1С:Управление холдингом (УХ) жобалары бағдарлама кесірінен сирек сәтсіз болады. Онда функциялар жеткілікті: ҚЕХС, шоғырландыру, бюджеттеу, қазынашылық, шарттар, жобалар. Олар алғашқы апталарда қабылданған шешімдер кесірінен сәтсіз болады: алдымен нені іске қосу, әдістемеге кім жауап береді, деректерді қайдан алу. Төменде — біз жиі көретін қателер және жоба тоқтап қалғанға дейін оларды байқауға болатын белгілер.
1. Бәрін бірден іске қосу
Қалай көрінеді. ТТ-да — барлық ішкі жүйелер: ҚЕХС, бюджеттер, қазынашылық, сатып алу, инвестжобалар, НАА. Мерзімі — «жыл басына қарай».
Неге жаман. Бірде-бір блок жұмыс күйіне жеткізілмейді, пайдаланушылар жартылай дайын жүйені көріп, Excel-ге қайтады.
Не істеу керек. Контурларға бөліп, әрқайсысын түсінікті нәтижемен бір-бірлеп іске қосу. Кезектілікті қалай таңдау — «УХ енгізудің мерзімдері мен кезеңдері» мақаласында.
2. Әдістеме жоқ
Қалай көрінеді. Кеңесшілер «EBITDA-ны қалай есептейсіз» немесе «ҚЕХС-тағы жалдау бойынша есеп саясаты қандай» деп сұрайды, ал жауап — «дұрыс етіп баптаңыз».
Неге жаман. УХ — икемді құрал. Әдістемесіз оны кеңесшінің талғамы бойынша баптайды, ал жарты жылдан кейін қаржы директоры басқаша есептеу керек дейді.
Не істеу керек. Баптауға дейін бюджеттеу туралы ережелерді, ҚЕХС бойынша есеп саясатын, ТІО салыстыру ережелерін бекіту. Олар болмаса — жобаның бірінші кезеңі ретінде жазу.
3. IT-дан шыққан жоба жетекшісі
Қалай көрінеді. Жобаны IT-директор жүргізеді, қаржыгерлер «қажет болғанда қосылады».
Неге жаман. IT серверлер мен қолжетімділіктерге жауап береді, бірақ басқарушы компанияның шығындарын еншілестерге қалай бөлу керегін шеше алмайды. Шешімдер апталап ілініп тұрады.
Не істеу керек. Топ тарапынан жоба жетекшісі — қаржы директоры немесе оның орынбасары. Нәтижені пайдаланатын адам. ERP үшін дәл осы қате «1С:ERP енгізу жобалары неге сәтсіз болады» мақаласында егжей-тегжейлі талданған.
4. Лас НАА
Қалай көрінеді. Бір контрагент бес компанияда әртүрлі енгізілген, шығын баптары әр еншілесте өзінше.
Неге жаман. Шоғырландыру тоғыспайды, топішілік айналымдар табылмайды, үзінді көшірмелер таратылмайды.
Қалай байқау керек. ТІО салыстыру есебі «шын мәнінде алшақтық емес» алшақтықтарды көрсетеді.
Не істеу керек. Топтың бірыңғай анықтамалықтары — іске қосқаннан кейін емес, бұрын. УХ топтың мастер-деректерін басқаруды қамтиды; оны қалай ұйымдастыру — «Топтың НАА басқаруы».
5. Деректерді қолмен жинау
Қалай көрінеді. Еншілес компаниялар Excel жібереді, ал басқарушы компанияның қызметкері сандарды УХ нысандарына көшіреді.
Неге жаман. Бұл сол Excel, тек қымбатырақ. Көшіру қателері, кідірістер, құжатқа дейін ашып көрсету жоқ.
Не істеу керек. 8.3 платформасындағы 1С базалары үшін тікелей қосылуды пайдалану — УХ көрсеткішті сыртқы есеп жүйесінің құжатына дейін ашып көрсетуге мүмкіндік береді. Басқа жүйелер үшін — веб-сервистер немесе ADO. Қолмен енгізу нысандарын тек автоматтандыру енгізуден қымбат болатын нәрсеге қалдыру. Нұсқалар — «УХ-та еншілес базалардан деректер жинау» мақаласында.
6. «Excel-дегідей» ҚЕХС
Қалай көрінеді. Трансформацияны УХ-қа бірге-бір көшіреді: сол қолмен түзетулер, сол парақтар.
Неге жаман. Басты артықшылықтар жоғалады: объектілердің параллель есебі (негізгі құралдар, жалдау, қаржы құралдары, резервтер), ҰҚЕС-ты ҚЕХС шоттар жоспарына автоматты трансляциялау, ескертпелері бар есептілік пакеті.
Не істеу керек. Еншілестердің есебі қайда жүргізілетініне қарай модельді — транзакциялық немесе трансформациялық — таңдап, УХ тетіктерін пайдалану. Толығырақ — «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру» және «Есептілікті ҚЕХС-қа трансформациялау».
