Қазақстандағы топтардың көбінде ҚЕХС есептілігі әлі күнге дейін былай жасалады: бухгалтерия өз базаларында кезеңді жабады, айналым-сальдо ведомосын Excel-ге жүктеп шығарады, ал әрі қарай бір-екі адам (кейде сыртқы кеңесші) апталар бойы оны өз кестелері бойынша «трансформациялайды». Кестелерді тек олардың авторы біледі. Ол демалысқа кетеді — есептілік тоқтайды. Аудитор үш ай бұрынғы түзету бойынша сұрақ қояды — жауапты поштадан іздейді.
1С:Управление холдингом бағдарламасында трансформация жүйедегі процеске айналады, мұнда әр түзету көрінеді, қайталанады және ашып көрсетіледі. Төменде — УХ қандай модельдер ұсынатыны, сәйкесін қалай таңдау керегі және көшу кезінде нені ескеру керегі.
Трансформация деген не және оның параллель есептен айырмашылығы
Топ компаниялары есепті ұлттық ережелер бойынша жүргізеді — Қазақстанда бұл ҚЕХС немесе қаржылық есептіліктің ұлттық стандарттары (ҰҚЕС), оған қоса Салық кодексі бойынша салықтық есеп. Іс жүзінде «салық үшін» есеп саясаты мен топтың ҚЕХС бойынша есеп саясаты алшақтайды: негізгі құралдардың пайдалы қызмет мерзімдері, құнсыздану, резервтер, қарыздарды дисконттау, жалға алу басқаша.
Екі тәсіл бар, ал УХ екеуін де қолдайды.
| Трансформациялық модель | Транзакциялық модель | |
|---|---|---|
| Негізге не алынады | Талдамалық айналым-сальдо ведомосы (Trial Balance) | Ұлттық есептің өткізбелері |
| ҚЕХС қалай алынады | АСВ-ға түзетулер | Әр өткізбе ҚЕХС шоттар жоспарына көшіріледі, оған қоса түзетулер |
| Қашан сәйкес келеді | Еншілес ұйымдар деректерді деректер жинау нысандарымен жібереді | Есеп УХ-тың өзінде жүргізіледі немесе есеп жүйелерінің регистрлері УХ-қа беріледі |
| Егжей-тегжей | АСВ жолына және түзетуге дейін | Бастапқы есептің өткізбесіне дейін |
| Бастаудың еңбек сыйымдылығы | Төменірек | Жоғарырақ |
Екі модель де деректерді ҚЕХС шоттар жоспарына аударады және ҚЕХС бойынша бағалауы ұлттықтан ерекшеленетін объектілерді параллель есепке алады.
Параллель есеп объектілері
Ұлттық есеп пен ҚЕХС арасындағы айырма шектеулі объектілер жиынтығында шоғырланады. УХ-та олар үшін параллель бағалаудың жеке тетіктері бар, соның ішінде:
- негізгі құралдар мен материалдық емес активтер;
- сатуға арналған активтер;
- биологиялық активтер;
- алынған кредиттер мен қарыздар, берілген қарыздар мен депозиттер;
- әділ құн бойынша вексельдер мен басқа қаржы құралдары;
- дебиторлық берешек;
- алынған және берілген лизинг;
- инвестициялар;
- өтімсіз қорлар мен күмәнді борыштар бойынша резервтер;
- есептеулер (accruals);
- кезеңді жабу: өзіндік құн, кейінге қалдырылған салықтар, балансты реформациялау.
Қазақстанға арналған өнім сипаттамасы бойынша барлығы 14 параллель есеп объектісі бар. Мәні мынада: объект әр тоқсан сайын қайта есептелмей, екі бағалаумен бір рет жүргізіледі. Мысалы, негізгі құрал ұлттық есепте салықтық нормалар бойынша, ал ҚЕХС-та топтың есеп саясатында бекітілген мерзім бойынша амортизацияланады. Кәдімгі Бухгалтерияда негізгі құралдар қалай жүргізілетінін «1С-тағы негізгі құралдар» мақаласында сипаттадық. Қарыздар, депозиттер, дебиторка және күтілетін кредиттік залалдар бойынша резервтер «УХ-та ҚЕХС 9 бойынша қаржы құралдары» мақаласында талданған.
