығармай, кеңейтулерде жасау және олардың тізілімін жүргізу. Толығырақ — «Пысықтаулары бар 1С-ті жаңарту» мақаласында.
6. Үнемдеу үшін зерттеуді өткізіп жіберді
Зерттеусіз мерзім мен бюджетті бағалау — болжам ғана. Басындағы бірнеше апталық үнем соңында айлап қайта жасауға айналады.
Не істеу керек: кемінде экспресс-зерттеу жүргізіп, кезеңдер бойынша сағатпен бағалау алу. Бюджет қалай құрылатыны — «1С:ERP енгізу қанша тұрады» мақаласында.
7. Лас деректер
Номенклатурада қайталанулар, бір контрагенттің үш карточкасы, бағдарламадағы қалдықтар қоймамен сәйкес келмейді. ERP-ге көшірілген бұл қателер өзіндік құнды да, жоспарлауды да бұзады.
Не істеу керек: анықтамалықтарды тазалау мен түгендеуді іске қосқаннан кейін емес, көшіруге дейін жүргізу. Әр анықтамалыққа жауапты тағайындау.
8. Негізгі пайдаланушыларға уақыт берілмеді
Қойма бастығы, бас технолог және экономист жобаға «бос уақытта» қатысады, ал ондай уақыт жоқ. Нәтижесінде жүйе нақты процестер бойынша емес, кеңесшілердің түсінігі бойынша бапталады.
Не істеу керек: негізгі пайдаланушыларға жобаға сағат бекітіп, пилот кезінде ағымдағы жұмыстың бір бөлігін алып тастау.
9. Барлығын бір күнде оқытты
Бүкіл ұжымға ERP-дің жалпы таныстырылымы ештеңе дерлік бермейді. Адамдар ескі әдеттеріне оралады, ал енгізу қателері ай жабылғанша жинала береді.
Не істеу керек: рөлдер бойынша нақты операцияларда оқыту, әр рөлге қысқа нұсқаулық қалдыру, іске қосқаннан кейінгі алғашқы апталарда кеңесшіні байланыста ұстау.
10. Алғашқы айды жаппай — тарасып кетті
Іске қосу — бірінші өткізілген құжат емес, айдың алғашқы дұрыс жабылуы: өзіндік құн, қаржылық нәтиже, есептілік. Жоба одан ертерек аяқталса, қателер бір тоқсаннан кейін, оларды анықтау қиын болған кезде шығады.
Не істеу керек: жобаны бір-екі дұрыс ай жабуынан кейін аяқталды деп санау, ал әрі қарай сүйемелдеуге көшу.
Бонус: ERP керек емес еді
Кейде жоба компанияға Комплексная автоматизация жеткілікті болғандықтан сәтсіз болады: көп кезеңді өндіріс, бюджеттеу және компаниялар тобы жоқ, ал ERP-дің күрделілігі тек кедергі келтіреді. Мұны сатып алуға дейін қалай түсінуге болады — «1С:ERP әлде Комплексная автоматизация» мақаласында.
Бастау алдындағы қысқа чек-лист
Бұл қателерге жол бермейтін мердігерді қалай таңдау керегі — «1С:ERP интеграторын қалай таңдау керек» мақаласында.
- Компаниядан шешім қабылдау құқығы бар жоба жетекшісі бар.
- Тексерілетін 3–5 мақсат жазылған.
- Жоба кезектерге бөлінген, біріншісі — екі-үш контурдан аспайды.
- Зерттеу жүргізілген, сағатпен бағалау бар.
- Анықтамалықтарды кім және қашан тазалайтыны анықталған.
- Негізгі пайдаланушылардың жобаға уақыты бар.
- Пысықтаулар — тек кеңейтулерде, тізілімімен.
- Аяқталу критерийі — айдың дұрыс жабылуы.
Жиі қойылатын сұрақтар
ERP енгізу неге созылып кетеді?
Көбінесе компанияда шешімдер баяу қабылданатындықтан, талаптар жұмыс барысында өзгеретіндіктен, ал негізгі пайдаланушылар ағымдағы жұмыспен бос емес болғандықтан. Техникалық мәселелер — сирек себеп.
Тұрып қалған жобаны құтқаруға бола ма?
Әдетте иә. Тоқтап, не жұмыс істеп тұрғанын бекіту, жақын кезекті бір-екі контурға дейін тарылту және оларды айдың жабылуына дейін жеткізу керек. Содан кейін келесі қадамдарды жоспарлау.
ERP көп пысықтаумен «бұрынғыдай» бапталып қойса, не істеу керек?
Пысықтауларға аудит жүргізу: қайсысын типтік механизмдермен алмастыруға, қайсысын кеңейтулерге көшіруге болады. Бұл жаңарту құнын төмендетіп, базаны қолдауға қайтарады.