7. Соңғы күні ТІО салыстыру
Қалай көрінеді. Топішілік операцияларды шоғырландырылған есептілікті тапсырар алдында, пошта мен телефон арқылы салыстырады.
Неге жаман. Кезеңді жабу созылады, алшақтықтарды «ерікті шешіммен» жабады.
Не істеу керек. УХ-тағы ТІО салыстыру порталы «әрқайсысы әрқайсысымен» режимінде жұмыс істейді — компаниялар кезең ішінде бір-бірімен салыстырады, ал басқарушы компания мәртебені көреді. Тақырып «Топішілік айналымдар және элиминация» мақаласында талданған.
8. Тәртіпсіз қазынашылық
Қалай көрінеді. Өтінімдер мен лимиттер бапталған, бірақ еншілестердің бухгалтерлері бұрынғыша тікелей клиент-банктен төлейді.
Неге жаман. Лимиттер өтірік айтады, төлем күнтізбесі шындықпен сәйкес келмейді, жүйеге сенім төмендейді.
Қалай байқау керек. Үзінді көшірмеде өтінімі жоқ төлемдер саны өседі.
Не істеу керек. «Өтінім жоқ — төлем жоқ» регламенті, өтінімсіз төлемдерді күнделікті бақылау және банктермен дұрыс бапталған алмасу — «УХ-ты банктермен интеграциялау» қараңыз.
9. Тым көп пысықтау
Қалай көрінеді. Әр нысан мен әр есепті пайдаланушылардың әдетіне қарай «жақсартады».
Неге жаман. Жаңартулар қымбат әрі ұзақ болады, жүйе релиздерден қалып қояды, ал бірнеше жылдан кейін оны қайта жазу оңайырақ. Пысықтаулары бар 1С-ті қалай жаңарту және оның қанша тұратыны — «Пысықтаулары бар 1С-ті жаңарту» мақаласында.
Не істеу керек. Алдымен — типтік тетіктер мен баптау. Пысықтау — тек ешбір баптау міндетті шешпесе және жаңарту кезінде қанша тұратыны бағаланса.
10. Іске қосқаннан кейін жоспар жоқ
Қалай көрінеді. Контур іске қосылды, мердігер кетті, ішкі құзыреттер жоқ.
Неге жаман. Жарты жылдан кейін модель бизнестен қалып қояды: жаңа компаниялар пайда болды, баптар ауысты, ал баптауларды өзгертетін адам жоқ.
Не істеу керек. Жобаға топ тарапынан әдіскер мен әкімшіні оқытуды енгізіп, сүйемелдеу туралы келісу. ERP-де болсаңыз, сүйемелдеу бойынша бөлек мақала бар — «1С:ERP сүйемелдеу», УХ үшін қағидаттар сол. УХ сүйемелдеуіне нақты не кіретіні және оны шығынсыз қалай жаңарту керегі — «Іске қосудан кейін УХ-ты сүйемелдеу және жаңарту» мақаласында.
Қысқа чек-парақ
- Бірінші контур таңдалған және өлшенетін нәтижесі бар.
- Жоба жетекшісі — қаржыгер.
- Бюджеттеу туралы ережелер мен ҚЕХС есеп саясаты бекітілген.
- Топтың анықтамалықтары бірыңғай.
- Есеп жүйелерінен деректер автоматты түрде келеді.
- Регламенттер бар: деректер жинау, ТІО салыстыру, өтінімдер.
- Пысықтаулар жаңартуға кететін шығындарды бағалаумен келісіледі.
- Топ ішінде модельді өзгерте алатын адам бар.
Бірнеше тармақ орындалмаса, жылдамдатқаннан гөрі тоқтап, түзеткен жақсы. Жоба аудиті жұмыстары — сағатына 22 000 ₸-ден бастап, лицензиялар — 1С:Управление холдингом для Казахстана карточкасында. Жүйені әлі таңдап жатсаңыз — «1С:Управление холдингом деген не» шолуынан бастаңыз.
Мәселені ерте қалай байқауға болады
Жоба мерзімдер бұзылғанға дейін көп бұрын дұрыс бағытта жүрмей жатқанын көрсететін бірнеше белгі:
- мәртебе кездесулеріне тек IT мамандары келеді;
- кеңесшілер үшінші апта әдістеме бойынша жауап күтеді;
- хаттамаларда «пысықтау жасаймыз» жиі естіледі;
- пилоттық пайдаланушылар Excel-ді қатар жүргізе береді және айырмашылықты көрмейді;
- жоспарда УХ-та бірінші нақты кезең жабылатын күн жоқ.
Осындай екі-үш белгі — жоба жетекшісі мен демеушіні жинап, жоспарды қайта қарауға себеп.