Модельді қалай таңдау керек
Біздің ереже қарапайым.
Трансформациялық модель, егер:
- еншілес компаниялар әртүрлі бағдарламаларда жұмыс істесе, бір бөлігі 1С-та емес;
- ҚЕХС тоқсанына немесе жылына бір рет керек болса;
- алғашқы нәтижені тез алу керек болса.
Транзакциялық модель, егер:
- компаниялардың есебі 8.3 платформасындағы 1С-та немесе УХ-тың өзінде жүргізілсе;
- ҚЕХС ай сайын, соның ішінде басқарушылық есептілік үшін керек болса;
- аудитор мен меншік иесі құжатқа дейін ашып көруді қаласа.
Модельдерді біріктіруге болады: тұрақты саудасы бар ірі «еншілестер» — транзакциялық, шағын сервистік компаниялар — трансформациялық. Өндіруші кезең-кезеңімен көшуге кеңес береді: алдымен шоғырландыру, содан кейін ҚЕХС бойынша есеп. Біз мұнымен келісеміз және өзімізден тағы бір ереже қосамыз: жаңа жүйеде ҚЕХС-ты алғаш қолдануды жасамаңыз. Топ әлі бірде-бір рет ҚЕХС есептілігін дайындамаған болса, алдымен әдістеме керек — есеп саясаты, кіріспе баланс, — содан кейін ғана оны автоматтандыру.
Түзетулер және кезеңді жабу
УХ-та ҚЕХС түзетулері бірнеше тетікке жиналған:
- Есептеулер порталы — бастапқы құжаттарсыз операциялар үшін: есептелген, бірақ шот жазылмаған шығыстар, сыйақылар, бонустар. Есептеу кейін келесі кезеңнің нақты құжатымен салыстырылады.
- Құжат бойынша трансляция және «қос жабу» — ҚЕХС бойынша кезеңді ұлттық есептен ертерек жабуға, ал содан кейін ұлттық есепке енгізілген өзгерістерді келесі кезеңде ескеруге мүмкіндік береді.
- Жабу кокпиті — сыртқы есеп жүйелеріндегі жабу барысын деректерді импорттауға дейін-ақ көрсетеді.
Қос жабу — іс жүзінде ең көп жүйкені үнемдейтін нәрсе. Еншілес компанияның бухгалтериясы өткен айдың өткізбесін жабудан кейін бір аптадан соң да түзете алады — меншік иесіне жіберіліп қойған ҚЕХС есебі бұдан өзгермейді, ал түзету келесі кезеңге түседі.
Кейінге қалдырылған салықтар
ҚЕХС бойынша бағалау мен салық базасы арасындағы айырма кейінге қалдырылған салықтарды тудырады. УХ оларды кезеңді жабу аясында есептейді. Қазақстан үшін корпоративтік табыс салығының мөлшерлемесі мен шығыстарды тану ережелері ҚР Салық кодексінен алынады; компания есебінде салықтық айырмалар қалай құрылғанын «1С-тағы КТС және салықтық айырмалар» мақаласында талдадық.
Типтік қателер
Шоттарды «бірге бір» салыстыру. Ұлттық шот әрдайым ҚЕХС-тың бір шотына түспейді: «басқа дебиторлық берешек» ҚЕХС-та аванстарға, қаржы активтеріне және өтелетін салықтарға бөлінуі мүмкін. Трансляция аналитикасыз шоттар бойынша бапталса, жіктеу қате болады. Шот пен аналитика бойынша салыстырыңыз.
Жүйеден тыс түзетулер. Кеңесші әдетімен түзетулердің бір бөлігін Excel-де жасап, УХ-қа қорытындыны бір жолмен енгізеді. Жарты жылдан кейін оның неден тұратынын ешкім есіне түсірмейді. Ереже: әр түзету — түсініктемесі бар жеке құжат.
Валюта. Еншілес компанияның функционалдық валютасы топтың ұсыну валютасынан өзгеше болса, қайта есептеу және трансляциялық резерв керек. Оны шоғырландыру кезеңінде баптайды — қараңыз: «УХ-та ҚЕХС бойынша есептілікті шоғырландыру».
Трансформация қате бапталғанын қалай байқауға болады: ҚЕХС бойынша капитал қорытындысын аудитор тексерген өткен жылғы есептілікпен және кезеңдегі өзгерістермен салыстырыңыз. Айырма осы жылғы түзетулермен түсіндірілмесе — бір жерде трансляция бұзылған.
Процестегі рөлдер
Жақсы автоматтандыру болса да, ҚЕХС мамандардың жұмысы болып қала береді. Типтік жобада мынадай рөлдерді көреміз:
- ҚЕХС әдіскері — топтың есеп саясатына, трансляция және түзету ережелеріне жауап береді; көбінесе бұл жобалау кезеңіндегі сыртқы кеңесші немесе аудиторлық компания;
- ҚЕХС бухгалтері — ай сайын трансформацияны іске қосады, түзетулерді тексереді және енгізеді, аудитордың сұрақтарына жауап береді;
- еншілес компаниялардың бухгалтерлері — ұлттық есепті уақытында жабады және деректер жинау нысандарын толтырады;
- УХ бойынша кеңесші — модельді, нысандарды, трансляция ережелерін және есептерді баптайды.
Ең жиі мәселе — әдіскер болмағанда. 1С бойынша кеңесші жүйені баптай алады, бірақ топ биологиялық активтерді қалай бағалайтынын немесе құнсыздануды қашан танитынын шешпеуі керек. Бұл есеп саясатының шешімдері, оларды топтың қаржы қызметі аудитормен бірге қабылдайды.
Тағы бір кеңес: УХ-та қорытынды түзетулерді ғана емес, оларға есептеулерді де сақтаңыз — файлдар, түсініктемелер, шешімдерге сілтемелер. Аудиторлық тексеру кезінде бұл хат алмасуды бірнеше есе қысқартады.
Қанша тұрады және неден бастау керек
Бір-екі компания және аудитор тексеріп қойған бір есепті кезеңнен тұратын пилоттан бастаған жөн: сандар сәйкес келе ме, бірден көрінеді. Жұмыстарды 1С енгізу аясында жүргіземіз — сағатына 22 000 ₸-ден бастап. Жоба бюджетін толық талдау — «УХ енгізу қанша тұрады» мақаласында.
Жиі қойылатын сұрақтар
Трансформацияның шоғырландырудан айырмашылығы неде?
Трансформация бір компанияның есептілігін ұлттық есептен ҚЕХС-қа аударады. Шоғырландыру топ компанияларының есептілігін біріктіреді және топішілік операцияларды алып тастайды. Әдетте алдымен трансформация, содан кейін шоғырландыру.
«Еншілестердің» бухгалтериясы 1С:Бухгалтерия для Казахстана-да болса, ҚЕХС-ты УХ-та жүргізуге бола ма?
Иә. УХ «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» желісіндегі бағдарламалармен және 8.3 платформасындағы есеп конфигурацияларымен интеграцияланады, деректер тікелей жүктеледі.
ҚЕХС үшін жеке шоттар жоспары керек пе?
Иә, УХ-та ұлттық есеп деректері аударылатын ҚЕХС шоттар жоспары қолданылады. Оның құрылымы топтың есеп саясатымен бекітіледі.
Шешім аудиторлармен тексерілген бе?
Өндіруші деректері бойынша ҚЕХС бойынша жеке және шоғырландырылған есептілікті дайындау функционалы EY (Ernst & Young) компаниясының оң қорытындысын алған.