Қате, белгі, алғашқы қадам
Жиынтық кесте — мәртебе кездесуінде жобаңызда не болып жатқанын тез салыстыру үшін.
| Қате | Ерте белгі | Кім бірінші байқайды | Алғашқы қадам |
|---|---|---|---|
| Бәрі бірден | Жоспарда бірінші кезеңді жабу күні жоқ | Жоба жетекшісі | Бір контурды және оны іске қосу күнін таңдау |
| Әдістеме жоқ | Кеңесшілердің сұрақтары апталап жауапсыз тұрады | Кеңесшілер | Топ тарапынан әдістеме иесін тағайындау |
| Лас НАА | ТІО салыстыруы «жалған» айырмашылықтарды көрсетеді | Еншілестердің бухгалтерлері | Регламентсіз жаңа элементтерді енгізуді тоқтату |
| Қолмен жинау | БК қызметкері Excel-ден сандарды нысандарға енгізеді | Сол қызметкердің өзі | Дереккөздер тізімін және әрқайсысын қосу тәсілін жасау |
| Тәртіпсіз қазынашылық | Үзіндіде өтінімсіз төлемдер | Қазынашы | Өтінімсіз төлемдер туралы күнделікті есеп |
| Көп пысықтау | Әр кездесу бағдарламашыға жаңа тапсырмамен аяқталады | Мердігер | Пысықтауларды жаңартуға кететін шығынды бағалаумен келісуді енгізу |
Қате болып қойса
Мұндай жағдайдағы жобаны әдетте басынан бастаудың қажеті жоқ. Біз мына ретпен әрекет етеміз:
- Нақты не жұмыс істейтінін тіркейміз. Не бапталғанын емес, немен пайдаланатынын: қандай есептер ашылады, қандай құжаттар енгізіледі. Көбіне бұл жасалғанның аз бөлігі.
- Талдау аяқталғанша жаңа пысықтауларды тоқтатамыз. Әйтпесе мәселелер шешілгеннен гөрі тезірек қосыла береді.
- Бір контурды таңдаймыз, оны көрінетін мерзімде жұмысқа жеткізуге болатындай, — мысалы, бір-екі компанияның есептілігін жинау немесе қаражат жұмсауға өтінімдер.
- Жетіспейтін әдістемені тек осы контур үшін жазамыз, бүкіл топ үшін бірден емес.
- УХ-та бір нақты кезеңді жабамыз және нәтижені ескі тәсілмен алынғанмен салыстырамыз. Айырмашылықтарды бір-бірлеп талдаймыз.
- Содан кейін ғана контурды басқа компаниялар мен ішкі жүйелерге кеңейтеміз.
Бұл кезеңдегі әдеттегі тұзақ — қалғанның бәрін «қоса» түзеткісі келу. Бірінші контурдың нәтижесі маңыздырақ: ол пайдаланушылар мен демеушінің сенімін қайтарады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Бір жылдан астам нәтижесіз жүріп жатқан жобаны құтқаруға бола ма?
Көбіне иә. Аудиттен бастаймыз: не бапталған, не пайдаланылады, әдістеме қай жерде келісілмеген. Әдетте жобаны бір контурға дейін тарылтып, оны жұмысқа жеткізуге болады.
УХ-та қанша пысықтау рұқсат етіледі?
Қатаң норма жоқ. Бағдар — әр пысықтау баптаумен шешуге болмайтын міндетпен негізделіп, жаңартулар құнында ескерілуі керек.
Еншілес компанияларды бірден УХ-қа көшіру керек пе?
Жоқ. УХ олардың есеп жүйелерінің үстіндегі қондырма ретінде жұмыс істей алады. Шешім қаржының қаншалықты орталықтандырылғанына байланысты.
Топтың НАА-сына кім жауап беруі керек?
Басқарушы компания деңгейіндегі бір иесі және жаңа элементтерді енгізу регламенті. Анықтамалықтарды әр еншілес өзгерте алса, олар қайтадан алшақтайды.
УХ жобасының аудиті қанша тұрады?
Әдетте бұл кеңесшінің бірнеше күндік жұмысы: негізгі пайдаланушылармен сұхбат, баптаулар мен регламенттерді қарау, ұсыныстары бар есеп. Сағатына 22 000 ₸-ден бастап есептейміз, көлемін алғашқы қоңыраудан кейін айтамыз.
Жобаның ортасында мердігерді ауыстыруға бола ма?
Болады, бірақ жаңа мердігерге бөтен баптаулар мен пысықтауларды түсінуге уақыт керек. Ауыстыру алдында құжаттаманы жинаған жөн: ТТ, пысықтаулардың сипаттамасы, әдістеме, шешімдер хаттамалары. Оларсыз жұмыстың бір бөлігін қайталауға тура келеді.
Мәселе бағдарламада ма, әлде жобада ма — қалай түсінуге болады?
Сұрақ қойыңыз: міндет басқа әдістемемен немесе басқа баптаумен УХ-тың типтік тетіктерімен шешіле ме. Егер иә — мәселе жобада. Бағдарламаның өз шектеулері кездеседі, бірақ тұрып қалған енгізудің ортасында көрінетіннен әлдеқайда сирек.
